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文档简介

电脑文档管理 主讲 龙逸凡2013年6月16日 目录 2 一 分类 3 二 结构 1 文件夹结构的逻辑 如何分类更利于文件管理哪种分类的先后顺序更有利 先类别后年份 还是先年份后类别 文件夹数量与层级 数量不宜过多层级不宜过深 建立文件夹的结构文档 可使用tree命令来完成 具体方法 假设要建立E盘 工作文档 文件夹的结构文档 则可以在系统的命令行模式下输入 treeE 工作文档 f a E list xls回车后就可在E盘生成一个名为list的Excel文件 也可生成txt文档 将list xls改为list txt即可 2 3 4 三 命名 5 四 整理 1 按文档性质整理 临时文件夹 待处理永久文件夹 已完成 定期整理 定期分类归档 将已处理文档转入已完成 将过期 不需要 重复的文档删除 或转移至专门的文件夹存放 数据的迁移 IE收藏夹 XP系统默认C DocumentsandSettings 用户名 Favorites 如何迁移 桌面 我的文档 下载 默认在C盘 不安全 如何迁移 QQ记录 系统重装时RTX QQ聊天记录的备份 聊天记录的漫游 2 3 6 五 搜索 1 基本方法 按文件名搜索按包含的文字搜索 高级技巧 按日期 类型 大小搜索搜索未及时保存的临时文档 自动保存的文档位置 文件夹内快速定位 对于文件名开头是英文的文件或文件夹 可以通过键盘快速敲击文件名的前一两个字母快速定位 2 3 7 六 安全1 1 文件加密 设置打开密码设置修改密码 文件夹加密 Windows自带的加密功能使用加密软件 宏杰加密 文档的发布 要发布的文档最好使用PDF格式发布的文档设置修改密码 2 3 8 六 安全2 4 文档备份 用光盘 移动硬盘备份多电脑备份 使用网盘 金山快盘优点 不怕丢失 不怕误删 不怕被覆盖 可找回历史版本 跨平盘共享 手机查看电脑文件 备份手机指定文件夹 如微信语音 QQ聊天记录 语音 文件夹协作 部门文档集中备份 其他 不显示已知文件类型的文件后缀名 防止重命名时误
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