康师傅百货商场制度汇编之会议管理规定.doc

. 会议管理规定受控状态：_发放编号：_生效日期：_版本/修改次第更改页次/章节编制审 核批 准生效日期B/00会议管理规定1. 目的制定本规定的目的在于规范会议组织及实施，提高会议质量和工作效率，加强监督检查，切实贯彻公司级会议决策、决议及公司各项工作安排，确保公司经营活动正常、有序、高效的开展。 2. 适用范围本规定适用于公司内部各级会议及所有与会人员3. 定义无4. 职责4.1 公司级会议由行政部负责组织和跟进4.2 部门级会议由各部门自行组织和跟进4.3 专题性会议由议题的责任部门负责组织和跟进5. 程序5.1 会议分类及与会人员5.1.1 公司级会议：5.1.1.1 公司高层例会：由公司总经理、副总经理、部门经理参加的会议。5.1.1.2 公司季度/半年工作总结会：由公司总经理、各副总经理、经理级参加的会议。5.1.1.3 公司经营分析会：由公司B级以上成员参加的会议。5.1.1.4 公司年度总结会：由公司全体员工参加的工作总结、计划大会。5.1.1.5 公司人力季度会议：由公司部门经理级以上成员参加的会议。5.1.2 部门级会议：各部门自行组织的由本部门人员参加的会议。5.1.3 专题性会议：5.1.3.1 供应商会议：由营运部组织召开，营销、营运相关人员参加，其他部门人员可列席参加的会议。5.1.3.2 经营调整会议：由招商部组织召开，经营部门相关人员参加的会议。5.1.3.3 机制建设会议：由公司行政部组织召开，各部门负责人参加的会议。5.1.4 临时性会议：由公司总经理或各部门临时召集召开的工作会议。5.2 会议时间5.2.1 公司级会议时间：5.2.1.1 公司高层例会：每周日下午14：00召开。5.2.1.2 公司季度/半年工作总结会：每季度初月上旬召开。5.2.1.3 公司经营分析会：每季度初月上旬召开。5.2.1.4 公司人力季度会议：每季度初月中旬召开。5.2.1.5 公司年度总结会：每年年底召开。5.2.2 部门周例会：各部门周例会会议时间为周六至周一下午3：00以后。5.2.3 除总经理临时召集的紧急会议和部门周例会外，公司内部会议原则上在下午17：00后召开。5.2.4 专题性会议时间：5.2.4.2 供应商会议：由营运部确定时间及地点后，通知各相关部门。5.2.4.3 经营调整会议：由招商部确定时间及地点后，通知各相关部门。5.2.4.4 机制建设会议：每月上旬召开。5.3 会议内容5.3.1 公司级会议内容：5.3.1.1 公司高层例会：（1）各部门负责人、副总经理汇报上周工作总结及下周工作计划；（2）总经理针对副总及各部门负责人所做发言进行具体的工作安排、确定工作思路、明确工作目标，并结合总经理具体的工作安排和讨论结果形成统一的工作计划。5.3.1.2 公司季度/半年工作总结会：（1） 总经理、副总对半年/季度工作中存在的问题及难点做以分析,并提出相应的解决方案;（2）副总及部门负责人汇报主管部门季度/半年工作计划执行情况及下个季度工作计划安排；（3）总经理传达公司本季度/半年决策、决议和工作安排。5.3.1.3 公司经营分析会议：（1） 招商部：公司整体指标完成情况；各品类经营状况与阶段性调整方案；（2） 营运部：各楼层指标完成情况与提升方案；阶段性促销活动效果分析与提升方案；现场存在的共性问题予以通报，加入解决要求。 （3） 行政部：督导、监察发现的现场及管理人员问题通报。（4） 总经理总结发言，并传达公司本季度决策、决议和工作安排。5.3.1.4 公司人力季度会议：（1） 针对公司岗位编制情况、人员结构等情况进行分析；（2） 绩效考核指标数据分析。（3） 人力成本、员工流动率的分析；（4） 培训及梯队培养的总结；（5） 公司总经理与主管人力副总分别与各部门负责人对其主管部门人员的岗位适应性进行分析。5.3.1.5 公司年度总结会：（1） 公司及各部门全年的工作总结和计划安排。（2） 针对公司全年工作业绩较突出的员工做以表彰及奖励。（3） 总经理对下一年度做以具体的工作规划。5.3.2 部门例会内容：（1）由主管副总主持各部门的周例会，对主管部门上周的工作进行总结，并对工作执行过程中的问题及不足提出具体的解决办法；（2）同时根据高层会议精神，安排各部门下周的工作计划。5.4 会议管理5.4.1 公司级会议：5.4.1.1 公司高层例会、公司季度/半年工作总结会、公司年度总结会：由行政部组织召开，并在会前明确会议主题、出席人员、会议召开时间、地点、议程、会议费用预算等，记录人为文员，同时负责会后的跟进工作。5.4.1.2 公司经营分析会：由营运部组织召开，并在会前明确会议主题、出席人员、会议召开时间、地点、议程、会议费用预算等，记录人为营运部人员，将会议纪要及相关资料整理后交由行政部存档，同时负责会后的跟进工作。5.4.1.3 公司人力季度会议：由人力组织召开，并在会前明确会议主题、出席人员、会议召开时间、地点、议程、会议费用预算等，记录人为行政部人员，将会议纪要及相关资料整理后交由行政部存档，同时负责会后的跟进工作。5.4.2 部门级会议由各部门内部组织召开，并由各部门自行跟进会议中需落实的工作内容。5.4.3 专题性会议5.4.3.1 供应商会议、经营调整会议：由招商部、营运部组织召开，并在会前明确会议主题、出席人员、会议召开时间、地点、议程、会议费用预算等，记录人为行政部人员，将会议纪要及相关资料整理后交由行政部存档，同时负责会后的跟进工作。5.4.3.2 机制建设会议：由人力组织召开，并在会前明确会议主题、出席人员、会议召开时间、地点、议程、会议费用预算等，记录人为人力人员，将会议纪要及相关资料整理后交由行政部存档，同时负责会后的跟进工作。5.4.4 临时性会议：由发起部门组织召开，并在会前明确会议主题、出席人员、会议召开时间、地点、议程、会议费用预算等，记录人员为发起部门人员，将会议纪要及相关资料整理后交由行政部存档，会议室的使用由承办部门提前申报，并做好会议场所的布置及会议准备，同时负责会后的跟进工作。5.5 会议要求5.5.1 公司级会议按上述要求由主持部门准备会议签到簿，与会人员应提前10分钟签到，并指定专人负责做好会议记录，在会议结束后1个工作日内（节假日顺延）整理会议纪要，印发相关部门，抄报相关领导，编号、分类、存档，发放时应填写会议纪要登记表，并由接收人签收，以便对照、核查、落实。5.5.2 部门级会议，由各部门安排专人负责做好会议纪要，印发相关部门。各部门的周例会会议纪要必须在每周二晚下班之前抄送相关领导及行政部，并编号、分类、存档。5.5.3 专题性会议按上述要求由主持部门，设专人负责在会议结束后，一个工作日内（节假日顺延）做好会议纪要，印发相关部门，抄送相关领导及行政部，并编号、分类、存档。5.5.4 公司级会议与会人员必须做好充分的会前准备，遵守会议纪律，做好记录，讨论发言力求简明扼要，言简意赅，引用数据务必详实、准确。5.5.5 公司高层例会、公司季度/半年总结会，不能准时参加会议的人员，需提前征得总经理的同意方可；其他会议不能准时参加的人员，需预先征得主管上级及会议召集部门负责人的同意方可。在正常考勤过程中不能参加会议的，由部门负责人知会行政部。5.5.6 会议召开过程中不得无故离席，否则视同缺席处理。5.5.7 与会人员不得在会场吸烟，手机应调至振动或关闭，原则上不得拨打或接听手机，未经主持人允许不得擅自离席接打电话，紧急或特殊情况下确需接听的应到会议室外进行。5.6 会议决