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项目管理系列之一 信息系统建设需要项目管理 摘自左美云 李东 董小英等著 项目管理信息系统建设的守护神很多企业都有建设大型信息系统的经历，也曾经遇到过许多挫折。例如，投资数千万元人民币建设企业内部的ERP系统，结果却是项目工期一拖再拖，项目人员也一变再变，当最终完成系统的建设时，却发现企业的业务需求已经发生了很大的改变，系统无法很好地满足新的需求。究其原因，在整个系统的建设过程中缺乏项目管理是最主要的原因。简单地说，项目管理是一种科学的管理手段，目的是在指定时间和资源的条件下，保质、保量地完成预定的任务。一般来说，项目管理涉及的要素包括进度、成本、人力和质量。如何根据项目的进度、资源的需求、人员的变动等状况协调这些要素之间的关系并求得相互之间的平衡，是项目管理要解决的问题。在各类项目中，信息系统建设算得上是最复杂的项目，这主要因为三方面的原因：首先，信息系统建设的主要资源是人，而人是最难管理的；其次，信息系统建设的核心是软件开发，从某种意义上讲，软件是无形的，对其质量的评价也存在很多主观因素；第三，需求的多变性。这些因素导致信息系统建设项目的复杂程度高于任何其他系统。本期专题针对项目管理的各个主要方面：进度与成本、需求变更、人力资源、质量及团队管理，通过具体的例子介绍如何科学地进行项目管理，保证信息系统建设的成功。值得一提的是，各类项目的管理都具有相通之处，因此，本期专题介绍的方法和原则也适合于其他类型项目的管理。信息系统建设需要项目管理(2001-06-12)进度和成本计划(2001-06-12)计划变更管理(2001-06-12)人力计划(2001-06-12)团队管理(2001-06-12)质量管理(2001-06-12)项目管理软件(2001-06-12)信息系统建设需要项目管理(2001-06-12)美国学者戴维克兰德指出：“在应付全球化的市场变动中，战略管理和项目管理将起到关键性的作用。” 战略管理立足于长远和宏观，考虑的是企业的核心竞争力，以及围绕增强核心竞争力的企业流程再造、业务外包和供应链管理等问题；项目管理则立足于一定的时期和相对微观，考虑的是有限的目标、学习型组织和团队合作等问题。项目管理是一种科学的管理方式。在领导方式上，它强调个人责任，实行项目经理负责制;在管理机构上，它采用临时性动态组织形式项目小组;在管理目标上，它坚持效益最优原则下的目标管理;在管理手段上，它有比较完整的技术方法。由于人类社会的大部分活动都可以按项目来运作，因此项目管理已深入到各行各业，以不同的类型、不同的规模出现。有些项目是指大类，如世行贷款项目、城市建设项目、技术改造项目等；有些项目则是指某项具体任务，如筹办一次IT知识竞赛、举办一个IT培训班等。对企业来说，项目管理思想可以指导其大部分生产经营活动。例如，市场调查与研究、市场策划与推广、新产品开发、新技术引进和评价、人力资源培训、劳资关系改善、设备改造或技术改造、融资或投资、信息系统建设等，都可以被看成是一个具体项目，采用项目小组的方式完成。项目管理的两大体系：IPMA 和PMI目前国际上存在两大项目管理研究体系:其一是以欧洲为首的体系，即国际项目管理协会（International Project Management Association，缩写为IPMA）;其二是以美国为首的体系，即美国项目管理协会（Project Management Institute，缩写为PMI）。IPMA的成员主要是代表各个国家的项目管理研究组织，该组织1965年在瑞士注册，是非营利性组织，它非常重视专业人员的资格认证工作。一般来说，项目管理专业人员取证分为A、B、C、D四个级别，级别之间的档次标准差距很大。其中，A级是工程主任证书级（相当于总经理一级）、B级为项目经理级别证书、C级为项目管理工程师级证书、D级为项目管理技术员级证书，不同的资格证书标准各异。与PMI资格认证相比，IPMA更注重实践能力。PMI成员主要以企业、大学、研究机构的专家为主，它开发了一套项目管理知识体系（Project Management Bode of Knowledge，简称PMBOK）。该知识体系把项目管理划分为9个知识领域：范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、采购管理、风险管理和综合管理。国际标准化组织以该文件为框架，制订了ISO 10006关于项目管理的标准。图1 项目管理三要素之间的关系PMI 的资格认证制度从1984年开始，通过认证的人员成为“项目管理专业人员”（PMP）。PMI项目管理专业人员认证与IPMA资格认证的侧重点不同，它虽然包含对项目管理能力的审查，但更注重知识的考核，申请者必须参加并通过包括200个问题的考试。目前，国际项目管理发展体现为三个热点：证书热、培训热、项目管理软件热。中国也不例外，国家有关部门正在着手制定适合国情的资格认证框架和细则。项目管理的精髓：多快好省通俗地讲，项目就是在一定的资源约束下完成既定目标的一次性任务。这一定义包含三层意思：一定资源约束、一定目标、一次性任务。这里的资源包括时间资源、经费资源、人力资源和物质资源。如果把时间从资源中单列出来，并将它称为“进度”，而将其他资源都看做可以通过采购获得并表现为费用或成本，那么我们就可以如此定义项目：在一定的进度和成本约束下，为实现既定的目标并达到一定的质量所进行的一次性工作任务。一般来讲，目标、成本、进度三者是互相制约的，其关系如图1所示。其中，目标可以分为任务范围和质量两个方面。项目管理的目的是谋求（任务）多、（进度）快、（质量）好、（成本）省的有机统一。通常，对于一个确定的合同项目，其任务的范围是确定的，此时项目管理就演变为在一定的任务范围下如何处理好质量、进度、成本三者的关系。项目管理是信息系统建设的保护神信息系统（Information System，缩写为IS）建设构成一类项目，因此必须采用项目管理的思想和方法来指导。对于以往信息系统的建设，业界有两个80/20的估计：一是80%的项目都失败了，只有20%是成功的；二是在那些失败的项目中，80%的原因是非技术因素导致的，只有20%是由技术因素导致的失败。在这里，非技术因素包括企业业务流程与组织结构的改造问题、企业领导的观念问题、企业员工的素质问题、项目管理问题等。在绝大多数情况下，IS项目的失败最终表现为费用超支和进度拖延。我们不能保证有了项目管理，IS建设就一定能成功，但项目管理不当或根本就没有项目管理意识，IS建设必然会失败。显然，项目管理是信息系统建设成功的必要条件，而非充要条件。尽管项目管理失误造成IS建设失败的现象在IT业中尤为突出，但在相当一段时期内却并未受到重视。其原因在于IT行业平均利润率远远高出传统行业，因此即使内部存在很大的问题，却仍能赢利，从而造成众多IT企业忽视了项目管理的作用。“中青在线”曾登载过一个例子：某家知名IT企业的市场部接到一个老客户的项目，由该客户支付1亿元人民币开发该项目。承接任务时计算出的理论利润相当高，但当项目结束后进行财务结算时，却发现该项目居然亏损。追究原因时，财务部对该项目进行了严格的审查，结果发现，亏损的主要原因是客户多次更改需求，而项目小组始终认为还有足够的利润，因而并未对客户提出的变更收取相应的更改费用，同时客户部花费了大量资金用于宴请或赠送礼品以维系客户关系。这个例子反映出该企业在项目管理上存在着严重的问题：在项目确定期间，没有明确客户的需求，缺乏规范的项目费用管理，未对项目进行严格的费用估测、费用预算及费用控制；在项目进行当中，对客户的需求变更没有及时作出反应并按相应程序重新计算成本。可以说是项目管理上的疏忽注定了该项目的失败。信息系统项目的特殊性信息系统建设作为一类项目，具有三个鲜明特点：1目标不精确、任务边界模糊、质量要求主要是由项目团队定义。在信息系统开发中，客户常常在项目开始时只有一些初步的功能要求，没有明确的想法，也提不出确切的需求，因此信息系统项目的任务范围很大程度上取决于项目组所做的系统规划和需求分析。由于客户方对信息技术的各种性能指标并不熟悉，所以，信息系统项目所应达到的质量要求也更多地由项目组定义，客户则担负起审查任务。为了更好地定义或审查信息系统项目的任务范围和质量要求，客户方可以聘请信息系统项目监理或咨询机构来监督项目的实施情况。2客户需求随项目进展而变，导致项目进度、费用等不断变更。尽管已经做好了系统规划、可行性研究，签订了较明确的技术合同，然而随着系统分析、系统设计和系统实施的进展，客户的需求不断地被激发，导致程序、界面以及相关文档需要经常修改。而且在修改过程中又可能产生新的问题，这些问题很可能经过相当长的时间后才会被发现，这就要求项目经理不断监控和调整项目的计划执行情况。3信息系统项目是智力密集、劳动密集型项目，受人力资源影响最大，项目成员的结构、责任心、能力和稳定性对信息系统项目的质量以及是否成功有决定性的影响。信息系统项目工作的技术性很强，需要大量高强度的脑力劳动。尽管近年来信息系统辅助开发工具的应用越来越多，但是项目各阶段还是需要大量的手工劳动。这些劳动十分细致、复杂和容易出错，因而信息系统项目既是智力密集型项目，又是劳动密集型项目。此外，由于信息系统开发的核心成果应用软件是不可见的逻辑实体，如果人员发生流动，对于没有深入掌握软件知识或缺乏信息系统开发实践经验的人来说，很难在短时间里做到无缝承接信息系统的后续开发工作。另外，信息系统的开发特别是软件开发渗透了人的因素，带有较强的个人风格。为高质量地完成项目，必须充分发掘项目成员的智力才能和创造精神，不仅要求他们具有一定的技术水平和工作经验，而且还要求他们具有良好的心理素质和责任心。与其他行业相比，在信息系统开发中，人力资源的作用更为突出，必须在人才激励和团队管理问题上给予足够的重视。由此可见，IS项目与其他项目一样，在范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、人力资源管理、沟通管理、采购管理、风险管理和综合管理这九个领域都需要加强，特别是要突出人力资源管理的重要性。同时，考虑到软件的特殊性，还要进行信息系统的配置管理，主要是版本管理。 项目管理入门Karl E. Wiegers 著，mirnshi 译 (非程序员杂志 第3期)当你预期的那一天，也许是害怕的那一天，终于来到了：从工程师的队伍里你被提拔到了软件项目领导或者团队领导的位置。这也许就是你选择的职业道路，或许你不太情愿，将就尝试一下。无论在哪种情况下，你都可能缺少工程学科、人员管理以及领导能力的相关教育。这需要更多的领导能力和管理(它们不是一回事)，而不能象Dilbert（译注：著名IT漫画主角）那样简单地和老板对抗了。当你考虑新的目标时，请考虑下面的活动计划列表。一次就抓住了每个亮点，这是不可能的。但是这份建议说明可以帮助你将注意力放在可以提高你和你的团队绩效的活动上。建立优先级作为经理，首先要做的、最重要的事是你需要有意识地建立优先级。当你仍陷于繁重的软件开发活动中时，你需要一套新的职责。过多的经理新手不能抗拒技术的吸引而陷于此类活动，这将导致项目组的其他人员想要获得经理的帮助时，却得不到帮助。有成效的领导知道他们首要的任务是为其他组员提供服务。这些服务包括训练和指导、解决问题和冲突、提供资源、建立项目目标和优先级、提供适当的技术指引。要使每个组员都能清楚的知道，你总是可以帮助他们。我发现将自己定位于为被我监督的人工作是非常有意义的，而不是相反的。在你所作的事情中，对于组员要求你帮助他们这件事，应该具有非屏蔽中断的优先级。第二重要的，是使你的客户满意。作为一名经理，没有直接的能力使客户满意，因为你已不再是作为个人提供产品和服务完成这点。相反，你必须建立一种环境，准许你的组员最大程度上满足客户的需求。经理提供了强有力的方法，有效地提高客户的满意度。第三重要的，是为你的项目工作。因为也许还有其他许多技术上的项目，或者其他经理的请求帮助，诸如为指导委员会工作。当这些和二个高级别的发生冲突时，都要准备推辞掉。很明显，使其他经理满意的事情是你最不重要的事情。在一个有秩序的组织里，如果你在三个以上的重大环节上获得了成功，其他的经理都会很激动的。我们并不都能很幸运地工作在一个良好的环境里，但一定要对你任务单上排在最前面的工作任务努力尽到最大的责任。集中精力有效地、快乐地、尽可能地帮助你的组员，不要将精力放在使你上司满意的上面。分析你的技能差距除非你已经为新位置做好了准备，否则相对于你当前的领导能力和管理技能，你会感到一些差距。出色的技术背景或许是你被选为领导角色的一个因素，但是你要想干得出色，你需要更多的技能。针对别人的评论和项目，真实地列出你的长处和短处，然后减少差距。软件人员并不以令人满意的人际关系技能出名。你会希望增强处理人际关系的经验：解决冲突、说服以及灌输想法。你也不得不处理包括招聘、解雇、商谈计划表，以及在你的办公室里评论某人业绩使其伤心落泪等一些事务。我发现从一堂倾听技能课开始我的管理职业是非常好的。当作为个体提议人，积极地将我们自己的技术议程提交小组时，我们经常对此感到非常惬意。有效的管理要求更多的合作和善于接受的人际关系方式。要花点时间学习如何(何时)巧妙地引导自己的自然判断。倾听技能课提供了一种交流机制，我已经发现在许多场合下都很有用。接着，到讲台的另一侧，提高你的演讲能力。如果你真的不适应公开场合的讲话，学习戴尔.卡内基的课会有帮助的。你会发觉，通过这样的培训获得的经验，以及获得提高的交流能力，都可以帮助你更好地适应将来的工作。作为项目领导，为了计划和跟踪项目，以及当需要项目回退而采取修正措施时，你有责任调整其他人的工作。参加项目管理的培训课，阅读一些有关项目和风险管理的书籍和文章。参加项目管理学会，阅读其月刊-PM Network。SEI的软件能力成熟度模型对于软件项目计划和项目跟踪提供了很多有用的建议。建立优先级的能力、控制有效果的会议、清晰的交流，对于你，作为一名经理的绩效将会有实质上的影响。定义“质量”几乎每个人都会认真地对待质量问题而且都希望生产出高质量的产品。然而，对于软件的质量含义，没有一个统一的定义。传统上的软件质量观点和“足够好”的软件观点有着激烈的争论。为了帮助小组走向成功，需要花一些时间和你的组员、客户共同探讨质量的含义。这两种阵营在思想上经常不会有相同的定义，可以很容易的就不同目的开展工作。关注交付计划的经理对于想正常地检查每行代码的工程师会不耐烦的；认为可靠性非常重要的客户对一个带有很少使用但带有很多bugs的特性的产品是不会满意的；一个很好的GUI也许会让用户厌烦，因为用户已经熟记了如何有效地使用前一个版本的产品。为了更好的理解客户对软件质量的看法，在Kodak，我的小组曾经邀请了我们的客户和他们的经理就这个议题在一个开放的论坛展开讨论。这个论坛是很有意义的，那些使用我们产品的人有着自己的理解，通过讨论，我们可以知道我们制定质量的思路有哪些和他们是不相符的。明白了不同，就可以使你集中精力，照顾客户的最大利益，而不是使开发人员获得最大满意。软件质量的传统描述包括要与说明书一致，满足客户的需求，代码和文档没有缺陷。“六个质量” (six-sigma quality)这个流行词， 建立了一个非常高的尺度，用于监测失败的频率和密度。但它不适用于如快速产品交付，可用性，充足的特性集，已支付价钱的交付意义这样的质量尺度，。对于我们生产和购买的产品，我们总是热衷于尽可能涵盖所有的这些质量特性，然而，妥协总是必须的。在一个项目的需求阶段，我们制定了包括十项质量属性的一个列表，如效率，协同性，正确性以及宜于学习，我们认为这对于用户来说是最重要的。我们请客户关键人物代表小组以1到5的尺度评估每项属性。一旦我们决定了哪些属性是最重要的，我们就可以设计并实现这些目标。如果你在了解了对于客户的质量含义并在设计实现质量属性的过程中没有麻烦的话，而且客户对质量属性表示满意，那你是很幸运的。在众多关注的质量说明中，我曾听到过一个：“客户回来了，但产品没有” 。和你的客户、开发人员一起对每一个产品都确定适当的质量目标。一旦决定了，就给出达到质量目标的明确的最高优先级。以身作则，按很高的质量标准要求你自己的工作。采用这个座右铭：“力求尽善尽美，满足于优秀。”表彰成绩对你组员成绩的表彰和奖励，是激励他们的一种很重要的手段。除非你的小组中已经有了一种表彰程序，否则这应是你最重要的事情之一。表彰包括象征性的东西(证书，旅游奖励)以及实际的东西(电影票，餐馆礼品券，兑现奖)。在送赠品时要说一些亲切的话语：“感谢你所给予的帮助”或者“祝贺取得了成绩”。在表彰和奖励上花费很少的心思和钱，就可以获得很多的友好和将来的合作。包括客户代表，以及为项目成功做出过贡献的支持人员等等开发组外的人员也可以获得表彰。和你的组员讨论，了解他们感兴趣的表彰和奖励的方式。使得无论大小成就的表彰活动成为小组文化的一个标准组成部分。对每位组员对其所作的工作表现出发自内心的兴趣也要给与含蓄的表扬，为消除所有影响他们战斗力的障碍尽你的力量。表彰是展示组员以及小组外的其他人的一种方式你要知道并感谢他们为小组成功所作的贡献。学习过去你的小组在过去承担的一些项目有可能没有取得完全的成功。甚至在成功的项目上，我们也能经常认为一些事情我们下次会作得更好。当你进入了新的领导角色，需要花点时间了解早期的项目为什么失败，并要计划避免犯同样的错误。对于软件开发，每位经理花时间处理每种可能要发生的错误是非常困难的，学习过去的成功和失败就是个成功的开始。可以从过去你们小组承担的一个没有经过检查评估的项目着手，不要管其成功还是失败，实施项目后的回顾(有时称作事后调查分析)。你的目标不是判定责任，而是为了在将来项目中作得更好。借此，可以了解什么已经作得很好，什么应该作得更好。在当前每个项目的主要里程碑时，通过集体讨论或公平的组织者，用同样的方式，领导小组用头脑风暴的方式对其展开分析。另外，要了解领悟已有的软件工业的最佳准则。一个好的起点是Steve McConnell的Jolt Award获奖作品：快速开发(Rapid Development，Microsoft Press, 1996)的第三部分 ，叙述了27个最佳准则。也要避免McConnell叙述的36个常见的软件开发错误。你的组员也许反对新的工作方式，但是你的角色是作为一名领导，要确保团队一致连续地使用最佳可用的方法、过程和工具。积极促进组员之间的信息共享，这样局部单个最好的实践经验就能成为每个开发人员的工具箱的一部分。建立改进目标一旦你对过去的项目建立起了回顾，确立了质量对小组的意义，你就要建立短期以及长期改进的一些目标。目标要尽可能量化，所以你要划分几个简单的阶段，标明你是否采取了适当的过程朝着目标前进。例如，如果你认定由于需求的不稳定导致项目经常延期，你可以建立一个改进需求稳定的目标，在6个月内提高50%。这样一个目标需要你确切知道每周或每月需求的变化数，清楚他们的出处，采取行动控制那些变更。这可能要求你要改变与那些提交需求改变的人的交流方式。你的目标和阶段是软件过程改进程序的组成部分，你要使之有序。作为缺乏创造力的官僚主义的最后避难所，轻视“过程”很流行。虽然事实上，每个小组都能找到改进其工作的方式。当然，如果你总是用已有的工作方式工作，你也就不要期望你会得到比以前更好的结果。有两个强烈的原因要求改进过程：校正问题，防止问题。确保你的改进努力要围绕着已知的或可预知的可能威胁项目成功的问题。领导你的小组找出当前正在使用的方法的长处和短处，以及项目面临的风险。我的小组召开了一次“两段式头脑风暴”练习，来确定改进软件生产力和质量过程的绊脚石。在第一次会议中，参会者在便条上写出他们关于会议主题的想法，一个便条一个想法。组织者将他们写在便条上的想法收集上来并分组。最后，我们就会得到一打主要的分类，并将其记录到活动挂图上。第二次会议，相同的参会者在便笺上写出解决这些障碍的思路，并贴在挂图的合适位置。进一步细化，归纳出一些详细的活动，就可以成为我们努力的一部分，清除障碍，帮助组员实现软件的质量和生产力的目标。建立可度量和可达到的目标，便于你集中精力实现改进。要使目标具有明显的优先级，并可周期性地监视过程。记住你的目的是，提高你的项目和公司完成的技术和业务上成功，不要满足于一些过程改进书籍里提到的期望细节。要把改进的工作视为迷你项目，具有可分发、资源、计划和有责任的小项目。否则，过程改进活动将总处于比诱人的技术工作低的优先级上。缓慢的开始这篇文章提供了许多建议，帮助你，一位软件经理新人，带领你的小组走向伟大的成功。在日复一日新的工作压力面前，要努力保持你的头脑清醒。在长时间的塑造软件开发小组的文化和习惯上，你还是个非常重要的角色。你不必一次性都作完，可以选择跟环境最相关的的几个开始。 作为软件经理，除了项目要按时按照预算完成外，你要担负的责任还很多。你还要：领导技术人员，将他们形成一个具有凝聚力的团队；建立协同团队工作的环境；鼓励和奖赏高级软件工程师的实践应用；平衡来自客户、公司，组员和你自己的需求。 这是项重大的任务，祝你好运！ERP实施的项目管理在上一篇文章企业实施ERP系统的风险分析中,我们对ERP系统从选型开始,到系统上线的实施全过程中存在的种种主要风险进行了系统的分析。通过对风险的认识和分析,我们可以意识到:建立起一整套行之有效的项目和风险管理机制,对提高ERP系统的实施成功率至关重要。 对ERP项目所有方面的计划、组织、管理和监控,是为了达到项目实施后的预期成果和目标而采取内部和外部的持续性的工作程序。这是对时间、成本,以及产品、服务细节的需求相互间可能发生矛盾进行平衡的基本原则。 以下是结合实施ERP项目的实际经验,介绍ERP项目管理的主要内容、工具和方法。 一、典型的项目管理循环 一个完整的ERP项目通常包括三大阶段:需求分析、系统选型和系统实施;在系统实施阶段又可细分为实施计划、业务模拟测试、系统开发确认、系统转换运行、运行后评估五个主要步骤。项目管理围绕整个ERP项目的全过程,对项目的立项授权、需求分析、软硬件的评估选择,以及系统的实施进行全面的管理和控制。一个典型的ERP项目管理循环通常包括:项目开始、项目选型、项目计划、项目执行、项目评估及更新和项目完成六项主要内容。图1反映了ERP项目的实施阶段和项目管理循环之间的关系。 1.项目开始 项目开始阶段主要针对ERP项目的需求、范围和可行性进行分析,制定项目的总体安排计划,并以项目合同的方式由企业与ERP项目咨询公司确定项目责任和授权。在项目开始阶段进行的项目管理主要包括以下内容: 需求评估对企业的整体需求和期望作出分析和评估,并据此明确ERP项目成果的期望和目标。 项目范围定义在明确企业期望和需求的基础上,定义ERP项目的整体范围。 可行性分析根据项目的期望和目标以及预计项目的实施范围,对企业自身的人力资源、技术支持等方面作出评估,明确需要为配合项目而采取的措施和投资的资源。 项目总体安排对项目的时间、进度、人员等作出总体安排,制定ERP项目的总体计划。 项目授权由企业与ERP项目咨询公司签订ERP项目合同,明确双方职责,并由企业根据项目的需要对咨询公司进行项目管理的授权。 2.项目选型 在明确了项目的期望和需求后,系统选择阶段的主要工作就是为企业选择合适的软件系统和硬件平台。系统选型的一般过程为: 筛选候选供应商项目咨询公司根据企业的期望和需求,综合分析评估可能的候选软硬件供应商的产品,筛选出若干家重点候选对象。 候选系统演示重点候选对象根据企业的具体需求,向企业的管理层和相关业务部门作针对性的系统演示。 系统评估和选型项目咨询公司根据演示结果对重点候选对象的优势和劣势作出详细分析,向企业提供参考意见;企业结合演示的结果和咨询公司的参考意见,确定初步选型,在经过商务谈判等工作后,最终决定入选系统。 在项目选型阶段的主要项目管理工作是进行系统选择的风险控制,包括:正确全面评估系统功能,合理匹配系统功能和自身需求,综合评价供应商的产品功能和价格、技术支持能力等因素,以及避免在系统选型过程中可能出现的贿赂舞弊等行为。 3.项目计划 项目计划阶段是ERP项目进入系统实施的启动阶段,主要进行的工作包括:确定详细的项目实施范围、定义递交的工作成果、评估实施过程中主要的风险、制定项目实施的时间计划、成本和预算计划、人力资源计划等。 确定详细的项目范围对企业进行业务调查和需求访谈,了解用户的详细需求,据此制定系统定义备忘录,明确用户的现状、具体的需求和系统实施的详细范围。 定义递交的工作成果企业与实施咨询公司讨论确定系统实施过程中和实施结束时需要递交的工作成果,包括相关的实施文档和最终上线运行的系统。 评估实施的主要风险由实施咨询公司结合企业的实际情况对实施系统进行风险评估,对预计的主要风险采取相应的措施来加以预防和控制。 制定项目的时间计划在确定详细的项目范围、定义递交的工作成果和明确预计的主要风险的基础上,根据系统实施的总体计划,编制详细的实施时间安排。 制定成本和预算计划根据项目总体的成本和预算计划,结合实施时间安排,编制具体的系统成本和预算控制计划。 制定人力资源计划确定实施过程中的人员安排,包括具体的实施咨询公司的咨询人员和企业方面的关键业务人员;对用户方面参与实施的关键人员,需要对其日常工作作出安排,以确保对实施项目的时间投入。 4.项目执行 项目执行阶段是实施过程中历时最长的一个阶段,贯穿ERP项目的业务模拟测试、系统开发确认和系统转换运行三个步骤中。实施的成败与该阶段项目管理进行的好坏休戚相关。在项目执行阶段进行的项目管理的主要内容包括: 实施计划的执行根据预定的实施计划开展日常工作,及时解决实施过程中出现的各种人力资源、部门协调、人员沟通、技术支持等问题。 时间和成本的控制根据实施的实际进度控制项目的时间和成本,并与计划进行比较,及时对超出时间或成本计划的情况采取措施。 实施文档对实施过程进行全面的文档记录和管理,对重要的文档需要报送项目实施领导委员会和所有相关的实施人员。 项目进度汇报以项目进度报告的形式定期向实施项目的所有人员通报项目实施的进展情况、已经开展的工作和需要进一步解决的问题。 项目例会定期召开由企业的项目领导、各业务部门的领导以及实施咨询人员参加的项目实施例会,协调解决实施过程中出现的各种问题。 会议纪要对所有的项目例会和专题讨论会等编写出会议纪要,对会议作出的各项决定或讨论的结果进行文档记录,并分发给与会者和有关的项目实施人员。 5.项目评估及更新 项目评估及更新阶段的核心是项目监控,就是利用项目管理工具和技术来衡量和更新项目任务。项目评估及更新同样贯穿于ERP项目的业务模拟测试、系统开发确认和系统转换运行三个步骤中。在项目评估及更新阶段常用的项目管理工具和技术有: 阶段性评估对项目实施进行阶段性评估,小结实施是否按计划进行并达到所期望的阶段性成果,如果出现偏差,研究是否需要更新计划及资源,同时落实所需的更新措施。 项目里程碑会议在项目实施达到重要的里程碑阶段,召开项目里程碑会议,对上一阶段的工作作出小结和评估实施进度及成果,并动员部署下一阶段的工作。 质量保证体系通过对参与实施的用户人员进行培训和知识传授,编写完善实施过程中的各种文档,从而建立起质量保证体系,确保在实施完成后企业能够达到对系统的完全掌握和不断改善的目标。 6.项目完成 项目完成阶段是整个实施项目的最后一个阶段。此时,工作接近尾声,已经取得了项目实施成果。在这一最后阶段,仍有重要的项目管理工作需要开展,切莫掉以轻心: 行政验收结合项目最初对系统的期望和目标,对项目实施成果进行验收。 项目总结对项目实施过程和实施成果作出回顾和总结。 经验交流交流分享在实施过程中的经验和教训。 正式移交系统正式运转及使用,由企业的计算机部门进行日常维护和技术支援。 贯穿上述六个项目管理阶段全过程的工作是:项目的表现衡量和质量管理,以及项目风险的管理控制。本文的下半部分将对这两项贯穿项目管理全过程的工作进行具体介绍。二、项目的表现衡量和质量管理 质量管理是项目管理的重要方面之一,建立和执行适当的表现衡量标准是进行项目质量管理的关键。 1.建立项目的表现衡量标准 项目表现衡量标准的制定依据是项目计划,通过项目目标和实施策略的具体内容建立项目的期望,作为项目表现衡量标准的基础和核心。具体的项目表现衡量标准可以包括以下主要的内容: 工作范围和项目具体步骤; 基本时间估计和成本预算; 财务预测和资金计划; 工作详细安排; 质量要求; 项目小组满意程度; 最终用户满意程度; 企业管理层和出资人满意程度。 2.观察项目的实际表现情况 通过项目执行过程中正式或非正式的渠道,收集项目实施的有关信息,观察项目实际的表现情况。在这一步骤中可以利用的信息渠道有: 正式渠道,如:项目进度报告,项目例会,项目里程碑会议,各种会议纪要等; 非正式的渠道,如:与项目小组成员或最终用户的交谈和讨论,与企业管理层或出资方非正式的交流等。 3.比较实际表现和衡量标准 比较项目实施的实际表现和预先制定的衡量标准主要是通过回答两个问题:项目进展如何?和如果发生了与项目计划的偏离,是如何造成的?。 表现衡量标准为客观评价项目状况提供了依据,使决策人员能够迅速、有效地对项目的实际进展情况作出客观、公正的判断,从而及时采取必要的措施。通过表现衡量标准对项目的进展状况进行评估,始终是项目小组和企业高级管理层的责任。 4.采取纠正措施 在比较项目实际表现和衡量标准后,如果出现偏差,就需要采取纠正措施,及时将实施项目拉回到正轨。纠正措施可以采取以下的形式: 重新制定项目计划; 重新安排项目步骤; 重新分配项目资源; 调整项目组织形式和项目管理方法。 三、项目风险的管理控制 在对企业实施ERP系统的风险分析中,我们意识到,ERP项目潜在的风险包括:软件风险如软件功能风险和软件选择风险;实施风险如项目组织风险、时间和进度控制风险、成本控制风险和实施质量控制风险、转变风险管理观念转变的风险、组织架构调整的风险、业绩考评体系改变的风险等。对ERP项目过程中发生的或可能发生的各种风险进行管理和控制,是项目管理贯穿ERP项目全过程的重要内容。 以下是对项目风险管理和控制的方面和工具作一介绍。 1.风险管理模型 对于一个ERP实施项目的风险管理,首先需要对项目本身有着深刻的认识和理解,通过理解项目去识别项目潜在的各种风险。在对项目风险识别的基础上,评估进行项目风险管理的控制点。经过识别项目风险和测试风险管理的控制点,筛选确定剩余的、需要着重注意的项目风险,并对这部分的剩余风险作出进一步的说明。在项目实施的过程中,针对这部分风险采取专门措施进行风险管理和控制,从而最大程度地降低风险、控制风险。 在上述风险管理模型中,可以发现:在最初的理解项目阶段,识别的潜在风险可能数量很多;经过评估项目风险管理的控制点,对潜在风险进行筛选,去除那些可以运用通常的项目管理措施加以避免和克服的潜在风险,从而使实施人员可以将精力集中于那些为数不多的剩余风险上;在确定了剩余风险后,有的放矢地进行相应的管理和控制,最终使实施的整体风险能够得到有效的控制。 可以看出,风险管理的实质就是:识别风险、筛选风险、控制重点风险、最终降低风险。 2.风险管理的具体内容 通常风险管理可以分为四个步骤:识别风险、衡量风险、管理风险、监控项目表现。 识别风险主要的工作是确定可能影响项目实施的风险并记录风险的特征。需要注意的是:风险识别是贯穿整个项目实施的全过程的,而不仅仅是项目的开始阶段;可能的风险包括各种内部因素和外部因素;在识别风险的同时,需要辩证地分析其负面效应(即风险带来的威胁)和正面效应(即潜在的机会)。 衡量风险,主要是对识别的风险进行评估,确定风险与风险之间的相互作用以及潜在的一系列后果,同时还需要确定风险的重要性和处理风险的优先次序。在这一阶段可以采用的分析工具,包括风险评估矩阵,预期投资回报率、模拟和决策树等工具。 管理风险是风险控制中最为直接、也是最为关键的一个步骤。在管理风险过程中,需要对风险的正面效应(即潜在的机会)制定增强措施,对风险的负面效应(即可能的威胁)制定应付方法。对于不同的风险,需要根据其重要性、影响大小以及已经确定的处理优先次序,采取相应的措施加以控制,对负面风险的反应可以是尽量避免、努力减小或设法接收。另外,在处理风险时需要注意及时性即在第一时间对各种突发的风险作出判断并采取措施;以及反复性即对已经发生或已经得到控制的风险需要经常进行回顾,确保风险能够得到稳定长期的控制。 最终,我们需要对项目过程进行监控,检查风险控制的实际效果,评价项目的整体表现。 综上所述,项目管理是通过项目管理循环,从表现衡量与质量管理、风险管理控制等不同方面对项目进行控制,使企业实现项目所预期的成果和目标。项目管理对ERP项目的成功进行、对各种实施风险的管理控制有着至关重要的作用。系统集成项目实施的管理一、 引 言 目前国内系统集成公司很多，系统集成也成为一个热门话题。可是这些公司往往是昙花一现，真正能做的好的没有多少。究其原因，对系统集成的工程管理认识不够，缺乏工程管理经验与方法，工程管理不规范是其主要原因。 系统集成工程项目的实施有其规律性可言，可是对一个新的项目经理，往往是千头万序，顾此失彼，而项目的时间一般很紧，等明白过来，此时已悔之晚矣。 目前市场上对系统集成的项目管理的理论和书籍不多，本文就是想通过系统集成项目管理的全面分析，从整体上要求项目经理需要注意的几个方面，使新的项目经理尽早入门，同时也希望对老项目经理有所帮助，更希望他们提出宝贵意见，共同为系统集成工程项目管理规范化和成熟化奉献力量。 二、系统集成的特点 1、属典型的多学科合作 一般需要多种学科的配合，如监控系统，需要计算机、传感器、电力电子技术等，又如GPS系统，需要地理信息技术、电子技术、无线射频技术等。 2、具有创造性 由于用户的不同特点和需求，每一个系统集成工程都和其他工程不完全一样,因此需要量身定做，带有一些非标问题，每一个工程都可以带来一些新意。 3、质量不可控因素增多 传统的生产活动是在车间进行的，而系统集成则有很大一部分工作要在现场完成，这就对现场的作业管理的质量控制提出了新的问题。 三、项目管理的六个方面 物料管理、进度管理、质量管理、文档管理、客户关系管理、技术管理 1、物料管理 物料管理是很多项目经理忽略的问题，实际上俗话说的好：兵马未动，粮草先行。很多公司现在对物料管理实现了用MRP进行管理。但是到了现场，由于系统集成的物料非常多，又一般无法用计算机进行管理，而工程的每一个物料直接影响到系统的顺利实施，这就要求项目经理对现场物料管理一定要重视，必须达到以下几点：正确、及时、专人负责。要作到正确、及时，现场物料管理也必须事事有记录，即发料有记录，取料有记录，换料有记录，这实际上是物料管理中的文档问题。 2、进度管理 A.一定要建立正确的项目实施流程，工程实施流程的确立，明确了工程实施各步骤的顺序。 B.计划管理，凡事预则立，不预则废，工程实施一定要有计划。工程要求有工程计划，有月计划，有周工作总结和计划，工程计划要求作到SMART化。做工程计划可以有几种方法，如：表格、甘特图等。在计划管理中一定要注意以下几点： 系统集成中影响进度的因素较多，要求计划不能一成不变，要不断随具体情况调整。 制定计划要各部门共同参与，因为系统集成一般需要多种学科的配合，可能各人不了解其他人的工作内容，这就要求关键人物都要参与计划的制定。 工程进度一定要整个项目组共同了解和掌握，要求作到步调一致。 3、质量管理 监控系统的集成大部分工作是在现场完成的，因此现场作业的质量控制显得非常重要。 A、质量标准的制定 行有行规，质量的追求是无止境的，并且是有代价的，因此必须将对质量的要求以标准形式固定下来，达到了标准就算通过，不达标准就要返工，现在各种系统集成层出不穷，可是质量标准却一直不明确或缺乏可操作性，这也是系统集成越做越滥的一个原因。 B、现场作业质量管理 现场作业管理应有明确的程序和质量保证体系。程序和质量保证体系的建设应以ISO9000的作业标准来进行。 根据工程实施流程，建立质量保证体系，对工程进行检查，跟踪质量保证体系运作过程和分析造成不良工程的主要因素，制定相应的措施和制度，明确质检和整改责任人，使工程的质量一直处于闭环控制状态。 如果不能理解ISO900的精髓所在，至少应理解以下一点：每一道工序应有人检查，每一个工作应有人负责整改。 C、安全管理 这里将安全管理也纳入到质量管理中来，要求将安全规范制定出来，并严格要求按安全规范实施，现场作到要求有专人负责施工安全工作。 4、文档管理 按照ISO900的要求制定文档模板并组织实施，文档是过程的踪迹，文档管理要作到：及时、真实、符合标准。 及时指的是文档制作要及时，归档要及时。真实指的是文档中的数据必须是真实有效的。符合标准指的是文档的格式和填写必须规范。 5、客户关系管理 客户关系管理是CS（客户满意度）管理的一部分，系统集成要求以用户需求为导向，对客户关系的管理也紧紧围绕它展开。 系统集成本身就是一个系统工程，它不象一个具体的产品，比如冰箱，如果客户买了一个冰箱，他只能用冰箱说明书中的几项功能，但这些功能是大众化的，这个客户有一些具体的特别的需求就无法满足。可是系统集成就不一样，首先要知道客户的需求，和客户达成一致的意见，最后才能设计和实施。 在客户关系管理中要注意： 什么是客户的真正需求？ 那些是客户需求中的重要部分，那些是客户需求中的次要部分。 与客户作好沟通，实现客户的需求，对客户的超出系统功能的需求给予合理解释。 与客户互通系统的标准，作好客户的培训。 明白客户的决策链，作好系统验收工作。 6、技术管理由于系统集成的创造性及多学科的参与的特点，系统集成在现场有许多非标问题要解决。各学科一定要协调配合，才能产生最佳结果。因此，系统集成的技术管理就显得非常重要。 项目经理不但要懂得管理知识，还要通晓各学科专业知识，要注意各环节的配合，在技术管理中要注意以下几点。 1.重视每一种学科在项目中的应用。多学科的配合往往有超出传统技术的解决问题的办法。 2.重视技术文档的作用，要求技术文档要及时、具体、明白，特别是一些非标的工作，更要详细留档，以便今后的审查和改进。 3.对项目组技术人员的管理与施工人员不一样，技术人员往往只关心自己的技术，不愿意干涉项目中的各种协调等，对他们应创造出适合其工作的环境、应尊重并及时表彰他们的科研成果、应造就出项目目标明确、积极向上的团体精神。计算机信息系统集成项目经理资质管理办法（试行）第一章 总 则第一条 为了促进计算机信息系统集成业发展，规范行业管理，提高计算机信息系统集成项目管理水平和项目建设质量，制定本办法。第二条 本办法适用于中华人民共和国境内从事计算机信息系统集成业务企、事业单位的系统集成项目经理的资质管理。第三条 本办法所称计算机信息系统集成项目经理(以下简称系统集成项目经理) ，是指从事计算机信息系统集成业务的企、事业单位(以下简称系统集成企、事业单位)法定代表人在计算机信息系统集成项目(以下简称系统集成项目)中的代表人，是受系统集成企、事业单位法定代表人委托对系统集成项目全面负责的项目管理者。 第四条信息产业部负责全国系统集成项目经理资质的管理工作。省、自治区、直辖市信息产业主管部门根据信息产业部的授权负责辖区内系统集成项目经理资质的管理工作。第二章 系统集成项目经理的资质等级及评定条件 第五条 系统集成项目经理分为项目经理、高级项目经理和资深项目经理三个级别。第六条 项目经理应当符合下列条件：（一） 参加信息产业部指定培训机构组织的项目经理培训，并取得项目经理培训合格证；（二）具有IT相关专业学历且从事信息系统集成相关工作，如非IT相关专业则要加考IT专业知识。学历、职称及工作经历应符合下列条件之一：1、具有专科学历且从事信息系统集成相关工作不少于4年；2、具有本科以上学历且从事信息系统集成相关工作不少于2年；3、具有中级专业技术职称且从事信息系统集成相关工作不少于1年。（三）近两年管理过、或作为项目组主要成员参与管理过的系统集成项目未发生过责任事故，其中验收完成的系统集成项目应符合下列条件之一：1、至少有2项合同额在200万元以上的系统集成项目；2、完成系统集成项目总额500万以上，其中至少一项合同额在100万以上、软件费用不低于30%的系统集成项目。第七条 高级项目经理应当符合下列条件： （一） 参加信息产业部指定培训机构组织的高级项目经理培训并取得高级项目经理培训合格证；（二） 获得项目经理资质不少于3年（成绩特别突出者可破格）；（三） 具有本科以上（含本科）学历或中级以上（含中级）专业技术职称；（四） 作为项目负责人或主要管理人员近3年管理过的系统集成项目