如何高效地开会？.docx

。如何高效地开会？开篇先让我们来认识（重温）两组简单却又很有意义的公式：开会+不议不决=零布置工作+不落实=零什么是开会？开会是围绕着某一个或多个的议题（问题、目标），召集若干人聚集于一定处所，通过协商、讨论等方式，最终达成共识，或是理清思路、商定对策，以便付诸落实的过程。它既是民主集中制在现实中的具体体现，也是快速获得共识、推进工作落实的有效形式，因此，国内外的组织、团体，尤其是政党、企业都十分重视通过召开会议的形式解决问题或安排工作。但是，由于开会时间过长、会而无果等问题的普遍存在，使得开会越来越成为与会者心中的“痛点”，继而衍生出逃会、消极参会等现象。那么，如何才能让会议开得更为高效呢？首先，要有主题（议题）。大凡开会，无非涉及协商解决问题、总结经验得失、确定目标计划、安排工作等等，必须明确会议的议题，才能做到“师出有名”，如有可能的话，会议主办方或召集人应提前将会议议题以提纲形式分发给与会者，好让与会者提前对有关事项进行思考。没有议题的会议，就好比让大家来喝茶聊天，失去了开会本身的意义。其次，要有准备。会议最大的成本是时间成本，会议主题确定后，作为会议主办方，要确定会议的级别、召开的时间、会议场所及参会人员并把相关信息提前通知到位，有必要的，要提前分发会议材料，而参会人员的名单则需根据会议层次确定，如涉及经营决策的会议则须由高层人员参与，专题会议则须有专业归口人员参与；作为参会方，要根据会议议题及自身职责，提供有助于会议进行的材料或是提出建设性意见、建议，且材料必须详尽。礼记有云，“凡事预则立，不预则废”，有所准备的会议往往能开得顺畅、高效，没有准备的会议往往会开得拖沓甚至于无果。所以，永远不开无准备的会议，没有准备的会议就等于一场时间挥霍、一场集体谋杀。再者，要有纪律。其中最重要的，是要守时，即准时参会，这是重视会议的直观表现，对迟到或缺席且无合理理由者，要有所惩罚；保持会场安静，他人发言时不随意打断或插话，是对发言者最基本的尊重。第四，要有节奏。会上发言要求做到言简意赅、直奔主题，控制发言时间。重点是发言前要提前理清思路，分清轻重，不要胡子眉毛一把抓，分内的工作、鸡毛蒜皮的事情、不适合在会上透露的信息、能通过私下协商解决的问题，无须在会上发表，会议主持人有权利打断那些避重就轻、偏离主题、夸夸其谈的发言，一般而言，重要会议每人发言时间应控制在10分钟以内，一般会议以2-5分钟为宜，整场会议应控制在1.5-2小时为宜。第四，要有结果。开会的目的就是解决问题，会议如果流于形式，并未在会上就所论议题达成任何结果、做出任何决定，必将是一次失败的会议，所以，每个与会者都要在会前做足准备，在会议期间积极的参与到议题讨论中来，以期快速取得共识。对于会上达成的结果、形成的决定，要以记录、纪要的方式尽快确定下来，并马上进入执行程序。第五，要有检查。对于会议上取得的共识、决定的事项，如果不付诸落实，也将是一纸空文，所以要引入检查机制和督办机制，检查机制在于检验工作的开展是否顺畅，是否需调整工作思路和工作计划，督办机制在于对工作落实情况进行跟踪督促，督办结果可纳入员工绩效考核。一句话，“散会不追踪，开会一场空”，唯有建立会议事后追踪程序，加强检查督办，才能确保各项工作不折不扣得到贯彻落实，最大限度地提升会议的能效。总之，开会就是要遵循“会必议，议必决，决必行，行必果”的原则，会前认真准备、会中积极投入、会后迅速落实，方能确保会议开出效率、开出效果。当然，也不能对开会过度依赖，对于紧急的事项要特事特办、对于私下沟通即可解决的事项要积极协商，如果事事都想通过开会解决，不仅会打击了相关人员的主观能动性，也会导致部门间因缺乏长效沟通进而发生争执和推诿，还会延误了问题处理的时机