OUTLOOK会议邀请使用方法ppt课件.ppt

中广核内部邮件系统 OUTLOOK会议邀请使用方法 1 明确角色定义会议需要三个基本元素 会议组织人员 会议参加人员以及会议召开地点 在OUTLOOK可以将这些元素有效地组合在一起 在OUTLOOK会议中 每个涉及的人员都担当一个独特的角色 该角色指定他可以执行哪些操作 拥有多大的控制权 会议组织者任何建立会议的人员都会成为会议组织者 组织者是唯一可以在会议建立后更改会议详细信息的人员 与会者受邀参加会议的任何人都被视为与会者 与会者有两种类别 必选的与会者和可选的与会者 地点 资源会议的召开场所为地点 有时称为 资源 2 过程跟踪和提醒如果你工作中的各种会议非常的多 又担心会忘掉 不妨使用OUTLOOK2003进行安排和提醒 会议组织者向与会者发送会议要求 要求会被发送到与会者的 收件箱 和 日历 响应返回给会议组织者 OUTLOOK2003会使用 收件箱 和 日历 跟踪详细信息 当这些详细信息更改时 只需单击一次按钮就可以一次为所有人进行更新 一 使用OUTLOOK组织会议的优点 二 发送会议通知 1 新建在 文件 中单击 新建 然后选择 会议要求 或者使用键盘的快捷键 请按 Ctrl Shift Q 出现 未命名 会议 的对话框 2 内容填写 收件人 栏 点击收件人 填写参会人员邮件地址 出现如图 主题 栏 填写会议主题 地址 栏 填写会议地点 标签 栏 提供不同的会议类型供选择 如商务 个人等 开始时间 及 结束时间 栏 填写会议起始时间 提醒 栏 根据设定的时间 Outlook会在会议开始前通知参会人员 联系人 栏 填写会议的组织者 以 CIT大亚湾分部客服支持科月度会议 为例填写会议邀请 3 发送单击 发送 则可以将该通知发送给所有会议参加人员的收件箱中 并将识别为属于日历的内容 作为待办条目放置在该处 直到与会者响应 4 会议更新如需对已发送的会议通知进行修改 只需选择 日历 栏 双击日期栏内的会议通知 对内容进行响应修改后 单击发送更新即可 5 取消会议如取消发送的会议通知 则打开 日历 栏中发送的会议通知 点击 动作 菜单中的 取消会议 命令即可 6 跟进会议响应点击 日历 中对应的日期栏 在 跟踪 选项卡中 响应 列可以查看与会者的反馈情况 已接受 已拒绝 暂定 无 如下 三 阅读会议通知 当通过电子邮件将会议通知发送给被邀请者时 每个人都会在自己的 收件箱 中收到会议要求 当收件人打开会议要求时 如果该会议与其 日历 中某个现有项目冲突 Outlook会通知他们 他们只需单击按钮来 接受 暂定 或 谢绝 OUTLOOK即将发送相应反馈信息给会议通知的发送者 1 选择 接受 邮件会自动从 收件箱 中转入日历中的对应日期栏中 如需查看 则单击Outlook左下方 日历 一栏 以上文提到的会议为例 可在8月27日的一格中找到 如下 单击红色字体部分 则可弹出会议通知原文 2 选择 暂定 邮件同样自动从 收件箱 转入日历中对应的日历栏中 3 选择 谢绝 邮件将从 收件箱 中删除 不在日历栏中出现 4 会议的提醒和查看 Outlook会在会议召开前 根据设定的时间 提醒参会人员 如果你想了解有关提醒的详细内容 可以单击下图对话框中的 打开项目 按钮 单击下图 暂停 按钮右侧的下拉按钮 从中选择再次提醒的时间间隔 然后单击 暂停 按钮 将提醒对话框关闭 待再次到达提醒时间时 对话框再次弹出提醒 如果其中的提醒