公文与信息交换—管理员篇.doc

第一章 公文与信息交換一、服务器控制台“文件与信息交换”模块可以实现本地或异地单位互发文件的功能，在与异地单位进行文件交换之前，首先需要进行单位认证。注：只有拥有“文件收发管理权”的用户有权管理服务器控制台及模板。1、服务器状态“服务器状态”用来监听其它服务器和客户端传输过来的数据和信息。当后台服务启动时，“公文与信息交换”模块的服务也默认为启动状态。进入“公文与信息交换”模块，在“服务器控制台”菜单下，点击“服务器状态”图标，进入如下页面：注：“使用集中式文件收发服务器”暂时还不能使用。如上图，当服务启动正常，将显示“运行中”字样。用户也可手动将服务停止，点击操作栏上的“停止服务器”按钮，本地文件收发服务器的状态为“停止”，显示页面如下：2、待认证单位当有异地服务器用户要与本地服务器进行认证，“待认证单位”页面就会显示出对方单位的“请求认证单位”、“IP地址”、“所在区域”、“联系方式”等相关信息，等待本地服务器接收。注：请先确定是否已经运行服务器。在“服务器控制台”主菜单下，点击进入“待认证单位”页面，显示页面如下：如上图，在操作列中点击“允许”按钮，则本地服务器同意与对方服务器连接，弹出允许主请求的提示框，页面自动跳转回上一页面，显示页面如下：当与异地单位成功建立连接后，即可同异地单位交换文件。3、单位认证在“服务器控制台”主菜单下，点击进入“单位认证”页面，显示如图：如上图，单位认证页面填写相关信息：“本地源服务器单位”：在下拉菜单中选择需要进行认证的本地单位。“目标服务器单位”：填写要进行认证的单位或部门名称。“目标服务器IP地址”：填写要进行认证单位或部门的IP地址。点击上方操作栏的“测试连接”，可测试是否与对方单位连接成功。若成功显示“连接成功”，并在后面显示所用的时间：测试连接成功后，即可执行“请求连接”操作，发出认证请求。此时在本地服务器显示此连接状态为“等待回应”。当对方单位允许认证，则此目标单位状态栏显示“允许连接”，说明认证成功，可以进行文件收发操作。否则显示“拒绝连接”。4、单位地址薄“单位地址簿”分为“本地单位”和“外部单位”，所有认证成功的外部单位都会显示在“外部单位”列表中；管理员可在“本地单位”中创建本地单位的基本信息。进入“公文与信息交换”模块，在“服务器控制台”菜单下，点击“单位地址薄”下的“本地单位”，显示本地单位列表页面，如下图所示：如上图，在上方操作栏中点击“添加本地单位”按钮，显示页面如下：填写相关信息：“单位名称”：此处填写单位或部门名称。为必填写项。“绑定IP地址”：此处为服务器默认IP地址，系统将自动写入。“单位级别”：填写数字，说明此单位或部门所处级别。“所属区域”：填写此单位所处的省市。为必填写项。“应用类型”：填写对应何种类型，在选择单位或部门时可根据“应用类型”进行分类。如：“文本类型”、“监察类型”等。“联系人”：填写与本单位联系人的姓名。此项为收发文件时，接收短信使用。“联系人短信号码”：填写与本单位联系人的手机号码。此项为收发文件时，接收短信使用。“起草编辑人员”：选择此单位或部门中，可以起草的用户。点击“”按钮，显示用户选择窗口，从左侧目录树中选中部门后，相应人员显示在“待选人员”文本框中，选中用户，点击“选择”按钮，添加到“已选人员”文本框中，执行“确定”操作即可：“审核签章人员”：选择此单位或部门中，可以进行审核盖章的用户。管理员也可以点击“”图标，人员选择同上。“发送文件人员”：选择此单位或部门中，可以进行发送文件的用户。操作步骤如上。“接收文件人员”：选择此单位或部门中，可在“收件箱”中接收文件的用户。操作步骤如上。“删除文件人员”：选择此单位或部门中，可以执行“删除”操作的用户。操作步骤如上。填写相应内容后，点击“保存”按钮，弹出成功保存单位信息文本框，页面自动跳转回上一页面。在单位地址薄的列表页面上，点击右上角的“搜索”按钮，可以检索本地单位信息。“外部单位”显示所有认证通过的单位列表，管理员可在此模块中查看与外部单位的连接状态。在“外部单位”列表页面，点击“检查连接状态”按钮，显示页面如下：点击此按钮系统弹出所有外部单位列表，点击“连接”按钮，显示该单位的连接状态以及所用时间，显示页面如下：点击“连接”按钮，显示连接状态及所用的时间。5、群组管理用户也可以按照地区或部门进行分类，使用“群组管理”功能将本地相同类别单位归为一组，如：将“教育部办公厅信访处”、“教育部办公厅信息处”和“教育部办公厅总值班室”均为“教育部办公厅”的下属单位，则归为“教育部办公厅群组”。打开“服务器控制台”文件夹下的“群组管理”，点击“新建”按钮，显示页面如下：在“群组名称”的文本框中填写“教育部办公厅群组”，点击“成员单位”文本框旁边的图标，选择相应单位后，点击“确定”按钮，以下三家单位即会显示在“成员单位”文本框中：点击“保存”按钮，提示添加群组成功，页面自动返回上一页面。6、服务器日志服务器日志，可以监听系统当天启动与连接其他端口的操作，并记录访问时间、状态及连接的相关信息。在“服务器控制台”主菜单下，点击“服务器日志”图标，显示页面如下：也可以在“日志日期”后的文本框中输入想要查看的日志日期，点击“查阅”按钮即可：二、设置模板1、新建文件模板在发送文件之前，先要建立与文件类型、使用单位对应的模板。“公文与信息交换”模块支持html和word两种模板样式，下面分别介绍两种模板的创建及样式编辑。进入“公文与信息交换”模块，点击“模板设置”图标，显示模板设置页面，如下图所示：点击上方操作栏中的“新建”按钮，建立一个新的文件种类，这里先以“html格式”模板为例，显示页面如下：如上图，填写模板名称后，点击“”按钮，可选择使用此模板的单位。如下图所示，选中左侧文本框中的单位，点击“选择”按钮，将单位添加到右侧文本框，执行“确定”操作即可：选择模板类型为“html格式正文”后，点击“下一步”按钮，转到新建的“教育部司局函件”模板页面：2、编辑模板样式在模板编辑页面，点击“引用模板”按钮，通过直接引入预先编辑好的模板（HML或文件）样式生成指定文种的稿纸：点击“引用模板” 也可以通过拖动右侧的“文件信息交换要素”中的项目到“多功能编辑框”的指定位置，自行编辑设计稿纸，此处添加的要素与填写正文要素一一对应。点击“保存”按钮，保存“教育部司局函件”模板。弹出提示对话框后，自动返回上级文件模板列表页面：在设置word模板之前，需要进行智能文档配置，操作步骤详见“智能文档配置”章节。设置word模板操作步骤如下：新建word类型格式正文步骤与创建html格式时相同，填写模板名称，并选择“Microsoft Word”的模板类型，如下图所示：点击“下一步”按钮，弹出模板保存成功提示框，点击“确定”后，显示页面如下：点击 按钮，系统会自动打开word文档页面，显示在服务器端已经设置好的模板，如图：在各文本框中修改要素内容，如：将“教育部办公厅发文”修改为“教育部司局函件”：点击“保存文档”如上图，修改完毕后，点击右侧“保存文档”按钮，显示“提交完成”的对话框后关闭页面返回，即完成编辑模板操作。注：修改文档要素时请不要删除其中的文本框。上级单位可将创建好的模板导出，发给下属单位，以便统一正文样式。在“模板设置”中，打开创建好的模板，点击上方操作栏的“导出模板”按钮，弹出提示框，如下图所示：点击此按钮执行“确定”操作，系统弹出文件下载对话框,点击“保存”按钮，可将后缀为“*.model”格式文件保存，显示页面如下：3、导入固定模板下属单位可将上级单位发送的固定