3.北京协和医院档案管理制度.doc

档案管理制度一、归档制度（一）根据国家、卫生部、医科院有关规定，本院档案属于本单位国有资产。凡属归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档；（二）院办档案室集中统一保管文书档案、基建档案。凡具有归档保存价值的文件材料，院各部门应在每年六月份之前将前一年的档案移交到院办档案室；（三）归档要求根据国家档案局、卫生部、医科院的有关规定，文书处理部门或业务部门向档案室移交归档文件时必须遵循如下规定：1、归档的文件材料应齐全、完整。确保应归档的文件材料齐全、完整、准确，达到三率要求（归档率 100 、完整率 100 、准确率 100 ）；2、凡是归档的文件材料（合同书、协议书）都必须是正文原文，不得出现圆珠笔或铅笔字， 一律用蓝黑或黑色钢笔书写， 字迹要求工整、清晰。文件和电报按其内容的联系，应合并整理、立卷；3、归档的文件材料，必须保持它们之间的历史联系，区分不同价值，便于保管和利用。一般情况下，档案部门不接收未经整理的零散文件。对不符合要求者，档案部门有权退回归档部门，要求其重新整理；4、履行归档手续。归档文件交接检查无误后，即可办理具体移交手续。归档文件移交目录（清单）一式俩份，写明归档文件的总数、移交人、接收人、交接时间等项目。归档部门与档案室双方交接清点无误后，双方均应在移交目录上履行签字手续。俩份清单，一份留存归档部门备查，另一份存档案室；5、文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作，要作为职能、职称以及业务部门各项工作的一部分，列入年终绩效考核中；6、因工作调离医院时，调离者手中借用档案未还或应归档的文件材料尚未归档的，院办档案室不予签字，人事部门不给办理调离手续。（4） 文书档案归档 文书档案预立卷工作主要由机关兼职档案员完成。兼职档案员负责在日常工作中收集、整理和保管档案材料，以保证当年文件材料的完整系统。1、预立卷工作程序：兼职档案员在院办档案室的指导监督下，完成归档；2、预立卷基本要求：（1）收集范围为当年收上一年度形成的，与部门工作相关的文件、照片、录音带、录像带、光盘等；（2）兼职档案员收集整理本部门各业务人员手中的文件材料并检查文件材料：是否有保存价值、内容是否齐全、有无重复材料；（3）院级领导、机关各业务部门的工作人员外出开会带回的文件、会议材料，由兼职档案员负责收集并与其它档案材料一并移交院办档案室归档。任何人或部门不得以任何借口私自留存档案材料。确属工作需要，要采取先归档后借阅或复制副本；（4）整理单位：请示与批复为一件、正件与附件为一件、转发件与原件为一件、获奖的上报材料与上级的批文或获奖证书的复印件为一件。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发件在前，原件在后；获奖的上报材料在前，上级的批文或获奖证书的复印件在后；（5）跨年度的请示和批复放在批复年立卷；没有批复的，放在请示年立卷（没有批复的请示，要在请示上注明无批复原因）；（6）送交到档案室的文件材料统一采用 A4 纸。3、在初步完成预立卷工作后，兼职档案员通知院办档案室对预立卷工作进行检查，检查合格后，由兼职档案员完成文件自然信息数据的录入。经部门领导批示同意归档后将预立卷材料送交到院办档案室；4、兼职档案员按照归档要求，对文件材料进行处理：去钉，标写页码，填写归档文件移交清单、备考表、归档文件目录。（五）基建档案归档行政处、建管办兼职档案员负责收集、整理建设单位建设项目的管理文件。1、 由行政处、建管办兼职档案员，对项目完成单位在每项工程、每一阶段形成的文件进行收集、指导和跟踪管理；2、 工程竣工后，行政处、建管办兼职档案员参加竣工验收并进行预立卷工作，院办档案室工作人员对基建档案预立卷工作进行检查指导；3、在建设项目竣工验收后六个月内完成档案立卷归档工作。由上级部门按基建项目拨款购买的设备，其设备档案要按基建项目一同归档；二、档案保管制度（一）库存档案必须帐物相符；（二）档案出库、入库都必须登记并履行严格的交接手续，清点、签收手续均应严格、清楚、细致、责任分明；（三）档案使用行为的管理与限制规定：1、使用者不允许在使用档案的同时吸烟、喝水、吃食物。2、不允许在档案上勾划、涂抹，更不允许有撕毁剪切等破坏性行为，使用者必须严格保证档案的完好无损。3、档案在库房外未被使用时，不允许长时间摊放在桌子上，应及时放入专用的柜子中，不准擅自带离规定的使用场所（办公室、阅览室）。4、各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自所利用的档案。5、未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印。6、经过批准的拍照、复印等行为应以不损伤档案完好的理化性状为前提。（四）交还档案时，应保持实体秩序的排列顺序。三、档案工作保密制度（一）档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行档案法和保密法，共同保守档案机密；（二）严格执行有关档案的接收、发放管理规定，以及档案的查阅、借阅、复印制度，认真履行登记、签字和审批手续；（三）接待档案的查阅、借阅和归档人员，一律在阅览室内进行，库房重地未经允许，非档案管理人员严禁入内；（四）未经批准，任何人员不得私自将档案携带出阅览室，随意复印、摘抄档案，更不准将档案带入公共场所；（五）对已整理好的档案要及时入库存放，对尚未整理的文件、材料要及时放入保密柜中。办公现场无人时，不得有任何秘级文件、资料放置桌面；（六）凡属密级的档案必须在有关栏目注明密级字样。对机密级以上档案（含电子版）及国家重点工程项目应设专人专柜保管；（七）凡涉及档案机密的人员，不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密；（八）利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所；（九）各房间、保密柜钥匙必须妥善保管，发现丢失要及时汇报，认真处理，并采取有效防范措施；（十）发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。四、档案鉴定制度（一）初步鉴定。预立卷时，对所有文件材料进行价值鉴定，确定去留范围；（二）归档鉴定。立卷时，根据各类档案的保管期限表进行鉴定和甄别文件的保存价值，确定保管期限；（三）销毁鉴定。鉴定小组定期对超过保管期限的档案进行鉴定，确定并提出档案的存毁意见；（四）对要销毁的档案进行登记，编制“档案销毁清册”、“档案销毁目录”，作为日后查考销毁档案材料的凭据；（五）销毁档案时，应有人监销。对批准销毁的档案，不准出卖给废品回收站或留作它用。销毁档案后，应在“档案销毁清册”上注明“已销毁”和销毁档案日期，并由监销人签名盖章。五、档案借阅制度（一）院办公室档案室保存的文书档案、基建档案主要服务于本院医疗、科研、管理等工作需要；（二）原则上本单位各业务部门只能借阅本部门立卷归档的案卷并按标准办理借阅手续。借阅本部门档案，需取得本部门负责人同意；需要借阅其他部门档案时，需取得本部门负责人及归档部门负责人同意后，方可调档；（三）外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出；（四）机密、秘密、绝密档案借阅一律按照档案安全保密标准中的要求办理；（五）查阅各门类档案应在阅览室内进行，不准污损、划道、涂改、折卷、裁剪、抽换、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人批准，但借出时间不得超过一个月，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全；（六）珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出；（七）凡私自抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家档案法、保密法予以追究现行法律责任。六、档案利用制度（一）本单位档案仅限于本单位及本系统工作人员利用。凡查借阅档案，必须履行登记手续，填写查借阅登记表和利用效果登记表，并将利用结果及时向档案室反馈，任何人不得例外；（二）外单位来查阅档案资料的人员，必须持有单位介绍信，检验查阅人员的身份和问清查阅的目的、范围，经分管领导批准后方可查阅；（三）查阅档案人员应在阅览室内查询，并保持安静、卫生，不得在室内吸烟、喝水，以防损坏档案；（四）查阅秘密文件必须履行审批手续，严格遵守保密规定；（五）借出档案时间一般不超过一个月，延长时间需办理续借手续；（六）借阅者应维护档案的完整与安全，不得在档案上乱写乱画，不得转借和影印、复制、拆换、涂改及污损，违者必究；（七）借阅档案归还时，档案管理人员要认真清点，仔细检查，并做好归还记录。借阅档案未还人员若要长期离岗必须在离岗前，将所借档案全部归还，以利保管和利用；（八）凡遇节假日特殊情况，档案室有权随时收回借出的档案、材料，以利安全保密等工作；（9） 凡在借阅档案过程中，造成案卷散失，污损或不归还者，应按档案法及有关规定严肃处理；（10） 复制、抄录档案资料，要经领导批准，抄录复制的档案由档案员核对无误，加盖公章，方可有效。 七、档案销毁制度（1） 定期复审档案的保管价值。档案保管期满，要组织鉴定小组对其进行鉴定，经鉴定后无继续保存价值的，应予销毁；（2） 凡是销毁档案，必须经鉴定委员会批准，并编制销毁清册，写出书面报告。已经批准拟销毁的档案，必须逐年、逐卷、逐件进行登记；（3） 档案销毁要严格执行保密制度，必须指派两人以上监销，严格将档案资料做废品出售，需用专人送往指定地点销毁；（4） 销毁档案后，应在“销毁档案清册”上注明“已销毁”和销毁档案日期，并由监销人签名盖章。8、 档案统计制度（1） 档案统计要符合中华人民共和国统计法及其他有关法规、规章要求；（2） 档案统计包括登记和统计两个部分，档案室要建立档案工作统计台账，档案人员要认真细致地做好档案收进、移除、整理、鉴定、销毁、抢救、清理、报关的数量、状况及结构的登记和统计，还要做好档案检索，编研和利用情况的登记和统计；（3） 统计数字要准确无误，情况要真实，结论要正确，各项数字一律用阿拉伯数字书写，字迹工整、清楚、不得潦草和模糊；（4） 及时、准确向档案行政管理部门填写单位档案工作统计年报及其他档案统计表，统计表要由领导签字盖章后上报或归档；（5） 定期对档案统计资料进行归纳整理，定期对统计数据进行必要的综合、分析和研究，从而及时发现问题，纠正错误，更好地认识和了解档案管理的现状，掌握发展规律、提高管理水平。9、 档案库房保管制度（1） 院办档案室工作人员要严格遵守安全、保密规章制度，坚守工作岗位，切实管理好全部档案，不经领导批准，不准私自委托他人代行职务。（2） 进出库制度1、 档案库房只允许档案工作人员进入，非档案工作人员原则上不允许进入档案库房。如工作确实需要非档案工作人员进入库防时（如维修库房及其设备等），则必须有档案工作人员陪同并始终相伴；2、 库房内不允许从事与库房管理工作无关的其他活动，不允许在库房中吸烟、喝酒、吃东西；3、 库房中无人时必须关灯、关窗、库房门上锁，等等。(3） 库房温湿度控制1、 使用去湿机、空调设备调节库房温湿度；2、 档案库房温度标准为14-24，相对湿度标准为45%-60%，在规定范围内温、湿度每昼夜波动幅度：温度2，相对湿度5%。（4） 切实做好档案“八防”（即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗）工作，确保档案安全。1、 防火-必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的消火器材；2、 防水-库房所处地址不能过低，库房内及附近不能有水源，库房选址应远离易发洪水的地点，位于较有利的防洪地段；3、 防霉、防虫、防潮-对档案文件进行定期检查并放置防霉、防虫药品；4、 防光-库房