企业文件编制与流转管理制度.doc

内部信息传递管理制制度ABC有限公司公文制定及流转管理制度 文件编号：IC-CA-03-2016内控-流程简称-制度顺序编号-2016修订记录版次修订日期修 订 说 明1.0初版发行会签栏部门名称部门权责人员签字部门分管副总经理总经理： 董事长：密级管理文件类型管理制度文件等级公司级密级保密总页数X页一、 目的为进一步加强公司内部公文制定及流转管理工资,规范公司内部各类公文的编制、审核、签发、流转等流程和管理，确保文件的信息质量，保证文件能及时准确传递到相关责任部门，特此制定本文件管理制度。二、 适用范围ABC公司所有文书资料，包括内部编制与签发的文件及收到外单位或政府文件等。三、 职责岗位名称职责岗位说明书对应条款办公室文员档案日常管理人，岗位职责说明书_办公室文员第1-5条办公室主任负责公司对内、对外发文审核、协助公司规章制度的建立和执行监督岗位职责说明书_办公室主任第1、4条1、内部文件制定与流转流程 四、 公文制定及流转概略图2、外部文件的流转和处理 五、 内容(一) 内部文件的编制与签发第1条 公司内部文件，指在公司内部进行信息传递、沟通的所有文档资料，包括管理制度、章程、流程、办法、标准、手册、作业指导书、通知、通报、报告、计划、方案、总结、会议纪要等，均要求按照本管理制度的规定进行编制与流转。第2条 根据文件使用的目的和需求，部门经办人在编制文件前，通过不同来源进行信息收集，包括：生产一线信息、财务信息、监管信息、政府部门公开信息、ERP信息系统数据等，选择重点关注的信息类型和内容，并对信息进行分析、筛选和汇总，确保信息内容的真实性、准确性、完整性和有效性。第3条 部门经办人员基于所收集的信息，选择适合的公文类型，按照规范的格式要求和行文规则编写文件，确保文件的形式和内容便于使用者理解，能够满足使用者对生产经营信息的需求，并有助于公文使用者进行管理决策。第4条 公文编写完成后，部门经办人需填写文件签发申请表（附件1），明确文件的发文部门、发文原因、收文范围和文件密级等信息，提交有关部门进行审核签发。对于公司范围内广泛使用的文件，需提交部门负责人和分管副总经理审核，并交办公室主任复核，再提请公司总经理签发；对于部门内部使用的文件，需提交部门负责人审核，再提请公司相关业务分管领导签发。第5条 文件签发完成后，办公室文员根据审批完备的文件签发申请表所列示的收文范围，将文件和移交登记表（附件2）一起流转至各相关业务部门，各业务部门收到文件后依次在签收确认表上签字确认。第6条 办公室文员将文件签发申请表与移交登记表归档保存。(二) 外部文件的流转和处理第1条 外部文件,指独立于公司内部资料,从政府部门、客户、社会组织等外部机构以各种形式受到的资料，均适用本制度对外部文件流转和处理的规定。第2条 办公室负责对外部文件进行统一收文和登记。办公室文员收到外部文件后，将文件信息记入收文登记表（附件3），列明文件名称、收件时间、发出单位（从快递单中获取）等信息，并由办公室经办文员在收文登记表上签字确认。第3条 办公室文员完成收文登记后，请示办公室主任，经办公室主任批准和确定文件流转部门，