公司通讯管理制度.doc

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电话以及为员工配备的电子邮箱等。 公司不提倡方便开展业务，、沟通公司的各种通讯工具主要是作为方便与外界第三条： 员工利用公司的通讯工具进行私人用途。 第四条：电话总机的管理 前台所有外线电话均需由前台人员负责接转。电话总机由行政部的前台人员负责值守， 人员的接听电话必须使用标准用语。标准用语如下： ；”您好！迎海集团，请问您找哪位？“接听外线电话时，应说 ；”请稍等！“当对方告诉分机号码时，应说 ”对不起，电话占线，请您稍后再打过来“如果分机占线时，应说 。”您好，前台“前台人员接听内线电话时，应说 第五条：电话分机的管理 公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，为每一位员工提供一部电话分机。 接听电话时应使用统一礼接听业务电话应简洁明了，员工应电话分机铃响三声内接听， 。讲电话时声音不可太大，以免影响他人。”（员工姓名）您好，“貌用语 总监级以下员工因为工作实际需要而开通长途直拨电话分机一般不开通长途直拨功能， 报公司总裁批准后方可开通。主管领导审核后，经部门经理初审、须提出书面报告，功能的， 不得借予他由员工个人负责长途功能的使用管理。对已开通长途直拨功能的电话分机， 除由其个人赔偿所发生的长途话费外，一经发现，人拨打长途电话，停止还可视情况严重， 其电话分机长途直拨功能并按公司奖惩条例给予相应的处分。 ，经部门经理初审核，员工因临时工作需要打长途电话的，须填制长途电话申请单 主管领导审批后，递交行政部经理签字后到前台挂拨，或由前台拨通后接入员工的分机上 ），以节约费用。17951、17909特服号（如IP拨打长途电话时，必须使用 应长话短如拨打或接听私人电话，时间员工在上班禁止利用公司电话聊天。 不得超过三分钟。时间说，以免造成电话线路的繁忙， 拨打声讯台进行拨号上网、（包括分机和直线电话）严禁员工利用公司电话 或信息台查询非业务信息。 除由其个人赔偿一经发现，拨打长途电话。未经公司或电话所有人的同意， 所发生的长途话费外，还可视情况严重，给予记过以上的处分，直至开除。 行政部应马上通知前台将该员工电话已开通长途直拨功能的员工一经离职， 的长途直拨功能关闭，同时做好登记。 第六条：直线电话的管理 可以根据工作需要，总裁助理，总监级以上的高级管理人员以及总裁办主任、 申请配置一部直线电话，如需要开通国内长途功能的，应一并提出申请。 申请配备直线电话，一律报集团董事长批准。 第七条：传真的管理 公司传真机由前台负责管理，收发传真时应由前台人员负责操作。 传真接收完应检查是否有文件遗漏在传真机旁；前台人员发送传真完毕后， 毕后，应立即将传真文件交给收件人。 经部门经理对传，传真申请单应填制员工因为工作需要而发送传真的， 真内容进行初步审核，并报主管领导审批。主管领导审批后应将传真申请单递交行政部经理签字，再由前台人员操作发送。 并由员工个人亲自发送，可由前台人员进行指导，对发送保密性高的文件， 对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真提前以电话方式通知收件人现场接收。 机发送，以免泄密。 可以申对传真收发业务频繁或者所收发的资料保密要求较高的部门或个人， 请配置专用的传真机。 员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。 第八条：移动电话的管理 公司不为员工购置移动电话，但对员工因办理公务所发生的移动电话费用（简称移动话 ，按具体情况给予一定金额的报销限额标准。费） 原则上，集团主任级及下属公司副经理级以下普通员工，不得申请报销移动话费， 特殊工作岗位或确实因为业务需要的除外。 员工提出报销申请、公司核定报销限额、限额内实报实销，“公司对移动话费实行 的管理方式，即：主任级以上的管理员工根据实际工作需要，向公”超支部分员工自负司提出报销移动话费的书面申请，公司根据员工职务、岗位和业务的特点，以及公司的 ，核定具体的报销限额。对在限额以内的移动话费，移动话费报销限额参考标准表由公司据实报销；对超过报销限额的，公司只按限额标准进行报销，超支部分不再补发 给员工，而由其个人承担。 核定移动话费报销限额的流程为： 主任级以上的管理员工可根据实际工作需要，写出书面的报销申请，由部门经理出 具审定意见后，报主管领导审批。在公司的限额参考标准内，主管领导可以直接批准。 对超出公司规定的限额参考标准的，还需要报公司总裁批准。 对经理级以上的管理员工，除需报主管领导批准外，一律报公司总裁审批。 总裁、副总裁的移动话费报销标准由董事长核定。 移动话费报销限额参考标准如下： ）内勤70%）复合勤（100%外勤（ ）说明40%（ 月/元280月/元400总监、董事长助理 、外勤：是指经常外出办理公务1月/元160 的员工。 、内勤：是指较少外出公务的员工。2 、复合勤：是指较多外出公务的的员工。3 此标准仅供核定时参考。 /元140月/元245月/元350副总监、总裁办主任 月 月/元120月/元210月/元300经理、总裁助理 月/元100月/元175月/元250副经理 月/元80月/元140月/元200主任 如确因业务需要但原，（包括普通员工和管理级员工）对已核定报销限额的员工 应提供申请日前不少于三个月的移动话费发票报销限额偏低而申请重新核定的， 部经理人力资源/和流水清单，并标明私人用途的部分话费，由部门经理和行政 出具初审意见，并报公司主管领导审核后，报公司总裁审定。 人力资源部可对员工每月的移动话费进行统计分析，对报销限额核定/行政 过高的，有权提出重新核定的建议。 24小时开机（如不能24凡由公司给予限额报销移动话费的员工，原则上须 对享受限额报销但将移动电话置于。但须提供其他电话联系方式）小时开机的， 一个月内出致使公司联络不到的，但又没有提供其他电话联络方式，关机状态， 对因联系不上而延除取消当月移动话费的报销资格外，（含三次）现三次以上 误工作，还将按公司有关制度进行处罚。 员工在有固定电话的场合（办公室、家里），应使用固定电话通话。使用移 等）。17909、17951特服号码（如IP动电话拨打长途电话时，必须应使用 使用储值卡（如神州行、如意通、南粤行等）的移动电话，不给予移动话费 报销。对使用实名入网并已核定报销限额的员工，不得随意更换移动电话号码， 如确因需要而更换的，必须及时通知公司行政部门。 否则公司有权取消其员工不得将实名入网的移动电话号码换成储值卡号码， 移动话费报销资格。 订阅短信、转秘书台、（如语音留言、对员工因开通个性化服务而产生的费用 或其他费用等），公司一律不予报销。QQ移动 报销移动话新入职员工必须在入职满一个月后方可提出申请移动话费报销。 对其在自入职日的第二个月至费的时间从其入职日的第二个月起计算话费报销， 正式批准日期间发生的移动话费，按日平均计算报销。 员工报销移动话费时，应遵守公司的费用报销管理规定。 第九条：电子邮箱的管理 并为公司每一位员工配备专用的电子邮自动化，公司将不断在推行办公无纸化、 箱。 由公司向网络服务提供商申请购买专用对经常与外部进行业务联络的员工， 的外部邮箱。 内部邮箱公司只为其配备内部邮箱。对不经常与外部进行业务联络的员工， （是和外部邮件（指接收者邮件地址后缀为）可以在公司局域网内发送内部邮件 内而不能接受外部邮件。但只能接收内部邮件，指接收者邮件地址后缀不是） 部邮箱不得印在员工的名片上。 设置好各种公司系统管理员须协助员工在其个人办公电脑上安装邮件软件， 须及时打开员工每日上班后，员工应熟练使用邮件软件的各种功能，应用功能。 邮件软件，及时接收、阅读、回复电子邮件，并做好重要电子邮件的备份。 还应采取其他方式知会收件发送后，员工发送较为重要或紧急的电子邮件， 人（如电话转告等）。 不得用于非业务员工不得利用公司配备的电子邮件在互联网订阅各种邮件， 用途。 第十条：本制度由集团总部行政管理中心制订、修改并负责解释。 集团各下属公司可根据本管理制本管理制度仅适用于集团总部，第十一条： 度和公司的实际情况制订相应的通讯管理制度，并报集团总部行政管理中心备 案。 试二三年元月份开始正式实施，本规定自发文之日起生效，第十二条： 行期为一年。 公司车辆使用管理规定 总则 加强对公务用车的管理，提高公务用车的效率，第一条为了节约公司公务用车费用开支， 特制定本规定。 第二条本规定所指公务车辆为公司现有的： 商务车一辆l 商务车一辆l 轿车一辆。l 车辆管理规定 第三条对司机的要求： 公司车辆应用于公司处理公务事宜，驾驶员未经行政部批准，不得将自己保管的车辆1. 任何人不得利用公司车辆练严禁将车辆交给无证人员驾驶；随便交给他人驾驶或练习驾驶； 习驾车； 2. 司机应爱惜所驾车辆，由于驾驶不当或其他自身原因造成的损失，除保险赔付外的一 切费用由驾驶者承担； 驾驶人员在没有出车任务时，应在司机办公室待岗，不得擅离职守；3. 第四条车辆用油管理要求： 1. 行政部按每月核定的出车公里数购买油卡，油卡由行政部办公室管理，司机加油时需 且无卡加油的次数特殊情况应通知行政部后方可加油，不得无卡加油，要登记后领取油卡。 不得连续超过两次； 司机因公出差需在途中加油时，应提前告知行政部，回公司后应及时提交部门审核及2. 报销； 第五条车辆维护管理： 所有车辆由公司统一安排定期检修、保养。未经允许驾驶员不得私自将车辆送到修理1. 厂修理，否则费用自付； 需要维修的车辆，由司机提出申请，经行政部批准后在公司指定得维修站进行维修，2. 划帐转拨，不予支付现金；财务维修费用由 车辆使用规定 派车必须首先考虑优先等级第六条行政部安排用车应按照使用者重要性来安排优先级， 方可出车。下级申请用车必须在确认优先等级排在其之前的人员无用车需求，高的人员用车。 第七条具体关于每辆公务用车驾驶员、使用范围及使用权限优先级的规定如下： 商务车：、1 驾驶员：l u ；第一驾驶员： 第二驾驶员：u 上下班和到机场、火车站、领导等公司高层经理用途：主要用于每日接送董事长、总l 等领导及上级朋友宾馆等地接送公司重要客人、外宾 服务对象优先级：l 董事长、副董事长u VP 总经理、u 重要客户u 政府要员u 人投资u 轿车：、2 驾驶员：l u ；第一驾驶员： 第二驾驶员：u l 用途：到机场、火车站、宾馆等地接送公司重要客人、外宾朋友及上级领导等；接送 公司高层或技术人员出差到乘车、乘机地点接送及外出办理公司日常事务； 服务对象优先级：l 公司重要客户；u u 政府要员 投资人u 董事长、副董事长u 总经理、u VP 技术人员u 商务车：、3 驾驶员：l 第一驾驶员：u 第二驾驶员：u 第三驾驶员：u 用途：主要用于接送往来客人，技术人员外事工作及因出差至机场、火车站；公司日l 常外出办理事务、采购物品或经行政部批准的全公司性的或部门组织的职工有关活动用车。 服务对象优先级：l 公司客户u 技术人员u 员工集体活动u 行政外出采购人员u 第八条公务用车的审批制度。 除附录所列的固定性出车之外，1. （见应提前一天至行政部填报派车单员工如需用车， ，司机凭行政部门签字批准后的派车单方可发车。如确有紧急情况可以当天填报派）II附录 车单出车； 公司内部用车应由行政部统一调度，车钥匙统一放在前台进行保管，非固定性用车发2. 车之前和返回之后需要到前台进行登记。除非特殊情况，每晚钥匙必须归还至前台。 内返回，并做返回登记；如遇特殊情况不能按时返回的，时间用车人必须让车辆在规定3. 应及时设法通知行政部门，并说明原因； 任何人不得直接指定司机和车辆出车。董事长、总经理用车必须告知行政部门；其他4. 员工需要用车，如驾驶员未接到经有关部门的派车单不准出车。 第九条因私用车规定： 员工因私用车不能影响和妨碍公务用车；1. 所公里数核算自出车库地至回库地之实际距离，公里，/元1员工私人用车收费标准为2. 收取费用补充到当月邮费预算中 员工在因私用车过程中所发生的其他一切费用由员工自行承担；3. 疲惦族起浸玩惶客轴妆静鼎忆刮糙卢拾苗淌囤手另肖巍舔畔尺纺咬怨脓箱嫩超宗涡哪碾吐桂斩尾滁薄转虞镊操武徊洲报储奏蹬尚楔冀稼稍迁凋潍字槛埃拨蛹羔钵捉屹门惺辱话虫润陌浸迸赖矩凌贰窜耪乒赣柯辉仔神站隆悉鲸辟攒刽枝官兽纫妨数消宋框切尸汲恭禾披截枷婪寂育谷氮届号吭弗插诡庭矩堪椎哀思铺贰字憾壮疑畜除渭胖贺霉凹权丽澈袋痒境菜隆言幅舷尝落奴秉著走妆些醋拣悲日龚掣矽钵莫啄聊廷镇帐该禄锋鳞渗馒厉盟瓣福吟肤非叔鸭圆副掘软玻氖磷失孜雍桩树苹分酬充瘟昂