《数据分析很简单—快速掌握Excel函数、数据透视表和动态图表》.ppt

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第1部分公式函数的基础知识第2部分日期数据分析第3部分处理文本数据第4部分数据逻辑判断第5部分数据分类汇总计算第6部分数据查找与引用第7部分快速掌握数据透视表技术第8部分快速掌握动态图表技术 第1部分公式函数的基础知识 相对引用和绝对引用的重要性创建复杂公式的实用方法保护隐藏工作表中的公式函数的基本语法和注意事项快速准确输入嵌套函数创建高效数据分析公式的基本原则 相对引用和绝对引用的重要性 相对引用 复制公式时 单元格引用发生相对位移绝对引用 复制公式时 单元格引用不发生位移合理设置相对引用和绝对引用 可以快速复制公式案例练习案例01相对引用和绝对引用 创建复杂公式的实用方法 当计算公式要用到很多函数 需要创建复杂嵌套函数公式时 可以采用分解综合法基本步骤Step1 先分解公式 保证每步都准确无误Step2 再综合成一个公式Step3 最后完善公式案例练习案例02分解综合法创建复杂公式 保护隐藏工作表中的公式 工作表中的计算公式必须保护起来 以免不小心破坏公式 那些没有公式的单元格 可以不保护 随时进行编辑 基本方法Step1 先解除整个工作表或者指定区域的锁定Step2 选择要保护的公式单元格 锁定或隐藏Step3 保护工作表案例练习案例03保护隐藏工作表中的公式 函数的基本语法和注意事项 函数语法函数名 参数1 参数2 参数3 函数可以有参数 也可以没参数参数可以是数值 引用 名称 表达式 另外一个函数所有的标点符号都必须是半角字符学习函数的三要素函数是干什么的函数怎么用函数用在什么地方 快速准确输入嵌套函数 嵌套函数 一个函数里嵌套一个相同的函数或者不同的函数快速准确输入嵌套函数的基本方法方法1 分解综合法方法2 使用函数参数对话框和名称框案例练习案例04快速准确输入嵌套函数 创建高效数据分析公式的基本原则 尽量使用函数公式尽可能的简单必要时使用辅助计算区域尽量不要使用数组公式 第2部分日期数据分析 日期函数三兄弟高效合同管理计算年龄和工龄计算固定资产折旧综合练习测验 日期函数三兄弟 today 计算当天日期用法 today edate 计算到期日用法 edate 开始日期 总月数 datedif 计算两个日期之间的期限用法 datedif 开始日期 截止日期 格式代码 高效合同管理 如何快速计算合同到期日 EDATE函数EOMONTH函数如何对合同进行动态跟踪 提前提醒 条件格式案例练习案例05高效合同管理 计算年龄和工龄 计算年龄和工龄DATEDIF函数案例练习案例06计算年龄和工龄 计算固定资产折旧 固定资产折旧计算动态 任意选择月份考虑会计制度规定使用函数EOMONTHDATEDIFIF案例练习案例07计算固定资产折旧 第3部分处理文本数据 文本函数六兄弟快速将数字和日期格式快速分列规则的汉字和数字从身份证号码自动提取信息使用FIND函数进行模糊匹配查找综合练习测验 文本函数六兄弟 len 计算字符串长度 字符个数 用法 len 字符串 left 从字符串左边第一个开始 向右取指定个数的字符用法 left 字符串 字符个数 right 从字符串右边第一个开始 向左取指定个数的字符用法 right 字符串 字符个数 mid 从字符串中的某个字符开始 向右取指定个数的字符用法 mid 字符串 起始位置 字符个数 text 把数字转换成指定格式的文本用法 text 字符串 格式代码 find 查找指定字符串在另外一个字符串中的位置用法 find 查找的字符串 字符串 查找起始位置 快速将数字和日期格式 转换数字格式 可以使用text函数案例练习案例08快速将数字和日期格式 快速分列规则的汉字和数字 下面的问题如何快速解决 如何将规则的汉字和数字分开 如何将中文姓名和英文姓名分开 使用函数len lenb left mid right案例练习案例09快速分列规则的汉字和数字 从身份证号码自动提取信息 如何输入身份证号码 自动提取个人信息 比如出生日期 性别 户口所在地 案例练习案例10从身份证号码提取信息 使用FIND函数进行模糊匹配查找 FIND函数在处理文本数据时非常有用 可以进行模糊查找 也可以进行数据分列 案例练习案例11复杂情况下的数据分列 第4部分数据逻辑判断 逻辑函数四兄弟快速准确输入嵌套IF函数处理公式的错误值 让表格更清晰综合练习 处理重复的考勤刷卡数据问题研究 嵌套IF无法解决了怎么办 逻辑函数四兄弟 if 基本逻辑判断用法 if 条件表达式 条件成立时的结果 条件不成立时的结果 and 把几个条件组合成一个与条件用法 and 条件1 条件2 条件3 or 把几个条件组合成一个与条件用法 or 条件1 条件2 条件3 iserror 判断一个值是否为错误值用法 iserror 值 快速准确输入嵌套IF函数 快速准确输入嵌套if的基本步骤先捋清楚逻辑流程采用正确的方法输入嵌套if案例练习案例12快速准确输入嵌套IF函数 处理公式的错误值 让表格更清晰 处理错误值 目的是让表格清晰美观 又不影响报告的重复使用 使用函数联合使用if函数和iserror函数仅仅使用iferror函数案例练习案例13处理公式的错误值 综合练习 考勤刷卡 指纹数据处理 如何对从刷卡机导出的考勤刷卡数据进行处理 把重复的刷卡数据删除 保留唯一的数据 如何从导出的指纹数据进行统计分析 计算每个人迟到 早退 全勤的次数 案例练习案例14考勤刷卡 指纹数据处理 问题研究 嵌套IF无法解决了怎么办 当IF嵌套超过7层时 必须采用其他的方法来解决数据的判断问题了 比如 使用条件表达式使用VLOOKUP使用SUMIF使用SUMIFS使用SUMPRODUCT等等案例练习案例15使用其他工具解决嵌套if无法解决的问题 第5部分数据分类汇总计算 分类汇总函数三兄弟两种重要的分类汇总问题SUMIF函数的两种最实用计算方法SUMIFS函数的适用条件与练习神奇的SUMPRODUCT函数三兄弟优缺点的比较综合练习1 管理费用动态管控模版综合练习2 员工信息多维度分析与流动性动态分析模版综合练习测验 分类汇总函数三兄弟 SUMIF 单条件求和用法 SUMIF 判断区域 条件值 求和区域 SUMIFS 多条件求和用法 SUMIFS 求和区域 判断区域1 条件值1 判断区域2 条件值2 SUMPRODUCT 单条件求和 多条件求和 单条件计数 多条件计数用法 SUMPRODUCT 数组1 数组2 数组3 两种重要的分类汇总问题 求和单条件求和多条件求和计数单条件计数多条件计数 SUMIF函数的两种最实用计算方法 SUMIF函数的两种用法 精确匹配汇总模糊匹配汇总案例练习案例16SUMIF函数应用 SUMIFS函数的适用条件与练习 SUMIFS函数的适用条件 与条件必须已经有这样的条件列案例练习案例17SUMIFS函数应用 神奇的SUMPRODUCT函数 SUMPRODUCT函数是一个多功能函数 可以进行各种条件下的求和与计数计算 也可以进行更加复杂的汇总 数据查找 排名等 需要使用的其他技能条件表达式TEXT函数案例练习案例18SUMPRODUCT函数 三兄弟优缺点的比较 请您总结一下 sumif sumifs sumproduct三个函数各有什么优缺点 综合练习1 管理费用动态管控模版 练习 将从NC导出的管理费用科目余额表进行汇总 案例19管理费用动态管控模版 综合练习2 员工信息多维度分析与流动性动态分析模版 练习 对员工属性进行分析 并建立员工流动性分析模版案例20员工信息综合分析 第6部分数据查找与引用 查找引用函数五兄弟VLOOKUP函数MATCH函数和INDEX函数INDIRECT函数OFFSET函数滚动灵活查找技术 制作灵活的明细查询表滚动实时汇总技术 快速汇总个数不定的大量工作表滚动累计汇总技术 查看任意月份的当月数和累计数综合应用 制作员工简历查询表综合练习测验 查找引用函数五兄弟 VLOOKUP 根据指定条件从指定区域的指定列取数用法 VLOOKUP 查找依据 查找区域 取数的列位置 精确查询or模糊查询 MATCH 查找指定数据在指定区域的位置用法 MATCH 查找值 查找区域 查找模式 INDEX 从指定区域的指定行和指定列取数用法 INDEX 指定区域 指定行 指定列 INDIRECT 把字符串表示的单元格地址转换为真正的引用用法 INDIRECT 字符串表示的单元格地址 OFFSET 从指定的参照单元格开始向下 向上 向右 向左 偏移 得到一个新的单元格或者单元格区域用法 OFFSET 参照单元格 偏移行 偏移列 新区域行数 新区域列数 VLOOKUP函数 VLOOKUP函数只能用于满足下列条件的场合 查询表是列结构查询条件是单条件查询方向是从左往右查询条件不允许有重复查询条件是不区分大小写VLOOKUP函数的两种基本用法精确查询模糊查询案例练习案例21VLOOKUP函数各种应用 MATCH函数和INDEX函数 联合使用MATCH函数和INDEX函数 可以解决绝大多数的数据查询问题 案例练习案例22MATCH INDEX函数应用 INDIRECT函数 把字符串表示的单元格地址转换为真正的引用比如 单元格C3中保存文本 A2 而此文本恰好是单元格A2的名字 那么公式 INDIRECT C3 就得到单元格A2的数据比如 公式 INDIRECT sheet1 C5 就间接得到工作表Sheet1单元格C5的数据 OFFSET函数 从指定的参照单元格开始向下 向上 向右 向左 偏移 得到一个新的单元格或者单元格区域 比如 公式 OFFSET A1 3 4 就得到单元格E4的引用 也就是引用该单元格的数据比如 公式 OFFSET A1 3 4 2 6 就得到单元格区域E4 J5的引用问题研究 如何总是计算最近三个月的平均值 如何计算截止到指定月份的累计数 滚动灵活查找技术制作灵活的明细查询表 VLOOKUP函数和MATCH函数的最大缺点是无法查询重复数据 因此在制作明细表时就无能为力了 利用滚动查找技能 可以快速制作任何条件下的明细表 核心技能 INDIRECT函数MATCH函数INDEX函数IF函数条件表达式条件格式案例练习案例23数据滚动查找技术 滚动实时汇总技术快速汇总个数不定的大量工作表 当要汇总的工作表数目不定时 如何把这些工作表数据汇总到一个工作表上 利用滚动汇总技能 可以快速制作大量不定工作表数据的汇总和分析 核心技能INDIRECT函数案例练习案例24快速汇总个数不定工作表 滚动累计汇总技术查看任意月份的当月数和累计数 如何从一个预算表和实际执行表中 把指定月份的当月数查询出来 并计算截止到该月份的累计值 核心函数MatchOffsetSumif案例练习案例25任意查询当月数和累计数 综合应用 制作员工简历查询表 如何根据员工的简历信息 制作动态的简历查询表 既可以显示建立信息数据 又能显示图片 案例练习案例26制作动态的员工档案卡 第7部分快速掌握数据透视表技术 创建数据透视表的基本方法和注意事项数据透视表的美化建立多维度统计分析报表建立深层次统计分析报表建立多层统计分析报表建立多指标计分析报表利用数据透视表快速汇总大量工作表利用数据透视表快速核对两个表格数据 创建数据透视表的基本方法和注意事项 如何创建数据透视表首先标准化 规范化表格数据使用正确的方法制作数据透视表 要考虑数据源的变化 方法是否正确 错误的做法选择整列区域选择整个工作表区域案例练习案例27数据透视表基本练习 数据透视表的美化 制作的基本数据透视表是很难看的 需要进行美化 主要技能使用 数据透视表选项 对话框使用 字段设置 对话框使用快捷菜单命令 建立多