美的集团工具备件管理.doc

美的集团制冷事业本部企业标准QG/MK05.34-2003a 工具备件管理修 订 页编制/修订原因说明：1、组织架构调整2、管理模式的变更原章节号现章节号修订（内容）说明修订人/时间由各分厂（车间）都设工具备件仓的管理模式整合为设一个工具备件仓，各分厂（车间）领用的模式。管理职能会审/日期：同意石果林2003-11-26单位审核意见/日期：同意肖明光2003-11-26单位外会签意见：同意黄红斌2003-11-27营运管理部综合管理会审同意王玉龙2003-11-27审批意见：同意吴文新2003-11-28注：1 流程清单内所有文件审批发布必须按照清单规定的审批流程组织审批，并在此处写明审批流程。示例：编制部门（顺德工厂财务部）管理职能会审（顺德工厂管理部）单位审核（缺省）单位外会签 （品质统括部）营运管理部综合管理会审审批 （顺德工厂总经理）2 流程清单外的文件审批流程由营运管理部和各单位品质体系管理确定。2003-11-29发布 2003-11-29实施美的集团制冷事业本部 发布QG/MK05.34-2003a1 目的和范围本管理办法规定公司工具备件的请购、审批、采购、验收、领用、保管与报废、资金结算控制等全过程管理，以达到确保生产需求，保持合理库存，降低工具备件使用成本的目的。本管理办法适用于顺德工厂。2 定义工具备件：指生产中使用的各种通用或专用工具及设备备件。3 工具备件的分类3.1 工具备件按标准化程度分为通用类、专用类。3.2 工具备件按来源形式分为采购类、加工类。4 操作模式4.1 实行采、管、用相分离的模式4.1.1 车间需求 设备模块采购 物资仓库保管 车间领用 物资仓库回收报废4.1.2 各车间每月12、28日前分2次制定车间工具备件月度需求计划（计划要细分到每一种工具备件的名称、规格、数量、使用时间），交工程部设备管理。4.1.3 工程部设备管理根据各车间的工具备件月度需求计划结合仓库的实际库存情况，制定采购计划，统一及时采购。4.1.4 设备管理对到货的工具备件按工具备件检验作业指导书进行质量检验，检验合格后，工具备件仓管员核对数量入仓。4.1.5 物资工具备件仓对验收合格的工具备件进行及时的建帐管理、保养及做好收发存的记录。4.1.6 车间根据生产需求，填写工具备件领用单到工具备件仓领用备件。4.1.7 需报废的工具备件由各车间收集，经设备模块及时鉴定后，填写工具备件报废单分批送到工具备件仓集中存放管理。4.1.8 设备模块定期提交工具备件报废方案，对工具备件分以旧换新或直接报废进行处理。5 管理内容5.1 工具备件的定价及供应商的选择5.1.1 通用工具备件的定价及供应商的选择5.1.1.1 每年年末由设备管理牵头，财务部和使用部门全程参与，按照招标管理办法进行招标定价，确定2到4家通用备件供应商，签订供货合同。5.1.1.2 候选供应的寻找以设备管理为主，各分厂（车间）协助，候选供应商不得少于5家，新引入候选供应商不得少于2家。5.1.1.3 通过评估、考察或试用的方式确定候选供应商，必须了解供应商的注册资金、年销售量、盈利情况等信息。5.1.1.4 候选供应商的要求：综合实力强、信誉度高、产品质量稳定可靠、供应半径小、供货速度快。5.1.2 专用工具备件的定价及供应商的选择5.1.2.1 每年年末由设备管理牵头，财务部和使用部门全程参与定价及确定供应商，签订供货合同。5.1.2.2 候选供应的寻找以设备管理为主，各分厂（车间）协助。5.1.2.3 有三家以上候选供应商的工具备件必须采用招标方式定价；只有两家以上供应商的工具备件采用竞价的方式定价；独家供货供应商采用议价的方式。5.1.2.4 通过评估、考察或试用的方式确定候选供应商，必须了解供应商的注册资金、年销售量、盈利情况等信息。5.1.2.5 供应商的要求：综合实力强、信誉度高、产品质量稳定可靠、供应半径小；在能够保证质量的前提下，专用备件尽量国产化。5.1.3 临时采购工具备件的定价及供应商的选择5.1.3.1 工厂（车间）提出临时采购需求后，以设备管理为主，各分厂（车间）协助寻找候选供应商。5.1.3.2 有3家以上候选供应商且预算超过1万元的工具备件必须采用邀请招标方式。5.1.3.3 只有2家候选供应商且预算超过1万元的工具备件采用竞价方式。5.1.3.4 独家供货的工具备件采用议价方式。5.1.3.5 预算不超过1万元的工具备件采用报价后定价的方式：有3家以上候选供应商的要求3家以上报价，只有2家候选供应商的要求2家报价。供应商的报价要求为最终实价，设备管理对价格进行确定。5.1.3.6 现场的招标、竞价、议价要求设备管理、财务、使用部门全程参与。5.1.3.7 供应商的要求：产品质量稳定可靠，供货速度快。5.1.4 维修加工及委外定制备件的定价及供应商的选择5.1.4.1 每年年末，设备管理牵头，财务及使用部门全程参与以分开议价的方式定价及确定供应商，签订维修加工合同。5.1.4.2 合同签订后，原则上所有维修必须定点维修、委外加工。但在其它维修商价格较低，且能保证质量的情况下，可以选择其它供应商。5.1.4.3 各种维修、委外加工备件的定价尽量明细化，明确化。5.1.4.4 供应商的要求：管理规范、信誉好、服务及时。5.1.5 所有工具备件定价后，录入顺德工厂工具备件目录5.1.6 所有未定价的工具备件采购须顺德工厂总经理审批，审批后作为已定价工具备件录入顺德工厂工具备件目录。5.1.7 设备管理、财务部应定期了解市场价格要求供应商调整供货价格。每年必须引进新的供应商进行投标。5.2 年度预算及月度采购计划的申请和审批5.2.1 财务部每年年底制定顺德工厂及各分厂（车间）下年度的工具备件总预算，审批后下发各分厂和设备模块。5.2.2 分厂（车间）每月25日前根据下月计划产量及单位预算费率制定各分厂下月度的工具备件月度预算申请，经财务审批。如当年累计发生费用超过年度预算的，须另附超预算说明书报总经理审批。5.2.3 分厂（车间）工具备件管理员每月12、28日前，分2次提出下月份工具备件月度需求计划，进口备件根据采购周期提前申报。5.2.4 工具备件月度需求计划要具体到每一种工具备件（名称，规格，价格，数量，使用时间，采购的原因）。5.2.5 工具备件月度需求计划经分厂厂长（车间主任）审核，报经财务部成本管理主管会审、财务部部长审批后，报财务部成本主管备案。5.2.6 临时需求填写工具备件临时需求计划，明确注明工具备件的名称，规格，价格，数量，使用时间，采购的原因，按临时采购的定价方法定价。5.2.7 工具备件月度需求计划+工具备件临时需求计划的金额月度预算金额5.3 工具备件的采购5.3.1 工具备件的采购分为：常规采购、临时采购、紧急采购、维修加工等。5.3.2 常规采购：设备模块每月根据各分厂提交的工具备件月度需求计划和工具备件仓库提供的工具备件月度收发存报表，填写工具备件请购单，向中标单位及时采购。5.3.3 临时采购：设备模块根据各分厂提交的工具备件临时需求计划和工具备件仓库提供的工具备件月度收发存报表，填写工具备件请购单，向定价单位及时采购。5.3.4 紧急采购：已定价的工具备件可口头通知设备管理及时采购，手续及时补办；未定价的工具备件按临时采购定价方法定价后，由设备管理采购。5.3.5 维修加工：工厂提交工具备件临时需求计划，经审核定价后，由设备管理统一委外维修加工。5.3.6 设备管理负责跟进供应商的整个供货供货过程，确保按时、按质、按量供货。5.4 工具备件的验收入库5.4.1 所有工具备件都要验收入库，设备模块对到仓的工具备件按工具备件检验作业指导书进行质量的验收。5.4.2 紧急工具备件实物可以直接送使用现场，后补办入仓、出仓的手续，设备管理负责跟进，杜绝忘补办手续的事情发生。5.4.3 工具备件仓管员对工具备件的入库数量负责，入库后开据一式三联收料单，收料单作为报销付款的凭据之一。5.4.4 物资管理工具备件仓负责建立顺德工厂工具备件仓总台帐和工具备件收发存记录卡，所有备件要做到帐物卡一致。5.5 工具备件的领用5.5.1 各分厂（车间）填写工具备件领用单，经车间班长审核，车间设备管理员确认后，在工具备件月度需求计划和攻击备件临时需求计划内专人领用。5.5.2 工具仓管员按经审核的工具备件领用单发放工具备件，并及时入帐，每月5日前报财务及设备管理工具备件收发存报表和工具备件发放/领用汇总报表。5.5.3 车间工具备件管理员每月按车间班组汇总，与仓库核对。5.6 工具备件的保管及报废5.6.1 工具仓建立工具备件管理制度，包括不定期对已发放工具备件的抽查制度等，报财务部备案。5.6.2 工具仓管理员应定期对工具备件库进行清理、盘点，严格做到账、卡、物一致，对呆滞或需报废的工具备件及时上报设备管理。5.6.3 入库的工具备件，必须分类排放整齐，根据各种工具的特点做好保养工作，贵重物件妥善保管，防止被盗。5.6.4 工具仓管理员每月底必须进行盘点，并编制工具备件收发存报表。5.6.5 报废的工具备件由各分厂集中放置，定期填写工具备件报废单，经分厂设备管理员技术鉴定并签字确认后，送工具备件仓集中管理。5.6.6 设备模块对所有的工具备件确定报废的方式：以旧换新或废品报废。5.6.7 设备模块定期对工具仓的报废工具备件进行清理，清理前提交工具备件报废方案申请，能与厂家以旧换新的，必须以旧换新，只能作为废品处理的，采用议价或招标的形式处理。5.7 工具备件费用的报销。5.7.1 经办人凭收料单、送货单、请购单及有效发票（须测试验收的还需验收报告）到财务办理报销手续。5.7.2 报销审批流程：经办人填付款申请单经办人所属部门负责人审核财务部成本管理主管会审财务部部长审批出纳付款。5.7.3 属于技改投资类项目，须战略投资管理在付款申请单上审批。5.7.4 当月采购的工具备件费用必须在下月15日前报销完毕（采购周期长的进口设备备件除外）。5.8 工具备件的管理职责5.8.1 工程部设备管理对工具备件的编号分类、采购价格、供货质量、供货速度和供应商违约责任处罚负责。5.8.2 工程部设备管理对工具备件的报废类型分类、各种备件的最高储存量及最低储存量的界定负责。5.8.3 物资工具仓对工具备件入库的数量、发放情况、保管及保养负责。5.8.4 各分厂对工具备件的质量、采购需求的合理性和工具备件使用、损耗及质量异常信息反馈情况及相关记录报送的及时、准确负责。5.8.5 财务部对各分厂的工具备件库存、价格及费用审核等方面进行动态管理和监控。5.8.6 财务部与工程部将不定期对各分厂（车间）的工具备件库存情况进行抽查。6 考核6.1 工程部设备管理确定各种备件的最高库存量与最低库存量，满足车间的需求。通用工具备件不得超过1个月使用量，专用进口设备备件不得超过核定的最低储备量，超过部分按库存额5的比例从各分厂管理人员的绩效工资中扣除。6.2 财务部将对公司采购价格的执行情况进行监控，超定价采购的金额将从责任部门绩效工资中扣回。6.3 工程部设备管理、财务部在对工具备件仓抽查中发现，工具备件使用不当或保管不当造成损坏或丢失，则按损失金额的110%从责任部门绩效工资中扣除。6.4 工程部设备管理不定期对备件管理工作进行检查，如有违反流程操作的，将根据造成影响大小，给予通报，并对责任人处以20100元的罚款，直接从当月工资中扣除。6.5 工程部设备管理每月根据工具备件领用登记表汇总分析后，组织对各分厂、各条线（各设备）及各班组的领用情况进行通报。6.6 供应商