公文管理制度.doc

。公司文件（公文）管理制度一、总则为加强公司文件（公文）科学化和规范化的管理，特制本规定。二、公司文件管理部门 1、公司性质的文件（公文）由行政人事部统一管理。2、上级机关下发的公文，原件由行政人事部保管，除绝密级和注明不准复印的以外，需经行政人事部主任批准，可以复印，复印时应当注明日期、份数和印发范围。3、公司发布公文，必须经总经理批准，由行政人事部统一印发。4、公文办理完毕后，及时整理、归档，个人不得保存应当归档的公文。三、公文的格式1、公文的主要种类：（1）决议：用于经会议讨论通过并要求贯彻执行；（2）决定：用于对重要事项或重大行动做出安排；（3）通知：用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理或共同执行的事项等；（4）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要情况；（5）报告：用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问；（6）请示：用于向上级机关请求指示、批准。（7）批复：用于答复下级的请示事项。（8）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法（9）函：用于相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。（10）会议纪要：用于传达会议议定事项和主要精神，记录要求与会人员或部门共同遵守、执行的事项。2、公文的格式（1）公文由份数序号、秘密等级（绝密、机密、秘密）、公司标识、发文字号、签发人、标题、正文、附件、公章、成文时间、主题词、主送部门、抄送部门、印发部门和印发时间等部分组成。（2）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码3号黑体字顶格标识在版心左上角第1行。 （3）秘密等级。秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“”隔开。 （4）紧急程度。公文紧急程度分为特急、急件两种，凡需当天或24小时内办结的公文定为特急件，需3天内办结的公文定为急件。紧急程度用3号黑体字顶格标识在公文首页版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，则秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。（5）公司标识。公司标识由公司全称“德州市鲁班房地产开发有限公司”后加“文件”组成。（6）发文字号。发文字号由鲁班（管、工程、财）字、年份和序号组成。公司标识下代2行，用3号仿宋体字，居左排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。（7）红色反线。红色反线位于发文字号之下4mm处，与版心等宽的。 （8）公文标题。公文标题在红色反线之下空2行标识，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。（9）正文。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字；用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用“一、”，第二层用“（一）”，第三层用“1、”，第四层用“（1）”。 （10）附件。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如果正文中已写明附件的名称，在正文之下可不做附件说明。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第二行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”、“附件2”等。附件的序号和名称应与公文正文之下的附件说明一致。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。（11）成文日期。成文日期以总经理签发的日期为准，时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”，置于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，右空4个字。（12）印章。公文除会议纪要、翻印件外，均应加盖印章。加盖印章应上距正文2mm4mm，端正、居中下压成文时间，印章中心线压在成文时间上。（13）版记。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页（即封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。（14）主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文文种的词。（15）抄送。抄送在“主题词”下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。（16）印发单位和印发时间。印发单位位于抄送机关之下（如无抄送机关则在“主题词”之下），占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文盖章的日期为准，用阿拉伯数字标识。（17）份数。份数置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。（18）反线。版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线，其宽度等同于版心。（19）页码。页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。3、用纸格式及印装要求（1）公文用纸采用A4型纸，公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm，版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）。（2）双面印刷；页码应套正，两面误差不得超过2mm.印品着墨要实而均匀，字面不花、不白、无断画。（3）左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，平订的订位为两钉钉锯订眼距书心上下各14处，平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；四、行文规则行文规则是指根据发文部门与收文部门之间的关系确定下来的行文规范和准则。国家对公文的行文规则有严格的要求，公司行文应遵照国家有关规定进行，强调以下几点：1、行文应当确有必要，注重效用。2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3、要分清主送、主报和抄送、抄报单位。主送、主报单位必须是公文的办理单位，抄送、抄报单位则是公文内容涉及的其它有关单位，主报、抄报是上行文，主送、抄送是平行文或下行文，给上级单位的请示、报告，不能同时抄送同级或下级单位。五、公文的收发1、发文（1）公文签发应建立公文签发审批表，由总经理签发，内容包括：文号、文件标题或内容概要、签发日期、拟稿人、校稿人、会签人、签发人等；（2）公文签发前，由行政人事部负责审核。审核的重点是：公文格式是否符合本办法的规定，行文中有无错别字，附件材料是否齐全，签发手续是否完备等，审核无误后，按签发程序签发，由行政人事部打印、下发。（3）总经理外出时，如文件事务急需处理，经总经理批准，及时交副总经理签发。（4）发文要建立发文登记表，登记内容包括：发文日期、文号、文件标题或内容概要、接收部门、接收人、接收日期，回收日期、回收人等项内容；2、收文（1）收文要建立收文登记表，登记内容包括：收文日期、发文单位、文号、文件标题或内容概要、接收人、呈送部门、呈送部门接收人等项内容；（2）收文应登记，并及时交公司或相关部门阅批、办理，对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回并说明理由。（3）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签阅视为同意，没有请示事项的，签阅表示已阅知。（4）送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政人事部要负责催办。附件：公文格式分数序号 密 级期 限紧急程度德州市鲁班房地产开发有限公司文件鲁班字20号 签发人：总经理公文标题主送机关名称： 正文。 附件：1. 2.二年