门店商品收货流程.doc

文件说明*目的规范门店收货部的商品收货操作，提高收货工作效率，降低收货差错。*适用范围门店非生鲜类商品日常收货工作。*流程结构此流程分为直送商品收货、配送商品收货、商品临时收货、联营商品收货四个子流程。名词解释直送商品收货供应商直送门店的经销类商品收货的操作。配送商品收货物流配送至门店的经销类商品收货的操作。商品临时收货系统停用期间，无法进行订单制作，因销售需要使用临时收货单进行收货的操作。联营商品收货联营供应商送货至门店，门店收货使用联营商品验收单对联营商品进行收货的操作。注：*项为必填项第 12 页 共 12 页流程规则1 收货部必须设置单独收货区域，在收货时所有商品应在收货区域进行验收，任何货物不得随意出入收货区域。2 使用收货笼进行收货的门店，在收货时所有商品应在收货笼内进行验收，任何货物不得随意出入收货笼。3 供应商必须服从收货员安排，不得随意走动，不得从收货区进入卖场或滞货区；如因特殊业务要求需进入卖场，需从门店入口进入。4 商品验收应优先验收熟食、冷冻冷藏、保鲜商品，优先办理门店之间的调拨、配送商品收货等公司内部业务。5 所有商品须由收货员验收，且遵循“先退/换货后收货”的原则。6 所有直送新商品必须100%扫描样品，验证条码的正确性（生鲜非包装商品除外），核对商品信息与订货通知单信息的一致性。7 收货部不得拒收符合商品验收要求的配送商品、调拨商品、DM商品。8 收货部有权拒收供应商失效订单、供应商送货资料不齐、单据不符、送货数量超出订单部分的商品和有质量问题的、超出允收期的、商品状态为冻结的商品等。9 门店收货部在验收供应商直送商品时需按照商品验收要求执行；收货部在验收配送商品时，需按照商品上的批号索要相关质检报告。10 直送商品验收时，允收期为商品保质期的1/3，配送商品验收时，允收期为商品保质期2/3，超过允收期的直送商品必须拒收，超允的配送商品门店必须先收货，收货完成后由门店收货部汇总配送超允商品明细报店长、店助联系物流部解决。11 配送、直送超允商品需验收时，如属于畅销商品或低价促销品，需门店商品部经理、店助或店长签字同意后方可收货。12 所有供应商直送商品，门店收货部需在收货当日闭店前及时、准确地完成商品接收及系统数据录入，以确保系统库存与实物相符。13 配送商品到店后，门店收货部需在当日闭店前完成商品的接收及系统数据的录入工作，如遇夜间送货需在次日闭店前完成商品接收及系统数据的录入工作。14 对于供应商免费赠送的商品（零成本），需按正常商品验收。15 收货员进行商品验收时，必须按照订单数量进行商品验收，不得因人为原因拒收或少收。16 正常订单的验收成本为订单成本，长期订单的验收成本为系统当日最新成本。17 收货部所有单据由收货部单据组负责按照供应商、日期进行存档。18 门店实施预约收货制度：在预约时间内送货的供应商优先验收，其它未按预约时间内送货的供应商或非门店收货时间到货的供应商可视情况压后验收，但仍应安排在当天予以验收。19 系统停用期间，因销售需要需进行收货时，如果供应商所送商品无订货单，收货员使用临时收货单进行收货，系统恢复使用后，需在一个工作日内完成系统验收；系统停用期间，因销售需要需进行收货时，如果供货商持订货单送货，收货员使用供货商提供的订货单按照正常收货程序进行收货，将实际验收数量填写在订货单上，系统恢复使用后，需在一个工作日内完成系统验收。 20 联营商品需通过收货部收货验收后方可进入卖场。流程涉及部门及人员职责1 收货部经理：负责安排、监督、指导收货员日常收货工作；抽查商品验收情况；查看供应商送货差异情况及预约收货情况，并跟踪处理；负责抽查收货部单据组单据处理工作；汇总供应商整单未送货情况及送货量不足情况；审核收货部拒收商品；及时向店长反馈供应商送货异常情况，并定期制作供应商送货违规行为统计汇总表。2 收货主管：负责安排、监督、指导收货员日常收货工作；抽查商品验收情况；查看供应商送货差异情况及预约收货情况，并跟踪处理；为物流车辆安排停车位卸货、负责抽查收货部单据组单据处理工作；汇总供应商整单未送货情况及送货量不足情况。3 收货部单据组：根据供应商提供信息修改未送货供应商确定的预约收货时间；接收供应送货单，安排 收货顺序；处理收货单据（包括查询、登记、打印、录入、审核及传递等），负责单据的存档管理。4 商品部经理：核查本部门已验收商品的补货工作、审核收货部拒收商品、跟进并协助供应商送货异常情况的解决。5 防损部经理：监督、抽查收货部收货秩序及验收情况，包括商品数量、质量抽查、各类收货单据抽检、复核。6 收货员：负责商品实物验收，确保验收商品质量、数量；负责已验收商品的入库上货位工作。7 商品部员工：负责已验收商品的补货工作及配送商品的收货工作，与收货员共同验收熟食、冷冻冷藏、日配、称重、精品烟酒、精品化妆品、小家电、大家电、服装及鞋类商品。8 防损员：负责收货部外围秩序及安全，确保机动车通道畅通；监督商品进出收货区域（含收货笼）；监督供应商进出收货部；协助为物流车辆安排停车位卸货。监督、抽查收货部员工操作情况，包括收货商品数量抽查、质量抽查、各类收货单据抽检、复核。9 物流部：负责配送商品发货至门店；与门店对接处理配送差异，处理门店紧急的配送商品需求。流程描述1 收货安排1001 供应商持一式一联的商品订货明细单（表单1-3）传真件至门店收货部单据组室，收货部单据组员工登记供应商到达时间，核对订单的预约时间，优先安排在预约时间内送货的供应商，对于非预约时间送货的，可视情况压后验收。- 供应商如需更改预约送货时间需提前2小时主动与门店收货部单据组联系，收货部单据组员工确认预约送货时间后，需在门店系统中更改供应商订单的预约送货时间。同时要求供应商在原订单的预约送货时间下方标注更改后的时间。- 未按预约时间送货的供应商，系统自动记入供应商送货违规行为统计汇总表（表单1-4）。1002 收货部单据组员工对订单信息及内容进行核查 。- 核查订单的有效性，对超过有效期的订单需拒收。- 如此供应商有退货，单据组员工在需供应商提供的商品订货明细单标注“此供应商有退货N份”，同时通知供应商先做退货，再进行商品验收。- 核查订单是否有对应免费货（零成本）订货数量，如此供应商有免费货（零成本）订货数量，需告知收货员此供应商有免费货（零成本）订货数量，需先收免费货（零成本）商品（如有搭赠比例，需按比例收取），再收有成本商品。1003 收货部单据组员工在系统中输入商品订货明细单单号，系统生成商品订货明细单（表单1-5）。- 如果供应商送货商品为新品，收货部单据组在商品订货明细单上标注“新品”字样。- 收货部单据组进行收货排序，并在商品验收单（预制）上注明收货顺序。2 商品验收1004 收货员将供应商领到卸货地点，提供卡板并协助供应商按标准进行码放（商品码放的长宽不能出板，高度不高于1.4米）。1005 收货员至收货部单据组领取商品验收单（预制）1006 收货员在收货区域（或收货笼）按照商品验收要求对供应商所送商品进行验收。- 商品验收要求：A 熟食、冷冻冷藏、日配、称重、精品烟酒、精品化妆品、小家电、大家电、服装及鞋类商品必须有商品部员工共同参与收货，其它类商品由收货员单独进行收货。B 直送商品验收时，允收期为商品保质期的1/3，配送商品验收时，允收期为商品保质期2/3，超过允收期的直送商品必须拒收，超允的配送商品门店必须先收货，收货完成后由门店收货部汇总配送超允商品明细报店长、店助。C 对于需收货的超允商品如属畅销品或低价促销品收货，需由相关商品部经理、店助或店店长理签字同意方可收货。- 收货员使用RF枪校验商品条码，核对商品实物与商品验收单（预制）两者之间的商品名称、条码、编码、规格等内容是否完全一致，确保单货相符。所有直送新商品必须100%扫描样品，验证条码的正确性（生鲜非包装商品除外），核对商品信息与订货通知单信息的一致性。- 收货员依据商品验收单（预制）明细对商品验收、点数，“验收数量”不得大于“订货数量。- 商品抽检要求：A 验收抽样，应从不同卡板、方向、层面抽取，新品每样商品取一个用于扫描条码，验证后放回。B 精品烟酒、精品化妆品、小家电类商品必须100%开箱点数、查验质量，大家电类商品不需开箱。C 非原包装或每箱数量不固定的商品：100%开箱点数，查验20%的商品质量。D 原包装商品：20箱以下(含20箱)抽取3箱开箱点数、查验质量，20箱以上抽取10%开箱点数、查验质量（抽检箱数向上取整）。如果抽检范围内的商品存在质量或数量问题，该供应商所送商品需100%开箱点数、查验质量。- 商品点数要求:A 商品点数时按订货商品的最小销售单位进行清点，在验收单上注明实收数（收货数量小写，同时注明箱数箱装数，不足一箱时，箱数按照一箱计算）。B 如果商品实际送货数量大于订货数量，收货员应及时向收货部经理/主管汇报，收货部经理/主管确认后通知商品部经理，由商品部经理确定供应商送货多出部分的处理办法，如需收货必须下发订单，不得使用临时收货单进行商品验收。- 对于因质量问题或超出订货数量而拒收的商品，收货员在商品验收问题登记表（表单 1-6）进行登记，内容包括：收货日期、供应商名称、供应商编号、单据编号、经手人、商品条码或编码、商品规格质量问题、验收员、审批人等。1007 商品点数、验收完成后，收货员将实际验收数量填入预制商品验收单“验收数量”栏，“验收数量”如需改动，首先将错误数量用“”划掉，在错误数量旁空白处重新填写正确的数量，并用“”圈起，收货员、供应商、防损员共同签字确认；若商品未到货，则在未收货商品的验收数量栏画“”。收货完成后收货员、供应商、商品部员工（参与收货时）分别在预制商品验收单上签字确认，并注明收货日期。- 防损员、收货部经理/主管抽查已验收商品情况，每天抽查单数不少于验收总单数的10%（其中防损员抽查5%，收货经/主管抽查5%），抽查后在商品验收单（预制）上签名确认。1008 收货员将已验收商品放置进货暂存区。收货完成后，收货员将签字确认的商品验收单（预制）交收货部单据组处。1009 收货部单据组员工检查单据填写是否符合要求。确认无误后，根据商品验收单（预制）实际收货数量在系统商品验收单界面录入商品实际验收数量，生成商品验收单- 供应商由收货部单据组员工打印一式两联的商品验收单，在商品验收单第二联加盖“收货专用章”交供应商带回，第一联收货部存档，次日转财务。商品验收单（预制）第一联收货部存档，第二联交商品部补货使用。- 所有商品验收单需在当天营业结束前系统审核完毕，如因单据问题不能按时确认的，收货部单据组每天下班前在系统中查询当天未审核验收单一览表并确认原因，报收货部经理/主管，由收货部经理/主管负责核实原因后报门店店长，并在24小时内解决完毕并确认单据。3 储位维护1010 当天新到的商品收货完成后，收货员通知商品部员工，商品部员工接到通知后30分种内到达收货区域根据卖场销售需求完成商品补货操作，收货员使用RF枪将已补商品从进货暂存区转入卖场销售区，如果商品部未在接到通知30分钟内到达补货区域，此商品当日不予补货，如因特殊原因需进行商品补货时按照紧急补货要求执行。1011 当天收货工作全部完成后，收货员使用RF枪将商品由进货暂存区移入仓库存储区商品储位。4 差异处理1012 门店如在商品验收单确认后发现收货差异，收货部经理需及时根据差异类型对商品库存进行调整。- 如门店实际验收数量与商品验收单（预制）填写的“验收数量”相等，但与系统确认的商品验收单验收数量不一致，即门店的实物库存与系统记账不相符。A 商品部、收货部、防损部进行实物盘点核查，填写一式一联手工盘点表。B 收货部经理通知供应商持问题的商品验收单至门店收货部。C 收货部经理、商品部经理、防损部经理、供货商根据实际盘点结果确认商品实际送货数量与系统验收数量之间的差异，如果实际验收数量大于系统验收数量，确认差异后，商品部经理根据差异数量立即补下商品订单，收货部单据组根据订单进行系统接收；如果实际验收数量小于系统验收数量，确认差异后，如果供应商为可退，收货部单据组根据差异数量立即进行系统退货申请的录入，收货部单据组在系统中打印退货通知单后根据退货通知单商品数量完成商品系统退货审核；如果供应商为不可退，商品部经理联系通知供应商在确认差异3日内将差异商品补齐。 - 如门店实际验收数量与系统确认的商品验收单的验收数量相等，但与商品验收单（预制）填写的“验收数量”不一致，即门店的实物库存与系统记账相符。A 商品部、收货部、防损部进行实物盘点核查，填写一式一联手工盘点表。B 收货部经理通知供应商持问题的商品验收单至门店收货部。C 收货部经理、商品部经理、防损部经理、供货商根据实际盘点结果确认商品实际送货数量与系统验收数量之间的差异。D 收货部经理根据盘点结果在商品验收单供应商联、收货部联或商品验收单（预制）收货部联上修改“验收数量”并签字，供应商、商品部经理、防损部经理、店长签字确认差异。 5 送货跟踪1012 收货部单据组员工每日跟踪供应商送货情况，并汇总反馈。- 系统根据门店收货情况，每日汇总生成前一天的未送货供应商查询（表单1-7）、供应商送货违规行为统计汇总表。- 收货部单据组员工每天早上10点前将前一天的未送货供应商查询、供应商送货违规行为统计汇总表传收货部经理。6 表单 1-1： 1-2： 1-3润家购物广场商品订货明细单厂商编码联系人订单号付款方式交货日期厂商名称电话传真核实日期备 注商品编码基本条码商品名称单位规格件数订货数量实到数量进价备注090100102009010010007*090100112009010011004*1-4 ：供应商送货违规行为统计汇总表（系统单据）1-5：商品验收单（预制）（系统单据）1-6：商品验收问题登记表（手工单据）商品验收登记表收货日期供应商名称供应商编号单据编号经手人商品编码商品规格质量问题描述收货员审批人1-7：未送货供应商查询（系统单据）流程描述1 供应商送货3001 系统停用期间供应商送货至门店。2 商品验收3002 如果供货商所送商品无订货通知单但必须对其进行收货时，商品部经理填写手工一联订单申请表（表单3-1）并签字确认。3003 商品部经理报店长、店助审批后，将订单申请表交单据组员工。3004 单据组员工依据店长、店助审批后的订单申请表填写一式三联的临时收货单（表单3-2），将临时收货单交收货员。3005 收货员根据临时收货单进行验收商品（验收程序与正常订单收货验货程序相同）。验收完成后收货员、供应商、商品部员工共同在临时收货单上签字确认，并注明收货时间。3006 商品验收完毕后，收货员将临时收货单交收货部单据组进行系统验收。A 收货部单据组员工在临时收货单第二联加盖“收货专用章”交供应商作为收货单据，临时收货单第一联收货部存档，第三联交商品部作为补货单据。-供应商下次送货时凭留存的临时收货单置换商品验收单。B 系统恢复使用后，收货部单据组员工按照订单申请表完成系统订单的录入及审核，并按照临时收货单实际收货数量完成对应订货通知单的系统审核。C 单据组员工将订单申请表按部门进行存档，将临时收货单、商品验收单（预制）、商品验收单一并装订存档。3 储位维护3007 商品验收完成后收货员通知相关商品部员工补货，商品部员工在接到通知后30分种内到达收货区域根据卖场销售需求完成商品补货操作，收货员使用RF枪将已补商品从进货