行政人事规章制度.doc

1 63 上海承誉营销策划上海承誉营销策划有限公司有限公司 行政规章制度行政规章制度 2 63 目目 录录 第一部分第一部分 行政系统管理制度行政系统管理制度 4 第一章 文明办公管理规定 4 第一条 办公室物品摆放规范 4 第二条 工作纪律 5 第三条 仪容 仪表规范 5 第四条 言谈 举止规范 6 第二章 接待会客注意事项 7 第三章 公司会议管理规定 7 第一条 会议分类及时间 7 第二条 会前要求 8 第三条 会中纪律 8 第四条 会后工作 8 第四章 证件管理制度 9 第一条 营业证件种类 9 第二条 监管人员 9 第三条 用证程序 9 第四条 执照管理 9 第五章 印章管理制度 10 第六章 公文管理规定 11 第一条 公文管理 11 第二条 公文范围和种类 12 第三条 公文行文规定 12 第四条 公文效力 13 第五条 公文格式 13 第六条 公文编号方法 14 第七条 公文处理程序 15 第七章 办公用品管理办法 17 第一条 分类 17 第二条 职责 17 第三条 标准 18 第四条 程序 18 第五条 新员工办公用品采购管理 19 3 63 第六条 其它制度 19 第八章 印刷品管理 20 第九章 公务车辆使用管理规定 20 第十章 待客就餐管理规定 21 第一条 分类 21 第二条 原则 21 第三条 用餐费用标准 22 第四条 审批程序 22 第五条 费用结算报账 22 第十一章 办公设备 设施维修 22 第二部分第二部分 人力资源系统管理规定人力资源系统管理规定 35 第一章 员工聘用 35 第二章 晋升 降职 调动 37 第三章 辞退 辞职 38 第四章 考勤管理制度 39 第五章 奖惩管理 43 第一节 奖励 43 第二节 处 罚 44 第三节 处罚的审批 45 第四节 其它 45 第六章 考核管理 45 第七章 员工培训 48 第八章 薪资管理 49 第九章 员工福利待遇及保险 49 招招 聘聘 申申 请请 表表 51 申请日期 年月日申请日期 年月日 51 4 63 第一部分第一部分 行政系统管理制度行政系统管理制度 为树立和保持公司良好的社会形象 使办公管理及企业文化建设提升到一个新层次 进一步规范管理 特制定本规定 第一章第一章 文明办公管理规定文明办公管理规定 第一条第一条 办公室物品摆放规范办公室物品摆放规范 一 办公桌 所有物品摆放整齐 文件夹要分类标识 二 电脑 竖式主机置桌面下拖柜的内侧 电脑显示器和主机上不得悬挂饰物或张 贴 三 拖柜 放置办公桌下且靠着过道的侧边 四 桌面屏风 内外侧不允许张贴画报 五 文件柜 置于室内适当位置 统一靠墙放置 柜内物品分类存放 并有标识 柜顶不准摆放任何物品 六 垃圾篓 置办公桌下拖柜的对角 七 报刊 公司订阅的报刊必须上报架 阅完后放回原处 自订报刊不要散放于办 公桌面上 八 饮水机 食品储藏柜 放指定地点 不得随意移动 九 外衣 手袋 置挂于衣帽间 柜子内或公司指定地点 严禁随意放在办公桌 椅及地柜上 十 记事板 视情况悬挂于门口内侧 下沿距地面 120 公分 托板上除书写笔和板 擦外无其它物品 板面无过期记录和张贴 十一 装饰画 根据办公环境的整体效果 视情况悬挂于墙壁上 并由行政部统筹 安排 十二 办公区域内的办公家具及有关设备不得私自挪动 确因工作需要挪动时必须 经行政部门的同意 并作统筹安排 十三 各类电线未经行政部允许 不可零乱跨接或穿越信道 设时由行政部统筹安 5 63 排 十四 下班时将办公桌清理干净 桌椅摆放整齐 第二条第二条 工作纪律工作纪律 一 工作时间坚守岗位 不得擅离职守 二 工作时间不得处理私事 严禁打闹 嬉笑 高声喧哗及吃零食 三 使用电话应注意礼仪 办公时间因紧急事情打私人电话不得超过 3 分钟 并以 不打扰他人为原则 四 开会时不得接 打手提电话 五 不得在办公区域吸烟 午餐时间不得饮酒 公务需要除外 六 不得用公司电脑玩游戏包括互联网游戏 违者罚款 50 元 七 未经允许 不得使用他人电脑和随意翻看他人办公资料 物品 八 员工在工作中要遵循事不越级原则 并不得越权签署任何文件 合同 九 严守公司机密 维护集体利益 不得向任何人透露公司经营状况 十 当时未能解决的问题 应于 24 小时内给对方 包括客户 回馈 十一 根据公司需要积极配合同事开展工作 不得拖延 推诿 拒绝 对他人咨询 不属自己职责范围内的事务应就自己所知告知咨询对象 不得置之不理 十二 爱护公共财产 不得盗用或非法挪用公司财产 十三 公私分明 不得利用公司资源谋取个人私利 第三条第三条 仪容 仪表规范仪容 仪表规范 一 仪容 1 男士头发要保持整洁 胡须 鼻毛要经常修剪 2 女士头发须梳理得体不化浓妆 公司提倡女士化工作淡妆 3 不要留长指甲 4 保持口腔卫生 上班前与工作时间不得饮酒 不得吃葱 蒜等异味食品 5 不要喷味道怪异或过于浓郁的香水 二 仪表 1 员工上班时要穿着得体 干净 着装需平整 无褶皱 无破损 和体协调 6 63 2 商务活动以及重要会议 男士穿西服套装系领带 夏季应穿衬衫系领带 女 士需根据不同场合着带袖职业套装 套裙 时装 且不宜太袒露 3 周一至周四公司提倡男士着西装 女士着职业套装 周五可着休闲装 但不 得穿拖鞋或短裤 4 员工在佩戴手饰或其它配饰时要适度 5 领带须保持挺括 干净 系戴端正 6 女士在穿无袖上装时要注意修饰腋下 7 不可卷衣袖 裤腿 8 皮鞋须保持光亮 第四条第四条 言谈 举止规范言谈 举止规范 一 交往语言 您好 早晨好 早 再见 请您 劳驾您 谢谢 周末愉快 拜拜 二 接待语言 您好 请稍后 我通报一下 请坐 对不起 请登记 我即去联系 打扰您一下 好的 可以 切勿说 不 三 常用电话用语 请问 请稍等 谢谢 不客气 再见 四 接听电话标准用语 您好 请问您贵姓或请问您哪里 五 早晨上班 与同事第一次相见应主动招呼 早 或 你好 下班互道 再见 等礼貌用语 六 电话响铃 3 声内员工必须接听 如遇同事不在工位上时电话铃响 附近的员工 有义务接听其电话 七 在与人交流时态度要谦和 用语要文雅 声调要适度 八 在谈话时不要使用过激的言词 不要随便打断他人的谈话 九 待人接物时要自然 大方 热情 稳重 有礼 十 在坐 立 行时姿态要优雅 十一 遇急事可加紧步伐 但不要在办公区内跑动 十二 使用肢体语言时要适度 不要过于夸张 注意使用手势中的一些禁忌 十三 注意握手礼节 两人以上场合中 应由年长者或上级先伸手 等对方伸手后 再握 并应稍欠表示尊敬 男士应先等女士伸手后方可与女士握手 握手时 7 63 应微笑注视对方 不可左顾右盼 十四 在工作中不当众化妆 修指甲 剔牙 挖耳朵 打响指 哼小曲 十五 任何言谈举止不得有损公司形象 第二章第二章 接待会客注意事项接待会客注意事项 第一条前台引导来访者到指定会客区并提供饮品 同时通知被访者到会客区会客 第二条每隔 15 分钟前台为来访者蓄水一次 第三条来访者等待时间超过 5 分钟后 前台应提醒被访人尽快接待 第四条未经被访人允许 接待引导人员不得带来访者进入被访人办公区 第五条公司职员与来访人员不得在公司内部大声喧哗 影响他人办公 第六条前台接待人员要及时清理公司会客室的卫生 以保持清洁的环境来接待客人 第七条公司员工不要对客人进行议论 指点 第八条公司所有员工有为客户 来宾让路 让座 让茶的义务 第三章第三章 公司会议管理规定公司会议管理规定 第一条第一条 会议分类及时间会议分类及时间 一 公司会议包括 总经理办公会议 部门经理工作例会 各部门工作例会 财务 状况分析会 年度总结会 二 总经理办公会议由总经理发起 每年至少 2 次 由总经理向各部门负责人做工 作总结及规划 遇有重大事件或决策时董事长或总经理可要求召开紧急会议 三 部门经理工作例会于每周一召开一次 由各部门经理汇报上周工作情况及下周 工作计划 形成会议纪要 四 各部门工作例会由部门经理统筹安排时间 要求每周 1 次 五 财务状况分析会由财务部发起 总经理及相关部门经理参加 意在对公司资金 规划及费用合理性等方面做出分析结果 8 63 六 年度总结会由董事长 总经理发起 全体员工参加 总经理做年度总结 第二条第二条 会前要求会前要求 一 会议承办部门根据会议召集人要求 将会议内容 时间 地点等以书面或电话 形式通知与会人员 并有登记记录 例会不予另行通知 二 与会人员应按会议内容 要求准备好与会发言材料及会议记录所需文具 三 承办部门应于会议召开前 30 分钟 会同总经办准备 摆放好会议所需用品 将桌椅 桌签 白板 音响 投影仪及其它设备检查好 确保能够正常使用 四 行政部安排人员做好会议室内的卫生清洁及会务服务人员工作 五 除各部门例会外的其它各种会议 总经办需派专人参加 同时做好记录 整理 归档工作 第三条第三条 会中纪律会中纪律 与会人员应严格遵守以下会议纪律 一 与会人员应准时到会 不得迟到 早退 二 会议期间 与会人员手机应设置关机或静音状态 无特殊情况禁止接打电话 如有特殊事务可到会议室外接听 三 与会人员因生病 休假或公差不能按时与会者 应向会议召集人或承办部门请 假 如是重要会议要委派能代表本部门意见的人员代为出席 四 与会人员要认真作好会议记录 并将会议有关精神及时传达到分管部门 第四条第四条 会后工作会后工作 一 会议承办部门通知会议室管理部门 总经办 并协同清理会议室物品及卫生 关闭门 窗 灯及有关电器等 二 承办部门应于会后 24 小时内 特殊情况下除外 整理出会议记录归档备查 整理会议纪要需经会议主持人签字后归档 不宜公布的 或分发相关部门及人 员 9 63 第四章第四章 证件管理制度证件管理制度 第一条第一条 营业证件种类营业证件种类 一 总经办留存 企业法人营业执照 正 副本 组织机构代码证 正 副本 IC 卡 统计登记证 正 副本 社会保险登记证 专项资格证书及其它资 格证书 二 财务部留存 国 税务登记证 正 副本 地 税务登记证 正 副本 开户许可证及其它财务专项审批证书 第二条第二条 监管人员监管人员 一 公司营业执照类由行政部监管 行政部助理为监管人 二 公司税务类执照由财务部监管 主管会计为监管人 第三条第三条 用证程序用证程序 一 申请使用 借用 营业证件原件 由使用人通知监管人使用时间 监管人口头 询问其它部门是否用证后借用 使用 借用 人需按要求填写 借用营业证件 印章记录单 借用财务证件要填写 借用文件记录单 具体流程以财务规定 为准 记录单以年度为期进行立册存档 1 年 二 外送加盖公章的营业证件复印 由使用人向监管人提出使用时间 由监管人按 时准备 使用人需按要求填写 企业证件外送领用一览表 记录单存档 1 年 三 填写表格立册存档 1 年 在存档到期消档前需报总经办进行审批后才能进行销 毁 第四条第四条 执照管理执照管理 一 各种执照由各监管人员负责保管 如有损坏 误用等情况 由监管人员负完全 责任 现所有证照 均在总经办 10 63 二 申请使用营业证件当日无法归还时 要提前向证件监管部门经理申请 三 监管人员工作交接时应将营业证件原件 复印件 及变更前的执照样本列册专 案移交 并将现使用的营业证件复印件报送总经办备案 四 监管人员根据公司要求进行变更时 如此证件变更涉及其它证照变更时 要填 写 企业证照变更交接单 交给关联部门 变更证照领取 2 日内 将变更证件 的复印件报送总经办备案 五 执照在外遗失的由经办人负完全责任 六 执照遗失除立即向上级报告外 并通过总经办依法公告作废 第五章第五章 印章管理制度印章管理制度 第一条第一条 公章使用范围及流程公章使用范围及流程 1 凡公司对外公函 宣传资料 办理有关工商 税务事务需上交的资料等 不涉及商业合作的文本 可使用公章 2 用章部门经办人填写用印申请表 经部门负责人 总经理或集团分管领导审核后 由行政专员在文本上加盖公章 总经办须将用印单及加盖公章后的文本复印件存档 3 对外公函须经法务人员审核 由法务人员持公函到总经办盖章 法务人员须将公函 复印存档 第二条第二条 合同专用章使用范围及流程合同专用章使用范围及流程 1 凡公司对外签订的合作协议 合作意向 场租协议 委托加工合同 工程合同等涉 及金额和法律责任的商业合同 均使用合同专用章 2 用章部门填写用印申请表 连同合同流程单 用章文本交法务人员评审 3 必要时 法务人员须征求计划财务部及有关部门意见 通过评审的用章文本交总经办盖章 未通过的文本退还经办人 并提交修改意见 4 完善盖章的合同文本原件及合同流程单统一由总经办保管 如有须付款的合同 则 交一份合同文本原件至财务 第三条第三条 印章的保管及外借印章的保管及外借 1 公司印章统一由总经办负责保管 非总经理经理批准 不得委托他人代管代办 11 63 2 行政专员须在用章审批 登记手续完备的条件下 方可使用印章 严防 滥用和使用不当 3 印章如有损坏 丢失等情况 须立即上报公司 以便尽快采取对应措施 4 员工办事需借用印章外出时 应填写 印章 证照借用申请单 经审批 后办理借用登记手续 公章外带使用必须同时有两名及两名以上的经办人 5 借用印章原则上应当天归还 当天不能归还者 须事前征得总经理同意后方可借用 6 借用印章者须妥善保管和使用印章 事毕尽快归还 以免影响其他使用 第四条第四条 附件及相关表格附件及相关表格 1 用印申请单 2 印章 证照借用申请单 第六章第六章 公文管理规定公文管理规定 第一条第一条 公文管理公文管理 一 公司的公文是传达贯彻公司的方针政策 请示和答复问题 指导和商洽工作 报告情况 交流经验的重要工具 二 公司公文的收发 领取与寄送 原则上由行政部专人负责 三 公司与行政机关相互传递的各种文书 工商由总经办专人负责 税务由财务部 专人负责 四 公司的公文处理必须做到及时 准确 安全 五 各分公司 驻外办事处于当年工作中形成的公文 都必须由公司总经办指定人 员收集齐全并分类整理归档 以备公司派人进行监检 六 重要文件需要移交总经办由专人核对整理后 于次年初送档案室归档 各分公 司 驻外办事处不得越期自行留存应该归档的文件 七 公司 各分公司 驻外办事处要建立严格的公文管理制度 加强对相关人员的 保密纪律教育 确保公司机密不外泄 八 没有存档价值和存查必要的公文 由专管人员鉴别 登记 报总经办同意后进 12 63 行销毁 九 严禁将秘密公文带往公共场所或家中 十 遇公司 或分公司 各地办事处 搬家 全国年节假日 各部门要提前 24 小 时给相关业务单位发送传真通知 通知内容中要包含搬家 或放假 时间 新 办公地址 邮编 电话 传真等 第二条第二条 公文范围和种类公文范围和种类 一 本管理办法中所指公文 包括公司内部上报下发的各种文件 会议记录 决议 照片 图表 录音带 录像带等有保存价值的资料以及公司与外部公司 政府 机关 团体等单位间相互传递的各种文书 二 公文种类 1 请示 适用于向上级指示和批准 2 报告 适用于向上级反映 汇报工作情况 答复上级的询问 3 指示 适用于对各公司 驻外办事处布置工作 阐明工作活动的指导原则 4 布告 公告 通告 对公司员工公布应当遵守的事项 用 布告 向公司 内外宣布重大事件 用 公告 在一定范围内公布应当遵守的事件 用 通告 5 批复 适用于答复下级请示事项 6 通知 适用于传达上级的指示 任免人员 要求下级办理或者需要知道的事 项 批转下级的公文或转发上级 同级和不相隶属单位的公文 7 通报 适用于表扬好人好事 批评错误 传达重要情况以及需要所属各公司 和驻外办事处知道的事项 8 决定 决议 适用于对某些问题或者重大行动做出安排 撤销各分公司及驻 外办事处不适当的决定事项 经过会议讨论通过 要求贯彻执行的事项 9 函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作 向有关主管部门询问 请求批 准和答复审批事项 10 会议纪要 用于记载 传达会议情况和并要求有关各分公司 驻外办事处共 同遵守执行的议定事项 13 63 第三条第三条 公文行文规定公文行文规定 一 以公司文件形式行文的 一律须经董事长 总经理或授权人核准 涉及法律事 务的相关公文 须经法律顾问核准 二 各分公司 驻外办事处一般不得联合行文 如须联合行文的 须经总经办核准 三 行文应逐级传递 各分公司 驻外办事处一般不得越级行文 因特殊情况 必 须越级行文的 应当抄报越过的上级单位 四 向上级请示的公文 应一文一事 主送一个单位 不得同时抄送下级单位 向 下级单位的重要行文 可以抄报直接上级单位 五 发文应根据需要确定主要抄送单位 不得滥发 第四条第四条 公文效力公文效力 一 凡以总公司下发的公文在整个公司内部或指定的部门内部必须执行 二 公司领导对单一或几个单位下达的指示 相关部门必须执行 其他部门可参照 执行 第五条第五条 公文格式公文格式 一 公文格式一般包括 标题 正文 附件 单位印章 发文时间 主送单位 抄 送 抄报 单位等 二 公文的标题应当准确 简要地概括公文的主要内容 并标明发文单位和公文种 类 除批转法规性文件外 公文标题一般不加书名号和其他标点符号 三 向上级请示的公文 一般只写一个主送单位 如果需要上报另一个上级单位时 可以用抄报的形式 四 发文时间 以领导签发日期为准 联合行文 以最后单位签发的日期为准 五 公文字号一般包括单位代号 文件编号 年号 顺序号 几个单位联名发文 只标明主办单位的公文编号 六 秘密公文应根据秘密程度分别标明 绝密 机密 秘密 公开 七 紧急公文应根据紧急程度分别标明 特急件 急件 一般 14 63 八 会议通过的文件 应在标题之下 正文之前 居中注明通过日期和会议名称 九 公文如有附件 应当在正文之后 单位名称之前 注明附件的名称和件数 十 收 发文单位应写单位全称或规范化简称 联合发文 应将主办单位排列在前 十一 所有文件格式包括字体 字号 一律严格执行格式范例要求 可以直接套用 以求格式的统一 第六条第六条 公文编号方法公文编号方法 一 文件编号方法 文件编号由行政部行政部门专人统一编制 1 规章制度 文件的附件 以文件编号 两位码表示 例如 XZ 01 表示公司行政管理制度的第一份文件是 公司公文管理办法 XZ 01 01 表示公司行政管理制度的第一份文件 公司公文管理办法 的第 一个子文件或附件是 公司规章制度格式 2 对内发文编号 X 字 两位数年度码 3 位流水号表示 例如 X 字 04 001 3 会议纪要 例 会字 04 001 代表 2004 年第一次会议的纪要 4 内部请示报告 例 内请 04 001 代表 2004 年第一份请示报告 5 内部协作函 例 内协 04 001 6 对外文书 例 外字 2004 001 7 部门发文 以该部门简称 两个汉字 两位数年度码 三位数流水码 例 行政 03 001 8 传真格式 对外加盖公章的传真须发件人部门存档 同时报行政部办公室存档 15 63 二 外部来文收文登记 按收文时间顺序编列序号 存档 三 文件分发号 重要文件分发时必须编列分发号 以便区分收件人责任 四 版次 规章制度的修改是十分严肃的工作 所以必须实行版本管理 第七条第七条 公文处理程序公文处理程序 一 发文处理 一般包括起草 会稿 审核 审批 打印 签发 发文 收文 存 档等程序 详见 举例 公公 司司 行行 文文部部 门门 行行 文文 管理权限 行文流程行文流程 管理权限 董事长 总经理 总经办 相关部 门经理 文员 承办人 步骤内容承办人 综合 内勤 部 门 经 理 总经办 董事长 总经理 一起草 二会稿 三审核 四审批 五打印 六签发 七发文 八收文 九存档 二 起草公文的要求 1 要符合公司的方针 政策和有关规定 如提出新的政策规定 应尽量与原来的 有关政策相衔接 并加以说明 2 情况要确实 观点要明确 文字要精练 条理要清楚 层次要分明 标点符号 16 63 要正确 篇幅要力求简短 3 引用的公文要写明发文机关 公文编号 标题和发文时间 4 草拟公文必须使用公司规定的统一格式 所有文件格式包括字体 字号一律严 格执行格式范围要求 可以直接套用样本以求格式的统一 5 数字的写法 正式文件中 除文件编号 统计表 计划表 序号 专用术语和 百分比必须用阿拉伯数字书写外 其他用汉字书写 三 公文审核 公司的文稿在送领导签发前 应由文件起草人所在部门领导审核 审核的重点包括 1 是否需要行文 2 是否符合国家的方针 政策 法律 法令 与本单位发过的公文是否衔接 3 提出的要求和措施是否明确具体 切实可行 4 处理程序是否完备 行文关系 公文格式 编号是否符合规定 5 文字叙述是否符合文法和逻辑 标点符号是否正确 6 审核时如发现不妥之处 必须进行修改 四 公文签发 公司行政文件 由董事长 总经理或总经办签发 公司内部各部门 发文经总经办核准 行政部统一编号 由部门经理签发 1 公文拟稿 改稿和签发 一律用钢笔或签字笔 禁止使用铅笔和圆珠笔 2 签发后的公文不得再作任何修改 若确实需要修改 必须重新送签 3 公文签发后 由行政部专人负责打印 盖章 装订 并以电子版形式分发 4 打印文件要美观大方 符合公文格式 装订要整齐牢固 不漏页 错页 粘页 5 印章盖在年 月 日的中上方 上沿不压正文 下沿略压年 月 日 如正文 末页无空档 可另起一空白页注上日期盖章 并在该页的左上方标明 此页无 正文 字样 6 如收文单位有特殊情况需要文字版公文时 该单位经办人须提供单位主管签字 的公文领取申请表 并填写公文领取登记表后方可从行政部领取 7 公文校对以原稿为准 不得擅自改动原文 五 收文处理 一般包括登记 分办 催办等程序 1 各单位公函 公文 均由行政部专人统一签收 开拆 登记 呈阅 分发并按 17 63 不同类别进行分类处理 单位负责人应根据文件规定的传阅范围或领导指示 安排传阅或办理 公司领导之间不宜直接横向传递 以免积压或传失 2 加强公文检查催办工作 文秘人员对有领导批示的公文 要认真督促 催办 以防积压或漏办 各部门 公司对上级发出的文件 需要汇报贯彻执行情况的 要及时检查反馈 3 领导参加重要会议带回的文件 在汇报和传达后 应将会议文件交总经办立卷 归档 4 没有存档价值和存查必要的公文 由专管人员鉴别 登记后销毁 六 公文张贴 公司发文张贴 5 个工作日后由总经办存档 七 公司在办公区公示张贴出来的公文 视为员工知晓 第七章第七章 办公用品管理办法办公用品管理办法 第一条第一条 分类分类 本办法将办公用品分为消耗品 管制品 固定设施三类 分列如下 一 消耗品 铅笔 自动铅笔芯 圆珠笔 签字笔 美工刀 胶水 棒 胶带 大头针 图钉 曲别针 橡皮筋 口取纸 复写纸 记事贴 橡皮 钉书钉 修正液 公司信纸 信封 档案袋 文件筐 文件夹等 夹子 长尾夹等 支票夹 名片夹 印油 印泥 印台 装订胶带 分页卡 封皮 装订胶片 装订胶圈 装订扣夹 彩纸 传真纸 复印纸 笔记本及财务各种凭证等 二 管制品 电动装订机 装订机 切纸刀 大型订书器 钉书机 剪刀 计算器 打孔器 笔筒 自动铅笔 白板笔 萤光笔 白板 色带 墨盒 硒鼓 盒尺 电池 灯管 灯泡 接线板 U 盘 三 固定办公设施及用具 电脑及配件 台灯 座机电话 移动电话 纸篓 各种 工具 办公桌椅及办公桌上可移动的隔板 第二条第二条 职责职责 一 总经办是公司办公文具用品的主管部门 主要负责文具用品的采购计划 采购 18 63 组织发放和监管 二 公司各部门在每月 26 日收到由总经办发放下月 办公用品申购单 各部门所 有员工填写采购计划 并于 28 日前上报总经办进行采办 三 总经办负责文具用品的入库 并按经审签的 办公用品申购单 进行核对发放 领用人在表 办公用品领用登记表 上签字确认 四 任何办公用品 办公设施及大型 贵重物品需求都由董事长 总经理实施审批 五 所有的采购都按照公司规定的采购时间 流程进行统筹采购 第三条第三条 标准标准 一 个人领用的办公用品为消耗品 二 管制品类文具中大型的 贵重的 可重复使用 需以旧换新的办公用品由部门 进行申领 三 新入职员工需要申领贵重物品的 可根据员工的本职工作特点及限制范围内经 总经理批准后领用 第四条第四条 程序程序 采购计划流程 收集并上报 办 公用品申购单 总经理审批 个人填写 物品清单 下发 办公 用品申购单 按单采购 按单核发领用人签字 一 计划 总经办下发 办公用品申购单 各部门于每月 28 日前将本部门及个人 的 办公用品申购单 清单报公司总经办 二 制单 办公室根据各部门及个人的 办公用品申购单 统计并报总经理审批 19 63 三 采购 办公室依据 办公用品申购单 实施采购 并于每月 3 日前采购完毕 四 入库 保管 公司原则要求零库存 但特殊物品经审批可有少量库存 审报程 序参照月采购计划 采购后的物品由行总经办办理入库手续 由需要的部门进 行领用和保管 五 领用 发放 领用人在 办公用品领用登记表 上签字确认 由总经办按部门 或个人填写的 办公用品申购单 发放 发放日期为每月 3 日 5 日 六 核算 在办公用品发放后 经办人要进行核帐 对各部门及所属员工每月办公 用品消耗费用进行核算 并在每月 5 日前将表 办公用品各月消耗统计汇总表 上报财务 第五条第五条 新员工办公用品采购管理新员工办公用品采购管理 一 采购办流程 交由部门相关负责 人清点核实 总经办采办人 下发 新员工所需 办公用品采购单 总经理审批 采办人按单采购 新员工签收 二 采购 总经办在招聘起始日下发审批后 综合内勤填写表 新员工所需办公用 品采购单 给经办人 由经办人按单于新员工预到岗前采购完毕 三 领用 发放 新员工报到当日在 办公用品领用登记表 上核准签收 四 核算 同月采购规定 第六条第六条 其它制度其它制度 一 普通员工 包括试用期员工 可以根据需要领取消耗性物品 二 特殊文具申购需经总经理批准 三 管制品如有损坏 可以旧换新 如遗失则由领用人自购同品牌 同型号用具或 20 63 按市价现值赔偿 四 严禁员工将公司文具用品带出公司私用 五 人员离职时 应将所有用品一并交回综合内勤或总经办 第八章第八章 印刷品管理印刷品管理 第一条宣传品 一 公司宣传品包括统一印制的公司宣传资料 手提袋 文件夹 信封 稿纸等 二 宣传品由文宣企划部统一编排印刷或订购 三 宣传易耗品由部门进行申领 在分发时应注意节约 不得将公司宣传品私自占 为己有或挪作他用 第二条名片 一 公司名片由文宣企划部按固定格式统一编排印制 二 任何部门或个人不得擅自印刷或使用未经公司批准的名片 第三条在申请领用或印制时应按要求填写 印刷品印制 领用申请 第九章第九章 公务车辆使用管理规定公务车辆使用管理规定 为规范本公司公务车辆的使用和管理 保证办公的需要 特制订本规定 第一条公司现有车辆的管理统一由总经办负责 由司机负责车辆的日常的维护 维 修 清洁等工作 第二条为增强计划性和解决同一方向重复派车的问题 各部门应提前一天做好出行 计划 在当日下班前通知总经办进行统筹安排 第三条申请用车的基本程序为 用车部门填写 车辆使用申请单 经部门经理 分管副总签字 总经办同意后 司机见单出车 表内货品栏由申请部门填写 行驶里程由出车司机填写 第四条办公室对现有车辆的维护保养实行送定点维修站方式 司机每次车辆维修 21 63 保养时 必须到签订维修协议的定点维修站进行维护 司机应在每次进行车 辆维修前要通知总经办 经同意后方可进行维护 第五条司机应如实填写好当次车辆运行公里数 返回至公司时间 并由用车人签字 确认 司机返回公司后及时向派车人做复命汇报 不准假公济私 绕道办私 事 如乘车人要求驾驶员改变预定行驶路线 驾驶员有权拒绝 第六条每月司机将统计车辆的行驶公里数和油耗数报总经办 第七条车辆在行驶中出现故障无法正常行驶需要维修时 可根据具体情况向经理汇 报并经批准后 可就近进行维修 回公司后填写 事件汇报 表交总经办 第八条未经公司许可私自用车者 公司视情节给予用车人和司机至少 200 元罚款 如在私自用车时发生故障需要维修或发生交通事故的 所有费用由用车人和 司机共同承担 第九条车辆申请使用时 因用车人个人工作疏忽导致空载的 由用车人自行承担车 辆使用时产生的过路费 停车费 汽油费及其它费用 折合为 0 8 元 公里 第十条各部门用车所产生的费用均作为成本记在各部门费用中 具体为 过路费 停车费按实际发生额记 由用车人自己支付 报销 汽油费等其他费用折 合为 0 8 元 公里 第十章第十章 待客就餐管理规定待客就餐管理规定 为加强公司业务往来过程中待客就餐的管理 本着 接待服务于工作 费用服从于工 作 的原则 明确招待用餐的审批程序 标准和结算等事项 特制订本规定 第一条第一条 分类分类 根据招待就餐的具体情况 分类如下 一 来客就餐 凡预约来公司公干业务需就餐的 视为来客就餐 分为 工作餐 出外宴请餐 二 出外宴请就餐 22 63 凡公出办理业务需宴请客人就餐的 视为出外宴请餐 第二条第二条 原则原则 一 不属业务往来范畴的 不安排就餐 二 能安排工作餐的 不安排出外宴请餐 第三条第三条 用餐费用标准用餐费用标准 类类 别别标标 准准用餐地点用餐地点 工工 作作 餐餐午餐 7 元 人公 司 出外宴请餐出外宴请餐参照 业务招待费 标准执行公司以外 特别用餐特别用餐其标准由总经理审批 第四条第四条 审批程序审批程序 由用餐部门 承办部门 人员按要求提前填写 招待用餐申请表 经分管副总和总 经理签署意见后执行 在公司外就餐的申请表只交总经办备案 特殊情况不能提前填写 招待用餐申请表 的 须电话请示总经理且批准后执行 并事后补办 招待用餐申请表 第五条第五条 费用结算费用结算报账报账 公司外招待就餐费用 用餐部门依有效用餐票据及 招待用餐申请表 按财务报 销制度执行 第十一章第十一章 办公设备 设施维修办公设备 设施维修 第一条公司公用设施 办公设施及设备由总经办负责催办 第二条各分公司 各驻外办事处的行政人员 在接到公用设施 办公设施及设备 后应及时通知物业进行查验 23 63 第三条公用设施 办公设施及设备维修 一 公用设施包括 灯管 灯泡 接线板等或是用肉眼直接能看到的损坏处并 造成不能正常使用的易耗品类 不需要填 报修单 直接通知负责人采买 由负责维修人员进行更换 需要由专业维修人员进行维修的物品 在收到 采买的办公用品后 由报修人通知物业进行安装 并能够正常使用 二 办公设施及设备包括 电脑 办公桌椅 电话 台灯要填写 报修单 并 报总经办 由总经办通知厂家进行维修 第四条维修物品由总经办在接单 24 小时内采购完毕 并办理出入库手续 第五条经办人在签接收时间后 5 个工作日内必须完成维修工作 如因特殊情况不 能在限定时间内完成 需写明情况 第六条办公设施及设备由各分公司的行政人员根据维修的紧急情况 通知家具厂 家或分销商在 1 10 个工作日内维修好并可正常使用 如因特殊情况不能在 限定时间内完成 需写明情况 第七条经办人在维修完成后将 报修单 交与报修人进行验收 报修人验收后将 报修单 交给总经办 第八条 报修单 立册存档 1 年 以备核查 在存档到期消档前需报行政部经理 进行审批后才能进行销毁 24 63 用用 印印 申申 请请 表表 用用 印印 单单 位位 用用 印印 文件名文件名 份份 数数 事事 由由 集体领导公司总经理 签签 名名 法律顾问 部 门 负责人 经办人 年 月 日 印章印章 证照借用申请单证照借用申请单 借用部门经办人 印章 证照借用时间 事由 计划归还时 间 实际归还时间 本部门经理 意见 25 63 行政人事部 经理意见 总经理意见 借用当天不能归还者须此项审批 加盖公章记录一览表 公司名称 序 号 用章 日期 事由 页 数 用章人 部 门 经理签字 行政部 经理签字 26 63 借用 营业证件 印章记录单 公司名称 序 号 领用证件 印章名称借用日期事由签字归还日期 27 63 企业证件外送领用一览表 公司名称公司名称 序 号 证件名称 份 数 用途日期领用人 28 63 企业证照变更交接单 变更公司名称 变更证件名称 变更时间年 月 日 变更后证件时间 变更内容 变更前内容 29 63 变更后内容 制单部门总经理签字 经办人签字 年 月 日年 月 日 接单部门总经理签字 经办人签字 年 月 日年 月 日 注 1 接单部门经办人签字当日将此单交给总经办存档 2 变更后的证件复印件要交给总经办存档 总经办根据变更最长期限索要 办公用品请购单办公用品请购单 请购部门请购部门 名称型号数量价格用途 30 63 请购人 部门负责人 办公用品领用记录办公用品领用记录 部门 部门 月份月份物品名称物品名称数量数量单价单价合计合计总计总计领用人领用人备注备注 31 63 新员工所需办公用品采购单 部门职 位 人数拟到岗时间年月日 办 公 用 品 清 单 一 办公设施一 办公设施 1 电 脑 台 包括键盘 鼠标 各种联接线 鼠标垫 接线板及安装办公软件 2 电 话 部 3 垃 圾 筒 个 4 办公桌椅 套 二 办公用品二 办公用品 铅字笔 黑 自动铅笔 铅笔铅 橡皮 尺子 固体胶棒 涂 改液 记事贴 笔筒 壁纸刀 剪刀 订书器 起钉器 打孔器 计算器 曲别针 钉书钉 合同夹 档案盒 文件框 塑料书架 以上办公用品购买 套 32 63 申请采购人 年 月 日 意见 总经办 年 月 日 审 批 意 见 意见 总经理 年 月 日 采 购 结 果 采购结果 采购人 年 月 日 车车 辆辆 使使 用用 申申 请请 单单 申申 请请 部部 门门用用 车车 人人 事事 由由 行行 车车 路路 线线 由 至 出出 车车 时时 间间 年 月 日 时 分 行车路线图行车路线图 货货 品品 货 值 元体 积 长 宽 高 cm 数量 个 运运 行行 里里 程程 底数 公里 返回数 公里 行驶公里数 公 里 返回时间返回时间 年 月 日 时 分 33 63 部门负责人签字部门负责人签字派车人签字派车人签字司机签字司机签字 表表 1212 车车 辆辆 使使 用用 申申 请请 单单 申申 请请 部部 门门用用 车车 人人 事事 由由 行行 车车 路路 线线 由 至 出出 车车 时时 间间 年 月 日 时 分 行车路线图行车路线图 货货 品品 货 值 元体 积 长 宽 高 cm 数量 个 运运 行行 里里 程程 底数 公里 返回数 公里 行驶公里数 公 里 返回时间返回时间 年 月 日 时 分 部门负责人签字部门负责人签字派车人签字派车人签字司机签字司机签字 事事 件件 汇汇 报报 部 门事 件 发生时间 年 月 日 发生地点 事 件 经 过 及 处 理 34 63 汇报人签字 情 况 年 月 日 部 门 处 理 意 见 签字 年 月 日 结 论 维维 修修 单单 报报 修修 人人报修时间报修时间年 月 日 时 报修内容 报修内容 购买物品清单 购买物品清单 序号序号物品名称物品名称规格型号规格型号数量数量备注备注 35 63 接单人接单人接收时间接收时间年 月 日 时购买时间购买时间年 月 日 时 经办人经办人 接收时间接收时间年 月 日 时 维维 修修 完成时间完成时间 年 月 日 时 未完成未完成 情况说明情况说明 验验 收收 情情 况况 签字 签字 年年 月月 日日 第二部分第二部分 人力资源系统管理规定人力资源系统管理规定 第一章第一章 员工聘用员工聘用 第一条 人员增加申请 一 各部门需要增加人员 须首先填写 招聘申请表 说明申请理由 增补人 数 预计入职时间以及需要具备的基本条件等内容 二 总经办对增补人员的申请进行初步审核 提出拟办建议 呈总经理审批 三 总经理批准后 总经办办理人员招聘工作 四 部门经理以上人员的聘用需经副总经理以上领导面试 第二条 员工招聘 36 63 一 拟订招聘计划 招聘计划应包括以下内容 1 招聘职位名称及名额 2 任职资格 3 职位预算工资 4 预定任用时间 5 招聘稿及选择招聘方式 6 资料审核人员及办理日期 7 甄选方式及日程安排 8 面试的场地安排 二 根据招聘计划 发布招聘信息 三 应征信处理 1 招聘信息发布后 对收到的应征资料进行初步审核后 通知合格的应聘者来公 司面试 2 不合格者资料 归档一个月后销毁 四 甄选 对初选人员的甄选可采用笔试和面谈 1 笔试包括 1 专业知识测试 由用人部门拟定试题 2 领导能力测试 适用于干部管理岗 3 智力测验 可选 2 面谈由用人部门领导 总经办或与任用岗位相关的主管级以上的人员分别或共 同进行 面谈应注意 1 尽量使应征者感到亲近 自然 轻松 2 注意倾听应征者的自我介绍及对任职岗位的认识 3 将面谈情况记录在面谈记录表上 4 面谈结束前 告知对方决定是否录用的大致时限 五 背景调查 经甄选合格 初步决定的人选 视情况做有效的背景调查 六 结果评定 经评定录用的人员会商用人部门后 由总经办打电话或邮件通 知报到 安排入职培训的准备工作 第三条 报到时应携带的资料 37 63 经评定被录用人员由总经办通知报到 报到时应携带下述资料 一 身份证 二 毕业证 学位证 三 相关资格 等级证书 以上资料原件及复印件以上资料原件及复印件 5 5 份 份 四 沪籍员工须提供本人的 劳动手册 及原工作单位的退工单 五 非沪籍员工需在入职报到后一个月内提供由本人户口所在地派出所出示的 户籍证明 六 近期 1 寸 2 寸免冠彩照 5 张 第四条新进员工报到时 总经办应逐项办理下列事项 一 查验个人资料 如资料不全 应限期补交补办 二 查验个人资料的真伪 如是假证件不予录用 三 新员工填写 个人信息登记表 四 签订 劳动合同 保密协议书 承诺书 五 安排工作场所 由用人部门协助 六 发放 员工手册 岗位职责 工作行为规范 及办公用品 七 介绍公司基本情况和一些特殊的注意事项 八 将新员工所需表格 文件放入办公电脑内 九 发放抽屉 房间钥匙及门卡等 十 视情况引导参观各相关部门 会见各部门领导及员工 十一 安排培训事项 第五条部门经理及以上管理人员到任当日由总经办行发布 任命书 第六条总经办在收集齐全新进员工个人资料后 将该员工的个人资料归档 第七条新员工一般需经 3 个月的试用期 最短不少于 1 个月 试用期间工作业绩突 出 遵守公司规章制度 有具体事迹者可提前转正 第八条新员工在试用期接受个人能力 职业素养 发展潜力等多方面考察 试用期 届满前一周 用人部门和总经办对其任职期间的表现进行考评 并提出是否 录用建议 报部门分管副总和总经理审批 第九条经考评合格 批准转正者 本人填写 新员工转正申请表 用人部门填写 38 63 员工正式录用考核审批表 经用人部门负责人 总经理签字同意方可转 正 考核不合格者 会商用人部门延长试用或通知离职 办理离职手续 参 看第三章 辞退管理制度 第十条新进员工在试用期间表现不佳 用人部门认为有必要提前结束试用 由用人 部门填写 人事异动申请表 报请总经办经审批后停止试用 第二章第二章 晋升 降职 调动晋升 降职 调动 第一条凡个人感到工作不适合或无法胜任时 可向总经办申请调职 但未经核准前 不得擅离现职或怠工 第二条员工升职 降职 调动时 由部门经理与异动员工谈话后填写 人事异动申 请表 转总经办会签意见后 呈总经理批准 第三条未批准的升 降 调 人事异动申请表 退回申请部门 第四条经批准的 人事异动申请表 由总经办存档并作为发布人事异动 通知 的 依据 第五条经批准的人事异动涉及调资者 总经办应根据上级主管对异动申请的批示 填写 薪资调整单 呈批 核 后转财务部门 第六条申请部门 异动本人应在 3 日内填写 工作移交表 办理工作移交手续 履 任新职 第三章第三章 辞退辞退 辞职 辞职 第一条因不胜任工作或其他原因被辞退 解除合同 的员工 由用人部门填写 人 事异动申请表 经总经办会签后 呈总经理核准 提前 30 天发给该员工离 职通知 第二条发给离职通知前 用人部门经理或行政人事主管应与当事人面谈 说明解职 原因 第三条通知离职的当日 总经办协助用人部门办理工作 物品移交 重要物品 文 件必须于通知离职的当日移交完毕 第四条工作移交时要填制 移交单 并由各相关部门会签确认无遗留问题 方可办 39 63 理档案 社保关系的转移手续 并核定离职当月的薪资 离职当月的薪资不 单独发放 应在公司发薪日统一发放 第五条符合辞退规定的 由部门经理与总经办会商意见 报总经理审批后发辞退通 知 辞退通知副本转财务部 办理离职手续后 核发资遣费 具体规定如下 一 患病或者非因工负伤 医疗期满后 不能从事原工作也不能从事公司另行 安排的工作的 二 员工不能胜任工作 经过培训或者调整工作岗位 仍不能胜任的 三 劳动合同签订时所依据的客观情况发生重大变化 致使原劳动合同无法履 行 经当事人协商不能就变更劳动合同达成协议的 四 品质恶劣 个人形象及言辞对公司造成负面影响者 第六条公司辞退可以根据员工的工作年限 按工作满 6 个月支付半个月工资 每 满 1 年支付 1 个月工资 最多经济补偿不超过 6 个月工资的标准向员工支 付经济补偿 第七条 员工离职后 总经办依据人员异动申请表办理以下工作 一 签订 离职协议 二 与交接人核实所有物品及文档的交接情况 三 撤销员工专属邮箱 四 安排办理社保转出手续 五 将公司内部员工离职档案另行存放管理 第八条员工因故无法继续服务时 应提前 30 天填写辞职申请书递交本部门经理呈 请辞职并转呈总经办 工作移交时要填制 移交单 并由员工本人找各部门 经理签字确认后办理相手续 具体事宜参照辞退的规定 部门副经理以上人 员须提前 2 个月填写辞职申请书递交主管领导审批 第九条工作移交表原件由公司总经办备案 交接人留存复印件 第四章第四章 考勤考勤管理制度管理制度 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为了加强公司内部的考勤纪律管理 维持正常的工作秩序 提高工作效率 40 63 同时为工资计算 考核评定 员工奖惩提供依据 特制定本制度 第二条第二条 本制度适用于公司总经理以下的全体正式员工 含试用期员工 对非公司正 式员工的管理可参照执行 第三条第三条 工作时间 1 公司实行定时工作制 2 每周上班时间为 周一至周五 3 每日上班时间为 9 00 12 00 am 13 00 17 00 pm 冬令时 12 00 13 00 为公司的午休时间 9 00 12 00 am 13 30 17 30 pm 夏令时 6 1 9 30 11 30 13 30 为公司的午休时间 第二章第二章 考勤管理原则考勤管理原则 第四条第四条 公司实行电子考勤形式和考勤核实制 每月 1 日由行政人事负责统计员工考 勤 缺勤而无正当理由者 按公司相关规定予以处罚 1 员工必须严格遵照公司工作时间的规定作息 2 普通员工请假须得到部门经理签字确认 交总经办备案 3 考勤管理系统由总经办进行管理 无总经办的指令 任何人不得改动系统的设 置 违者按严重违纪处罚 第五条第五条 考勤管理形式 1 行政人事人员负责新入职员工考勤信息的录入 2 员工