金蝶K3医药流通GSP解决方案.doc

金蝶K/3医药流通GSP解决方案 2003-10-29 11:44 来源：金蝶 收藏到E起摘 【编者按】随着人民生活水平的提高和对医疗保健需求的不断增长，以及医、药分开的体制改革，医药流通一直保持着较快的发展速度，但明显缺乏规模和竞争力。在我国已经加入WTO. - 产品背景 随着人民生活水平的提高和对医疗保健需求的不断增长，以及医、药分开的体制改革，医药流通一直保持着较快的发展速度，但明显缺乏规模和竞争力。在我国已经加入WTO的今天，市场竞争越来越趋于国际化的大背景下，外国的药业连锁集团会更多地进入中国市场，中国的药品流通业要做好准备、迎接挑战。 金蝶K/3系统的医药流行业版，开发采用标准版和行业版同时发布的策略，一方面将剥离行业特征的需求提交至标准版开发完成；另一方面将与业务流程紧密联系的需求用医药属性包实现（通过行业开发引擎和行业组件）；并将比较独立的GSP需求包装为GSP模块发布。从医药行业生产流程和流通流程的质量管理特点入手，充分体现了GSP管理的行业特色，有效提高了药品流通企业的质量管理水平，有利于通过中国药品监督管理部门实施的资质认证；同时结合用户自身特点进行业务和信息的综合管理作为系统发展的着眼点，提供给用户完善的企业管理一体化解决方案，从而使企业实现竞争力的全方位提升和管理水平的实质性发展。 医药流通类企业特点、行业范围 医药流通经营企业具有多品种、小批量、批成本管理，质量管理严格规范，全面质量管理体系与业务流程紧密结合，批次跟踪要求高等特点， 1. 特点 现在，医药流通行业竞争非常激烈。整个医药企业呈现两种态势，一种是把企业做大，然后把很大的订单抛给厂商，从供应环节压低成本，此类企业侧重于批发流通；另一种是把终端做广，将药店开到每个角落，这样可以提高营业收入，此类企业侧重于连锁零售；另外大量社会医疗机构和个体零售药店将长期存在。 从流通的环节和特点可以将医药（流通）经营企业分为三类： 1、医药批发流通企业； 2、医药零售流通企业； 3、社会医疗机构和个体零售药店。 2. 行业分布 目前医药流通行业的整体发展趋势将会是渠道日益集中、缩短，同时信息化水平日益提高、管理日益规范。有可能一家集团企业同时具有以上其中两种或三种类型的经营特征；而且随着医药行业的兼并重组，医药流通行业还会具有以下几个特征：多公司、商业分销、连锁配送、工业分销。 同时除了医药行业之外，食品饮料、化妆品流通行业与医药流通经营行业的业务流程非常接近，所以行业分布不单单局限在药品的流通。 3. 业务处理流程 医药企业根据自身不同的经营特点，其流通过程和质量管理方法有区别。 下面分别介绍一下医药批发和连锁零售的业务流程。 3.1 批发流通型的业务流程图 3.2 零售流通型的业务流程图 产品解决方案 1. 整体结构 1.1 方案组成 K/3 医药管理系统的流通行业GSP产品解决方案可针对医药流通经营企业的不同特点提供相应的解决方案。K/3系统医药行业版包括：医药属性包（含各业务系统、价格管理、连锁配送等），GSP管理，饮片零售/中草药零售管理等子系统。通过应用信息化管理手段，帮助企业建立科学管理的质量体系，降低企业质量管理成本，提高质量管理技术、效率和水平，增加部门的资源共享程度，增进质量管理活动和其他企业管理活动的配合程度，为质量评价和质量改进提供科学准确及时有效的分析数据，全面提升企业的质量管理活动，达到全面质量管理信息化的目的。 方案的组成情况如下： 1、医药属性包：包括所有基本业务模块的医药行业特征、GSP管理共性的地方，利用K/3标准版本提供行业配置工具，即业务对象管理、个性化设置中的业务组件配置、辅助资料定义以及流程与控制中的工作流定义、控制参数、财务规则等，分别在人事、文件管理、基础子系统、生产、仓存、销售、采购、成本核算、质量、设备等模块中修改或增加业务对象、业务组件和控制参数，并提供与全面预算、PDM、计划系统的数据接口，尽量提供与数据采集系统的接口。 2、GSP管理：包括医药经营企业所有GSP管理模块中与K/3基本业模块相对独立的功能，建立在医药属性包的基础上，主要包括首营审批，质量档案，质量验收，在库检验，养护设备，停销效期，质量反馈及有关报表记录等几部分，体现了完善的GSP管理要求。 3、饮片和中草药零售管理：满足医药零售企业的特殊要求，需要K/3标准版本零售后台的支持，建立在医药属性包和GSP管理的基础上。 4、商业物流：包括一般商业的采购、销售、仓存、核算管理等子系统，还可利用集团分销进行主动的订货和补货计划实现物流的集中采购和统一配送。 5、销售前台：处理连锁店和个体零售药店的销售收银和仓存盘点管理等。 6、财务：根据企业需要可选配适用的财务整体解决方案。 1.2 整体结构图 根据医药流通的一般模式介绍下面两种方案： （1） K3医药批发解决方案 应用特点： 体现医药流通行业的特殊性，完全符合GSP的规范， 药品按批号管理、保质期管理、 价格管理和特价管理、客户和供应商管理，支持同一商品多种计量单位、不同的盘点方式、 销售环节的BOM配方录入、多种编码体系、商品别名查询、条码、店内码、助记符、辅助码、 配送的特殊性等。 加强对药业供应链全过程的药品监控管理，按照GSP标准，在采购批发、配送中心及各零售门店等业务部门的日常业务过程中，K/3系统均可对药品的品名、规格、生产批号、生产单位、批准文号、经办人、购销对象、检验记录、退换货记录等有关质量内容作详细记录；对药品进行安全性检查，以求最大限度的降低经营的风险。 （2） K3医药连锁零售解决方案 应用特点： K/3系统支持超大规模应用的统一控制和管理。具有简单可复制的门店管理、高效、低成本的配送体系，稳定、低成本的数据交换方式，多价格体系（按区域、门店性质任意组合），管理权限由总部集中控制，体现统一的管理思想。 总部与分店间物流的管理，针对药品的流通环节，规范和明确每一环节的任务和要求，使药品在各部门之间的流动更合理、更快捷，对药品的流通环节进行监控，对药品库存及配送进行科学的管理；同时加强对分店药品销售及公司库存的管理，并在此基础上实现公司库存的计划订货，公司对分店的自动调拨以及分店之间的药品调配，缩短订货周期，增强送货的及时性、可靠性，并最大程度地减少库存的积压，以提高经营管理水平，减少企业的经营成本。 2. 特点 K/3_GSP医药流通行业版是一个全面完整的行业产品，基本涵盖了医药行业全面GSP质量管理和细化的商业物流管理及业务财务一体化的本质需求，还提供了由行业引擎和行业组件构成的行业扩展平台，以帮助行业用户满足不断扩充的新需求。 医药流通经营企业的个性表现不突出，目前医药流通行业的整体发展趋势是渠道日益集中、缩短，同时信息化水平日益提高、管理日益规范。所以要根据企业的发展情况和经营特征来编写，有针对性地提出企业所存在的或者是企业所希望解决的问题，并根据实际情况提供解决方案。 3. 系统介绍 3.1 GSP管理系统 医药商业企业药品质量管理标准认证(GSP)： 是为促进医药药品经营全过程的质量管理，保证流通过程的药品质量，保证人民用药安全有效，由国家药品监督管理局颂发的一种规范，它要求药品经营企业应在药品的购进、储运和销售等环节实行质量管理，建立包括组织结构、职责制度、过程管理和设施设备等方面的质量体系。 （1） 首营客户审批 针对首次批发销售商品的客户进行首营审批，对其相关情况进行审批，只有审批通过的客户，才允许同其发生相关业务关系。 提供首营客户的审批台账，可以对客户相关资料的记录和审批，并对其后续流程进行相关控制。 （2） 首营供应商审批 针对首次采购商品的供应商进行首营审批，对其相关情况进行审批，只有审批通过的供应商，才允许同其发生相关业务关系。 提供首营供应商的审批台账，可以对供应商相关资料的记录和审批，并对其后续流程进行相关控制。 （3） 首营品种审批表 完善首营品种审批表维护和审批的基本功能，可以提高首营品种质量数据的维护效率和准确度；通过“审批/反审批”功能来单向控制商品资料中的审批标志，从而达到首营审批的业务流程控制，同时便于分清质量责任，监督经营质量和有效地进行质量事中控制。 如下流程图示： （4） 质量验收 关联钩稽已经审核完成的采购收货和销退收货通知单，生成对应的质量验收单，质量验收单审核后将合格或不合格数量反填累计到相应通知单中，才能进行入库的业务处理。 针对不同剂型的验收品种，还可以进行下一步的质量验收记录，用以记录分剂型、更明细的药品验收情况，以备查验；同时提供各种“验收记录”单表的维护功能和关联勾对质量验收单的控制。 质量验收单检验完成后，关联钩稽生成入库单的控制标准（严格控制、提醒、不控制）可自设定，同时提供不合格品入库和拒收处理。 如下流程图示： （5） 质量档案 针对每种药品建立质量档案，提供各种单据和序时簿的操作，便于各方查询、考察药品质量。 （6） 在库养护 针对实际业务完善在库养护记录，可以按批号、仓位、到期日、商品分类、商品等条件成批生成养护记录，且一天可以多次生成养护记录。 提供“成批养护”和“重点养护”功能，养护记录针对当前库存实物帐得到在库数量。 满足医药企业对药品的特殊库房管理的需要，还提供实现了包括适宜温湿度定义、库房内温湿记录表、库房外温湿记录表的相关记录。 （7） 在库检验 在库药品抽检（送检）单是为了满足企业日常各种形式的检验目的和需要，可以清晰地记录检验工作发起，开展和结束的全过程，是实现全面质量监督的基础记录文档。 同时可以在不合格品报损审批单或商品停售单中关联勾对在库药品抽送检单。将所有有关质量检验单据审核后备档，作为日后的质量经营档案便于各方查询、考察药品质量。 （8） 设备管理 提供化验室仪器目录、验收养护室仪器目录、养护设备使用记录、计量器具管理台帐和天平及精密仪器使用记录的维护的基本功能。 按使用类别分为三种设备档案：化验室仪器目录，验收养护室仪器目录和计量器具管理台帐；和两种使用记录：对应验收养护室仪器，需要存档养护设备使用记录；对应计量器具，需要存档天平及精密仪器使用记录。设备管理一般相对独立，与其它档案和业务流程的关系不大。 （9） 出库复核 对已完成审核的销售发货和采购退回及代管和调拨通知单关联钩稽直接生成对应的出库复核单，可以减少重复录入和提高复核效率及准确度。 通过系统设置中的标准控制（严格控制/提醒/不控制）和通知单是否出库复核完成的条件决定是否允许通知单生成相应的出库单，另对发货品种的检查复核可按批号监督和控制出库质量，及时发现问题，避免不合格品流入市场。 如下流程图示： （10）特殊药品 根据商品资料档案中的“是否特殊药品”标志，在审核已经审核完成的特殊药品质量验收单后才能进行出入库业务，再用相应质量验收单直接生成对应的特殊药品验收记录。 针对特殊药品关系重大，需要特别的入库验收和出库复核控制，采用加强管理的方法，形成双人验收和验发的管理机制，以便及时发现质量问题，降低质量风险。 （11）质量反馈 可对药品质量实行跟踪管理，提供了商品质量信息反馈、商品质量查询登记对应的反馈单和质查单两单表记录。 可对药品建立完善的售后服务，提供了用户访问记录、顾客投诉的受理记录、药品不良反应报告。 （12）停销催销 根据在库检验和在库养护结果情况，录入商品停销申请单审批后冻结商品出库业务。 同时还可根据药品的效期情况生成催销表，及时进行近效期药品的催销商业活动，降低过期风险。 （13）GSP报表 提供包括销售记录、销售退货记录、购进记录、购进退货记录、入库验收记录、出库复核记录、报损销毁记录、销货退回商品台帐、不合格商品报损审批表、报损商品台帐、不合格商品台帐、商品批号跟踪表等。 3.2 医药属性包 （1） 商品基本属性 针对医药行业对药品这种特殊商品的管理需要，提供对药品多种信息的维护，以方便各方面的管理需要。（例如：化学名、英文名、生产厂家、包装单位、批发价、零售价、预警提前期等，以及字段的控制显示、自动更新等） 基础资料提供对剂型、品种、大类、特别属性的设置，同时在商品的基础资料中支持对上述前三个字段的选取和特别属性按钮，以便对药品等特殊商品的管理和使用。 （2） 客户基本属性 基本资料字段助记码和其他信息（例如：英文名称，营业执照有效期，许可证有效期，合格证有效期等）；提供是否首营审批冻结控制和首营审批按钮显示首营审批记录编号、Gsp/gmp认证情况、授权委托书，许可范围等；提供证照号双击控制。 自动生成证照有效期功能。（3） 供应商基本属性 基本资料字段助记码和其他信息（例如：英文名称，营业执照有效期，许可证有效期，合格证有效期等）；提供是否首营审批冻结控制和首营审批按钮显示首营审批记录编号、Gsp/gmp认证情况、授权委托书，许可范围等；提供证照号双击控制。 供应商厂家标志和自动生成证照有效期功能。 （4） 丰富单据信息 包括所有有关采购和销售的订单、通知单、出入库单及发票 表体显示字段产地、生产厂家、包装单位、批发价折扣等，提供批发价和零售价、各种数量信息等内容。 （5） 报表分析 包括采购、销售、仓存的汇总和明细表 表体有商品时显示字段产地，生产厂家，便于进行报表分析。 （6） 检查证照有效期、商品保质期 检查企业证照合法性，提供（严格控制/提醒/不控制）控制类型；还可预警提示和检查，显示最早到期证照和到期商品。 （7） 价格管理 提供订价单、调价单和中标价管理和相关分析报表。 （8） 不合格品管理 可从检验单关联到报损审批单，审核后确认报损销毁记录；且商品拒收报告单与不合格数量不为零的采购收货、代管、调拨通知单钩稽核销。 提供完整的检验、报批和销毁业务流程，可以按批号最大限度地监督和控制不合格品质量，及时发现质量问题，并进行质量改进，避免不合格品流入市场其他环节，极大地提高企业的经济和社会效益。 按质量要素事中控制不合格品流向的目的；体现了从质量角度监督不合格品管理的思路，既保留了原来的物流环节，又将不合格品流程独立区分开来，便于在实际业务中达到GSP管理的质量目标。 如下流程图示： （9） 其他 验收结论、处理情况、养护结论、证照类型、控制类型等辅助资料管理。 3.3 销售前台 （1） 零售单商品录入 前台零售单商品录入支持商品代码、商品条码、商品助记码、用户自定义码、F7选择等多种录入方式。满足不同的销售员的习惯、不同的商品要求等，保证了快捷、准确、方便的销售开票。 （2） 前台小票逐条打印和套 在系统默认整单打印基础上，提供在商品录入的同时立即打印当前录入商品数据的小票逐条打印功能，加快顾客排队购物的付钱过程。 对于非超市POS使用提供小票套打，和屏幕显示的相同的所有单据可套打打印，以满足不同用户的要求。 （3） 界面自定义 用户可以依需要自由拖动表头和表尾中的任何一项，调整项目位置和空间大小，自由增加和删除表头表体项目、自由显示和隐藏表头表体项目。 （4） F7查询 在F7查询框（可选择代码查询或名称查询）输入关键字，光标会自动定位在最匹配的商品行上，按回车键后只显示和输入区匹配的数据，并支持模糊查询。此外浏览区所有显示的字段都可以排序和搜索和显示或隐藏一些字段，能够自动记录上一次搜索的字段，还可以自定义查询窗