行政管理制度以及办事流程.ppt

行政管理制度以及办事流程 一 员工基本要求二 办公用品管理流程三 机票预订流程四 员工就餐管理规定五 订餐机以及消费机的操作手册六 手机SIM卡领用流程七 公司资产管理流程八 会议室管理流程九 工作服管理流程十 车辆管理十一 公司印信管理十二 名片制作管理十三 行政管理部对内部分工作事项办事人员联系方式 员工基本要求 一 员工仪容举止规范 1 日常上班时着装整齐干净 仪容整洁 不得穿背心 圆领汗衫 短裤 拖鞋进入工作场所 男士不得穿凉鞋 2 男士不得留长发 怪发 女士不得留怪异发型 不画浓妆 3 工作场所讲普通话 办公场合不得大声喧哗 影响他人办公和正常办公秩序 4 接待来访人员应彬彬有礼 热情大方 5 尊重他人 与同事友好相处 互相理解 提倡团结合作 二 员工基本行为规范 1 遵守国家法律 法规 遵守本公司的各项规章制度及所属各部门的管理实施细则 2 遵循公司利益第一的原则 自觉维护公司利益 维护公司形象 不断提高个人道德修养和文化修养 3 以积极的工作态度对待工作 不怕苦 不言累 养成良好的工作作风 4 服从上级指挥 服从分配 服从调动 下级服从上级 不推诿 不扯皮 不顶撞上级 与上级有不同意见时 尽量通过沟通解决 5 爱护公司财产 爱护各种办公用具 生产设施 设备 6 珍惜保洁员的劳动成果 维护公司的环境卫生 各自区域的卫生自己负责 不在墙上乱钉乱贴 乱图乱画 7 爱护公司的花草树木 不践踏草坪 不攀折花木 8 有强烈的成本意识 节约用水用电 做到人走灯关 人走水笼头关 9 严守公司各项秘密 不滥用公司名义对外进行虚假承诺 10 不得违纪向他人索取 收受不正当利益及未经授权也不得向他人提供不正当利益 报酬 11 员工不得在外兼职工作或利用公司资源和其他资源从事兼任的工作 12 公司厂区内除规定的吸烟区外一律禁止吸烟 各厂区指定的吸烟区域 将军路厂区为南门东南角处 水阁路厂区为西南铁门东南角处 燕湖路厂区为传达室东南角处 13 工作中严禁串岗或相互闲聊 工作时间不喧哗 不闲谈 工作时间不得浏览与工作无关的网站 不从事与工作无关的事 提高工作效率 14 不得将亲友或无关人员带入工作场所或生产车间 禁止员工上班时间因私会客 员工接待来访 必须在指定的非工作区域的公共会议室中进行 严禁将外来人员带入工作区域 15 任何人未经公司同意不得将公司的物品私自带出公司 否则视为偷窃 16 未经允许不得打印 复印个人资料 拷贝公司资料 不得使用公司设备 工具干私活 办私事 17 上班时间不得打电话聊天 尽量长话短说 18 上班时间所有员工一律佩戴胸卡 进入厂区主动向保安出示 不佩带胸卡的每发现一次罚款10元 胸卡遗失补办需交纳20元 张的工本费 19 做好保卫 消防工作 下班前认真检查水 电等闸门 消除隐患 确保企业及员工生命财产安全 20 禁止员工未经公司许可 将公司相关信息进行网上传播 对外公布或以任何其它方式发送至非相关人员 内容包括 公司技术信息 专业技能培训内容 内部商务信息 岗位保密信息 在职员工人事档案信息等 21 在公司内严禁吵闹 寻衅滋事 打架斗殴 搬弄是非 影响团结或扰乱工作秩序 公司员工不得散播有损公司声誉的言论 不得从事有损公司利益的行为 办公用品管理流程 一 办公用品分类 低值易耗品 签字笔 圆珠笔 木质铅笔 自动铅笔 白板笔 记号笔 信纸 复印纸 压感打印纸 胶棒 便笺纸 橡皮 回形针 订书针 胶水 笔芯 铅笔芯 电池 刀片 黑皮本 软面抄 线圈本等 管制品 笔筒 荣誉证书 台卡 证件卡套 证件卡挂绳 订书机 打洞机 起钉器 剪刀 美工刀 直尺 单夹文件夹 双夹文件夹 快劳夹 单弹簧文件夹 三格文件栏 文件篓 桌上文件柜 文件架 塑料档案盒 计算器 刻录光盘 名片夹 电话机 电源插线板等非低值易耗品 打印机和复印件耗材 硒鼓 FX 3 FX 9 HPCC388A HPQ2612A 三星4521 HPC7115A等 墨盒 HPCB540 HPCB541 HPCB542 HPCB543 HPCC660A 702号 黑色 HPCE310A HPCE311A HPCE312A HPCE313A HPC8816A HPC8817A PG40 CL41 HP8727 HP8728 BCI 24C BCI 24B等 色带 LQ 300K LQ 630K LQ 680K等 贵重物品 物资价格达100元以上 如 计算机 照相机 移动硬盘 装订机 打印机 电话机 白板等等 二 各办事处使用的办公用品于每月末向公司报采购计划 经分管理领导审批后交行政管理部备案 予以当地采购 其他公司用办公用品统一由行政管理部负责购置和管理 办公用品管理流程 三 领用方式1 低值易耗品可在行政管理部签字后直接领用 如遇大量领用需要提前在学习平台上提交办公用品采购申请单待行政管理部采购到位后方可领用 2 部门用品和管制品 新增计划申请人需在学习平台上提交办公用品采购申请单 如若办公用品损坏无法使用需以旧换新 若发生人为损坏或遗失的需照价赔偿 3 打印机和复印机耗材 在领用时必须以旧换新 部门专用的打印机需要在学习平台上提交办公用品采购申请单 4 公司用品和贵重物品 部门或个人使用实行借用定期归还方法 经部门负责人或行政管理部同意后方可办理借用领用手续 5 新进员工办公用品由行政管理部根据人力资源部提供的名单和按工作需要配备用品清单 负责为其配齐 办理领用手续 6 公司按规定正常配给各员工办公用品 超标准或额外配给需要个人在学习平台上申请审批通过后方可到行政管理部申领 7 管制类以上办公用品由使用部门或个人严格按办公用品流程到行政管理部领取 未经过审批不予领用 8 公司人员离职时 必须向行政管理部办理办公用品归还手续 所有管制类以上办公用品需有接收人签字 未经行政管理部认可的 不得为其办理离职手续 若有遗失或不归还的照价赔偿 直接在离职工资中扣除 9 办公用品的使用者必须本着爱护和勤俭节约的态度 杜绝浪费 不能用于与公司无关的私用 违者处以处罚 机票预订流程 一 预定说明行政管理部为公司对外的唯一订票口径 请需要订票的人员与行政管理部联系 二 预订流程1 为保证信息的准确传导请需要出差的员工提前发邮件至行政管理部 邮件中请预订人填写本人行程起始日期 行程地点 本人希望乘坐航班的时间段或时间点 本人的身份证号码以及本人的手机号 国际航班则需要提供护照信息 2 行政管理部收到预订信息后会与票务公司联系 进行比价筛选 在筛选完成后选出符合预订信息的航班信息回复预订人 予以确认 在征得预订人同意以后联系票务公司出票并发短信通知预订人 3 为了节省开支 请预定人国际航班至少提前20天 国内航班至少提前一周 三 机票预订审批流1 8折以下机票由预订人直接向行政管理部申请即可 2 折扣8折以上 含8折 需要经所属部门的事业部总经理 产品线总经理批准后方可出票 3 已出票的机票因临时紧急情况需要改签 退票产生额外费用的 按审批流程仍需经过所属事业部总经理 产品线总经理批准后方可变更 员工就餐管理规定 一 定时定点就餐1 就餐时间为半小时 中午实行分批用餐 具体就餐时间如下 午餐 11 30 12 00就餐人员为制造中心全体员工11 45 12 15就餐人员为办公室员工晚餐 17 30 18 002 需按规定时间就餐 非就餐时间不得进入餐厅 更不得提前就餐 3 公司指定就餐地点为餐厅 不允许将饭菜带出餐厅 二 就餐刷卡制公司实行就餐刷卡制 即需先凭卡订餐 方可凭卡刷卡后领取工作餐就餐 所有员工需按照先后顺序排队就餐 不得插队 未事先订餐的 餐厅工作人员有权拒绝发放快餐 优先保证已订餐人员的用餐 如遇特殊情况请立即告知行政管理部工作人员及时解决 不能及时解决的饭后解决 不得与餐厅工作人员争吵 三 订餐时间和方式1工作日午餐预订 员工上班时在考勤机上刷卡即可 行政管理部按9 30之前的数据进行订餐 考勤机存放于各厂区的门卫处 水阁路研发大楼前台亦存放一台考勤机 2工作日晚餐预订 员工需在11 30 15 30之间在订餐机上刷卡进行加班餐订餐 订餐机存放于各厂区的餐厅 3非工作日加班餐预订 由各部门助理在加班前一天16 30之前将各部门就餐登记表发送至行政管理部 再经行政管理部统一汇总后导入系统 生成订餐数据 并由行政管理部统一报餐给快餐公司 4外来人员用餐预订 需在10 00之前至行政管理部进行登记加订用餐并领取外来人员就餐卡 员工就餐管理规定 四 工作日午餐预订注意事项1 由于工作日午餐是在考勤机上刷卡订餐 虽然各厂区的考勤机系统是联网的 但订餐系统是独立的 原则上在哪个厂区考勤或订餐的 只能在这个厂区就餐 2 如上午直接去其他厂区 工作日午餐可以在该厂区的考勤机上刷卡代订 如上午已在A厂区订餐后到B厂区 需在9 30之前在B厂区订餐机上重新刷卡订餐 才能够在B厂区消费机上刷卡就餐 五 就餐管理规范1 文明就餐 注意维持餐厅秩序 保持安静 不得在餐厅大声喧哗 2 就餐人员应自觉维护公共卫生 保持餐厅干净 整洁 不乱扔废纸 3 就餐人员应按照自己的饭量添饭盛汤 拒绝浪费 4 就餐完毕后 员工将自己餐盒以及其他物品放到指定的回收点 以便其他员工就餐 5 员工吃剩的饭菜应倒入指定的垃圾桶内 严禁倒入水池 厕所及其他地方 6 自觉爱护餐厅公物 不得随意移动餐厅设施 严禁损坏餐厅设施 7 尊重餐厅工作人员劳动 如有意见可向行政管理部反映 不得与其争吵 订餐机以及消费机的操作手册 一 订餐机存放地点 各厂区员工餐厅 外观 操作提示 刷卡成功 语音提示成功 显示屏显示订餐人员的编号以及姓名 刷卡不成功 语音提示错误 显示屏显示卡片失效 需要信息技术管理部重新录入卡片信息 二 消费机存放地点 各厂区的员工餐厅 外观 操作提示 刷卡成功 滴一声 显示屏上下两行都显示 0 00 刷卡不成功 滴三声 显示屏显示错误代码 错误代码说明 Err16表示时段限次已满 订过餐 但已经刷过一次 不能刷第二次 Err89表示未找到对应时段的订餐记录 Err07表示未在规定就餐时间段内就餐 手机SIM卡领用流程 一 采购部 营销中心 技术服务部 与外界联络比较多的员工及研发类部门经理可参照当年度审批流批准后由公司统一配给手机SIM卡号二 办理方式 1 领用公司统一托收的SIM卡 2 将原属于员工个人的SIM卡申请更换成公司所有 三 审批流程1 申请人提出申请 申请单的格式如下 本人因需要 现需要申请办理公司付费的SIM卡 将手机号为转为公司付费的SIM卡 特请领导审批 申请人 部门主管 经理审批意见 事业部总经理 总经理助理 副总经理审批意见 产品线总经理审批意见 2 参照当年度的审批流经过领导审批 审批流详见学习平台 审批流制度 职能公共事项四 办理时限领用公司统一托收的SIM卡行政管理部在收到审批过后的申请单的三个工作日内予以发放 将原属于员工个人的SIM卡申请更换成公司所有行政管理部在收到审批过后的申请单的七个工作日内变更完成 五 公司统一配置的手机SIM卡号所有权属于公司 离职时需将SIM卡上交公司 是否为员工配备手机SIM卡由公司来决定 员工应积极配合公司 六 凡是使用公司提供的手机SIM卡的员工 手机密码由公司统一保管 是否开通移动公司优惠套餐或参加移动公司的优惠活动 由公司统一安排 受益人仅为公司 员工不得用手机参与某些竞猜活动 QQ聊天等其它项目 如果因此产生费用 费用由员工承担 公司资产管理流程 一 资产类别 1 非固定资产 单价超过200元 但小于2000元的为公司非固定资产 2 固定资产 单价超过2000元的为公司固定资产 二 资产管理流程1 外购品的管理资产购入后 需完整填写 外购资产验收单 资产名称 规格 数量 单价 总价 序列号 供应商名称 供应商地址 电话 资产存放地点 使用人或保管人栏目 采购经办人向财务提交填写完整的外购资产验收单后 财务根据产品类别及价格界定该资产的资产类别 预估使用年限 残值率及折旧年限 并签字确认 经财务部人员签字确认后 到行政管理部固定资产管理员处登记资产 固定资产管理员将资产信息输入SAP系统且将固定资产标签贴至资产上后方可签字确认 采购经办人方可到财务部办理报销等相关手续 如财务界定为非固定资产 完整填写外购资产验收单后到行政管理部资产管理员处登记 经资产管理员签字确认后即可办理报销等相关手续 2 自制品的管理公司自制测试工装 夹具等自用品 制作部门从仓库领料制作 出库单需注明领料用途 并写明所制工装的名称 并在制作完成时填写 自制品验收单 使用部门领用时需在 自制品验收单 签名确认以示该工装合格 自制工作无论价值大小均为公司资产管理范围 自制验收单 经财务确认资产价值及折旧年限后 由资产管理员办理相关登记手续 3 存放在公司之外资产的管理存放在公司之外的资产管理 凡是所有权属于公司 但不在公司内使用 由外协等其它单位代为保管的资产 如模具 钢网 罩板等等 必须取得对方单位的收条或确认单 要求盖有对方单位的公章 原件留行政管理部 经办部门及财务部留存复印件 方可办理报销事宜 交由外协单位使用代保管的资产由财务部向行政管理部提供新增信息 行政管理部在资产台账中登记 各相关责任部门自行管理 年末资产盘点各相关责任部门需配合行政管理部与代管机构联系确认资产状态并取得代管机构签章的书面确认文件 三 资产的保管 维修 报废1 资产的保管 由行政管理部不定期与各部门资产管理员确认检查各部门资产情况 若资产的相关信息 包括使用部门 保管人 存放地点等 发生变更 部门资产管理员需协同行政管理部办理好变更手续 2 资产维修 公司各类资产的维修由各资产的对应采购部门负责 资产维修部门提交维修申请 并填写 资产维修记录单 由对应采购部门负责资产维修事宜 若判定该资产不具维修价值 需在维修单上注明 同时转报废流程 3 资产报废 由资产管理责任部门申请并填写 资产报废审批单 参照当年度资产报废审批流程进行报废 报废手续完成后由行政管理部及时记录报废信息 所有报废资产统一交给行政管理部酌情处理 如有处理收入一并上交公司财务部 行政管理部应当留有相关书面的处理记录 即 报废资产处理汇总表 四 资产管理检查及盘点1 行政管理部会联合部门资产管理员不定期的对公司资产进行检查 发现未及时更新资产信息 按不执行制度处理 具体参照 公司奖惩制度 2 行政管理部与财务部每年定期 年中 年末 对各部门 责任人保管的资产进行核查 财务出具盘点报告 反映各项资产的状态 检查结果同时得到资产管理责任人的书面确认 若行政管理部不履行登记 核查等义务 则追究相关人员的责任 3 遇有资产变更使用人时 需及时到行政管理部报备 未经允许不得从其它部门或公共区域拿取物品 凡是出现由于资产保管不当 发生的损失或遗失 相关责任人应承担相应的赔偿责任 赔偿范围不超过给公司带来的直接损失 公司资产管理流程 会议室管理流程 1 为避免会议发生冲突 各部门如需使用会议室 请提前至公司学习平台上进行会议室使用申请 具体为 学习平台 会议室申请 会议室使用遵循先全局后部门会议 先紧急后一般的原则 如遇到会议室占用 行政管理部将负责协调工作 2 备有公用电脑的会议室在无人使用时门锁将关闭 如需使用请审批过后至行政管理部领取会议室钥匙 如需使用电脑投影仪 请到信息技术部领取鼠标键盘等 3 会议室如需使用电脑请各部门请认真做好保密工作 严禁传播 泄露公司商业秘密 4 部门原则上应按照预约的时间内使用完毕 不得超时使用 如在紧接的时间段内已有其他会议安排 超时使用的部门必须让出该会议室 5 使用会议室时 请自觉保持室内清洁 正确使用会议室相关设备及物品 室内物品任何部门和个人不得私自转借他人或挪作他用 人为损坏要按价赔偿 6 电脑 投影仪等设备有专员调试 并有专员指导操作 未经允许 不得随意变动 如出现故障 影响会议进行 请及时通知信息技术部 7 会议结束后 应及时关闭电脑 投影仪 空调等设备 稍作整理后通知行政管理部 行政管理部检查完毕后关闭门窗以方便其他部门使用 工作服管理流程 一 工作服的种类 发放对象 发放时间 二 着装规定1 制造部 仓库 行政管理部等所有领用了工作服的工作人员 保洁人员 在温度适宜的情况下 原则上冬天开暖气工作日除外 上班时间一律要求统一穿工作服 且应保持工作服的整洁 违反规定的每发现一次罚款20元 2 技术服务部人员 营销人员 在温度适宜的情况下 需要在上门为客户提供现场服务时穿工作服 且应保持工作服的整洁 违反规定的每发现一次罚款20元 车辆管理流程 员工上下班班车 一 班车时刻表详见学习平台 公共信息 交通信息 车辆管理流程 员工上下班班车 二 需乘坐班车的请到行政管理部进行登记 行政管理部会根据登记情况跟人力资源部进行核实后发放乘车证三 凭证乘车 上车需向司机出示乘车证后方可上车 如无乘车证司机可拒绝其乘坐班车 四 如果您需要搭乘班车往返于水阁路和将军路厂区 也请您到行政管理部进行登记 并领取临时乘车证 临时乘车证仅限于厂区之间往返 不得乘坐至其他站点 五 乘车证 包含临时 仅限本人使用 不得转借他人 一旦发现取消乘坐班车资质 六 如果您将乘车证遗失 请向行政管理部报备并至财务缴纳20元工本费后进行补办 乘车证破损 请直接到行政管理部进行更换 七 如果您以后不再使用乘车证 请直接将乘车证交还至行政管理部 车辆管理流程 厂区班车 二 车辆为运送公司商品及公务物品专用车辆三 车辆不得运载任何与业务无关的职员或物品四 需要班车进行运载的物品必须联系好接收人通知其何时领取并在物品上留有接收人的姓名以及联系电话 五 当天班车运载的物品必须当天取走 否则丢失后果自负 一 发车地点 路线以及时间表 车辆管理流程 员工用车申请 一 申请流程各部门需要使用车辆时 应提前在学习平台上提交用车申请单按当年度审批流程审批后 交行政管理部车辆管理员安排 二 用车申请单应详细填写用途及用车时间 以便行政管理部统筹安排及核算 当车辆已安排外出或无法派车的情况下 由各用车部门自行解决 三 车辆管理人员按照各部门的用车申请 按事情轻重缓急派车 车辆管理流程 员工车辆管理 一 汽车停放规定1 公司内部员工汽车需办理通行证 进出厂区需将 车辆通行证 放于车辆醒目位置 无通行证需下车进行登记 2 进入厂区的汽车需停放于公司指定的停车位 禁止随意停放 3 车辆需按车位整齐