中山大学管理学院《基础会计学》课程开发组.ppt

第四讲会计凭证与会计账簿 本讲内容提要 一 会计凭证的含义与作用二 原始凭证三 记账凭证四 会计账簿的设置五 总账 明细账和日记账的登记 引子 关于会计凭证的现实案例 会计凭证是什么 会计凭证是记录经济业务 明确经济责任 按一定格式编制的作为记账依据的书面证明 凭证的作用 会计凭证是反映经济业务的原始资料会计凭证是会计控制与监督的重要依据会计凭证是明确经济责任的书面证明 会计凭证分为两大类 原始凭证记账凭证 凭证的分类 二 原始凭证 原始原始凭证是在交易或事项发生或完成时取得或填制 用来证明交易或事项的发生 明确经济责任 并作为记帐依据的最初书面证明文件 是会计核算的重要依据 常见的原始凭证有售货发票 银行支票 汇票 购货定单 收款单 收款收据 材料验收入库单 材料领用单 产品发运单 销售成本计算表 工资表等 原始凭证的基本要素 原始凭证的种类 原始凭证 专用凭证 按来源分类 外来原始凭证 自制原始凭证 按填制手续分类 一次凭证 累计凭证 按格式分类 通用凭证 原始凭证的填制要求 手续完备 书写规范 记录真实 内容完整 填制及时 原始凭证的填制要求 记录真实 填制在凭证上的内容和数字 必须真实可靠 符合有关经济业务的实际情况 原始凭证的填制要求 内容完整 逐项填写齐全 不得遗漏必须有关经办单位和人员的审核与签章 书写清楚 规范 原始凭证上的数字和文字 要字迹清楚 整齐和规范 易于辨认一式几联的发票和收据 必须用双面复写纸套写 并连续编号阿拉伯数字前面应写人民币符号 并一个一个地写 不得连笔写所有以元为单位的阿拉伯数字 除表示单价等情况下 一律填写到角分 无角分的 角位和分位可写 00 或符号 有角无分的 分位应写 0 不得用符号 代替 原始凭证的填制要求 原始凭证的审核 审核要点 审核原始凭证所反映的经济业务是否合理合法 有无违反制度规定 有无贪污盗窃 虚报冒领 伪造凭证等违法乱纪行为 审核原始凭证的内容和填制手续是否符合规定的要求 三 记账凭证 记账凭证是由会计人员根据原始凭证按照经济业务的内容 运用复式记账原理填制并作为记账依据的会计凭证 记账凭证的基本要素 日期 凭证编号 经济业务摘要 会计科目名称 所附原始凭证张数 金额 填制人签名 会计主管与审核人签名 凭证的名称 记账凭证的种类 记账凭证按反映的经济内容分类 通用记账凭证 专用记账凭证 既可以反映现金和银行存款收付业务 也可以反映转账业务的记账凭证 格式与转账凭证相似 1 1月2日 接银行收款通知 收到投资单位投入资金100000元 存入银行存款户 银行存款 收到投入资金 实收资本 10000000 10000000 1 2 1月3日 开出现金支票 从银行提取现金800元 3 1月13日 采购员李峰报销差旅费270元 报销差旅费 管理费用 其他应收款 李峰 27000 27000 27000 27000 1 1 会计凭证的传递 会计凭证的传递 是指会计凭证从取得或填制时起至归档保管时止 在本企业内部各有关部门和人员之间的传递程序和传递时间 通过会计凭证的传递能够把反映在会计凭证上有关经济业务完成情况的资料及时地传送到本企业内部各个有关部门 能够正确地组织经济活动 实行会计监督 会计凭证的保管 记账凭证的保管要点 定期进行分类整理 按照编号顺序连同所附的原始凭证装订成册 在装订线上加贴封签并指定专人保管 年度终了 要移交财会档案室登记归档 原始凭证不得外借 一般的会计凭证分别规定保管期限 重要的会计凭证必须长期保存 对保管期满需要销毁的会计凭证 须经本单位领导审核 报上级主管部门批准后才能销毁 三 会计账簿 会计账簿是根据审核无误的会计凭证序时 分类 连续 系统 全面 综合地记录经济业务的簿籍 它是由许多具有专门格式的账页组成的 分类账簿有哪些种类 会计账簿 按用途分 按外形分 按账页格式分 序时账簿 分类账簿 订本式 活页式 卡片式 三栏式 多栏式 数量金额栏式 备查账簿 亦称日记账 是按经济业务发生时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿 亦称备查账或备查登记簿 是对日记账 分类账和明细账中未记录的事项进行补充登记的一种账簿 按用途分 序时账簿 备查账簿 根据总分类科目设置账户 通过对全部经济业务的登记 以全面 系统 总括的反映全部资金增减变化和结存情况的分类 根据明细分类科目设置账户 用以具体反映某类资金增减变化和结存情况的分类账 根据三级会计科目设置帐户 具体反映某项经济业务内容增减变化和结存情况的分类账 分类账簿 按外形分 在账页中设置借方 贷方和余额三个金额栏的账簿 在账页中设立三个以上金额栏的账簿 在三大栏中又分别设置数量 数量和金额三个小栏的账簿 按账页格式分 三栏式 多栏式 数量金额式 为什么要设置并登记会计账簿 会计账簿的重要性在于 设置和登记账簿是取得全面 系统会计信息的重要手段 通过设置和登记账簿 可以为正确地计算费用成本和经营成果提供必要的前提条件 账簿所记载的会计资料 是编制会计报表的主要依据 设置和登记账簿 便于会计工作的分工 便于保存会计信息 为日后查阅提供方便 会计账簿的设置和登记 1 定义 是由出纳人员根据审核无误的现金收付款凭证 按业务发生的时间先后顺序逐日逐笔登库存现金的收入 支出和结余情况的账簿 一 会计账簿的设置 会计账簿的设置 包括确定账簿的种类 数量 设计账簿的格式 内容和规定账簿登记方法等 一 日记账簿的设置 1 现金日记账的设置和登记 2 格式 订本三栏式订本多栏式 3 登记依据 现金收 付款凭证和部分银行付款凭证 4 记账方法 逐日逐笔登记 5 要求 每日结出余额 并与库存现金核对 现金日记账 会计账簿的设置和登记 2 银行存款日记账的设置与登记 1 定义 是由出纳人员根据审核无误的银行存款收付款凭证序时逐日逐笔登记银行存款增 减和结余情况的账簿 2 格式 订本三栏式或订本多栏式 3 登记依据 银行存款收付款凭证 部分现金付款凭证 4 记账方法 逐日逐笔登记 5 要求 每笔业务要求登记结算凭证的种类 号数和结算方式 便于与银行对账 银行存款日记账 会计账簿的设置和登记 二 分类账簿的设置与登记 1 总分类账的设置与登记 1 定义 是按照一级科目设置 用来分类 连续地记录经济业务的账簿 各单位必须设置总账 2 登记依据 各种记账凭证 3 格式 订本三栏式或订本多栏式 4 记账方法 可以逐笔登记 也可以分期汇总登记 登记的方法不同也就有了不同的账务处理程序 总分类账 三 备查账的设置与登记 格式不定 自行设计 2 明细分类帐的设置与登记 2 登记依据 原始凭证或原始凭证汇总表或记账凭证 3 格式 D 平行登记式 A 三栏式 B 数量金额式 C 多栏式 4 记账方法 可以逐笔登记 也可以定期汇总登记 1 定义 是按明细科目设置的 用以详细 连续 分类地登记各项经济业务的账簿 A 三栏式分类账 B 数量金额式分类账 记录各个明细科目 C 多栏式分类账 账簿的启用 启用时 要在账簿扉页填列 账簿启用表 详细载明 账簿名称和编号 财会主管及记账人员 账簿页数 单位名称及负责人 账簿册数 启用日期等 登记账簿的基本要求 正常情况下只能用钢笔和蓝 黑墨水书写 红色墨水只能在特殊情况下使用 书写的位置和格式要规范 不得隔页 跳行登记 不得任意撕毁 对活页式账簿也不得任意抽换账页 须以审核无误的会计凭证为依据 更正错误不得采取任意刮擦 挖补 涂改或用退色药水等方法 错账的更正方法 划线更正 适用于结账前发现账簿上所登记的文字或数字有误而记账凭证并没有错误的情况 红字更正 适用于记账后发现凭证中应借 应贷科目或金额有错误 或原记账凭证所用科目没有错但所填金额大于应记金额等情况 补充更正 适用于记账后发现记账凭证所用会计科目没有错 但所填金额少于应记金额等情况 例 材料账摘要一入库甲材料500Kg 3 23误为乙材料 3 32元 正确更正 入库乙材料500Kg 3 32元 甲 3 23 阿Q 错误更正 入库乙材料500Kg 3 32元 甲 23 划线更正举例 红字更正举例 例2 现金支付材料价款500元 分录误为5000元 5000 错误记录 5000 例 现金支付材料价款500元 分录误为50元 现金 材料采购 50 50 450 450 错误记录 补充登记 补充更正举例 对账 对账 账证核对 账账核对 账实核对 对账 账证核对 各种账簿记录与有关会计凭证和记账凭证与所附原始凭证之间的核对 对账 账账核对 各种账簿之间有关记录互相核对 具体核对内容主要有 总分类账各账户借方期末余额合计数与贷方期末余额合计数核对各明细账户的余额合计数与其有关总账账户余额核对现金日记账和银行存款日记账期末余额与有关总分类账户期末余额核对会计部门各种财产物资明细账期末余额与财产物资保管和使用部门的有关财产物资明细分类账的期末余额核对 对账 账实核对 各种财产物资账面结余额与实物结存数额相核对 核对的主要内容 现金日记账账面余额与库存现金实存数额核对 银行存款日记账账面余额与银行实际余额核对 各种材料物资明细分类账账面余额与各种材料物资实际盘存数额相核对 各种应收 应付账款明细账账面余额与有关债务 债权单位的相关余额相核对 结账 结账就是把每一个会计期间 月份 季度 年度 的经济业务全部登记入账后 计算结出本期发生额和期末余额 并将余额结转下期或新账的过程 结账的程序主要包括 查明本期发生的经济业务是否全部入账 将本期所有的转账业务 编制成记账凭证 记入有关账簿 以调整账簿记录 结算各总分类账和明细分类账的本期发生额和期末余额 并将期末余额结转下期 作为下期的期初余额 12 8 A单位购货款暂欠 100 借 900 25 B单位购货款暂欠 300 借 1200 31本月发生额及余额 400 借 0 1200 全年发生额及余额80007500借1