试论现代秘书职能的三大转变.doc

试论现代秘书职能的三大转变20世纪80年代初，随着改革开放的深入和社会经济的发展，我国的秘书事业进入一个新的发展时代，秘书从业人员队伍不断壮大，并随着社会对高素质秘书人才的需求，秘书的职业教育从无到有，秘书理论、学术研究空前繁荣。经过30多年的发展，我国的现代秘书事业有了长足的发展和明显的变化。从传统的“传、帮、带”到现代秘书职业教育的迅猛发展；从传统秘书的低学历到现代秘书的专业化、精英化；从传统的秘书知识和能力的低层次到现代秘书知识、能力、技能等素质的极大提高；由传统的低效率手工操作到现代的高效率办公自动化等等。在社会主义市场经济体制的不断完善及我国加入WTO、互联网飞速发展的时代背景下，秘书工作在面临着现代化的冲击与挑战的同时，其职能范畴和工作方式也须适应社会的发展需求趋势而不断地向智能性、参与性发生相应的转变。一、 秘书的基本职能秘书工作的基本职能基本分为两种：办事职能与参谋职能。办事职能是秘书工作的基础和本体，参谋职能主要是在完成秘书工作任务的过程中体现出来的。离开办事职能，秘书工作的参谋职能就不能独立存在。即使在重大决策的形成和实施过程中，秘书部门的参谋职能仍然必须通过提供信息、调查研究、综合协调、督促检查、撰写文件等具体工作体现出来。1、 办事职能 1）步调一致 办理事务是秘书日常工作的主要内容，是为上司服务、为公司服务的重要手段，秘书办事的范围相当广，涉及公司的方方面面和经营管理活动的各个环节，秘书要在提高办事效率上下功夫，保持与领导的步调一致。2）明确职责 秘书直接为领导工作服务，围绕领导工作需要展开。哪些工作秘书应该做，哪些事务秘书不该过问，哪些工作该怎样去做等。一般来说，秘书的基本工作有文书处理、会务组织、约见接待、通讯联络、档案管理、办公环境管理、设备管理、车辆管理等等。秘书要善于从领导角度思考和处理问题，必须理解领导工作，一定要摆正自己的位置，明确自己的职责。秘书在工作中应充分发挥自己的主观能动性，但又不能超越自己的职责权限，给上司的工作造成被动。如何把握好这个主观能动性的度，的确是很微妙的。秘书是领导工作中对外交流沟通的中枢，遇到问题必须与领导取得联系，不能自行其是，自作主张。3）合理安排 现代的领导他们工作的一个最大特点就是“忙”，为了抓住大事、抓住重点，提高工作效率，避免在繁杂的事务中出现紊乱，影响工作效率，作为领导的助手，为领导合理安排工作是就显得尤为重要。现代秘书的工作难，这个工作的合理安排上要花费秘书很大一部分精力。秘书的办事办的是一切同领导工作有关的日常具体工作，不仅仅指办文、办会和完成领导交办的具体事项，如信息工作、调研工作、协调工作、督查工作等，都是秘书工作的重要内容，完成这些工作任务，也是秘书工作办事职能的体现。2、 参谋职能秘书的参谋性贯穿于领导者决策的全过程，从决策前信息资料、理论法律依据的提供，到决策方案的可行性论证，再到决策的实施与反馈及修正，秘书都要提供全面的辅助性服务工作。1）决策制定 决策是领导的主要职能，是领导工作的主题。信息是决策的依据，是决策的必要条件。没有信息，就没有科学决策。进行预测和确定目标，必须将过去和现在的各种信息进行收集、加工、传递和利用；拟定各种可供选择的决策方案，必须对收集到的各种信息进行归纳、推理、评价，也就是具体地利用信息；决策方案的选择、实施、修正等等，其客观依据依然是大量的信息。从领导者产生决策意向进行决策制定准备开始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行。秘书应作为领导的“参谋”必须要做好调查研究和信息收集工作，协助领导审时度势，把握事物发展规律，抓住时机，适时决策。秘书要协助领导者思考决策意向与客观环境条件是否相符，需要取得的决策成果与可能取得的预期成果是否大体相近，为了获取满意的决策成果有哪些途径可供选择，怎样的途径是最为有效快捷的选择等等。对此项决策应提出什么特别创新型的建议。2）决策实施 领导者作出决策之后，秘书必须必须注意了解和反映领导决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及解决问题的新思路，以便及时反馈领导修正决策。在此过程中，秘书的参谋智能辅助具有独特的作用，通过办文、办会、办事和信息沟通，一旦发现执行者对决策的不理解、误解或偏见，可以立即进行疏导、宣传，更重要的是建议领导者对容易产生疑点、误解或歧义之处，执行者难以理解之处，要加强宣传力度，以便尽快获得执行者的认同。二、 现代秘书职能的三大转变在科技飞速发展的现代社会，企业面临的问题会越来越多，企业领导的决策也会变得逐渐复杂，领导决策的风险相应的变大，领导决策已从经验决策转变为科学决策，而要使决策科学化，就需要充分发挥参谋部门的作用，依靠集体的力量和智慧。秘书作为领导的左右手,由于具有显著的职位优势、独特的视角优势、明显的层次优势和突出的沟通优势等,在辅助领导决策的过程中有着重要的作用。在这样的背景条件下，秘书的辅助决策就变的非常必要了。一方面，秘书人员要准确而迅速地协助领导处理大量的日常事务，使领导能够集中精力于决策工作；另一方面，秘书人员又要利用自己了解上下左右情况的有利条件，协助领导进行决策，包括收集、筛选、加工、提供有关的信息，开展专题调研，协调各方面的不同意见，通过各种手段和方法为决策提供专业的分析，科学的论证，从而确保决策的科学性和可行性。不同时期秘书工作的性质不同，所辅助的领导不同，决策的事情也各不相同。时代的进步赋予秘书新的任务，现代秘书必须实现由辅助性向参与性转变、由事务性向智能性转变、由单一性向复合多元性转变这三大转变以适应时代的脚步和社会的真实合理的需求。一） 由辅助性向参与性转变秘书工作是辅助性的工作，却又不是一般的辅助性的工作，是综合性的辅助性工作，是领导工作的延伸。秘书工作具有突出的被动性，这是其与生俱来、不容置疑的属性。因为秘书活动不是一种独立的职业，它依附受制于领导活动。秘书活动包含主动与被动这一对基本矛盾。传统的秘书侧重于被动性服务，领导让干什么就干什么，让怎么干就怎么干。而现代秘书更强调秘书主动参与性、创造性的开展工作。主动参与是现代秘书与传统秘书的一个重要区别，是现代秘书应有的新的工作方式。在信息工作中，发挥主观能动性，通过不同媒介、载体、途径、主动收集与本组织有关的各种有价值的信息，随时随地为领导各项做提供所需的信息。在文书工作中，应主动催阅、催退，主动催办、办复，主动将办文结果向主管领导和来文机关汇报。在查办工作中，可以根据自己看到、听到、查到的一些无人过问或解决不力的问题主动向领导提出，经领导人批准、批示后进行查办工作。在查办过程中发现的问题、不完善之处，不应只有简单地传递信息，还应主动进行智能加工，找出原因，提出意见、建议，提供方法、措施，以供领导参考。现代秘书要实现这一转变必须从以下几个方面进行调整。 1、辅助决策，由提供信息转变为既提供信息又拟制方案 在决策过程中，在理论知识、技术能力、经验和精力等方面给予决策主体（领导）全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。可主动提供决策目标，主动为领导的决策目标提供有价值的信息，进行广泛的调查研究，收集决策目标所处环境的各种信息资料、比如法律政策信息、行业信息、兄弟单位信息、国际信息以及理论依据、经验依据等。主动地参谋咨询，实施、实地发表自己的独立见解、提出意见、建议供领导参考，充分体现秘书的智力补偿作用。2、辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督察转变为服务协调控制 辅助管理工作主要是指秘书人员应该充分利用好到对领导的辅助功能，自觉地、心甘情愿地当好领导的参谋助手，充当管理活动的配角。秘书活动无论从工作方法还是工作内容看，都表现出辅助管理的特性。随着社会市场经济的不断完善，秘书为领导提供新、实、准的全方位信息，并辅助领导进行管理已成为必要。综合协调职能是秘书工作的重要内容，要注重协调的方式与方法。根据对上，对下，对内，对外的不同对象，把握好协调艺术，以提高协调的实效。要及时化解，疏导工作中的矛盾，形成工作合力。要顾大局，多沟通，勤思考，把坚持原则的坚定性与策略方法的灵活性统一起来，不断提高把握全局的能力，在协调中更好地为辅助领导工作服务。协调是秘书的一项主要职能和重要工作方式。秘书应找准自己的位置，扮演恰当的角色，协调好领导关系，协调好部门关系，协调好上下关系；同时要注意协调艺术，坚持原则性与灵活性的有机统一，分清轻重缓急，该坚持的坚持，该妥协的妥协，努力构建和谐的工作关系。协调工作贯穿于秘书部门千头万绪的工作之中，如何根据秘书工作的不同侧重点，找准切入点，是做好协调工作的关键。3、处理信息，由单向发布、传达信息转变为双向沟通信息 秘书工作的枢纽作用，已从单项发布、传达信息转变为双向沟通信息。从纵向上，是做好承上启下、上传下达工作。秘书机构掌握着大量的、各种各样的信息，上级的精神通过这里传达下去，基层的动向通过这里反馈上来。从横向上，是做好单位各职能部门的协调、平衡工作。秘书处于这样一种联络上下、沟通内外、协调左右的枢纽地位上，其沟通上下左右的作用十分重要。秘书应当把决策协调作为为领导服务的首要职责和第一位的工作，真正当好参谋助手。一方面，协商决策意图，协助决策论证。一是搞好“双向”沟通，求同归一。秘书应注意利用调研为领导提供信息，让领导“眼观六路，耳听八方”总揽全局，从而“厚积薄发”形成决策意向。4、计划工作，由重重转达计划转变为独立企划 以前秘书只是单调机械的层层往下转达工作计划，现代社会发展的需求以及秘书自身素质的提高促使这种工作方式发生了改变。现在秘书若还只是层层转达计划，而没有独立企划去做某些事情，就难以充分发挥其参谋、助手的职能作用。5、案例分析刘某是北方某化学建材集团董事长的秘书，某日在和集团董事长探讨突破企业瓶颈时发现董事长有为扩张南方市场而在南方建立分公司的初步意图，于是便组织人力通过各种途径收集政府政策支持、竞争对手、市场行情、主要原材料价格走势等各方面的信息，通过自身成熟配套技术、产品竞争力、市场需求预测等综合分析得出建立分公司基本可行。于是通过相关专业机构，在综合原材料供应、人力资源、政府政策支持力度、产成品销售物流等整体优势后选择A地作为厂址，形成一个包括行业发展情况、市场需求预测、未来原材料价格走势、新厂建设规模、技术设备优势、产品方案、工作制度、投产后销售网络建设、财务盈利能力、分析分析等项目可行性方案。该方案深得董事长认同，并通过相关专家组的认证。在项目开始实施后刘某又提出“以规模带动效益，以销量抢占份额”的经营策略，在项目实施完成后的次年一举将该品牌产品的市场占有率提高15百分点,成为该集团突破企业发展瓶颈的强势突破点和新的经济增长点。现代社会要求秘书应该灵活转变思维，主动的参与领导决策工作，积极的为领导的工作提供决策支持，定期收集与领导决策相关的资讯，加强自身的工作理念和服务意识，了解领导之所需，并在这个基础上独立科学的企划工作方案，以作领导决策备案参考。二） 由事务性向智能性转变改革开放30多年来，我国的现代管理理念开始确立，领导科学体系不断丰富和完善，而领导个人的智慧是有限的。因此，现代领导工作不仅需要秘书时间、经历、体力上的辅助，更需要智力上的辅助。智能服务是时代发展和领导工作实际需要赋予现代秘书的更高层次的职能要求。智能服务是现代秘书与传统秘书的根本区别，是现代秘书的高级职能。它是以调查研究为方法，以信息工作为基础，以参谋自诩为方式，以辅助管理、辅助决策为根本内容的。以前，秘书工作主要内容基本上是事务性的，诸如安排领导者的日常活动，承办文件、负责公务接洽、转接往来电话、完成领导者交办的具体事项等。进入现代社会以后，由于办公条件的改变，办公效率在不断提高，许多重复、繁杂、费时、费力的业务工作，逐渐变得简单、便捷和易行，这样大大地缩短了秘书做事务性工作的时间，使他们有较充足的时间学习新的业务技术知识，使他们能够用较多的精力去参与管理和决策过程，这些工作是以知识和智能为基础的，对秘书的职能、素养提出了更新更高的要求，需要秘书有思想，懂管理，能参谋。秘书工作需从以下几个方面实现由事务性向智能性的转变。1、领导日常工作的参谋作用 秘书作为一种服务社会的职业，随着社会的发展，工作的高效率和生活的快节奏，其参谋性特点更加明显，并贯穿于秘书大量辅助性和事务性的工作中。1）咨询辅助 在领导的日常工作中的，秘书工作者常要做的是要为领导拟出参考方案，提供咨询辅助。当领导决策时，各方面的依据便可顺手拈来，水到渠成，使服务工作充分体现出超前性、全面性和开拓性。2）预案辅助 参谋工作通常在工作建议、预案等方面提出辅助意见，有利于领导决策的形成。就一个问题提出几种参谋意见，有助于领导决策的选择；提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。3）补偿辅助 秘书的参谋作用还在于协助领导将非确定性意图转化为确定性意图的补偿辅助。当领导萌发了某种意向，尚未形成成熟的明确的意图时，秘书要依据这种意向信息，查找有关依据，辅助领导归纳、概括、阐发、补充意向性的想法，提出有关建议。2、领导决策的参谋作用秘书工作不仅对领导的决策具有辅助取舍的作用，还对领导工作具有提醒警策的作用。秘书的信息工作是向领导决策提供信息的主渠道，而决策正确与否，取决于所获得信息的质量。及时全面，真实可靠，使用价值高的信息便于领导了解全面情况，及时处理问题，正确制定对策，谋划重大决策，在领导决策中发挥着重要的参谋作用。秘书的领导决策参谋需要注意以下几个原则。1)正确定位 由于秘书与领导是上下级关系，是配角服务于主角，因此要求秘书当参谋、被咨询时，需要格外注意语言艺术，要做到既能进言，又不失身份。不同的领导者，就有不同种的个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处，逆着来往往会出问题。如内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务;外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作。对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立思考的时候，就不要参谋了，否则，就会干扰他的思考。对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，做好自己的定位，充分发挥参谋和助手作用。2）超前服务 新形势下，秘书工作能及时服务还不够，必须做到超前服务。即在复杂的环境中把握企业经济发展的脉搏，预测性地提前谋划经济发展大事。秘书人员要做到超前服务，就必须以发展的眼光，提前摸市场，摸行情，多做预测性分析研究，做到超前思考。3）善于进谏 在实际工作中，秘书的参谋方向不一定会永远与领导决策意图相一致，就意味着秘书并非什么情况都是对领导采取赞同式参谋建议，当秘书提供的参谋方向与领导决策意图相悖的时候，秘书应学会采取进谏式参谋建议，秘书若发现这类不该作出的决策，就应及时向决策者提供有效信息依据，避免作出错误的决策，提高参谋活动实效性。3、案例分析国家提出了发展低碳环保经济，并出台了一系列的政策措施。听到这个消息后S县委秘书小黄敏锐地感到，S县将迎来了一个千载难逢的发展机遇。S县是一个老工业区，设备技术比较落后，产业结构比较单一，污染比较严重。数据显示S县聚集冶炼、化工企业100多家，年排放工业废气380亿立方、工业废水6200万吨、工业废渣240万吨。这是一组难以承载的数字。在S县发展低碳经济，实行节能减排，已刻不容缓。为此，小黄牵头组织发改、企发、科技、环保等相关部门，对S县发展低碳经济进行认真调研论证，并积极向领导提出了建设S县低碳经济工业区的初步设想，得到了区委、区政府主要领导的充分肯定。小黄还积极配合科学院编制完成了S县低碳经济工业区发展规划，并于顺利通过了专家组的评审。规划方案着重抓好两件事。一是产业结构调整，二是发展方式转变。在产业结构调整方面，积极引进高科技新能源项目，大力发展第三产业，引进高新技术供给服务、金融保险服务，既增加了经济增长点又加少碳排放；在发展方式转变方面，通过政策扶持引导对传统方式进行升级与改造，更新机器设备、生产工艺，准备多渠道投入改造资金，成立历年来最大的区域治理专项行动，实行节能减排，培育新的经济增长点。到2012年，工业区工业总产值将达到800亿的规模，万元GDP的综合能耗年均下降36，工业用水回用率保持在86以上。真正的智者，是能预见将来会发生什么，并采取相应的应对措施。作为决策服务来讲时效性对参谋的价值影响是很大的。所以我们在参谋服务中要求，既要善于“思前”，通过借鉴以前的做法来掌握规律、指导工作，更要主动“想后”，主动去想领导还没想的事，主动去想领导想了但还没想好的事，自觉当好领导的“外脑”。三）由单一性向复合多元性转变现代秘书不仅要坚持做好本职的日常性、事务性工作，还应学习国家当前的指导思想、基本思路、掌握科学方法及步骤等重大问题，丰富知识，拓宽工作视野。不仅要从战略上研究发展方向，提供决策依据，而且还要注重个案的操作性和实效性。尤其重要的是突破单一的功能模式，能够按照市场经济的运行规律从政治、经济、法律等方面综合研究，保证决策的科学性、规范化、减少决策风险。社会高速发展的同时，秘书工作也已从传统的单一性的领导助手角色向复合多元化性的参谋型角色转变。这就要求秘书人员要会做综合信息的工作，有能力把握各种信息在整体事件中的地位和作用， 当更多的信息通过各个系统，被逐渐汇集之后，要能从这些大量的信息中准确判断哪些是重要的；哪些是紧急的；哪些虽然是紧急的但并不是重要的等等，以决定选择与其相适应的向领导传递的方式。1、从单一的办文到既会办文又会办事 秘书在领导身边综合办理日常事务，即办文办事办会、沟通信息、协调事务、完成交办任务、提供跟踪服务的参谋助手。负有参谋助手、承上启下、协调服务、调查、信息督查等重大责任。如今的时代，秘书人员一方面受开放环境的影响，应该具有较强的主动性和能动性，另一方面受过较高层次的教育，更加应有思考的独立性。作为一名秘书人员，应该锻炼和培养自己的独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会其意图。当然，秘书人员在强化自我意识的同时，还要注意自我意识和角色意识的对立统一。作为现代社会的秘书工作人员，不能封闭、保守、僵化，做事被动。充分发挥自己办文办事的主观能动性。不能仅仅停留于做具体事务，要创造性地工作，积极提出意见、方案，更好地发挥参谋助手作用。2、从学习决策科学到掌握决策技术 传统的秘书工作大多扮演跟随领导学习怎样决策的角色，随着信息化的发展。秘书和领导的获取信息是同步的。秘书可以尝试开辟诸多参谋智能辅助的领域和渠道，逐步掌握决策技术；可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择；可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案。可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策方案中去；可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征求意见，并根据各方面的意见进行修改。对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效益值，比较其科学性、合理性、可行性和可接受性等等。现代社会要求秘书工作人员具有信息处理和预测能力。狭义的信息处理主要是指对信息的加工、开发、传输、存贮、调阅和吸收等能力。具体来讲就是能对信息进行综合分析，整理排序，归类处理，充实秘书工作数据库；能对这些信息的意义与可靠性有进一步的认识，提出有针对性的对策和建议，提供给领导者参考。信息预测能力是指秘书人员在现有信息的基础上对未来的一种推断和预见。信息预测能力其实是对信息理解程度的一种能动反映，是在获取信息的基础上，对事物的发展趋势进行理性的判断，它对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。3、从服务领导工作渗透到领导生活 秘书是为辅助上司处理日常工作而存在的。秘书要辅助好上司的工作，不仅仅是为了服务领导工作，而要积极做到渗透到领导生活。因为上司也是普通的人，也有个人的喜怒哀乐，这就需要秘书了解上司的工作习惯、个人性格、价值观等方面的东西。秘书还应了解上司的强项和弱项，这样对秘书工作大有裨益，有更能有针对性、主动地开展一些工作，弥补上司在能力上的一些不足，成为名付其实的助手。在接待客人的时候，如果你知道对方与上司是一种什么样的交往，在接待中你就能掌握好分寸，才能对各种突然出现的情况进行妥善的处理。作为秘书，要了解一些上司的个人交际范围，只有这样，才有可能帮上司处理一些人际关系。上司突然外出不知去向，秘书有急事也联系不上，或者上司不知道秘书有私事而让秘书加班，遇到这类事情，谁都难免会产生不愉快的情绪。所以，秘书要把自己与上司的关系调整到这样一种状态，即既不介入对方个人的私生活，又在一定程度上了解对方的行动。有时上司会找机会和秘书商量一些关于他个人的事情或委托秘书帮他办些私事，在这种情况下秘书最好不要辜负上司对自己的信任，因为这是双方工作相得益彰的基础。4、案例分析某公司董事长收到一封有着长年生意往来的代理商寄来的无理信函。看后，董事长感到非常气愤。立即把秘书小张叫来，说：“真没想到会收到这么不讲道理的信，虽然我们有着长久的生意往来，也只能到此为止了。对这事，我还打算对外公开。”按照这种意思，要小张迅速复函给对方。面对这种情况，小张有以下几种选择：（1）“好的！董事长。”说完，立刻走出办公室，去打字、投邮。（2）认为这项在董事长盛怒之下做出的决定，对公司、对董事长都没有好处，倒不如把这封信“压下来”，不必去打字，也不必邮寄。（3）“