机械设备租赁管理.docx

机械设备租赁管理1 总体要求（1）严禁租用公司内部各级领导、内部员工及亲属小汽车、机械设备；严禁租用、借用本单位在用外部劳务队伍小汽车。（2）设备租赁遵循先内后外、经济实用、以内部调配或租赁为主、外部租赁为辅的原则。严格控制外租设备的使用年限，外租设备必须是出厂在5年以内且性能良好的设备。（3）铁路混凝土箱梁提、运、架设备，轨行式铁路T梁架桥机，电气化作业车、大养设备、长轨铺轨机、岩石隧道掘进机、盾构等大型专用设备租赁计划，需通过公司上报集团公司审批。（4）设备租赁优先选择按工作量法计量租赁费；严禁同台设备多种租赁方式共存；严禁月租设备在月租费中限时使用；临租设备计时必须是净工作小时（不含准备、等待、维修保养及整备时间）。（5）设备租赁费使用应遵循先预算后使用的原则，项目部应根据设备需求计划与配置方案，测算需租赁设备部分的租赁费用总额，下列设备租赁费原则上采用工程量法结算。混凝土加工运输泵送机械设备：搅拌站、混凝土罐车、泵车或拖泵；土石方施工机械设备：潜孔钻机、挖掘机、推土机、压路机、装载机，自卸汽车；钢筋加工机械设备：原则上由分包队伍自带，不得自购与租赁；孔桩施工机械设备：旋挖钻机、冲击钻机。（6）租赁合同单价控制在集团公司定期公布的外租设备指导价格内，严禁用“以小充大”等方式提高设备的租赁单价。按工作量法计费的设备租赁合同，总额实行上限封顶，严禁“开口”合同。因特殊原因超出指导价或预算的，按例外事件上报公司项管会审批。（7）严禁项目帮助分包队伍提供设备租赁担保。原则上不得为专业分包队伍提供项目租赁设备使用，特殊情况仅限临租用，但必须在使用后及时签认作业台班并由设备管理人员按市场租赁价格在当月进行结算。项目部原则上不得租赁专业分包队伍设备，特殊原因仅限临租（含油料等所有费用）。（8）内部设备租赁实行准市场化运作，项目部的租赁价格按公司公布的内租单价执行。项目部根据施工需要，同机械专业单位直接签订内部租赁协议。2 租赁供应商管理2.1 战略租赁供应商管理（1）对战略租赁供应商履约不良行为和不诚信行为应形成关于战略租赁供应商履约不良行为(或不诚信行为)的情况报告及时报送公司物机部，以便及时处理。（2）年度框架协议执行完毕后，及时对项目所用的战略租赁供应商进行评价，评价结果报公司物机部，作为下一年度战略租赁供应商的选择依据。2.2 租赁供应商管理（1）确实需要选择合格租赁供方名册以外的设备租赁供应商，必须按供应商评价流程和审批程序执行，尤其是注意确认租赁供应商的相关资质、理清租赁供应商与设备资产所有人之间的关系，并留存相关资料备查。（2）每年12月31日前，对项目在用的租赁供应商进行评价，并将评价合格的外租供方名录上报公司物机部，同时上报租赁供应商评价表，以便公司适时组织复核、评审，建立年度合格外租供方名录。2.3 涉及模板及范本关于战略租赁供应商履约不良行为(或不诚信行为)的情况报告公司物机部：我项目与（战略租赁供应商名称）于XXX年XX月XX日签订了（设备租赁合同名称（合同编号：XXX），在合同执行过程中发生履约不良行为(或不诚信行为)，行为对应中铁八局集团有限公司施工设备战略租赁实施细则（试行）（中铁八局物机2016201号，以下简称“201号文”）第XX条第XX款：(具体条款内容)，现将情况报告如下：一.行为具体描述1.截至目前租赁合同执行情况序号合同名称合同编号使用项目租赁设备名称及规格型号租赁数量租赁方式（工作量/月租/临租）租赁单价(元）开累结算租赁费（元开累支付租赁费(元)开累欠款（元）123.2.履约不良行为(或不诚信行为)具体描述(具体描述行为发生的时间、地点、发生事由及经过、相关佐证材料)二.关于以上行为的处理建议根据“201号文”的“第五章 战略租赁供应商管理”规定，建议记（战略租赁供应商名称）履约不良行为一次(或不诚信行为一次) (或认定为不合格供应商)。特此汇报！项目物机部负责人意见（签字）：项目分管领导意见（签字）： XXX项目部 XXX年XX月XX日2.4 涉及表格及台账战略租赁供应商评价表 编号：战略供应商地址电话联系人姓名地址电话序号机械名称规格/型号数量生产日期产权单位/个人名称(台/套)123调查情况：1.生产能力/供应能力：2.质量保证能力： 具有行业主管部门颁发的生产许可证 具有有效产品检验合格证 具有有效产品质量检验证 具有有效营业执照 具有有效相关资质 已经使用过，质量良好 已经通过 标准认证 产品供应能力 3.信誉和服务情况： 优秀 良好 可以4.租赁价格情况：5.是否能够开具增值税发票： 是 否6.风险因素：7.履约不良行为：不存在 存在（具体列举）8.不诚信行为：不存在 存在（具体列举）9.提供的有关资料及其他：初步调查结论： 合格 基本合格 不合格记录人： 年 月 日 部门负责人： 年 月 日单位分管领导审核意见:批准人： 年 月 日2.5 参考文件（1）中铁八局集团有限公司工程项目设备租赁管理实施细则的通知（中铁八局物设2014345号）（2）中铁八局集团有限公司施工设备战略租赁实施细则(试行)（中铁八局物机2016201号）3 租赁计划管理3.1 总控内计划管理机械设备配置计划内的租赁计划（总体要求第三条的机械设备除外）不再另行编制租赁计划及报告，经项目经理同意后，由项目物机部实施。3.2 总控外计划管理（1）因施工组织设计变更或其他原因，需要增加总控计划外设备租赁计划，由项目物机部编制设备租赁补充计划请示，项目分管领导根据施工生产安排和现场实际情况，及时进行审核，重点是审核补充计划原因。租赁请示经项目经理审核后上报公司审批。（2）公司物资机械部收到项目部的补充申请计划后3天内，根据公司当前自有机械设备使用情况，在优先考虑调配自有设备的基础上，和工程部联合审核项目部提报的租赁补充计划，明确内部租赁或外部租赁方案。租赁补充计划经公司设备分管领导审批后实施。3.3 临租计划管理严格控制临租设备数量与租赁费。项目特殊原因急需临租设备，仅限单次临时性、结算额度在5000元(含)以内的、能够及时开具发票并结清租费的情况，外租供方不受租赁供方准入管理限制，但须确保设备技术性能满足施工要求，且必须充分说明原因并经项目项管会的决策程序和审批流程。要求应急租赁使用后10天内补齐决策程序与审批流程。3.4 例外计划管理（1） 严禁无依据超限价租赁设备，超限价租赁设备必须充分说明原因并经过项目及公司两级项管会的决策程序和审批流程。机车等自有的特殊专用设备不能按相关规定进场，而只能通过租用外部设备解决，必须先报公司项管委审批后执行。（2） 未实施招标、竞争性谈判、询价及内部调剂方式确定的租赁设备不得按例外事件处置，否则违规或违纪行为责任自负。3.5 涉及模板及样本 关于工程项目机械设备租赁的请示公司：工程项目由我项目部承担施工，现根据施工组织设计、工程所在城市（市）及周边资源调查，现拟定机械设备租赁请示如下：一.拟租赁设备原因 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX二.拟租赁设备工作内容及预计使用时间 1、拟租赁设备规格型号、数量2、租赁设备工作内容：。3、租赁设备预计使用时间年月日至年月日，拟租赁单价，租赁费用共计元。4、经项目部调查落实本公司及集团公司区域范围内无拟租赁设备。三.机械设备租赁计划机械设备租赁计划详见设备租赁计划编制表。当否，请批示。附件：1.设备租赁计划编制表2.外租设备供方评价表3.机械设备租赁计划审批表4.本公司及集团公司区域范围内机械专业单位的回函XXX项目经理部XXXX年XX月XX日附件1：设备租赁计划编制表计划编号需求单位项目经理部所属项目处理单位中铁局集团公司计划类型外租设备建 议供应商填报人员填报日期-序号设备名称规格型号单位计 划需求量计划租赁时间预估单价预估金额（万元）租赁要求进场期 备注123合计物机部编制人： 物机部长： 工程部长： 财务部长： 项目分管领导： 项目经理： 日期： 年 月 日附件3：机械设备租赁计划审批表 机械设备租赁计划审批表表格编号0602项目名称（公章）编号机械名称型号规格单位数量租赁起止时间外租供方及报价外租供方租赁单价（元）进出场费（元）安拆费（元）租赁方式联系人联系电话车牌 号码保险是否齐全(1)(2)(3)项目分管领导意见项目经理意见公司物机部、工程部审核意见公司设备分管领导审批制表： 项目物机部长： 日期：4 租赁供应商选择4.1 选择方式（1） 为充分调剂、盘活利用集团公司范围内的自有施工设备，各单位选择施工设备租赁供应商的优先次序为(本单位设备管理专业单位)(集团公司片区租赁中心)(集团公司战略租赁供应商)，做好经济比选并兼顾成本优先的原则。（2） 若以上范围内还是没有租赁供应商响应，则必须严格按照设备租赁采购型式（招标竞争性谈判询价）和以公司为主的组织模式选择租赁供应商，并留存相关资料备查。 4.2 供应商选择（1）原则上不得再选用自然人作为设备租赁供应商。（2）原则上在集团公司公布的合格租赁供方名册内选择租赁供应商。确实需要选择合格租赁供方名册以外的设备租赁供应商，必须按供应商评价流程和审批程序执行，尤其是注意确认租赁供应商的相关资质、理清租赁供应商与设备资产所有人之间的关系，并留存相关资料备查。（3）各单位在实施租赁采购前应进行市场调查，获取租赁设备的市场价格行情，对战略供应商的协议价格高于市场价格的情况要及时向集团公司物机部报告，以便集团公司施工设备战略租赁工作组与战略供应商协商进行框架协议价格调整。（4）各单位在实施租赁供应商选择时，应严格执行租赁计划管理流程和框架协议。各单位在框架协议项下实施租赁采购时，应对不同供应商的租赁服务内容与价格进行再次比较和谈判，并充分考虑建筑业“营改增”后对设备租赁商增值税一般纳税人身份及提供增值税专用发票的要求，按企业利益最大化的原则选择租赁供应商；也可在取得中标商提供授权文书的情况下，与中标供应商授权的当地代理商签订租赁合同。4.3 涉及流程4.4 参考文件 关于公布中铁八局20162017年度施工设备战略租赁供应商名录及租赁框架协议的通知（中铁八局传2016-122号）。5 租赁合同管理5.1 租赁合同 租赁合同严格按照最新版工程项目常用合同示范文本内的设备租赁合同范本拟定，合同由项目部负责拟定和评审，项目评审通过后，报公司审批。严禁先使用后申请，或先使用后签订合同。 单次临时性、结算额度在5000元(含)以内的临租设备计划经过审批后，可以不签订书面合同，按财务规定支付租金。5.2 合同评审（1） 租赁机械设备必须执行租赁合同评审制度，租赁合同经项目部领导和相关部门评审、会签，并报公司审批后签订。（2） 项目部租赁的机械设备规格型号、技术性能要与上报的设备相关资料一致，并按公司批复意见执行。项目部须保存外租供方相关资料及证明材料。（3） 公司审批合同时，重点复核合同的租赁设备型号规格、单价、数量、操作人员数量、进出场费用、动力费用、设备来源、租赁及结算方式、安全责任等。外租合同审批时，项目部还应提供合同签订人的授权委托书原件、操作司机的操作证复印件及身份证复印件（须经合同签定人签字）等；大型特种作业（如大型吊装作业等）出租方必须出具具有法定资格的组装、拆除、作业方案。 5.3 合同交底 （1）租赁合同审批、签订后，项目物机部建立合同管理台账，同时将租赁合同向工经部、财务部、安质部等相关部门交底。（2）由项目部承担消耗用料的机械设备进场后，设备管理人员立即依照设备租赁合同、设备编号确定每台设备的有权领料人，向项目现场油料管理员书面交底。 （3）机械设备进场后，设备管理人员依照设备租赁合同、设备编号确定每台设备的有权台班签认人，并向有权台班签认人进行书面交底，包括租赁方式、操作人员联系方式、使用和签认注意事项。5.4 涉及流程 5.5 参考文件 中国中铁关于公布工程项目常用合同示范文本（修订）的通知（中铁八局法律2016202号）。6 租赁费结算6.1 结算依据与方式 （1）机械设备租赁费结算单要以设备租赁合同、机械设备使用运转台班签认单（仅限临时急用）、机械设备使用运转记录表和单机核算为依据。（2）项目部按月结算租赁费用，结算与项目收方（责任成本计价）、结算同步。以工作量或月租计价的租赁，应严格填写机械设备使用运转记录表，按机械设备月度租赁结算计价单进行计价与结算，并按“一机一单”执行。确需临租的机械设备，经批准后，必须严格按净工作时间（不含准备、等待、维修保养及整备时间）计时，并完善机械设备使用运转台班签认单签认手续，及时结算。 6.2 结算审批当月项目部认真填写计价单，并在其中注明需要扣款或增加款项的原因和金额，由项目相关部门核实确认，项目分管领导、总经济师审核。机械费总控计划内的租赁月度结算由项目经理审批，季度报公司备案；但租赁设备的末次结算必须报公司审批。公司物资机械部负责末次租赁费结算的审批，审批时重点关注结算依据的充分性、设备运转记录与收方数量的一致性、油耗与签认台班的匹配性、是否在机械费可控范围内等方面内容6.3 租赁费结算资料装订（1） 装订时间 项目部设备管理员当年1月10日前对前一年的租赁设备结算资料进行统一装订。一年一册，封面注明年份。（2） 涵盖内容及装订顺序装订资料以总控计划及审批为依据，以费用台账为目录清单，以合同为主线。以单个合同为单元，分册统一装订，装订内容依次为合同及评审、计划及审批（总控计划外）、设备进出场签认单、设备租赁结算审批资料。设备租赁结算审批资料包括：设备租赁结算审批单（按月度）、机械设备使用运转记录表（按月度）、机械设备使用运转台班签认单（按月度，粘贴在A4纸上）、租赁设备消耗发放台账（按月度，外租设备以燃油发放台帐）、发票复印件（粘贴到结算单背面）装订在一起形成单个合同完整的设备租赁结算资料台帐6.4 其他要求（1）财务部门依据租赁合同和子分公司审批后的机械设备租赁费结算单在结算额度内支付租赁费用，杜绝无结算支付或超结算支付。租赁费支付按财务支付原则执行。 末次结算前，项目部要组织对外租供方使用的材料、施工安全、质量与人员管理等考核奖罚情况进行清算，在末次结算中一并结清；结算单要注明“末次”结算字样，并经外租供方负责人或委托代理人签字确认。（2）设备租赁结算应严格执行“四不结算、三不付款”制度。“四不结算”即没有合同的不结算、租赁期限、台班数量及工作量超出合同没有补充依据的不结算、超出合同单价未修订的不结算、不符合设备租赁管理规定的不结算；“三不付款”即结算未经批准的不付款、结算签认手续不完备的不付款、结算依据不明确的不付款。（3）租赁发票开具的单位必须与合同单位一致，且真实有效。5000元及以上的发票必须进行真伪鉴别。6.5 涉及表格及台账（1）机械设备租赁费结算单 机械设备月度租赁结算计价单本期结算日： 期间/末次） 结算金额单位：元项目名称结算单号外租供方供方签认设备名称规格型号起租日期