高校论坛策划书.doc

高校论坛策划书一、活动主题 和谐 互助二、活动背景 北京化工大学北区勤工助学中心经过历届精英和指导老师多年的打造，已经逐渐走上成熟化的道路，勤工助学中心的工作取得了很大的进展，但在内部机制方面仍存在很大的提升空间！此外，同石油、政法、华北电力、中央财经、劳动关系学院等友校勤工助学中心的沟通交流及联盟方面仍需继续努力！在信息高速传播，资源高度共享的现代社会，高校之间，部门之间的交流与互助显得尤为重要，而成立高校联盟能大大地扩大六个学校在高校间及社会上的影响力，有助于各种活动的开展。三、活动目的 加强各校之间勤工助学中心的联系，六校的勤工助学中心可以在交流中互相学习，取长补短，提高各自的工作水平与效率，加强六大高校之间的交流沟通与联盟。此外，论坛有助于进一步完善北京化工大学北区勤工助学中心的制度，改善组织的不足，提高组织的工作效率，为以后继续做好北区经济困难同学的岗位工作提供更多的经验教训！四、活动地点 北京化工大学北区多功能报告厅及主教五、活动时间 四月17号六、与会人员 校领导、指导老师韩天顺老师、各院辅导员代表及各部长和干事，中国石油大学，中国政法大学，中央财经大学，华北电力大学，劳动关系学院等六大高校的勤工助学中心相关人员。七、活动推介 提前由北京化工大学北区勤工助学中心主任召开五部部长会议，部署大会相关工作。同时各部长及时召开部内会议，带领各部干事做好高校论坛的一切相关准备工作。八、活动内容 8-1前期准备a. 韩老师及主任与各校勤工负责人商讨关于建立六校联盟的事宜(建立六校联盟的事宜详见附表3)b. 五个部门分别负责一个学校,各个部门提前10天或以上分别派人到负责的学校进行沟通工作,主要内容包括:1.介绍本次高校论坛的情况.2.了解友校勤工各部门的情况.3.了解友校勤工的特色活动与取得的成绩4.了解友校工作中出现的问题(包括勤工整体与具体各个部门)。通过电子邮件尽早拿到各校勤工自我介绍的PPT及视频c. 秘书处负责（校内服务部协助）整理各部门从友校处得来的资料并将各高校勤工的部门分成工作性质相似的五个组。整理好后交给公关部。并制作一个融合各部门视频的总视频。公关部负责制作论坛当天的主会场PPT（应包括主会场的座位分区示意图及分会场安排情况）。各个部门负责制作对应的分会场的PPT(相关人员的工作安排详见附表2)d.外联部负责联系好有关商家.制作本次论坛的宣传横幅(各部门的工作要求详见附表1)e.宣传部负责设计好本次联盟会徽.宣传海报.接待各高校与会人员的引导牌及工作人员证，并与外联部一起设计并制作论坛纪念品f.宣传部制作邀请函.公关部制作发给各个高校的论坛当天的流程表（以便友校了解论坛当天的大概流程，更好地参与论坛）g.韩老师邀请出席论坛的老师及嘉宾。主任向各高校的勤工助学中心发送邀请函 h.宣传部及校内服务部在论坛之前完成北功厅及从西门到北功厅、从北功厅到分会场（即主楼教室）的沿途布置工作。在论坛当天中午之前布置好各分会场（具体布置要求见附表4）。公关部对北功厅所有设备进行调试，确保其正常工作。i. 主任向校礼仪队发出邀请，并邀请EYE或学通社在论坛当天摄影及录像。j. 公关部提前借好七个媒体教室，并确保论坛当天主会场活动开始时，分会场无其他同学。k. 秘书处选好主持人并同各主持人完成相关主持稿l. 物品准备：矿泉水 正装 纪念品 借北功 借教室（提前清空人员） 给各高校的流程表 PPT（主会场，分会场及各校的介绍）有关我校勤工的视频 若干笔记本电脑 邀请函 引导牌 宣传海报 宣传横幅 工作人员证 1-2张桌子 红布 联盟协议书 麦克风4个 布置会场的装饰品8-2活动开展a迎宾 负责迎接各个高校代表团的负责人拿着迎宾牌在西门口迎接相应高校代表团。 借助校广播 宣传、介绍本次高校论坛或北化勤工相关成绩。(主任负责联系) 各负责人将相应代表团带入北功厅。b主会场 开幕 PPT上显示座位分区，卫生间，出口的位置，工作人员播放轻音乐（具体曲目事先确定） 嘉宾观众入场（有关引领人员做好引领工作，相关负责人员做好场地秩序维护工作） 大灯灭，播放相关视频（主要介绍六大高校勤工助学中心） 主持人致开幕词 北京化工大学勤工助学中心主任讲话，介绍北京化工大学勤工助学中心历年的发展与成就，并简要介绍本次论坛流程（10min） 各校代表介绍各自学校的勤工助学中心（每个学校8-10min） 主持人宣布部门讨论地点，工作人员带领各小组成员到达指定教室，PPT上显示部门分组情况及相关地形图c分会场部门讨论 相关工作人员引导与会人员进场 工作人员主持并做好会议记录 各校代表上台做部门简介，分享工作经验，提出遇到的问题，并进行PPT展示（58min） 自由讨论（时间限制2030min） 主持人小结(23min) 各分会场负责人引导各校代表回主会场d主会场闭幕 六校联盟建立的启动仪式，展开揭开会徽仪式（实施与否待定）(5min左右) 韩老师作总结发言(58min) 向各校代表派发纪念品，合影留念(5min)8-3活动结束 由韩老师和主任欢送有关嘉宾从前门离场，有关场地秩序维护人员须保证后门秩序 活动结束后，五部干事打扫主会场和分会场8-4后续活动 会后由秘书处整理论坛的讨论结果与得到的问题解决方案，在网上与各校分享，并制作成小册子，与活动当天的照片一同送给各校。九、应急预案9-1 如有学校因特殊原因未能准时到会，主持人应向主会场中的人员说明情况并安抚其情绪，可播放音乐或有关我校勤工的视频。9-2 每个上台发言人员，要准备两份发言稿，以免不幸丢失，又无备份，造成遗憾。9-3 各校勤工助学中心的PPT与其他论坛要用到的资料应提前通过网上传过来。9-4 大会期间须确保场内两个厕所的灯始终处于亮的状态，若发现有灯泡不亮，有关负责人要及时和老师联系，及时换上新的灯泡。9-5 提前一天确认所有媒介（包括主会场与分会场）处于良好状况，若发现有关媒介出现问题，相关负责人须及时向相关工作人员汇报9-6 嘉宾入场或离场时若出现拥挤现象，场维人员须及时进行调解9-7 活动前应多借一个教室，防止临时需要用教室却无场地可以用的情况发生9-8 开幕式进行期间，如出现投影仪出现故障，应及时与老师联系。另外，主持人应做好调解工作。9-9 准备两台电脑，以防一台电脑突然出现问题而耽误了论坛进度9-10论坛结束后打扫卫生期间，若发现丢失的物品应及时联系负责人，总负责人再联系六所高校十、活动期望通过本届高校论坛，更进一步加深六校勤工助学中心之间的友谊，互相借鉴工作经验，促进六校之间合作的可持续发展，实现互利共赢，为以后六校之间的合作与交流搭建更高的平台，为2010年度勤工助学中心的工作翻开新的篇章。十一、活动预算 引导牌25 元 邀请函20元 纪念品 150元 矿泉水200元 胶布4元 “大箭头”等装饰用品待定 工作证 30元 宣传海报 100元 宣传横幅（3-4条）100元 共约： 629元十二、活动流程图活动前推介宣传部完成绘制、设计等工作市场联系部完成外联工作校内服务部协助各部完成相关工作公关部做好人员安排和策划等工作秘书处完成相关资料收集、整理活动开展主会场开幕西门迎宾主会场闭幕分会场讨论活动结束附表1 部门主要要求宣传部：l 根据论坛主题等设计论坛标志l 关于高校论坛的大型喷绘海报l 设计邀请函；l 设计引导牌；l 制作工作证（30个）l 与外联部一起定制纪念品；l 设计从西门至北功厅以及从北功厅至所借教室沿途装饰和路标（起宣传作用）；l 与校内服务部配合做好所有场地的布置市场联系部：l 与宣传部一同制作纪念品；l 联系有关商家并制作宣传横幅；l 其它外联及准备活动中其它所需要的物品。校内服务部：l 活动准备期间协助秘书处进行相关资料的搜集、整理；l 与宣传部一同进行相关场地布置。l 会后协助秘书处整理论坛成果l 会后联系EYE或学通社整理活动照片并交给秘书处秘书处：l 选主持人，并准备好主持稿；l 完成各校有关资料的收集、整理及相关视屏等的制作。l 会后整理论坛的成果及问题的解决方案，在网上与各校共享，并制作成小册子，与活动照片一同送往各高校公关部：l 督促各部完成活动前的相关准备工作；l 完成活动当天的详细策划及人员安排。l 制作主会场的PPTl 制作给各高校的论坛流程表l 借教室u 注：各部除上述特定工作外，还应完成：1. 对各部负责联系的学校进行联系及活动当天相应学校迎接和全程引导；2. 各部自己的部门介绍及分会场的PPT准备；3. 各部自己负责的分会场的讨论方向及讨论方式；4. 各部自己负责的分会场的主持人和会议记录；5. 各部负责将自己负责的分会场小组人员从北功厅带往分会场及返回；6. 具体人员安排各部自己决定。(附表2)附表2 活动当天人员安排每个部门派一个人负责在西门迎接对应高校的与会人员，并全程引导友校代表（共5人）每个部门出两人 负责引导对应小组的各校代表到 分会场并负责分会场的讨论，一人主持会议，一人做会议记录（共10人）主持人2人，电脑控制2人，灯光控制1人，投影仪控制1人，礼仪2人（引导嘉宾 颁发纪念品），递麦克2人(共10人)场地秩序维护（ 4人）摄影照相（学通社或EYE摄影协会派人）与会人员共分为6组。将各校各部门人员分为五组工作性质相似的5组，第6组为各校勤工主任及部长单独讨论附表3 高校联盟的相关事宜前期准备：略联盟开启仪式：略附