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1 文件资料标准化培训 培训人 日期 2 目录 培训内容介绍 制度基础知识 文件归档 3 培训内容 公文基础知识 4 公文基础知识 公文是是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的重要工具 公文定义 5 公文基础知识 目前推行应用的文件资料主要包括以下六个类别 1 企业经营管理基本总则 2 程序性文件资料 3 技术性文件资料 4 管理性制度文件资料 5 流程文件资料 6 记录表单文件资料 文件资料类别类别 集团办公室是集团公司文件资料总的归口单位 质量管理系统是集团公司技术性文件资料的归口管理单位 文件管理归口 6 公文基础知识 公文是有固定格式的文件 在公司内部日常流转的文件类型只有两种 业务便签和红头文件 常用文种 业务便签 通知 通报 函 请示红头文件 会议纪要 报告 对外发文 7 经常用到的公文种类 1 公文分上行文和下行文 上行文指公司二 三级行政单位对一级行政单位的公文 下行文指公司一级行政单位对二 三级行政单位的公文 2 公司行政性公文要严格按照行政等级行文 杜绝越级行文 3 从集团的层面看二级行政单位指各一级行政单位下设的部门 事业部 中心 办公室等 4 三级行政单位为二级行政单位下设的处 班 组等 5 事业部的发文 一些常规事宜在事业部总经理权限范围内可以不通过本部直接发文 不属于越级发文 如 常温北京事业部可以直接给低温北京事业部发文 不属于越级 8 注意事项 在通知 接洽 报告 请示 等文种中应该注意的情况 1 主送部门要明确2 文头选择要正确3 通知要注意时间的有效性和几个需要注意明确的几个重要点 原因 时间 地点 安排4 标清页数5 红头文件首页不显示页码 9 9 报告 向上级汇报工作 反映情况 提出意见或建议 答复上级领导或单位的询问 用 报告 一般用 特此报告 作结 请示 向上级领导或部门请求指示 批准 用 请示 一般使用惯用语 妥否 请批示 作结 报告是陈述性的上行公文 请示是请求性的上行公文 具有隶属关系的上下级单位之间使用 注意事项 10 二 平行文 函 函 平行单位 不相隶属单位之间商洽工作 询问或答复问题 向主管部门请求批准和答复审批事项 用 函 一般用特发此函 请复函或此函作结 特点 不相隶属机关间行文在写法上要态度谦和 多用商量的口气 不能强加于人 更不能用指示性的口吻 注意事项 11 通报 传达重要精神 表彰先进 批评错误 用 通报 特点 情况通报 表扬或批评通报 专题通报 一般以 特此通报 作结 注意事项 通知 发布行政措施 转发上级单位或部门 同级单位或部门和不相隶属单位或部门的公文 批转下级单位或部门的公文 传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项 任免和聘用管理人员 用 通知 一般使用惯用语 特此通知 作结 特点 批示性通知 指示性通知 告知性通知 一半以 特此通知 作结 12 公文一般由秘密等级 保密期限 紧急程度 发文单位标识 发文字号 签发人 标题 主送单位 正文 附件 成文时间 印章 主题词 抄送抄报单位 印发单位和印发日期等部分组成 公文格式还包括公文用纸规格和装订要求 日常公文的格式要求 13 13 业务便签业务便签的要点 表头要选择正确 不要随意捏造表头 表头字体为黑体五号 注意书写的起草部门和主送部门要规范 不要随意书写 并且起草部门上下要一致 标题的结束语要与表头 结束语一致 如正文内容较少 可以正文上空一行 也可不空 正文的内容字体要求三号仿宋字体 特殊情况可以用小三号仿宋字体 最小不得小于四号 抄报和抄送部门要正确使用 抄报是上级部门或者人员 抄送是平级部门或人员 但是不允许是职位名称 如 总经理等 日常公文的格式要求 14 一 发文单位标识应当使用全称或者规范简称 联合行文 主办单位应当排列在前 发文单位标识应使用一号宋体字 用红色标识 二 红头文件的题头是宋体一号字 三 抄送单位指除主送单位外 需要执行或知晓公文的其它单位 应当使用全称或规范化简称 统称 四 抄报单位指发文单位的上级单位或领导 五 发文字号 包括单位代字 年份 序号 联合行文 只标明主办单位发文字号 发文单位标识横线下空一行 宋体八号字 用三号仿宋字体 居中排布 年份 序号用阿拉伯数标识 年份应标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 不加 第 字 红头文件格式的注意事项 15 15 六 公文标题 应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类 一般应标明发文单位 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不用标点符号 公文标题应在文号下空一行 宋体八号 用小二号宋体字 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 七 公文如有附件 应当在正文之后 成文时间之前注明附件顺序和名称 附件在正文下空一行 左空2字用三号仿宋字标识 附件 二字 后标全角冒号和名称 附件如有序号需使用阿拉伯数字 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 公文如有附件 且附件名称较长 在换行后要与序号对齐 如附件 1 红头文件格式的注意事项 16 16 八 成文时间 以负责人签发的日期为准 联合行文 以最后签发单位负责人签发的日期为准 成文日期三号仿宋体标识右空四个字 用汉字将年 月 日标全 零 写为英文大写字母 O 九 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 结构层次序数可越级使用 但不能逆用 规范性公文的结构层次序数如果较多可视需要分为章 条 款 项 目 可以使用英文字母等进行分层级处理 注意 结构层次可以越级使用 但不能逆用 十 加盖印章要求 1 单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称 只标识成文日期 加盖印章应上距正文一行之内 端正 居中下压成文日期 当印章下弧无文字时 仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 印章中心线压在成文日期上 2 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 红头文件格式的注意事项 17 十一 红头文件首页不显示页码 首页后页码显示居中 两页以上的便签文件 页码需要标识 共 页第 页 字体与标题处同为黑体五号 位于右边框对齐 中间字体空两格 如 共2页第2页 除标准化文件格式要求外 起草的公文 报告 会议纪要 总结和规划等 必须使用本部门的红头文件 在生成文件时 只允许出现红头文件和业务便签两种公文格式 不允许出现其他的任何形式的文件 两页以上公文必须双面打印 十二 公文用纸一般采用国际标准A4型 210 297 左侧装订 页边距具体为 上边距37mm 下边距35mm 可根据文件内容进行调整 左边距28mm 右边距26mm 下边距可根据正文内容进行调整 但不可大于35mm 红头文件格式的注意事项 18 18 红头文件红头文件要点 页边距 上 下 左 右的页边距分别是 3 7 3 5 2 8 2 6 注意标题和文号间的三个距离为 宋体八号字 结束语要左空两个字 附件位置为 下空一行 左空两个字 如有多个附件要用数字按顺序排列 附件不允许用任何标点符号 如附件名称较长要与附件后的数字对齐 成文日期 右空四个汉字 如正文较少 成文日期与结束语要空三行 红头文件格式的注意事项 19 19 1 各部门在起草文件时 无论是业务便签还是红头文件 有公章的单位均需在公文落款处加盖公章 2 对于购买设备 外付款项等请示类公文需在正文内表述清楚购买原因 设备用途 预算价格等要素 购买设备类文件 参照总裁授权制度后再行文 3 基建类 购买设备类文件进行公文流转时 须具有工程服务中心第一负责人签字的投资预算和工期文件 出具请示文件给财务管理系统 待财务系统出具相关意见后同该请示一同呈总裁 4 请示 报告两项公文需按行文规定由部门第一负责人在文件落款日期任意处签字 或授权他人代签 不可用手章 特殊情况除外 如不按上述规定办理的为无效公文 不予受理 退回发文单位重新处理 延误时间由发文单位自行负责 5 各部门在产生文件时 日常简单业务文件必须有一个签字为亲笔签字 不允许一份文件全部为手章文件 此文件无效 正式公文起草的注意事项 20 培训内容 制度基础知识 21 制度 正文层次结构 22 制度 字体和字号 23 制度 字体和字号 24 制度 字体和字号 25 1 文件资料版式一般采用国际标准A4型 210 297 左侧装订 2 页边距设置要求 上边距37mm 下边距35mm 左边距28mm 右边距26mm 3 行距 设置成 单倍行距 或可根据实际情况调整 固定值 4 纸张页面方向的设置要求 正文需设置为 纵向 排版 图 表 附件可根据实际需求设置成 纵向 或 横向 排版 5 纸张大小的设置要求为标准A4打印纸 6 文件资料需插入页码 并体现在文件下边距居中的位置 首页不显示页码 制度 板式要求 26 培训内容 文件归档 27 纸板归档 纸板归档 1 现在要归档的文件主要是日常的业务便签 所以只需按照文件类别进行整理归档 每月档案进行整理 2 公司的所有红头文件都是归口经理办 由经理办审核方可上报 并且存档 28 不用归档文件 1 主管级包括主管级以下人员台帐 旬清卡2 各级政府及各级单位往来文 有本单位批办意见的要归档 3 若季度或半年报表已包含日 月度报表 则日 月报表可以不归 凡签字版均应归档 4 主管级包括主管级以下人员总结计划汇报材料5 重文6 非法定性草稿性文件7 参考性或下载文件8 行政监督管理部门处形成的被服务监督方形成的见证性材料 由起草部门归档 29 29 1 文件归档 首先建立总文件名为2011 其次按本部门电子文件形成的各类档案分别设一级类目 如通知 通报 请示 红头文件等 然后再按月份进行分开 分别建立二级类目 三级类目 2 日常文件的整理 按照自己的工作职责 建立相应的文件夹 比如说 我的工作可以分为体系类 文档类 费用类 党工团类 然后再按重点建立相应的子类目 电子文件归档 30 30 电子文件的归档 本着 随办随归 的原则进行预归档 将办理完毕的电子文件按种类放入所属文件夹中 同时对每一种类的电子文件编制电子文件归档目录 其格式 文件编号 电子文件的流水号责任者 制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 文号 电子文件的发文字号 题