广东医学院东莞校区迎接新生总方案.docx

奉献、友爱、互助、进步广东医学院（东莞校区）青年志愿者协会广东医学院东莞校区迎接新生总方案目录前期物资准备情况4一、前期联系4二、所需物品详情5志愿者培训方案9迎新服务具体方案14一、活动目的14二、组织结构14三、活动时间14四、活动地点14五、参与人员14六、活动流程与简介14七、服务内容及地点15八、志愿者调度30九、应急方案31十、注意事项32十一、负责人联系方式33工作分工示意图35一、人员安排及示意图35 二、二级学院志愿者信息36迎新志愿者评优方案37附件38附件一：校青协对学院评分细则38附件二：评优表（学院部分）38附件三：学院对校青协评分细则38附件四：迎新优秀志愿者评选细则38广东医学院（东莞校区）青年志愿者协会 二一四年新生接待志愿服务方案物资准备情况为做好2014年迎接新生的工作，提升我校大学生的集体荣誉感，切实保证迎新工作的顺利展开，现将迎新所需物资整理出来，让志愿者能更加方便的为新生提供帮助和服务。前期的物资准备主要分为两方面：一是前期与各组织的联系；二是物品的管理和调度。以下是从这两方面考虑后的准备工作的具体安排：1. 前期联系时间内容负责部门7月10日前向学校有关部门了解本次新生接待工作细节主席团8月10日各二级学院分会上交志愿者名单各二级学院8月15日1、确定二级学院志愿者名单及工作安排2、确定执行方案并下发各二级学院分会主席团服务部向学校宿舍管理科获取新生宿舍安排表，了解新生办理住宿手续的相关程序秘书部完善方案服务部8月20日前与赞助商取得联系主席团8月27日1、对所有参加迎新的志愿者召开培训大会2、负责人、志愿者踩点培训3、接受志愿者的咨询，解答疑惑培训部相关物资准备校青协2.所需物品详情迎新活动共将学校分为五个区以及统筹区（即，校青协大本营），以下是这六个区所需物资的具体调度安排： 一区：基础楼接车点，B栋教学楼一楼； 二区：A栋教学楼一楼； 三区：工商银行及校园卡服务中心； 四区：13,14栋学生宿舍（即，广医后门）接车点、各二级学院大本营（即，华佗像周围及明旺对面）； 五区：校外接车点； 六区（统筹区）：校青协大本营（即，A、B栋教学楼之间）物品名称具体安排所属区域负责部门广医宣传资料1、8月10日前做好排版工作2、8月27日打印出来3、培训会结束后发给所属区域的负责人，负责人再分发给负责迎新的志愿者，再派发给家长和新生13、14栋及基础楼（即，校内接车点）宣传部、培训部广医校园地图新生宿舍安排表8月23日前拿到相关资料，8月25日以电子档发给各二级学院，二级学院负责打印并引导新生完成注册各二级学院大本营秘书部新生注册流程表帐篷1、8月27日确定大本营的装饰设计2、8月28日晚将物资（包括二级学院）搬运至A栋教学楼下 3、8月29日早对校青协大本营进行布置各二级学院大本营及校青协大本营校青协内各部门推车长条桌椅子绶带校青协大本营帽子校青协会旗一次性雨衣矿泉水装饰用品（如，气球，卡纸，泡沫字、彩带等）注册流程宣传海报8月27日前完成，8月29日张贴于展板上A、B栋教学楼之间宣传部展板8月29日早，把展板从A或B栋移至A、B栋之间接送牌由负责跟进的校青协人员负责携带校外接车点负责跟进人员一次性雨衣药箱志愿者服装8月27日发给各二级学院各二级学院负责跟进二级学院的人3.经费预算：物品单价（元）数量金额（元）地图0.2/份2000400宿舍表10110评优表0.2/份35070评优细则1/份7070广医宣传单0.2/份500100药品防晕贴8元 /盒648降温贴15元/盒460急救用品20元/份480防暑药10元/盒10100风油精3元/盒515晕车药10元/盒440消毒水15元/管460葡萄糖20/包480大本营装饰用品 彩带，透明胶，卡纸 60元/份160总金额：￥1269广东医学院（东莞校区）青年志愿者协会二一四年迎新志愿者培训方案一、 活动目的为使参与迎新的志愿者理解掌握迎新的相关流程以及具备相关的志愿者礼仪素质，使得迎新工作高效有序进行，以及新生得到更好的志愿服务，广东医学院青年志愿者协会（东莞校区）特此举办二一四年迎新志愿者培训大会。二、 活动时间 2014年8月27日（星期三）晚19:30三、 活动对象广东医学院（东莞校区）全体参与迎新的志愿者四、 组织机构主办单位：共青团广东医学院委员会承办单位：广东医学院（东莞校区）青年志愿者协会五、 培训内容（一） 志愿者培训（礼仪及志愿者精神的交流学习）（二） 各区工作职责及迎新流程（三） 迎新工作的相关注意事项（四） 迎新优秀志愿者评选制度六、 工作安排(一)前期准备时间（2014）内容负责部门或负责人7月15日7月18日参阅以往的活动总结等，为筹备培训活动做准备，初步拟定活动方案培训部8月07日8月14日初步分配工作：主持人、回顾PPT或视频的制作；根据迎新总方案对方案作出修改主持人：李宜珊回顾PPT或视频：朱海玲主讲人:沈俊慧，李宜珊，胡学军8月14日8月20日1.对方案进行审核、修改以及培训PPT制作；2.确定培训会地点、参与人员、志愿者服装装配要求等培训部服务部秘书部8月21日1. 确定方案；2. 修改PPT并最终确定；3. 确定培训现场志愿者形象人员；4. 确定参加培训志愿者名单；5. 确定2013年迎新志愿者经验交流人员 培训部形象人员：骆华浩，周丽娟要求全体迎新志愿者到场；2013年迎新志愿者经验交流人员8月22日-8月25日与分会培训部或主要负责人接洽说明各区职责以及培训会人员的分配、小细节落实到位培训部（二）培训流程时间（8月27日）内容备注18:0018:30校青协全体成员17点前到达；进行现场布置，设备调试、挂横幅及会旗等1.培训部自带至少3台电脑；2.需准备4只以上的麦克风19:0019:30所有与会者到达主持人、工作人员等维持好现场19:3019:45培训大会开始，现场播放2013年迎新视频视频播放前主持人致开场白、介绍嘉宾19:4520:30东莞校区志愿者协会干部培训主讲：1.各区职责讲解及注意事项2.迎新优秀志愿评选制度；3.志愿者纪律，礼仪，服装等；主讲人：沈俊慧（服务部）胡学军（秘书部）李宜珊（培训部）20:3020:402013年迎新志愿者经验交流 经验交流人员：20:4021:00志愿者答疑主席团:陈婉荧服务部：沈俊慧秘书部：胡学军21:0021:05授旗仪式21:0521:15校团委许崇泰老师致辞21:1521:30全体合影21:3021:50收拾现场校青协全体人员时间（8月28日）内容备注13:00前给各分会主要负责人其分会志愿者的各区工作职责培训资料（各分会自行安排进一步培训）1.培训部负责整理发送；2.如有需要，培训部、秘书部、服务部协调安排人员现场跟进17:30各区负责人带领志愿者进行现场踩点培训各区负责人可自行协调时间；校外接车点除外七、注意事项（一）凡参加培训的干部、志愿者，应态度端正，遵守纪律，按时参加培训。（二）培训活动前负责通知的人一定要落实到位，确保将通知传达到各部门成员，确保培训活动的顺利进行。（三）与各二级学院分会充分沟通，并注意态度与礼貌。（四）主持人需灵活应变，妥善处理突发事件。（五）活动的物品(如饮用水，麦克风电池等)提前准备妥当。八、 活动总结 各部门于9月1号前上交培训大会总结至培训部。 广东医学院（东莞校区）青年志愿者协会2014年7月17日广东医学院（东莞校区）青年志愿者协会 二一四年新生接待志愿服务方案具体安排一、活动目的为做好2014年新生接待工作，提升我校大学生集体荣誉感，拉近新生与老生的距离，展现我校青年志愿者良好的风采，广东医学院（东莞校区）青年志愿者协会组织一批“迎接新生”的青年志愿者，参与到新生接待工作，为2014级新生提供帮助和服务。二、组织结构主办单位：共青团广东医学院委员会承办单位：广东医学院（东莞校区）青年志愿者协会协办单位：广东医学院（东莞校区）青年志愿者协会各二级学院分会大队三、活动时间 2014年8月29日至8月30日四、活动地点 1、新生报到点（校内） 2、新生接送点（校外）五、参与人员 广东医学院注册志愿者六、活动流程与简介1.前期准备时间内容负责部门7月20日前向学校有关部门了解本次新生接待工作细节，撰写方案主席团服务部秘书部7月22日前反馈活动方案二级学院青协7月25日确定方案最终版本8月10日各二级学院分会上交最终志愿者名单与组长名单。8月15日前迎新服务当天二级学院志愿者人手安排表服务部外联部8月26日前向学校宿舍管理科获取新生宿舍安排表，了解新生办理住宿手续的相关程序主席团校青协各部长落实相关完成物资的准备秘书部8月26日1主要负责人回校准备工作2、与分协会干部开会3、确认工作安排4、落实负责人对应关系、主席团服务部秘书部校青协及分协会干部所有成员必须到达学校8月27日1、对所有参加迎新的志愿者召开培训大会2、负责人、志愿者踩点培训培训部所有志愿者8月27日必须到校2.活动现场（1）组织形式今年向学校各个学院招募工340个志愿者（不包括校青协干部与二级学院干部组成的机动组）参与新生的接待工作，以校青协的干部为负责人，与二级学院的志愿者小组（5-10人）组长联系，组长负责具体联系志愿者。各学院具体人数安排如下：1、基础医学院20人；2、第二临床学院60人；3、医学检验学院30人；4、人文与管理学院45人；5、药学院60人；6、公共卫生学院30人；7、护理学院60人；8、信息工程学院35人；9、机动组成员50人（校青协干部22人 +二级学院干部28人）共：390人（2）人流管制措施1、一区A组志愿者可以帮新生搬运行李至二级学院大本营，但不可搬至学生宿舍，需交由二级学院大本营志愿者搬运；2、二区、三区志愿者不可帮新生搬运行李且不可离开所属的区域；3、从基础楼下车的新生，现将其引导至B栋休息区安置好行李或将行李先搬至二级学院大本营，再到A栋完成注册。4、一般情况下，从后门（13、14栋）进入的新生优先建议其在后门获得宿舍信息后，先安置行李至宿舍，再到教学楼A栋进行注册。5、二级学院大本营设置在置禾附近，没有安排任务的二级学院志愿者未经许可不得进入教学楼区域工作，避免混乱。6、交接班时，接班人员（及每个区的每个组长）必须提前十分钟内完成交接班的相关事宜，并做好签到签退工作。7、8月29日、8月30日当天，为了分导人流，避免新生及家长和正常上课的老生在A、B栋楼下产生拥挤、混乱场面，将于A、B栋楼梯处张贴提示，提示同学们绕道前行，避免造成拥挤。（3）服务地点迎新活动共将学校分为五个区以及统筹区（校青协大本营），以下是这六个区的地点范围。 一区：基础楼接车点； B栋教学楼一楼； 二区：A栋教学楼一楼； 三区：工商银行及校园卡服务中心； 四区：13、14栋学生宿舍（即广医后门）接车点； 各二级学院大本营（即沿华佗像往后门延伸的校道） 五区：校外接车点； 六区（统筹区）：校青协大本营（即，A、B栋教学楼之间）。（4）时间安排一区、二区、三区实行三班倒工作安排（注：第一班与第三班为同一批人） 五区校外接车点实行两班倒 四区不做具体安排，各学院按照实际情况安排工作（注：各个区域的校青协负责人实行全日责任制，每个时间段保证有负责人在场）迎新活动结束后，各二级学院分协会与9月3号前上交迎新总结（附上照片），志愿者评优分数卡，上交优秀迎新志愿者名单。9月10日之前，学校团委对评选结果进行审核，核对无误后进行全校公示。以下为具体评优流程：学校团委下发评优指导意见校青协拟定评优方案校青协指导老师审核学校团委审批二级学院评优上报评优名单校青协审批学校团委审批评优名单公示七、服务内容及地点新生接待工作共划分为2个管理区（即，6个工作区域），每个工作区域均落实到学院、负责人，具体各区域主要工作内容、安排如下：（一）校青协统筹管辖区： 1.一区：（1）服务点： 1、基础楼接车点 2、B栋教学楼一楼 （分为：军训服发放点、家长休息区、迎新宣传区） （2）服务内容： A组：校车点接待 B组：服务休息区新生及家长 维持秩序项目项目地点具体工作内容备注A组：在下车点接待及迎接新生教学楼基础楼前、实验楼前至B栋1.引导停车点的家长以及学生到B栋休息区；2.引导由校车接送的家长、学生到B栋楼下休息区，3.协助新生将行李搬至二级学院大本营；4、发放校园地图。每班10人注：校车尚未抵达时，该十人作为机动人员，听从安排B组：服务休息区新生及家长、维持秩序B栋教学楼一楼建立咨询点为家长、新生答疑并维持秩序每班5人（3）责任学院：时间班次责任学院总人数8月29日7:00-11:00护理学院1510:50-15:00第二临床医学院1514：50-18:00护理学院158月30日7:30-11:00信息工程学院1510:50-15:00信息工程学院1514:50-18:00信息工程学院15注：第一班和第三班为同一批人，故每天一区共需30人； A组每班次为10人；B组每班次为5人；（4）负责人：区域负责人：组长朱海玲13650210789660789副组长廖静丹13650443186663186二级学院负责人：护理学院A组：姓名（长号/短号）B组：姓名（长号/短号）第二临床医学院A组：姓名（长号/短号）B组：姓名（长号/短号）信息工程学院A组：姓名（长号/短号）B组：姓名（长号/短号）2.二区：（1）服务点： A栋教学楼一楼 （2）服务内容：引导新生报到、指导其注册 秩序维持项目项目地点具体工作内容备注A组：报到引导、注册指导A栋引导工作：对新生进行注册流程指导第一天：每班25-30人第二天：每班20-30人挡板：为找寻班级的新生提供帮助B组：维持秩序A栋负责A栋楼下秩序维护，引导家长到B栋休息区每班5人（3）负责学院时间班次责任学院人数8月29日7：00-11:00护理学院3510:50-15:00人文与管理学院3014:50-18:00护理学院358月30日7:30-11:00医学检验学院25公共卫生学院1010:50-15:00公共卫生学院15药学院1014:50-18:00医学检验学院25公共卫生学院10注：第一班和第三班为同一批人； 二区第一天共需65人； 第二天共需60人；（4）负责人：区域负责人：组长乔芳媛13794894234654234副组长汤韵仪13751375683615683二级学院负责人：护理学院A组3个：姓名（长号/短号）B组：姓名（长号/短号）人文与管理学院A组3个：姓名（长号/短号）B组：姓名（长号/短号）医学检验学院A组3个：姓名（长号/短号）B组：姓名（长号/短号）公共卫生学院A组3个：姓名（长号/短号）B组：姓名（长号/短号）药学院A组3个：姓名（长号/短号）B组：姓名（长号/短号）3.三区：（1）服务点：工商银行及校园卡服务中心（2）服务内容： 领取银行卡流程引导 维持现场秩序 项目项目地点具体工作内容备注维持秩序流程引导中国工商银行1. 维持场地秩序2.为新生提供咨询服务每班5人校园卡服务中心每班5人（3）负责学院时间班次责任学院人数8月31日7:0011:00人文与管理学院1010:50-15:00人文与管理学院1014:50-18:00人文与管理学院109月1日7:3011:00基础医学院1010:50-15:00基础医学院1014:50-18:00基础医学院10注：第一班和第三班为同一批人，故每天三区共需20人（4）负责人：区域负责人：组长张晓尉长号/短号副组长徐淑慧长号/短号二级学院负责人：第二临床医学院姓名（长号/短号）人文与管理学院姓名（长号/短号）基础医学院姓名（长号/短号）4.四区4.四区：（1）服务点：A组：13、14栋学生宿舍（即广医后门）接车点；B组：各二级学院大本营（即沿华佗像往后门延伸的校道）； （2）服务项目：A组：后门咨询引导B组：二级学院大本营引导项目项目地点具体工作内容备注A组：后门咨询引导13、14栋（即，后门）1、为新生提供咨询服务；2、校园地图的发放；3、引导新生在后门找到其宿舍号搬行李到宿舍，再引导其至A栋楼下完成注册；4、与校外接车点负责人取得联系确定学生到校时间，保证学生到校时志愿者已做好接车准备。第一天当天注册学院各6人第二天当天注册学院各10人（若当天注册学院的志愿者人数不足，可灵活安排，随具体情况而定）B组：二级学院大本营引导二级学院大本营学生宿舍帮已完成注册的新生搬运行李并带至其宿舍具体事项由由各二级学院自主安排（3）责任学院：（该表格为B组人数安排） 时间班次责任学院人数8月31日7:0011:00二院、检验、基础、公卫、信工20/15/12/15/2010:50-15:00二院、检验、基础、公卫、信工15/10/8/10/1014:50-18:00二院、检验、基础、公卫、信工20/15/12/15/209月1日7:3011:00 护理/药学/人文35/30/2510:50-15:00 护理/药学/人文25/20/1514:50-18:00护理/药学/人文35/30/25注： 第一班和第三班为同一批人； A组第一天共需60人，第二天共需60人； B组第一天共需135人，第二天共需150人； B组具体的人员调度由二级学院自行安排；（4）负责人：区域负责人：组长吴少萍13650209001669001副组长（负责A组）龚小翠13650275389675389二级学院负责人（B组）：第二临床医学院姓名（长号/短号）医学检验学院姓名（长号/短号）基础医学院姓名（长号/短号）公共卫生学院姓名（长号/短号）信息工程学院姓名（长号/短号）5.五区：（1）服务点：校外接车点（2）服务项目：接待引导新生及其家长项目项目地点具体工作内容备注接待引导A组：东莞市常平火车东站1.引导新生接送上车；2.向新生及家长介绍学校总体情况及校园地图、学校资料的发放；3.接受新生及家长的咨询。注：1.志愿者注意身体与安全，以防中暑、小偷等，出现任何状况及时与负责人或待点老师联系。2.志愿者在校外具体工作安排听从负责人及待点老师。10人B组：东莞市汽车总站10人C组：大岭山汽车站10人（3）车站安排：时间责任学院地点8月29日6：3013:00药学院东莞市常平火车东站东莞市汽车总站大岭山汽车站13:0018：00药学院大岭山汽车站东莞市汽车总站东莞市常平火车东站8月30日6:3013:00第二临床医学院大岭山汽车站东莞市汽车总站东莞市常平火车东站13:0018：00第二临床医学院东莞市汽车总站东莞市常平火车东站、大岭山汽车站注：该区安排为两班倒区域负责人：组长祁挺朔13650233105693105东莞市常平火车东站副组长张伟豪13650347743667743东莞市汽车总站何卫大岭山汽车站二级学院负责人：药学院A组：姓名（长号/短号）B组：姓名（长号/短号）C组：姓名（长号/短号）第二临床医学院A组：姓名（长号/短号）B组：姓名（长号/短号）C组：姓名（长号/短号）注：A组为东莞市常平火车东站 B组为东莞市汽车总站 C组为大岭山汽车站6.六区（统筹区）（1）服务点：校青协大本营（即，A、B栋教学楼之间）（2）服务内容： 统筹全局工作 为新生答疑项目项目地点具体工作内容备注秩序维持、新生咨询点校青协大本营维持场地秩序每班2人1.为新生提供咨询服务；2.做好校青协内部成员的签到签退工作每班3人注：校青协成员为全日制工作，未被安排为区域负责人的成员必须在校青协大本营值班，并严格实行签到签退工作。（三）负责人区域负责人：组长李锐璇13650324758654758副组长周丽娟13751375683615683八、志愿者调度（一）志愿者选拔要求：1、态度积极热忱，服从组织调配，有较强的服务意识2、在新生接待前能提前返校，接受青协培训部的系统培训（二）总人数要求：390人（招募二级学院志愿者340人）1、基础医学院20人；2、第二临床学院60人；3、医学检验学院30人；4、人文与管理学院45人；5、药学院60人；6、公共卫生学院30人；7、护理学院60人；8、信息工程学院35人；9、机动组成员50人（校青协干部22人 +二级学院干部28人）（三）夜间值班人员安排及职责：日期时间负责人组员8月29日19：0020：15林浩1375130645866645820：1521：30何卫8月30日19：0020：15胡学军1365021306765306720：1521：30骆华浩13650222494652494注：值班人员遇无法解决的突发情况，请及时与主席团取得联系 按实际情况调派人手引导夜间到达新生到指定的地方休息（四）摄影安排：由青协宣传部部长进行安排，校内外均设专门人员进行摄影工作。 九、应急方案1、志愿者未能如期回校其所在学院负责人与其进行联系，确认其安全状况。将情况向相关负责的青协工作人报备，并尽快安排人员替补或进行同组人员工作调配，确保不影响工作效果。2、家长、新生或工作人员突然出现晕倒等不适情况在咨询台和大本营配备基本药品。接待人员或周边的工作人员先进行初步处理（如移到阴凉地方，给水等），并马上联系咨询台或大本营。观察后根据情况和咨询，考虑是否转送到门诊部由医生处理。3、外出人员出现不适、受伤或被劫等意外情况谨记安全意识，留心个人财物。各组员间要互相照顾，保障其安全。随身携带少量紧急救治用品（如止血贴、清凉油等）以备初步处理身体不适情况。随身携带通讯工具，有问题马上与负责人或待点老师进行联系。4、接待期间出现下雨等不良天气注意防晒防暑，配备雨具放在就近的咨询点或大本营。若下雨注意协助家长和新生整理行李，以免打湿。5、其他的突发状况遇事沉着冷静，保持通讯工具的正常使用，未能自行处理的马上联系大本营。如发现身边范围内有家长、新生或其他工作人员需要帮助，应根据情况马上在自身能力范围内提供帮助。 十、注意事项 1、各时段对应学院志愿者负责人负责本学院志愿者出席情况，如有计划外人员变动应及时联系所属区域负责人。 2、志愿者应谨守岗位，不可擅离职守，服从安排，工作以本职任务为主，提高个人防范意识。服务时注意检查标志物是否佩戴齐全，工作要细致周到，特别注意单独前来的新生。注意利用新生手中的报道指南，要求每名志愿者充分了解各功能区的位置与作用。 3、注意人流疏导，避免人群提留在交通主要道，应注意利用岔路指示板等各种指示板以减轻工作压力。4、校外志愿者要提高警觉，防范不法之徒的各种手段，特别注意不可独自离队，要在其他同学或老师的视线范围内工作，工作前应取得负责人或老师的许可。出现特殊状况应先联系负责人或老师再做决定。5、二级学院大本营志愿者主要负责帮助新生搬行李上宿舍，注意不可擅自进入教学楼区域工作，若无合理解释将以扣分等方式处罚所属学院。6、根据实际情况，对时间进行调整、安排；各服务项目负责人在换班后需留下，跟下一班的志愿者交代所有工作注意事项。7、无特别说明的情况下，每班人数均相同。8、青协干部实行全天候责任制，工作期间根据新生流量进行交替放饭。9、 8月28日晚各二级学院将帐篷搬运至指定位置；8月29日早上需要布置场地，各区负责人需准时到场准备及监督指导工作顺利进行；8月30日下午需要收拾场地，各区负责人需准时到场准备及监督指导工作顺利进行。十一、负责人联系方式负责人联系方式团委老师许崇68415）校青协刘创686481）校青协陈婉654481）校青协陈志636302）校青协胡6530