硕士论文 基于工作流的办公自动化系统的设计和实现.doc

摘要 随着我国教育事业的蓬勃发展和教育体制改革的不断深入 高校部门日常管理工作 的效率问题越来越受到教育界的重视 办公自动化系统在高校日常管理中的应用可以大 大改善高校的教学 科研与日常教学管理的基础环境 随着信息技术和 Internet 技术的 不断发展 建立一个高质量并且符合高校实际情况的办公自动化系统 是提高高校办学 管理水平和工作效率的重要手段 本文首先论述了办公自动化系统和工作流技术的相关理论 为设计出基于工作流的办 公自动化系统提供理论基础 在办公自动化系统的功能需求分析中 对高校办公自动化 系统的功能划分为四个工作模块 并对系统数据库 系统安全性进行详细设计 本系统具有以下特点 一是适应性强 逻辑上能概括不同高校 不同部门单位的大多 数办公业务 二是产品化程度高 应用系统搭建过程规范 迅速 对该系统稍作修改即 可适用于不同高校部门 实现了高校办公自动化系统的主要功能 实践证明整个系统试 运行效果较好 证实了系统设计的合理性 关键词 办公自动化系统 工作流 高校 Abstract With the vigorous development of China s educational undertakings and the deepening of reform of educational system university department of the efficiency of the daily management of the education sector more and more attention Office automation system in the daily management of universities can greatly improve the university s teaching research and daily basis for teaching management environment As information technology and Internet technology continues to evolve to create a high quality and consistent with the actual situation of university office automation system is to improve school management and the university an important means of efficiency The first deals with the office automation system and the theory of workflow technology for the design of a workflow based office automation system to provide a theoretical basis In the office automation system functional requirements analysis office automation system on the function of universities is divided into four work modules and system database the detailed design of system security This system has the following characteristics First adaptability logic can be summed up in different universities different departments of most office business units the second is a high degree of product process specifications to build applications quickly Minor modifications the system can be applied to different university departments Office automation systems to achieve the university s main function the system proved better test run proved the rationality of the system design Keywords office automation Workflow university 目 录 第 1 章 绪论 1 1 1 课题的开发背景 1 1 2 课题的现实意义 1 1 3 办公自动化系统国内外研究状况 2 1 3 1 OA 系统在国外发展状况 2 1 3 2 OA 系统在国内发展状况 5 1 4 本文的研究内容与组织结构 6 第 2 章 高校办公自动化系统涉及的主要技术 7 2 1 工作流的基本概念 7 2 2 工作流管理系统研究 8 2 2 1 工作流管理系统的分类 8 2 2 2 工作流管理系统的功能 10 2 3 WFMC 的工作流规范 11 2 3 1 工作流管理系统的通用系统结构 11 2 3 2 WFMC 的工作流参考模型 13 第 3 章 基于工作流的高校办公自动化系统需求分析 16 3 1 办公自动化系统可行性分析 16 3 2 办公自动化系统功能需求分析 17 第 4 章 基于工作流的高校办公自动化系统总体设计 22 4 1 办公自动化系统功能结构设计 22 4 1 1 公文管理模块 22 4 1 2 事务处理模块 24 4 1 3 日程管理模块 25 4 1 4 档案管理模块 26 4 2 办公自动化系统数据库设计 27 4 2 1 数据库设计的原则 27 4 2 2 数据库的文件类型 28 4 3 办公自动化系统安全性设计 29 4 4 办公自动化系统体系结构设计 30 4 5 办公自动化系统开发平台分析 32 第 5 章 基于工作流的办公自动化系统详细设计 35 5 1 登录权限设计 35 5 2 公文管理模块设计 35 5 2 1 收文管理 35 5 2 2 发文管理 36 5 3 事务处理模块设计 37 5 4 日程管理模块设计 38 5 5 档案管理模块设计 39 第 6 章 系统测试 41 6 1 功能测试 41 6 2 性能测试 42 6 3 测试结论 42 结论 43 参考文献 44 致 谢 46 0 第 1 章 绪论 1 1 课题的开发背景 办公自动化 Office Automation 简称 OA 是 20 世纪 70 年代中期在发达国家迅速发展 起来的一门综合性技术 现已逐渐成为当今社会 高校部门 政府部门和各行各业办公 系统的主流 它是网络化 知识化和信息化社会的产物 它将计算机技术 通信技术和 网络技术有机的结合在一起 实现高校部门内部之间 部门与员工之间 员工个人与个 人之间办公信息和资源的共享 方便了高校部门领导层的决策制订 实现办公信息处理 的大容量 高速度 提高了办公活动的高效率 高质量实现 办公活动的人机智能化 有利于提高企事业单位的办公自动化水平 有利于提高办公效率 规范办公流程 降低 办公成本 实现资源共享 增强协同工作能力 是科学管理的必由之路 随着计算机技术的发展和信息时代的到来 计算机技术 网络技术已经渗透到高校部 门的日常工作中 大量的公文 报告 报表 数据等各类信息量越来越大 涉及到的部 门 合作伙伴越来越广泛 传统的手工处理方式 文件 报表的传递方式和信息的利用 方式已经不能满足办公发展的需要 影响了办公部门的决策和业务的发展 办公部门迫 切需要利用已经拥有的计算机 网络资源 实现部门的信息化 加快内部的信息流通与 信息的有效利用建立完善的办公自动化系统 1 2 课题的现实意义 虽然市场上办公自动化产品种类繁多 但是真正适合我国高校单位的产品不多 主 要有以下几个原因 1 目前市场上对办公自动化水平的认知和理解存在在层次上的差异 因此导致办公 自动化产品几乎都是 孤军奋战 与其他系统的集成程度较差 2 作为应用软件来说 如何利用低成本开发出满足需要的产品 同时达到使用效果 的目的也是一个难题 市场上现有的办公自动化产品要不就是与高校部门的契合度不是 很大 要不就是价格昂贵 让人难以抉择 因此需要针对高校的地区特点和部门职能特 点 利用已有基础资源 降低开发成本和应用成本 开发出结合部门实际情况的 能够 方便的实现系统升级应用产品 1 3 实践超前 理论滞后是办公自动化这一新兴应用型学科的弊端 因为办公自动化 技术先进 实践发展迅速 其理论发展跟不上实际需要的现象十分明显 这使得办公自 动化理论研究的重要性 紧迫性提高 如果总是忽视办公自动化理论的总结 只重视技 术应用的话 那么将会使办公自动化系统建设因为缺乏理论指导而遭遇诸多阻碍 不可 避免的走许多弯路 具体来说 我们要实现的基于工作流的办公自动化的意义如下 1 实现办公信息处理的大容量 高速度 电子计算机具有高速处理大容量数据的能力 运用系统工程学 计算经济学等科学 方法 可向高层管理人员提供多种可供选择的方案 以便迅速做出决策 制定计划和规 则 对社会和生产过程进行优化的控制和管理 使所管理的企事业单位达到预定的目标 2 实现办公活动的高效率 高质量 用现代化的科学技术装备办公体系 使办公的高层管理人员及一般工作人员能够使 用这些现代化的手段和方法改进目前所采用的信息生成 传送 处理的手段和方法 如 函电公文的来往 数据信息的手机 统计 打印 复印 文件的档案的保管和检索 报 表 草拟文件和举行会议等等 以提高工作效率和工作质量 改进办公的功能结构 节 省人力 物力 3 实现办公活动的人机智能化 办公自动化系统是一个人机系统 是办公管理人员通过使用先进的办公自动化设备 使设备代替部分人的操作 提高办公效果的准确性 1 3 办公自动化系统国内外研究状况 1 3 1 OA 系统在国外发展状况 OA 的概念最早是由美国人哈德于 1936 年首先提出 但直到 20 世纪 50 年代才在美 国投入实际应用 最初 OA 系统只是具有电子数据处理 EDP 的简单功能 到了 20 世纪 60 年代早期的 EDP 系统逐渐被管理信息系统 MIS 所取代 20 世纪 70 年代后期才形成涉 及多种技术的新型综合学科技术 办公自动化 具体来说 办公自动化系统在国外发展 主要经历三个阶段 2 第一代 OA 系统以个人计算机 办公套件为主要标志 应用基于文件系统和关系型数 据库系统 以结构化数据为存储和处理对象 强调对数据的计算和统计能力 实现了数 据统计和文档写作自动化 完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子式的飞跃 实 现了个体工作的自动化 1 第一代办公自动化系统的框架如图 1 1 所示 第一代办公自动化 公 文 起 草 与 打 印 公 文 管 理 与 发 送 公 文 信 息 查 询 人 事 档 案 管 理 会 议 安 排 与 管 理 财 政 预 算 与 管 理 计 划 制 定 与 管 理 图 1 1 第一代办公自动化系统框架图 从信息技术的发展来看 基于关系型数据库的第一代 OA 系统存在着一些以下不足 一是个人计算机的负担过重且价格偏高 二是由于缺乏公共的基础通信平台 系统不仅 通用性差 可再用性低 而且没有通信和协调工作的能力 不能建立统一的集成办公平 台 三是系统自适应能力较差 只能按开发时确定的思路 流程和功能处理信息 四是 信息管理系统只限于部门内部 没有或缺少外部信息来源 第二代 OA 系统以网络技术和协同工作技术为主要特征 实现了不同职能部门间的工 作流程自动化 2 这一阶段的办公自动化系统具有以下特点 1 以网络为中心 以非结构化数据的工作流为主要存储和处理对象 2 更多的承担了一个信息渠道的责任 建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息 共享机制 建立协同工作的环境 为办公提供一个自动化工具 在办公自动化覆盖到的 办公机构内 所有办公人员都可以根据自己的权限 通过办公自动化系统了解自己需要 完成的工作 包括上级交代的事情 需要交给别人做的事情 需要与别人合作的事情 自己需要的信息以及与别人共享的信息等 也就是说通过 OA 系统 办公人员能够对自动 所要实施的任务和目标一目了然 3 第二代 OA 系统的框架如图所示 与第一代相比 第二代 OA 系统虽然前进了一大步 但是缺少对知识的管理 这与知识经济的发展不相适应 信 息 集 成 信 息 管 理 信 息 发 布 业 务 讨 论 公 文 管 理 公 共 信 息 个 人 信 息 会 议 管 理 档 案 管 理 电 子 邮 件 综合信息应用通用办公自动化 第二代办公自动化 图 1 2 第二代办公自动化系统框架图 第三代 OA 系统以网络 Internet Interanet 为中心 是融信息技术 业务流程和知识 管理于一体的应用系统 3 它以知识管理为核心 提供丰富的学习功能与知识共享机制 确保使用者能随时随地的根据需要向专家学习 使工作人员在 OA 系统中的地位从被动向 主动转变 并因此提高办公工作的效率 第三代 OA 系统具有以下特征 1 具有强大的数据信息处理功能 面向知识管理的 系统充分集成各种信息数据 这些数据不仅包括电子邮件信息 而且还包括文件系统中的文件 传统关系数据库数据 数据仓库中的数据和互联网上的各类数据等 2 具有多种共享方式和强大共享能力 第三代 OA 系统充分利用各种协同工作手段 包括多方交互式讨论 文档共享 电子邮件以及一些辅助工具来提供信息 除此之外 还提供不同层面的信息共享方式 包括移动通信设备的支持等 3 能够起到 知识管理 的平台作用 面向知识管理的 OA 系统逐步把知识管理原 则与实践融入到每个工作人员的日常生活中去 它不仅模拟的实现了工作流的自动化 还实现了工作流每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程 1 3 2 OA 系统在国内发展状况 自动化技术在我国的的起步较晚 20 世纪 70 年代才从国外传入 到 20 世纪 80 年代 才得到真正的发展 从发展过程来说 我国的办公自动化可以划分为三个阶段 4 1 启蒙与准备阶段 1981 年 1985 年 20 世纪 80 年代初期 世界性的高技术革命浪潮对我国形成了冲击 管理现代化 决 策科学化的重要性引起了人们的注意 在这一背景下 国内相当一批科技 信息科技工 作者进行办公自动化的理论研究和基础知识的传播 借鉴国外的先进经验 进行办公自 动化技术和设备的引进 并开始了我国办公自动化应用的初步探索 1985 年 国务院电 子振兴领导小组成立了办公自动化专业组 拟定了中国办公自动化发展规划 并确定了 相关政策 为我国办公自动化系统的初创和发展奠定了基础 4 这个阶段的办公自动化应用主要以单项设备和单项办公事务处理为主 主要以数据 处理为核心 完成了办公信息载体从原始的纸介质向电磁介质的飞跃 实现了个体工作 的自动化 2 初见成效阶段 5 1986 年 1990 年 在有了比较充分的思想 技术准备和应用开发尝试的基础上 国务院及其所属各部 委及各省级人民政府在国内率先推进办公自动化工作 在这一阶段 建立起一批能体现 我国最高水平的国家一级办公自动化系统 如国务院办公厅办公自动化系统 在地方政 府机关的领导部门 建立具有一定水平的办公自动化系统 同时做好了标准化工作 这一阶段的办公自动化系统主要是以工作流为核心 更多承担了一个信息通道的责 任 建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机制 建立协同工作的环境 为办 公提供一个自动化工具 在办公自动化覆盖到的办公机构内 所有办公人员都可以根据 自己的权限 通过办公自动化系统了解自己需要完成的工作 包括上级交代的事情 需 要交给别人做的事情 需要与别人合作的事情 自己需要的信息以及与别人共享的信息 等 3 走向成熟阶段 1990 年以后 20 世纪 80 年代中 后期 程控电话交换机和计算机局域网络技术的应用在国内有较 大的发展 特别是微型机局域网络 在一些政府机关 企事业单位处理办公事务 信息 管理事务或日常事务 6 伴随着全球网络化的热潮和国家分组交换网投入使用 20 世纪 90 年代我国办公自动化系统呈现出网络化和综合化的趋势 1 4 本文的研究内容与组织结构 本文旨在实现基于工作流的高校办公自动化系统的研发工作 论文的主要内容和组 织结构如下 5 第 1 章为绪论 首先介绍了本课题的开发背景和现实意义 以及办公自动化的国内 外研究状况 第 2 章为高校办公自动化系统涉及的主要技术 在本章中论文详细介绍了工作流技 术和工作流管理系统 如何设计工作流机和构建工作流管理系统 第 3 章为基于工作流的高校办公自动化系统需求分析 包括可行性分析 功能性需 求分析和开发平台分析 其中 对于功能性需求分析部分做了详细的介绍 将系统的功 能分为四个模块 第 4 章为基于工作流的高校办公自动化系统总体分析 在本章节中论文首先给出系 统的总体结构图 然后对系统的功能模块设计 数据库设计 安全性设计做了详细解说 说明 第 5 章为基于工作流的高校办公自动化系统详细分析 在本章节中主要设计办公自 动化系统的四大模块 公文管理模块 事务处理模块 日程管理模块和档案管理模块 第 6 章为系统测试 在本章节中以公文发文模块为例做了系统的功能性测试和性能 性测试 最后为结论 在本章节中总结了作者所做的工作 并对不足之处做了说明 提出了 改进的建议 6 第 2 章 高校办公自动化系统涉及的主要技术 2 1 工作流的基本概念 工作流是一种反映业务流程的计算机化的模型 它是为了在先进计算机环境支持下 实现经营过程集成与经营过程自动化而建立的可由工作流管理系统执行的业务模型 工 作流具有以下几个基本概念 1 业务过程 Business Process 也称为经营过程 业务过程是一系列结构化的 可度量的活动 为了实现某个业务 目标 在专业设计人员工作下 分清楚构成业务过程的各个活动之间的联系 根据特定 客户或市场产生指定的功能 2 活动 Activity 实现流程逻辑步骤的工作任务 活动一般分为手工操作和自动处理两类 是在过程 执行过程中工作流引擎能够处理的最小工作单元 3 过程定义 Process Definition 形式化描述业务流程 支持系统建模和运行过程自动化 7 流程可以分解为一系列子 流程和活动 其定义主要包括描述流程起始 流程终止以及一些关于个体行为的信息 如组织成员 IT 相关的应用和数据等 4 过程 活动实例 Process Activity Instances 实际运行中的一个流程或活动 每个实例代表一个能独立控制执行 具有内部状态 的线程 5 手工操作 Manual Activity 在业务流程的执行过程中无需借助计算机就能实现的活动 6 工作流管理系统 Workflow management system 工作流管理系统是完成工作流的定义和管理 并按照在计算机中预先定义好的工作 流逻辑推进工作流实例执行的软件系统 它的主要功能是 存储和解释流程定义 创建 和管理运行环境中的工作流实例 控制工作流的执行者和工作流应用之间的交互等 8 如图 2 1 所示为工作流基本概念间的联系 9 7 业务过程 工作流管理系统 过程实例 活动实例 过程单元应用程序调用 手动操作自动处理 活动实例 过程定义 子过程 描描述述为为被被管管理理 分分解解 实实现现 执执行行 控控制制 创创建建和和管管理理 图 2 1 工作流基本概念间的联系 2 2 工作流管理系统研究 WFMC Workflow Management Coalition 工作流管理联盟给出的关于工作流管理系统 的定义是 工作流管理系统是一个软件系统 它完成工作流的定义和管理 并按照在计算 机中预先定义好的工作流逻辑推进工作流实例的执行 工作流管理系统是一个真正的将各种 IT 资源与人之间的协调工作的系统 它维护流 程的运行状态 并在人和应用之间分派活动 在工作流管理系统的条件下 开发人员遵 从一定的编程接口及约定 就可以开发出灵活的业务过程处理系统 最终用户无需重新 开发就可以自己更改工作流程 以适应业务变化的需要 2 2 1 工作流管理系统的分类 目前在 Google 或者 Baidu 上搜索 工作流管理系统 可以随处可见工作流管理系统 产品的信息 在市面上流通的的工作流管理系统软件产品或者系统有数百种之多 根据 所实现的业务过程 工作流管理系统可分为四类 1 管理型工作流 10 Administrative Workflow 在管理型工作流中活动可以预先定义任务规则 在规则中指出简单的协调工作 例 8 如 政府里面的公文发文提交 完成工作后的提交的工作任务书等 2 设定型工作流 Adhoc Workflow 设定型工作流与管理型工作流类似 主要负责异常处理 一般用来处理异常事件情 况或者小概率事件情况 甚至是只是出现一次的情况 3 协作型工作流 Collaborative Workflow 在协作型工作流系统中参与人员相互协作的次数较多 在某一个过程或者步骤上可 能发生几次或者多次的重复协作 甚至可能返回到上一阶段重新开始协作 4 生产型工作流 Production Workflow 生产型工作流主要是实现重要的业务过程的工作流 特别是与业务组织的功能直接 相关的工作流 与管理型工作流相比 生产型工作流一般应用在大规模 复杂的和异构 的环境下 整个过程会涉及许多人员和不同的组织 根据底层实现技术 可将工作流产品分为三类 11 1 以通讯为中心 以电子邮件为底层的通讯机制 这种类型的工作流管理系统适合于协作型工作流和 不确定型工作流 而不适于生产型工作流 2 以文档为中心 基于文档路由 它同外界应用的交互能力有限 许多基于表的管理型工作流可以用 以文档为中心的工作流实现 3 以过程为中心 这种工作流系统对应生产型工作流 它们一般建立在数据库之上 有自己专用的通 信机制并且提供了同外部进行交互的接口 根据不同工作流系统所采用的任务项传递机制的不同 市场上的工作流产品又可以 划分为四类 1 基于文件的工作流系统 12 以共享文件的方式来完成任务项传递 这种类型产品开发得最早 发展最成熟 其 产品品种较多 代表产品有 FileNet 的 Visual WorkFlo IBM 的 FlowMark 2 基于消息的工作流系统 通过用户的电子邮件系统来传递文档信息 这种类型的产品一般都提供与一种或多 种电子邮件系统的集成接口 代表产品有 Novell 与 FileNet 合作开发的 9 Ensemble JetForm 公司的 InTempo Keyfile 公司的 Keyflow 3 群件与套件系统 虽然这一类产品与上面介绍的三种产品在任务传递方式上有很大程度的重叠 但是 在这里却有必要把它们单独划分成一类 因为这一类产品都需要依赖于自己系统的应用 基础结构 包括消息传递 目录服务 安全管理 数据库与文档管理服务等 它们本身 就构成了一个完整的应用开发环境 代表产品有 IBM Lotus 公司的 Lotus Notes Microsoft 公司的 Office 与 Exchange 如图 2 2 所示为工作流管理系统循环过程示意图 13 工作流结构 协调工作流处理 工作流建模 修改 提高得到 新的原型 分析 现行过程 协作的文档处理 1 2 3 6 5 4 图 2 2 工作流管理系统循环过程示意图 2 2 2 工作流管理系统的功能 不同的工作流管理系统具有不同的应用范围和不同的实施方式 但它们还是具有许 多共同的特性 作为一个用于定义 管理和执行企业业务流程的软件系统 工作流管理 系统在最高层上都提供了三种支持功能 建造功能 运行控制功能和运行交互功能 14 如图 2 3 所示为工作流管理系统三个主要功能之间的关系 10 经营过程分析 建模与定义工具 过程定义 工作流执行服务 软件工具与应用人员 过程更改 建立阶段 运行阶段 过程定义与设计 过程实例化与控制 图 2 3 工作流管理系统三个主要功能之间的关系 2 3 WFMC 的工作流规范 2 3 1 工作流管理系统的通用系统结构 通用的工作流管理系统结构 主要包含如下几个模块 1 过程建模工具 Process Definition Tool 主要是用于图形化的流程抽象表示 用不同的元素符号代表活动或参与者以及其他 相关因素 用有向线来表示控制流 2 组织 角色模型 Organization Role 组织 角色模型中往往包含了工作流管理系统中角色以及角色之间的信息 这些信息 与流程定义工作相关 3 工作流引擎 Workflow Engine 是驱动实体按流程定义从一个参与者流向下一个参与者的机制 为流程 活动实例的 运行提供执行环境的软件服务 提供按照流程定义来执行流程的功能 一个或多个工作 流引擎构成了一个工作流域 4 工作流执行服务 Workflow Enactment Service 工作流执行服务时工作流管理系统对用户的请求的反应 也称为工作流管理环境 5 工作流控制数据 Workflow Control Data 工作流控制数据指由工作流引擎管理的数据 它是不为外部应用系统所访问的 是 11 工作流管理系统所独有的数据 用于控制工作流运行的服务数据 如系统所保存的各种 有关流程实例状态数据 6 工作流相关数据 Workflow Relevant Data 工作流相关数据指与业务过程相关的数据 同归工作流相关数据可以确定工作流实 例的状态转移情况 并选择下一个将执行的活动 WFMS 系统和外部应用系统所共有的数 据 用于控制流程实例迁移 该数据由 WFMS 和外部应用程序共同维护 是两者之间的 数据交互 15 7 工作流应用数据 Workflow Application Data 外部应用系统自己拥有的数据 它由外部应用自己所维护 不能被 WFMS 所感知 但 WFMS 可以在不同的外部应用系统之间传递工作流应用数据 如图 2 4 所示为工作流管理系统的通用结构 定义工具 工作流定义 工作流引擎 组织 角色 模型数据 工作流 控制数据 工作列表 工作流 相关工具 被解释 引用 引用 生成 维护应用程序 应用数据 应用程序工作列表处理器 用户界面 操纵 操纵 调用 调用 使用 引用 使用 图 2 4 工作流管理系统的通用结构 12 2 3 2 WFMC 的工作流参考模型 国际工作流管理联盟提出的工作流参考模型 Workflow Reference Model 如图 2 5 所 示 主要由工作流运行控制服务 Workflow Enactment Service 和围绕它的外部接口 Interface 构成 16 过程定义工具 工作流API和交换形式 工作流引擎 工作流执行服务 工作流 客户服务 引用服务 管理和 监控工具 其他工作流 执行服务 接口1 接口4 接口3接口2 接口5 图 2 5 工作流参考模型 工作流参考模型标识了构成工作流管理系统的基本部件 使基本部件交互使用的接 口 这些基本部件包括 过程定义工具 工作流执行服务 工作流客户服务 引用服务 管理和监控工具和其他工作流执行服务 17 其基本部件的说明如下 1 过程定义工具 过程定义工具负责给出工作流程的定义 并且以一定的表现形式提供解释给工作流 引擎 用于分析 建模和归档一个业务流程 过程定义包括定义角色与参与者 活动和 导航 出发条件 过程的结构和应用程序调用等 2 工作流执行服务 工作流执行服务由一个或者多个工作流引擎组成 负责工作流的创建 解释 管理 和执行工作流实例 为过程和活动实例提供运行环境 工作流应用编程接口 WPI 作为其 与应用程序的接口 13 3 工作流客户服务 工作流客户服务是执行者访问工作流的界面 当活动的执行需要用户参与时 前端 用户就通过工作表管理器与之交互 4 引用服务 工作流管理系统需要调用所有平台和网络环境的应用程序 以传递应用程序或工作 流相关数据 这个被调用应用程序其实是一个工作流应用程序 可以是本地应用 也可 以是远程应用 因此调用接口可以是本地函数调用接口 或远程调用接口 RPC RMI 等 5 管理和监控工具 提供用户管理 审计管理 资源控制 角色管理和过程执行监视等功能 可以查看 或改变工作流的状态 6 其他工作流执行服务 工作流参考模型定义了五类接口 各个接口规范的说明如下 1 接口 1 工作流服务于工作流建模工具间的接口 该接口提供的功能包括通信建立 工作流 模型操作和工作流模型对象操作 2 接口 2 客户端函数接口 这是工作流服务与客户应用之间的接口 这是最主要的接口规范 它约定所有客户方应用与工作流服务之间的功能访问方式 包括通信建立 过程实例管 理功能 过程状态管理功能 工作流定义操作 任务项列初任务项处理功能 数据处理 过程 过程监控功能 和应用程序激活等等 3 接口 3 激活应用程序接口 这是工作流引擎与应用程序之间的直接接口 包括通信建立 活动管理功能 数据处理功能 4 接口 4 这是工作流管理系统之间的互操作接口 包括连接的建立 对过程实例的控制和状 态描述 对工作流模型和其中对象的操作 对活动的管理 对资料进行处理等 5 接口 5 14 系统管理与监控接口 这是工作流服务和工作流管理工具之间的接口 包括过程实 例的管理 资源控制 用户管理 状态管理 审核管理和角色管理等 一个完整的工作流管理系统就是以工作流引擎为中心 向外部部件 应用程序或其它 工作流引黝提供这五个接口 提供其实现的所有功能 第 3 章 基于工作流的高校办公自动化系统需求分析 3 1 办公自动化系统可行性分析 可行性分析是指通过调查研究所得到的当前办公环境的具体条件下 系统开发工作 15 必须具备的资源和条件 看其是否满足系统目标的要求 办公自动化系统可行性分析包 括方案可行性 经济可行性 技术可行性和社会可行性四个方面 29 1 方案可行性 方案可行性是指需求是否迫切 目标是否明确 方案是否切实可行 是否符合组织 发展的战略目标等 2 经济可行性 主要是指计算一个新的系统开发所需要的投资费用和运算费用 并与估计的新系统 收益进行比较 看是否有利 在经济可行性分析中可能包括的内容有 支持系统开发的资金量 系统的成本 效益 估算 系统运行维护代价等 估算时应考虑的因素有 信息采集的方式 数量及质量 系统硬件组成 如计算机 通信方式 机房 网络和其他办公设备 系统软件费用 系统软件的开发费用 系统和工 具软件的购买费用 系统运行费用 如设备折旧 耗材等 管理费用 如人工和水电 3 技术可行性 利用现有的设备 软件及技术人员 新系统的目标能否达到 这也是可行性研究中 需要考虑的一个问题 一般来说 技术可行性分析包括如下几个方面 人员和技术力量的可行性 即有多少科技人员 其技术能力和开发能力如何 有没有自行进行系统开发的能力 和可行性等 基础管理的可行性 即现有的管理技术 管理基础和统计手段能否满足新系统开发和运行的要求 计算机硬件的可行性 包括各种外围设备 通信设备 计算机设备等的性能是否能够满足系统开发的要求 4 社会可行性 社会可行性主要是指一些社会的或者是人为的因素对系统的影响 如由于某些特殊 的原因 体制问题 安全问题和制度问题等 不能向系统提供使其正常运行所必须的条件 这些都会对办公自动化系统的开发和正常运行造成影响 16 开发本系统的目标不仅是提高工作效率 减轻劳动强度 而且减少出错率 具有很 好的社会意义 3 2 办公自动化系统功能需求分析 目前 办公自动化系统更多承担的是一个信息通道的责任 建立和完善各个职能部 门之间的够通和信息共享机制 建立协同工作的环境 为用户办公提供一个自动化工具 30 简单来说 即用户应当能够通过办公自动化系统了解自己要做的事情 上级交办的事情 需要交给别人做的事情 需要与别人合作的事情 自己需要的信息以及与别人共享的信 息 具体来讲办公自动化系统的功能性需求如下 1 公文管理 公文是高校行政部门公务信息的主要存在形式 公文处理就是对公文的创新 处置 和管理 即在公文从形成 运转办理 传递 存储到转换为档案或毁灭的完整生命周期 中 以特定方法和原则对公文进行加工 利用 保管 使其完善并获得必要功效的行为 或过程 高校行政管理部门公务活动对公文的普遍依赖性使公文处理活动成为部门内部各级 各类工作人员的主要工作任务 这项工作不仅工作量巨大 涉及人员众多 对公务活动 的质量和效率影响直接 深刻 而且具有琐碎 繁杂的特点 为此 实际存在的高校行 政管理部门电子化公务处理系统几乎无一例外的把公文处理作为主要的应用项目 公文 管理子系统具有如下的基本功能 公文处理流程维护 发文管理 收文管理 公文检索 和公文统计 公文管理子系统用例图如图 3 1 所示 17 公文处理流程维护 收文管理 公文检索 公文统计 发文管理 办公人员 系统管理人员 图 3 1 公文管理子系统用例图 2 事务处理 无论特定的事务处理活动有什么样的特点 几乎所有事务处理活动都要完成一系列 的基本数据处理活动 包括数据收集 数据编辑 数据修改 数据操作 数据存储和文 档生产等步骤 数据收集 获取和收集完成事务处理所需数据的过程称为数据收集 有些情况需 要手工完成 例如某些接待情况的登记 还有一些数据的收集可以尽量采用系统自动生 产 扫描仪等输入设备自动完成等方式 数据编辑 事务数据的一个重要处理步骤就是数据编辑 用以检查数据是否达到 有效性和完整性 例如 数量必须是数字类型 否则数据无效 通常 很多与事务活动 有关的代码也是对应于数据库中的有效代码进行编辑的 如果输入的代码不在数据库中 那么它将被拒绝 数据修改 无效的数据不能被拒绝 系统应该提供错误信息 以便向用户提出警 告 这些错误信息应该说明出现了什么错误 提供修改的建议 数据修改包括对部分数 据的修改以及重新输入全部数据 数据操作 数据操作就是执行计算和其他的数据转换工作 数据操作包括数据分 类 数据排序 数据计算 汇总等操作 数据存储 数据存储时用新的数据更新数据库的过程 一旦更新完成 数据就可 以被其他子系统使用 文档生成 文档生成包括生成输出记录和报告 它可能是硬拷贝的纸文档 也可 18 能仅仅显示在屏幕上 这里所称的事务实际上是一种狭义的事务处理 指部门办公活动中处理公文 参加 会议 调查研究 洽谈访察 信息查询 资料分析 统计汇总 规划设计 核查审定等 活动之外的 对这些活动的有效性发挥保障性作用的一部分活动 如会议组织 处理信 来访 后勤服务等 事务处理子系统用例图如图 3 2 所示 来信来访处理 后勤服务 会议组织 办公人员 图 3 2 事务处理子系统用例图 3 日程管理 办公自动化系统提供的日程管理实际上是一种对工作人员公务活动进行时间管理的 工具 在传统的办公环境中 人们使用各种日程表 记事本 便条等方法记录工作安排 提示待办事项等 但这类方式的固有缺点极大地限制了它的使用范围和效用 首先 这 类提示手段大都具有私隐性 像私人记事本和日程表 出了本人及助手外 别人不能随 意查看 因而无法利用其安排活动 其次 这类手段虽然具有查考的作用 但都不能起 到自动提醒的目的 且一旦丢失后基本不具有恢复能力 从而造成工作安排的极大被动 我们可以利用电子日程管理子系统来系统的解决上述问题 利用计算机网络平台 完成约会的时间 地点 人员 程序安排与管理 从而实现工作计划 办公会议 业务 活动的自动安排 日程管理子系统用例图如图 3 3 所示 19 会议安排 例行活动管理 活动安排 办公人员 图 3 3 日程管理子系统用例图 4 档案管理 根据文件生命周期理论 文件从其形成到销毁或永久保存是一个完整的运动过程 这一过程依文件形态的变化可以分为若干个阶段 文件在每一个阶段因其特定的价值形 态而与服务对象 保存场所和管理形式之间存在一种对应关系 在电子化公务处理系统 中进行流转的公文或者其他形式的文件 有相当一部分最终是要进行归档保存的 以备 日后工作查考和历史研究 档案管理子系统用例图如图 3 4 所示 鉴定 检索 保管 归档 办公人员 图 3 4 档案管理子系统用例图 5 流程管理 流程管理实际上就是对工作过程的监督和控制 流程管理是办公自动化系统的重要 功能 一般的流程控制程序均可以在各种工作流程的执行过程中随时监督控制流程的进 展以及流程主要节点上的人员工作情况 直接掌握工作的进展情况 任务完成情况 及 时了解工作中的各种困难和问题 根据预设的标准和条件 找出工作中的偏差 提示或 20 者督导有关方面执行相应对策 直至圆满完成任务 完善的流程管理功能能使公务处理的每一项工作步骤具有记载 有利于追踪工作的 执行过程并及时反馈有关情况 流程管理子系统用例图如图 3 5 所示 表单向导 流程角色和用户管理 流程监控 流程查询 流程设计 系统管理人员 图 3 5 流程管理子系统用例图 21 第 4 章 基于工作流的高校办公自动化系统总体设计 4 1 办公自动化系统功能结构设计 根据 3 2 节的办公自动化系统功能需求分析可知 基于工作流的办公自动化系统包含 四个主要模块 公文管理模块 事务处理模块 日程管理模块 档案管理模块 办公自 动化系统功能结构图如图 4 1 所示 办公自动化系统 公文管理事务处理日程管理档案管理 活 动 安 排 会 议 安 排 例 行 活 动 会 议 组 织 来 访 处 理 后 勤 服 务 收 文 管 理 发 文 管 理 公 文 检 索 档 案 建 立 档 案 归 档 档 案 检 索 公 文 统 计 档 案 保 管 图 4 1 办公自动化系统功能结构图 4 1 1 公文管理模块 公文时在实施行业管理 行政管理过程中形成的具有规范体式和法定效力的公务文 件 公文管理是由发文管理 收文管理和督察管理等功能组成 能够实现电子公文的起 草 传阅 审核等 从而实现无纸化办公和工作流自动化 使文件管理工作制度化 标 准化和规范化 公文管理的主要功能包括 1 公文处理流程维护 一般情况下 公文的流转不需要人的干预 可以按照预先制定的工作流程 自动向 各部门传递 但由于不同部门的办公条件 人员数量 办公程序和习惯等方面都存在区 别 因此系统大都需要提供自定义公文流程等方面的系统维护功能 这些功能具体包括 流程定义 流程定义是对办公过程中的一些环节进行初始化处理 确定文件的流 转过程中的具体工作 流程一旦定义完成 文件将自动流转 无需人工干预 22 流程增加 流程增加有两个含义 其一是增加新的公文处理环节到现行的工作流 程 其二是定义新的工作流程 流程修改 对现行的公文处理流程进行修改 路程删除 流程删除具有两个含义 其一是删除现行流程中的一些多余环节 以 加快公文办理速度 其二是删除一些不大实用的流程定义 流程显示 只有具有相当权限的工作人员可以显示浏览当前公文处理流程 一般 情况下 只有部门的某些领导或系统管理员 才有权查看部门的公文处理流程 2 发文管理 发文管理的主要功能包括 公文生成 公文的生成主要是利用计算机文字处理 表处理 图形处理等软件进 行公文撰写 生成电子公文 可以按照公文的类型选择合适的公文模板 审核 生成的文稿经过计算机网络送审核负责人进行审核 审核负责人在审核意 见栏中签署审核意见后 初稿传回撰稿人处修改 内 外会商 对于需要有关部门会商的公文 由公文管理人员按会商要求 将公 文发送给有关部门签署意见 内部会商在网上进行 外部会商可以选用其他途径 签发 公文发送到签发负责人处 由签发负责人在签署意见栏中签署意见 并署 名 同时确定或修改主送 抄报 报送单位 签发完成后 返回公文管理部门 分发 各部门将待分发的公文送至公文管理部门 由公文管理人员选择待分发的 文件 分别确定主动单位 抄报 抄送信息后 进行发送 登记 发文处理完成后对发文的题录项 如文件序号 文件类型等 进行登记 在登记的同时可以对文件自动进行主题标引和分类标引 从而确定主题词和分类号 公 文全文可以直接存入发文数据库 3 收文管理 收文管理的主要功能包括 收文登记 收文登记是对收文的各类基本信息 如文件序号 文件类型等 进行 逐项登记的工作 另外 如果需要还应将受到的纸质书面公文进行数字化处理 使其成 为电子公文 拟办 将拟办的公文通过网络发送给拟办负责人 由拟办负责人直接在计算机上 签署处置意见或选择拟办模板 拟办完成后 公文自动转入批办或返回公文管理部门 23 批办 将待办的公文通过计算机网络发送给有关批办负责人 由批办负责人直接 在计算机中签署意见 拟办完成 文件自动发送到承办部门或返回公文管理部门 承办 将待办的公文通过计算机网络发送给承办部门或者具体承办人 如果不止 一个部门 可以成批发送 并附上公文承办单喝公文办理期限的说明 监控 对于发出的公文现在何处 办理的速度以及文件的利用情况等 可由系统 自动进行跟踪监控 以便公文管理部门和有关领导及时了解当前公文办理的情况 4 公文检索 公文检索就是公文查询 不论是收文 发文的目录或全文信息 都是以某种方式存 储于服务器中的 查询可根据用户级别和文件密级等对有用的信息进行调阅或者打印 除了目录检索外 还应该提供全文检索 以及针对多媒体信息的检索 5 公文统计 统计数据时掌握公文综合情况及公文管理工作情况的第一手资料 用计算机来做这 项可以快速 准确的获得各种有用信息 可对各个时期 各个阶段 各单位 各部门 各类型的公文状况和公文利用情况作出统计并输出统计报表 图表 4 1 2 事务处理模块 作为办公自动化系统 事务处理模块是一个重要子系统 一般包括会议组织 处理 信来访 后勤服务等功能 1 会议组织 会议组织功能主要是要求系统能直接实现在计算机上进行会议日程以及会议室安排 会议资料准备 会议通知 会议记录 会议决策通报 具体内容如下 会议日常及会议室安排 根据会议召开的时间和人数 参照日常安排数据库 确 定会议召开的时间及地点 并将此次会议加入日程安排数据库中 会议资料准备 可以在系统中收集或传送有关会议文件 会议通知 根据会议的信息 对于可传到的参与者发送会议通知 并根据需要将 信息加入到电子黑板报中 会议记录 将会议的议题 与会人员 发言情况等信息存入数据库中供查询 归 档及生产会议文件 会议决策通报 将会议的讨论结果及决策形成报告递交给设计的人员和相应的领 导及部门 根据需要将会议精神传达给员工 24 2 来信来访处理 处理来信来访时部门信访工作的重要内容 这项工作虽然繁琐但是很重要 政策性 也非常强 部门公务处理系统的信访处理功能主要包括 信访登记 分办 转办 承办 拟办 起草报告 根据情况报部门领导批阅 领导会签或签发 结案 将处理结果告之 有关方面 信访文件立卷归档 信访机构对处理情况监察 信访文件查阅等 3 后勤服务 后勤服务主要指通过内部各种办公设备 办公用品 器材 车辆等进行统一管理 调度