excel制作电子表格.ppt

项目八制作电子表格 Excel2007是办公软件Office2007中的重要应用程序之一 也是目前应用最广泛的电子表格处理软件 本项目主要介绍使用Excel2007制作 帮助用户掌握制作电子表格的技能常用电子表格的方法 轻松制作常用的办公表格 项目背景 Excel表格是与Word表格有较大差别的特殊的表格 表中数据也不是简单堆积的静态数据 Excel表格的实时动态性 使其更好地适应有数据变化要求的数据处理环境 因此 Excel表格有更加强大的数据处理能力 也有更广阔的应用空间 制作 修饰电子表格是使用电子表格的基础 所以也是学习的重要内容 学习目标 掌握单元格的编辑方法 掌握制作电子表格的基本操作流程 学会美化修饰电子表格 知识解析 1 单元格单元格是指工作区中行和列交叉所形成的矩形区域 每个单元格所对应的列字母和行数字组合起来构成一个地址标识 例如 第1行第1列的单元格表示为A1 当一个单元格被选中时 该单元格的地址标识会显示在名称框中 单元格以粗线框显示时 表示该单元格为当前活动单元格 处于编辑状态 2 单元格区域单元格区域是由多个相邻的单元格组成的区域 可以用该单元格区域左上角和右下角的单元格地址表示 两地址之间用冒号 分隔 例如 A1 F6表示1行1列到6行6列的单元格区域 3 工作表工作表也称为电子表格 由行 列交叉形成的网络构成 OfficeExcel2007支持的工作表中最多有1 000 000行和16 000列 即OfficeExcel2007网格为1 048 576行乘以16 384列 与MicrosoftOfficeExcel2003相比 它提供的可用行增加了1 500 可用列增加了6 300 在Excel2007工作表的下方一般显示3个工作表的名称 即Sheet1 Sheet2 Sheet3 这3个工作表之间可以直接切换 4 数据输入数字的输入方法与文本的输入相同 但是数字的默认对齐方式为右对齐 文本的默认对齐方式为左对齐 当输入一个超过标准单元格宽度的长数值时 Excel通常会自动调整列宽来容纳所输入的内容 当输入数字的位数达到12位时 Excel不再调整列宽 而以科学计数法表示数字 并四舍五入 任务一建立和编辑普通的电子表格 建立电子表格涉及数据输入 表格设置等基本操作 虽然不是复杂的内容 却是使用电子表格的基础 是必须掌握的重要知识 操作一制作学生基本情况信息表 情景模拟 每年的九月份是新生入学的时间 班主任王老师为了对学生情况有一个基本了解 决定做一个学生基本情况的统计 他发现表格能比文本更加清晰的显示相关的内容 于是 王老师用Excel2007做了一个学生基本情况信息表 表格如样例所示 样例 步骤解析 1 启动Excel2007 建立一个新的工作表 2 在A1单元格中输入文本 学生基本情况信息表 如图所示 按回车键 活动单元格移至A2 3 单击选中A1单元格 将鼠标指针移至A1单元格中 拖动鼠标至G1单元格 在A1 G1区域中 A1单元格正常显示 其他单元格反显 如图所示 4 单击 对齐方式 任务组中的 合并后居中 命令 使 学生基本情况信息表 在A1 G1单元格区域居中显示 操作如图所示 提示按Tab键可以切换到同行相邻的下一个单元格 按Shift Tab键可以切换到同行相邻的上一个单元格 5 在A2 G2单元格内分别输入 序号 姓名 性别 出生年月 入学成绩 家庭住址 邮政编码 等文字 6 选中A2 G2单元格区域 单击 开始 选项卡 对齐方式 任务组中的 居中 按钮 使输入文本居中 7 在A3单元格内输入序号1 按Tab键或按 键 回车键移动活动单元格 依次输入样例内容 并设置对齐方式 提示如果输入两位数的年份 Excel按如下方式解释年份 00至29解释为2000至2029年 例如 如果键入日期5 28 19 Excel将认为日期是2019年5月28日 30至99解释为1930至1999年 例如 如果键入日期5 28 98 Excel将认为日期是1998年5月28日 8 在输入家庭信息的时候 若字符数超过了单元格的范围 将鼠标指针指向单元格右边的边界上 当鼠标指针变成双向箭头形状时 双击边界 单元格的宽度自动适应字符的长度 9 输入邮政编码所在列的数据之前 先选中G3 G7单元格区域 单击右键 选择 设置单元格格式 命令 打开 设置单元格格式 对话框 如图所示 10 单击 数字 选项卡 分类 列表中的 文本 使输入数字以文本格式处理 11 双击工作表标签 Sheet1 使工作表标签 Sheet1 反白显示 如图所示 在反白显示的工作表标签中输入 学生基本情况信息表 按回车键 重新命名工作表 结果如图所示 12 在工作表标签栏中单击 插入工作 按钮 如图所示 可以在最后一个工作表后面插入一个新的工作表 提示如果要插入多张工作表 可以在完成一次插入工作表之后 按下F4键 重复操作 来插入多张工作表 13 在工作表标签栏中选中要删除的工作表 单击鼠标右键 打开快捷菜单 选择 删除 命令 可以删除当前工作表 操作如图所 操作二制作课程表 情景模拟 制作课程表是学校教务部门的重要工作 在课程表中 有很多内容是重复的 大量重复操作费时 费力 教务处的赵老师决定利用Excel2007的填充功能制作如样例所示的课程表 步骤解析 1 启动Excel2007 新建一个工作表 2 选中A1 G1单元格区域 单击 开始 选项卡 对齐方式 任务组中的 合并单元格 命令 合并单元格 在合并后的单元格中输入 2007年第二学年度高一 一 班课程表 并设置为居中对齐 3 在A3单元格中输入1 在A4单元格中输入2 选中A2 A3单元格区域 将光标指向单元格填充柄 如图所示 当光标变成黑实心十字光标时 向下拖动填充柄至A9单元格 自动填充数据 如图所示 填充柄 4 选中B2单元格 输入文本 星期一 拖动B2单元格的填充柄至G2单元格 填充日期 效果如图所示 5 按住Ctrl键 依次选定要输入相同内容的单元格 在活动单元格内输入数据 如图所示 完成输入后 按Ctrl Enter键 使选中的单元格出现相同的内容 如图所示 6 重复 5 中操作 输入其他相同课程内容 7 选中G3单元格 单击 审阅 选项卡 批注 任务组中的 新建批注 命令按钮 打开 新建批注 文本输入框 如图所示 在文本框里输入批注的内容 关闭文本框后单元格的右上角出现一个红色的三角 8 将鼠标指针放在建有批注的单元格上 即可显示批注的内容 效果如图所示 9 选中有批注的单元格 单击 审阅 选项卡 批注 任务组中的 编辑批注 命令按钮 可以打开批注文本输入框 编辑批注 单击 删除 命令按钮 可以删除批注 如图所示 10 预览效果并修正错误后 单击 打印 按钮 或单击文件操作菜单中的 打印 命令 打开 打印内容 对话框 如图所示 11 在 打印范围 选项中 选中 全部 单选钮 在 份数 选项中 选择打印文件的份数 在 打印内容 选项中 选择打印活动的工作表 完成设置后 单击 确定 按钮 打印机打印输出课程表 想一想 快速打印 命令和 打印 命令有什么不同 操作四股票交易记录单 情景模拟 在经济快速发展的时代 投资股票的人越来越多 在股票交易过程涉及大量的数据 数据类型也是多种多样的 手工输入相关内容 工作量相当大 且容易出错 如果利用Excel的数据格式功能 制作股票交易记录单 不但操作简单 也能进行必要的数据分析获取有用信息 使用Excel制作的股票交易记录单如样例所示 步骤解析 1 启动Excel2007 建立一个新的工作表 2 输入如图所示的原始数据 并按格式排版 3 单击C列 选定该列单元格 单击右键 打开快捷菜单 选择 单元格格式设置 命令 打开 设置单元格格式 对话框 如图所示 单击 分类 列表中的 货币 设置小数位数为两位 其他为默认值 4 选择D3单元格及以下要输入数据的D列单元格区域 单击 数据 选项卡 数据工具 任务组中的 数据有效性 按钮 打开 数据有效性 菜单 如图所示 5 单击 数据有效性 命令 打开 数据有效性 对话框 如图所示 6 在 允许 下拉列表中 选择 整数 设置数据介于1000到10000000000000之间 如图所示 7 如果输入的不是整数或输入的整数不在限定范围时 会出现 出错信息 提示 如图所示 单击 重试 按钮 可以重新输入数据 单击 取消 按钮 会取消本次的输入 8 选择E3单元格及以下要输入数据的E列单元格区域 在 数据有效性 对话框的 允许 下拉列表中选择 序列 在 来源 文本框中写入 买 或 卖 单击 确定 按钮 单击E3 E8单元格区域中的任意一单元格右侧的下拉按钮 可以选择交易方式是 买 或 卖 做一做 在数据有效性中设置日期范围 当输入日期不在设置日期范围内 会有什么提示 9 选择G3单元格及以下要输入数据的G列单元格区域 在 设置单元格格式 对话框的 分类 下拉列表中选择 百分比 设置小数位数为两位 单击 确定 按钮 10 选择G列 单击 开始 选项卡 单元格 任务组 插入 下拉列表中的 插入工作表列 命令 在G列前插入新的一列 在新列中输入交易地点数据 如图所示 提示 插入列操作是在当前列的左边插入一列 当前列右移 插入行是在当前行的上面插入一行 当前行下移 11 在C3 H8单元格区域中输入交易数据 12 保存表格文件 任务二格式化工作表 对创建的工作表进行必要的修饰 使工作表主题鲜明 风格独特 外观靓丽 是使用电子表格的进一步追求 通过表格的格式化操作 可以美化表格 制作样式精美的电子表格 操作一制作人事档案管理表 情景模拟 人事档案管理是每个单位人事部门的日常工作 档案中包含人员的各种信息 然而各种信息的重要程度 使用频率有很大差异 这些差异在传统的表格中很难区分 所以表格的可读性较差 某公司人事部门为了突出表示一些人员的重要信息 决定利用电子表格管理人员信息 以改善数据显示效果 他们制作的人员信息管理表如样列所示 步骤解析 1 启动Excel2007 建立一个新的工作表 2 输入样例中的基本数据 3 选中 开开公司人事档案 使用 字体 任务组中的命令设置字体为 楷体 字号为 22磅 字体颜色为 红色 操作如图所示 4 选中A2 H2单元格区域 利用 字体 任务组中的命令设置字体为 宋体 字号为 16磅 字形效果为 加粗 5 选中C3 C10单元格 单击 开始 选项卡 样式 任务组中的 条件格式 按钮 打开 条件格式 菜单 如图所示 6 单击 突出显示单元格规则 子菜单中的 文本包含 命令 打开 文本中包含 对话框 如图所示 将包含有 女 内容的单元格 设置为 绿填充色深绿色文本 7 选中D3 D10单元格区域 鼠标指向 条件格式 菜单中的 色阶 打开 色阶 子菜单 单击 绿 黄色阶 如图所示 8 鼠标指向 条件格式 菜单中的 数据条 打开 数据条 子菜单 单击 蓝色数据条 如图所示 提示 把鼠标悬停在色阶的颜色刻度图标上 以查看哪个颜色刻度为双色刻度 哪个为三色刻度 上面的颜色代表较高值 下面的颜色代表较低值 中间的颜色次之 数据条的长度代表单元格中的值 数据条越长 表示值越高 数据条越短 表示值越低 在观察大量数据中的较高值和较低值时 数据条尤其有用 9 选中E3 E10单元格区域 鼠标指向 条件格式 菜单中的 突出显示单元格规则 显示 突出显示单元格规则 子菜单 单击 大于 命令 打开 大于 对话框 如图所示 将包含有大于 10 内容的单元格 设置为 浅红填充色深红色文本 10 选中F3 F10单元格区域 单击 突出显示单元格规则 子菜单中的 新建规则 命令 打开 新建格式规格 对话框 选择 仅对唯一值或重复设置格式 如图所示 11 单击 新建格式规格 对话框中的 格式 按钮 打开 设置单元格格式 对话框 在 字体 选项卡中选择 倾斜 加粗 如图所示 12 选中G3 G10单元格区域 鼠标指向 条件格式 菜单中的 项目选取规则 显示 项目选取规则 子菜单 单击 高于平均值 命令 打开 高于平均值 对话框 如图所示 在 针对选定区域 设置为 下拉列表框中选择 自定义格式 可以打开 字体设置格式 对话框 设置字体格式 13 选中H3 H10单元格区域 单击 开始 选项卡 样式 任务组中的 单元格格式 按钮 打开 单元格样式库 选择 主题单元格样式 为 40 强调文字颜色4 14 使用快捷键Ctrl A选中全部数据 设置单元格中的文本 居中对齐 想一想 如果要清除单元格的条件格式应怎样操作 操作二制作产品库存信息表 情景模拟 红星公司仓库为了更好的迎接上级检查 不仅卫生打扫的干净 在材料 设备管理方面也很下了一番功夫 就连管理表格也做的十分精细 美观 样例是仓库管理信息表格的一部分 步骤解析 1 启动Excel2007 建立一个新的工作表 2 在A7 E15单元格区域 输入样例中的数据信息 3 选中A7 E15单元格区域 单击鼠标右键打开快捷菜单 选择 设置单元格格式 命令 打开 设置单元格格式 对话框 如图所示 4 在 边距 选项卡中 选择 线条 选项 样式 列表中的 粗实线 在 颜色 下拉列表框中选择 红色 单击 预置 选项的 外边框 按钮 5 在 线条 选项的 样式 中选择表格线为 虚线 在 颜色 下拉列表框中选择 浅蓝色 单击 预置 选项的 内部 按钮 6 单击 确定 按钮 为表格添加外边框线和表格线 提示 使用 字体 任务组中的命令按钮也可以设置单元格的边框 7 选中A7 E15单元格区域 单击 开始 选项卡 字体 任务组中的 填充颜色 下拉按钮 打开 颜色 列表 选择 白色 背景1 深色15 填充单元格区域 8 选中D8 D15单元格区域 打开 设置单元格格式 在 填充 选项卡中 选择 图案颜色 和 图案样式 填充单元格 如图所示 9 单击 插入 选项卡 文本 任务组中的 艺术字 按钮 打开 艺术字 列表 选择样例中的艺术字效果 在 艺术字 文本框中输入文本 产品库存信息表 拖动艺术字到A1 E6单元格区域 10 双击艺术字 使艺术字处于编辑状态 单击 格式 选项卡 艺术字样式 任务组中的 文本效果 按钮 打开 文本效果 菜单 选择 发光 列表中的一种发光效果 在 文本效果 菜单中 选择 转换 选项中的 桥型弯曲 效果 文本效果 按钮如图所示 11 单击 插入 选项卡 插图 任务组中的 图片 按钮 打开 插入图片 对话框 如图所示 12 在 查找范围 下拉列表中 选择图像文件所在驱动器或文件夹 选择要插入的图片 单击 插入 按钮 13 调整图片的大小和位置 双击图片 使图片处于编辑状态 单击 格式 选项卡 图片样式 任务组中的 金属框架 图片样式 对图片进行必要的修饰 操作如图所示 项目实训 实训目标 1 熟悉单元格及单元格区域的操作方法 2 熟悉表格数据输入方法 3 掌握工作表的基本编辑方法 4 掌握数据填充的基本技巧 5 学会在单元格中插入 编辑批注 6 掌握Excel页面设置的基本方法 7 熟悉设定数据有效性的基本操作 8 熟悉单元格条件格式的设定方法 9 熟悉单元格及工作表的基本修饰方法 实训过程 1 按要求选定 合并单元格 2 选定工作表 重命名工作表 3 在工作表中输入日期 时间 并调整单元格的宽度 4 在多个单元格中输入相同的内容 5 在单元格中添加 删除 显示 修改批注 6 在页面中添加页眉 页脚 设置打印纸张类型和方向 设定打印页