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公文写作培训会 规范简洁流畅 办公室 樊嘉磊 第一部分公文介绍 一 公文的含义和特点 公文是国家机关 社会团体 企事业单位 用于行政管理 具有法定效力和规范体式的文体 简称 文件 公文具有 政策性 权威性 规范性三大特点 二 公文的种类 命令 决定 公告 通告 议案 意见 批复 通报 通知 请示 报告 函 会议记要 三 公文的重要性 公文是企业实现管理职能的重要途径公文是体现企业形象的重要手段公文是员工履行岗位职责的重要工具公文是衡量员工综合素质的重要标尺 根据发文对象可分为以上三类 上行文 下级单位向上级单位的发文如 请示 报告等平行文 平级单位或不相隶属单位之间的发文如 通知 函等下行文 上级单位向下级单位的发文如 命令 决定 决议 指示 通报 批复等 第二部分常用公文写作要领 一 请示的写法请示 适用于向上级请求指示 批准 上行文 请示的标准结构 标题 事由 文种 关于 的请示 主体 起因 事项 提出处理意见 结尾用 妥否 请批示 请示应注意的事项1 理由 部分简明扼要2 主要内容在正文中表述3 要有倾向性意见 且具可操作性4 一事一请示5 送往政府部门的请示要注明联系人和联系电话6 请示和报告有本质上的区别 案例 关于购置办公用品的请示总公司秘书办 为进一步加强各企业之间的沟通和配合 提高工作效率 经经营总办批准 我公司办公地点迁往安谷选煤厂 因新换办公地址 急需购置空调 办公桌椅 会议室桌椅 文件柜等办公用品 总预算约21万元 建议由我公司自购 妥否 请批示 附 各种办公设备明细表 公司办公室二 一二年八月十日 二 函的写法函 适用于与平级部门或外单位进行协商 联络 平行文 适用范围及分类 适用于不相隶属单位之间商洽工作 商洽函 适用于同单位各部门之间工作联系 联系函 询问或答复问题 问答函 函的格式1 标题 事由 文种 公司关于调用办公物资的联系函 2 函件编号 部门 年份 数字如 ZHB2012001 3 正文 开头 主体 结尾函的要求1 对于同级单位 大胆用函 2 根据不同的收文单位和要办的事情 采用不同的语气和结尾方式 3 商洽函和问答函必须有回复函 并在其中注明原函编号 如 贵公司ZHB2012001号函已收悉 现答复如下 案例 四川德诚公司关于对新员工开展技能培训的商洽函编号 DC2012001西南交通大学 我公司近期招聘了20名新员工 为了使其能够尽快胜任工作 将在近期对新员工进行物流专业技能培训 但我公司缺乏授课培训的经验 特此邀请贵院校培训导师来我公司开展培训工作 培训安排如下 一 培训内容 现代物流管理基础 运输管理实务 仓储配送管理 物流成本管理 二 培训时间 定于2012年9月10日 12日 训期3天 三 培训地点 乐山市安谷镇德诚选煤厂办公区三楼大会议室 联系人 四川德诚公司人力资源部联系电话 0833 26 136 邹经理 特此函询 盼尽速回音 二 一二年八月十日 西南交通大学关于 四川德诚公司关于对新员工开展技能培训的商洽函 的复函编号 XJ2012001四川德诚公司 贵公司DC2012001号函已收悉 经我院商讨研究 现答复如下 我院校接受贵公司的邀请 并已做好相关准备 培训导师定于2012年9月9日到达贵公司 望予以接待 联系方式 王老师 博士 研究生导师 139 附 培训方案及课时安排二 一二年八月十二日 三 通报的写法通报 适用于向下级部门传达信息 下行文 通报常用的两种类型1 表彰性通报2 批评性通报 通报的格式1 标题 事由 文种 关于对驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报 2 主送部门 运行科 财务科 业务部 3 正文 开头 主体 结尾通报应具备的几个要素1 引言部分2 事实部分3 分析处理部分4 号召要求部分 引言部分 主要是概括通报的内容 性质 作用和要求 例 关于对物流公司驾驶员张某隐瞒事故的处罚通报物流公司张某在驾驶车辆发生事故后隐瞒不报 擅自维修事故车辆 现将事情经过及处罚决定通报如下 事实部分 就是对事实进行陈述 即要把主要事实写清楚 又要写得概括精练 事情经过2012年6月5日 物流公司驾驶员张某驾驶川L 车执行选煤厂至电厂的煤炭运输任务 约14 30分 分析及处理部分 对事实进行分析 提出处理意见 分析原因和处理决定此事件反映出驾驶员张某专业技能不佳 且组织管理意识淡薄 根据公司 安全管理制度 安全奖罚制度 事故报告管理制度 等有关规定 决定给予张某批评通报 并纠错2000元的处罚 号召及要求部分 根据通报的精神要求如何做 或者号召为实现什么目标而奋斗 提出要求望各驾驶员引以为戒 确保安全行驶 各科室要严格执行公司安全管理制度 对相关岗位人员进行教育培训 认真做好事故的统计报告工作 如有隐瞒 迟报 漏报情况 一经发现严肃处理 四 会议纪要的写法标题 主要反映会议的性质和范畴 1 会议名称 会议纪要 例行会议 如 公司月度总结会会议纪要2 关于 问题 会议纪要 专项会议 如 关于协调 公司开业庆典事宜的会议纪要 导言 主要用于概述会议基本情况 其内容一般包括标题 会议时间 会议地点 出席人员 缺席人员 主持人 记录人和主要内容等 公司月度总结会会议纪要会议时间 2012年7月14日14 30分会议地点 公司会议室出席人员 张某 李某 王某 蒋某 周某缺席人员 唐某 因公请假 主持人 张某记录人 周某主要内容 总结本月工作情况 计划下月工作安排 详细如下 主体 这是会议纪要的核心部分 主要介绍会议议定事项 1 重点将会议所研究的问题和决定事项逐条归纳 做到条理清楚 简明扼要 不要把会议纪要写成会议记录 2 要正确地集中会议的意见 没有取得一致意见的 一般不写入纪要 会议没讨论的不得写入会议纪要 3 会议纪要用 会议 作主语 即 会议听取了 会议讨论了 会议认为 会议确定 会议指出 会议强调 等 4 会议纪要须以第三人称的语气来拟写 5 会议纪要没有落款 个人的几点心得 公文写作 简明扼要很重要 要加强这种功力的修炼 语言忌夸张 要努力追求 清水出芙蓉 天然去修饰 的语言境界 夸张的修饰是写作文 不是写公文 掌握格式是有效途径 标题的草拟很重要 标题要与正文相一致 一目了然 要学会用分列项式起草公文 学会用序号区分 一件事一段文字 逻辑要清楚 忌混乱 文字是行政人员的职业工具 公文写作水平是衡量一名行政人员业务能力高低的重要标尺 希望各位引起重视 勤学苦练 提高公文质量 维护企业形象 第三部分公文写作解决方案 一 确立为别人而写的原则拟文的直接目标是 四好 好读 好懂 好记 好执行让你自己明白很重要 但让读者明白更重要公文 四宜 宜短 宜实 宜准 宜平和 二 掌握公文写作的 三步曲 第一步 开头 交代发文的背景 依据 目的 为后面叙述主体进行铺垫 宜开门见山 简短利落 第二步 主体 阐明具体观点 叙述具体事项 提出具体要求 宜多费笔墨 重点对待 第三步 结尾 宜寥寥几笔 谨慎用字 三 层次分明 不重复段落之间分界清晰 一个段落重点阐述一个方面 提行后阐述另一个方面 但各个段落之间必须是围绕一个中心观点展开论证 也就是文章的中心思想 不重复原则 每个问题只在文章中讲述一次 且讲透 不在其它地方再讲 四 注意逻辑 顺序表述符合逻辑要求和一般人的思维习惯采用直叙法 不要用倒叙法和插叙法注意相互依存关系 五 不犯语法错误主语 谓语 宾语齐全正确运用标点符号不要把日常生活中的表达方式运用到公文表达中来 六 紧凑连贯能用一句话表达清楚的 绝不用两句话尽量用一个主语把后面的语言串起来语句 段落之间要有连贯性 七 力求简洁一份公文只解决一个问题 复文 切忌不厌其烦地引述 来文 在报告和请示中 不要向上级大讲方针政策尽量用简短的句子 八 准确明了标题要高度概括全文主旨内容复杂 篇幅较长的公文 正文要分段描述直接表述事由或要求 不要转弯抹角观点明确 不要用模棱两可 易生歧义的词句 九 公文格式具体要求页面设置页边距 上 2 0cm下 2 0cm左 2 7cm右 2 7cm无页眉无页脚页码 普通阿拉伯数字 页面底端右侧正文格式标题字体 宋体二号字加粗正文字体 仿宋 GB2312三号字段落格式 单倍行距 提行空两格 序号的运用第一层一 二 三 第二层 一 二 三 第三层1 2 3 第四层 1 2 3 第五层 数字的用法公文标题 引用文件名中有日期的 必须用大写数字 如 二 一二年年度总结报告 公文最后的落款日期必须用大写数字 如 二 一二年七月十四日 正文中凡涉及到日期 数字等一律只能用小写数字 十 充分利用一切工具1 利用模版2 利用积累3 请教他人 第四部分公文写作的总体要求与存在的问题 一 公文写作的一般要求 1 正确选用文种 体式规范2 标题准确反映全文的主题3 观点明确 阐述清楚 逻辑关系明了4 简明扼要 直书不曲5 表述紧凑严密6 用语庄重平实7 概念稳定8 用语要礼貌得体9 正确运用标点符号10 准确计算 二 公文写作中容易出现的问题 一 语言重复 啰嗦经公司领导批准同意2012年5月25日 5月31日下午18 45分事故发生后 公司总部高度重视这次事故 接报事故后 立即 工作人员24小时夜以继日轮班作业 二 词序 语序不当关于部分三 四号线施工单位拖欠钢筋 混凝土供应商的材料款问题 请建设总部抓紧给相关施工单位发文 限期要求解决 修改 关于三 四号线部分施工单位拖欠钢筋 混凝土供应商的材料款问题 请建设总部抓紧给相关施工单位发文 要求限期解决 岷江航电工程是乐山市委 市政府及广大市民备受关注的大型市政工程 修改 岷江航电工程是备受乐山市委 市政府及广大市民关注的大型市政工程 三 词义混淆制定制订词义 制定 制作 定出 公文中习惯用在较大场合 举例 党的第十六次代表大会 为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线 词义 制订 制作 订立 公文中习惯用于具体规章制度的订立 举例 公司制订了防火 门卫等安全管理制度 和与或词义 和 表示两者都是 是并列关系 与 表示两者对立 是平等关系 或 表示两者其一 是选择关系 举例 集团公司举办的篮球赛经过两天的激烈角逐 A公司和B公司一起进入了准决赛 明天 A公司与B公司将展开争夺决赛权的较量 届时 A公司或B公司将在决赛中向冠军宝座发起冲击 四 词语搭配不当借阅人必须履行档案借阅登记制度分析 履行对应的是义务 职责 承诺等 否则词不达意修改 借阅人必须遵守档案借阅登记制度为杜绝管理漏洞分析 杜绝对应的是动词 而不是名词 管理漏洞属名词修改 为杜绝管理出现漏洞为杜绝此类情况的发生嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年所为分析 主 谓 宾混乱 主语是嫌疑人 谓语是应为 宾语却是本地青年所为 修改 嫌疑人应为熟悉当地环境的本地青年案件应为熟悉当地环境的本地青年所为 修改 我公司于9月30日召开了先进个人和先进集体的表彰大会 董事长和公司其他领导同志出席了这次会议 修改 公司法 修订案 于2005年10月27日经全国人大常委会第十八次会议通过 于2006年1月1日起施行 五 语法错误全国人大常委会第十八次会议于2005年10月27日通过 公司法 修订案 并于2006年1月1日起施行 我公司于9月30日召开了表彰先进个人和先进集体大会 董事长和其他公司领导同志出席了这次会议 六 逻辑混乱总公司领导 2012年4月20日 我公司向总公司呈报了 关于 的请示 在请示中 王总提出了有关要求 请答复 修改 2012年4月20日 我公司向总公司呈报了 关于 的请示 在请示中 王总提出了相关意见 妥否 请批示 总部要求提高产品的折扣优惠度 建议从7折提高到9折 修改 总部要求产品的折扣优惠幅度从7折降低到9折 孤本 秘密档案不予借阅 确需借阅的 须在指定时间内归还 修改 孤本 秘密档案原则上不予借阅 如因特殊情况确需借阅的 须在指定时间内归还 2012年上半年 我公司共组织培训30次 其中 总公司培训5次 企业培训19次 修改 2012年上半年 我公司共组织培训30次 其中 总公司培训5次 企业培训19次 其它培训6次 集中控制室的温度 湿度要确保符合国家标准 避免磁场干扰和保持清洁 要特别注意防火 并定期检查室内的 八防 发现问题及时补救 修改 集体控制室的温度和湿度指数要确保符合国家标准 保持室内清洁 避免造成磁场干扰 定期检查室内的 八防 情况 尤其要加强防火工作 发现隐患及时消灭 解聘李四同志主管职务 自2008年4月9日起执行 修改 解除李四同志主管职务 执行时间为2008年4月9日 七 附件格式不当1 若公文附有附件资料 而公文内容中又有涉及附件内容 应备注说明 如 详细情况见附件1 2 若公文附有附件资料 应在公文最后加上附件名称 如有多份附件 应当逐个列示 格式如下 附件 1 关于 的办法 2 关于 的通知 3 关于 的方案 八 称谓问题2012年3月14日 在天安总公司第一会议室 由天安总公司蒋勇副总主持召开合作方案讨论会 参加会议的有天安公司行政部 财务部