集团采购的要项和程序.doc

集团采购的要项和程序随着经济全球化趋势的不可逆转，引发了经济环境的一系列的变化。酒店业作为服务产业中的一个行业，经济全球化带来的影响也越发凸显。对于国内酒店来说，除了个别热点城市，整个行业的绝大多数酒店已进入了微利时代。在这种情况下，如何求生存图发展是酒店管理者终日萦怀的问题。为了扩大营业收入，各酒店想方设法，绞尽脑汁，用尽手段，而为了降低成本，扩大利润空间，完成酒店股东和业主的任务指标，又不得不从人员编制的缩减，采用各种节能措施，降低能源费用支出，同时在物资采购降低成本诸多方面进行一系列的改革和努力。然而，由于客观经济规律的制约，毛利润额（GOP）率的提升仍是举步维艰，酒店各项费用的节省不仅难以为继，甚至在诸多不可控制的方面更是不降反升，如人力资源成本支出、能源费用支出。酒店的经营陷入令人尴尬的境况。一、酒店GOP曲线相当多的国内酒店在经营多年后，发现企业的发展面临着毛利率下降的问题，虽多方努力，而经营情况却不尽如人意。这种情况的出现有许多原因：（一）随着公民社会观念的回归是，“以人为本”的理念已成为社会各阶层的共识，随着员工权益的伸张，国家制定的各项劳动保障法规法律的落实，酒店应承担的员工各种社会保险支出也随之增加，人力资源成本不降反升，这当然是社会的一种进步，但也能给酒店成本开支带来了压力，以笔者服务的酒店集团（下称A公司，为国内酒店管理公司，管理了二十几家四、五星级酒店）为例，通常人力资源成本开支占了酒店营业收入的20%至30%不等。（二）能源费用的增加，也是便于化经济的发展趋势。随着能源资源使用的增加和资源的进一步贫乏，油、煤、气的价格大幅度攀升，虽然酒店在节能技术的使用和节能政策的推行方面下足工夫，仍无法平衡一升一降带来的负面影响。据统计，在A公司的酒店中能源开支中占到营业收入的12%和23%不等。平均约为18%左右。（三）商务型的酒店如果经营中餐业务，虽然连年来的食品和饮品采购成本已大幅度降低，但由于社会餐饮业的发展，竞争的白热化，要想在餐饮业务扩大营业收入，增加毛利润的绝对值，势必提高餐饮成本，加大竞争优势，在A公司的酒店中，餐饮经营的成本通常高达45%55%，否则难以吸引更多客人到商务型酒店就餐，这样高额的成本，让酒店进入两难的选择：或是将餐饮经营场所承包出租，而引入另一经营体制势必给酒店带来各种冲击；或外包场所转为其他项目经营，则由于原设计的局限，实属不易。（四）随着各种资讯平台和网络的使用和普及，各类采购物资的价格也有一定透明度和比较度，单店采购的价格，已多采用“货比三家”甚至是投标的方式进行，其最终采购价格对于单一酒店来说也算合理，但降低价格的空间已不大。（五）各家酒店为减少人力资源费用开支，采用减少人员编制的做法，但总体人力资源成本开支不降反升，加上能源费用的逐年走高，以及各项管理费用、营业费用的必要合理支出，余下的毛利润额（GOP）可争取的空间不大。以A公司为例，按统计，在有中餐业务的综合型商务酒店中，酒店的GOP率约为10%15%不等。而且在这些商务酒店中，凡是餐饮收入在营业收入所占比例越高，其GOP率则越低。（六）A公司酒店GOP曲线：说明：1、A公司国内酒店管理公司，管理二十几家四、五星级酒店。 2、下页图表中的各项指数为A公司六家有代表性的酒店的年度数据平均值，这六家酒店都是商务型的中型酒店。A 公司酒店GOP曲线图3、从图中可以看出，GOP率的曲线是逐年走低的，而餐饮成本率、人力资源成本率和能源费用率的曲线比例则是上升趋势。上述GOP趋势曲线确实让人揪心和苦恼，这种曲线趋势更让许多未介入于酒店经营管理实务的股东和业主们大惑不解，许多酒店的管理者有时费尽口舌多解释仍无济于事。如何改变这种状况，如何提高酒店经营的收益率？出路又在哪里呢？“集团采购”这一举措的实施，是一项切实可行的对策。二、集团采购的优势集团采购是国外知名酒店集团在集团管理中使用的一项成熟和行之有效的降低经营成本的手段，对于酒店集团来说，集团采购既是管理公司根据管理合约向成员酒店提供的服务支持和承诺，也是让成员酒店感受到加盟某管理公司得到的实实在在的收益。对于国内酒店管理公司来说，集团采购的实施虽然存在多种困难和障碍，但已是别无选择而应极力推行的举措了。集团采购是指由酒店集团（或管理公司）成立专门的采购中心，选定供应商，供成员酒店定期定量向采购中心申报采购物资，再由采购中心统一下单定点定制采购的方式。集团采购有如下的优势：（一） 有利于集团品牌一体化建设集团采购可以利用集团规模优势，选用一些质量相对稳定、品牌较为响亮的供应商供货，便于酒店产品标准的统一实施和管理，如印刷品、宣传品、各式单据的统一，布草、一次性洗涤用品、外包装物品等，有利于集团内部成员酒店的标准统一和集团品牌的对外形象宣传和标志一致。（二） 有利于各成员酒店成本的压缩和控制集团采购量大，且减少了不必要的中间商和“皮包商”，可以有效压缩采购品的制作成本和边际成本，既有利于供应商扩大其经营领域“功城略地”布点的想象空间，也降低了成员酒店的经营成本。以A公司为例，宾房顾客一次性洗涤成品的集团采购，四星酒店降低幅度约为25%，而五星酒店降低幅度约为40%，仅此一项，九家四、五星成员酒店一年可节省140万元左右。（三） 有利于弥补成员酒店资源不足和集团品牌产品的创新集团采购便于与更多更好的供应商联系和洽谈，大大开拓了供货品种，便于集团的联势经营；另外，部分原材料品种又可以推动餐饮、娱乐等部门的产品策划和创新。这种利用供应商的产品为酒店的餐饮和康乐营销活动提供资源保证，正是单体酒店在竞争环境运行中十分缺乏而开拓潜力大的业务活动。（四） 有利于管理公司对成员酒店采购部门的规范化管理和人才培养集团采购可以大大缩减采购环节和采购人力，方便对采购产品的价格、标准、质量统一的规范管理，加大采购透明度和对作弊的监。管力度，同时通过集团培训和信息交流又能提高各成员酒店采购人员专业知识面和拓宽视野，有利于管理人才的学习和成长。（五） 有利于对新加盟酒店的筹办和管理降低运营成本是各类业主加盟酒店管理公司的动机之一。而集团采购的实行，让管理公司给新加盟酒店提供现成的开业物资筹办和资料、物资价格和种类，这对管理公司在接管新加盟酒店的初期筹办动作是十分重要的。（六） 单体酒店采购和集团采购效果比较表单体酒店采购与集团采购效果比较表项目集团采购单体酒店采购项目集团采购单体酒店采购折扣额高低质量统一，弊端少，差异大监控环节多少存货减少偏大订货周期短长风险成本低高管理成本低高员工满意度高低三、集团采购内容对于国际知名酒店集团而言，集团采购的范围很大，除了部分鲜活商品、时令商品，绝大部分酒店的支出包括工程维修、资本性项目开支、固定资产购置、各种易耗品物资物料的购置、能源开支一概列入集团采购范围，所以在酒店的开支中除了人力资源开支，则绝大部分酒店开支皆列入集团采购监控系列。笔者在酒店中接触过世界500强的若干家企业的采购人员，如柯达公司，包括其高管人员的租住酒店公寓的房租和合约签订，一概由其公司采购部人员洽谈，而其公司的全体员工的年饭开销，则由其公司采购部会同工会代表一起与酒店千磨万磨商定，更不要说其他的小项目的投标和物品采购了。所以，在酒店集团中，集团采购的工作流程和相关制度是严密不可灵活的。鉴于国内酒店管理公司体制的千差万别，众多成员酒店对集团采购仍有观念认识的差别，以及各家酒店实际运行的具体情况，我们在进行集团采购时，可以按先易后难的次序开展工作。集团采购的项目简介如下：A、 客户一次性洗涤用品和客人一次性客房用品：B、 客房、餐饮和康乐的布草类，包括床单、台布、毛巾、餐巾等。C、 酒店清洁用品类，包括各种清洁器具和设备，清洁洗涤用剂。D、 酒店印刷用品，包括程式便笺、表格、信封、信纸、餐牌、宣传品等。E、 员工制服。F、 西餐各种配料及中餐干货类。G、 餐饮瓷器和中西餐器具用品。H、 工程维修用品。I、 固定资产采购，如电器用品、各类会议器材等。J、 装修项目。K、 其他物资。以上各类项目的采购，比较适应集团采购的是A、B、C、D、E五类物资，这五类物资的集团采购实施起来比较简单、容易，并且具有相同的一些特点。四、先期集团采购物资的特点上述的A类、B类、C类、D类、E类物资采购，有一些共同的特点，具备集团采购先期开展的条件。（一） 规格化强，标准化统一规格化强，如一条餐巾50厘米x50厘米、枕头、床单、牙膏、牙刷、拖鞋，标准较统一，另外，如统一表格、统一的印刷宣传品，只要管理公司采购中心谁了标准，统一了规格，就可确定统一使用，且四星、五星酒店许多低值易耗品标准相差不大。（二） 可库存性强不管是布草、洗涤剂、印刷品，还是外包装材料，各酒店均可提前制订计划有规律地按月采购同类物资，适当库存，保证正常的营业需求周转，而不比食品类，即使是干货、冻品，受有效期限、储存方式等因素的影响，可变性大，“使用人”的因素影响也大。（三） 周围性快这类物资一般都有使用期限短、日常耗用量较大、周围性快的特点。（四） 单件价格低，耗量大这类物资的价格较低，而各酒店的日常耗量大，集团采购的降低空间也较大，便于让加入集团采购的成员酒店体验出“价低质稳，外观设计高雅大方”的统一产品品牌效应和经济效益。五、集团采购的原则和程序（一）管理公司集团采购工作的开展，必须按照管理公司为成员酒店“服务”的工作理念，在管理公司的采购中心制订工作原则：1、酒店管理实施集团采购，不从中获利，所有收益应回归酒店。2、集团采购应有竞争力，质高价低，设计大方高雅，为成员酒店及其业主所欣赏并乐意参加。3、随着集团采购总量的增加，供应商应随着采购量的增加而让价格相对递减。4、管理公司与供应商签订“廉洁采供”的制约条款，并在采购中心内部严明纪律和行为准则，一切陋习令行禁止，赏罚分明。（二）集团采购的程序集团采购是一项复杂和系统的持久工程，必须有一个总体策划和实施的方案，定式选择程序。一般而言，集团采购的路径如下：A制订集团采购总体方案 B成员酒店加入集团采购C以A类E类其中一项为集团D集团采购方案改进和项目评E集团采购范围扩大集团采购流程图A制订集团采购总体方案集团采购的第一步是制订全面的采购策略。通俗而言，这是一个统一认识的环节。采购是一个对酒店有全面影响的过程。一个设计完善的集团采购策略首先要使每一个成员酒店都明白为什么要改变传统采购的方式；其次要确定集团采购流程并让成员酒店知晓。（1） 成员酒店守则。系统介绍成员酒店的义务及集团面向联盟成员所推出的服务举措。（2） 集团采购联盟供货体系部分。从供货体系的建立到供货管理办法及企业与产品准入资格认证，为保证采购联盟的良性动作必须建立规范严谨的操作框架。（3） 集团采购操作流程部分。详尽地描述集团采购的系统过程，使用权采购与供货双方对于从谈判到签约、从付款到结算等流程一目了然。（4） 集团采购支持平台部分。详细介绍了电子采购平台系统和信用交易体系如何有效地支持集团采购的具体实施。A、 让成员酒店加入集团采购的实施进程集团采购实施进程不能是一个单方向下压制的行为，而一个双向沟通、螺旋上升的过程。成员酒店在此阶段主要参与对供应商的评估、质疑和选择。集团应加强成员酒店采购信息交流，以下属酒店的推荐为参考，同时借助现代化的途径，在保证质量的前提下确定成本较低的供应商。对供应商进行谁是质量保证体系的必要条件。认证主要包括以下方面：工商执照、行业地位、信誉、履约情况、产品发展、工艺技术、质量、成本、服务、运输、通信联系方法等。B、 以AE类其中一项为集团采购试点在全面实施集团采购方案之前，需要选择一类物品（如客房低值易耗品）先在几家成员酒店内进行试行。选择的目标应具有以下特征：耗用量大，更替周期短，库存量不大，共性大。对于酒店业而言，可从客房的低值易耗品着手。C、 集团采购方案改进和项目评估在以上试行方案实施后，应进行下列工作：（1） 跟踪试点项目的采购及使用情况。（2） 回顾试点项目给酒店带来的改变，其改变可体现为直接采购成本的节约，也包括采购质量和效率的提高。（3） 重新评估试行过程中的不足，从而实施程序改进。（4） 酒店管理集团应从成员酒店的意见中寻找改进集团采购的途径。需要考虑的有：l 预期的收益是否实现？l 如果没有实施，找出原因。l 流程中是否有缺失或冗赘？D、 集团采购范围扩大总结教训和评估获得的价值，每一阶段的实施，都应该对其得失进行评估，在必要时反馈给成员酒店，从而使集团采购的工作顺畅地开展下去。在改进程序后，继续在更大范围及更多项目上推行集团采购。可将采购的范围扩充至其他物品。如集团采购的第二步是布草、清洁用品、印刷品和制服等的统一采购。六、成员酒店的配合集团采购是降低酒店运行成本的有效措施，这个措施的实行，必须得到业主、总经理及酒店相关人员的支持。成员酒店作为集团采购链条的“最终用户”，主要应做好如下工作：（一） 成员酒店采购部职能的调整集团对成员酒店进行指导和培训，除了对集团采购程序的培训、信息共享外，采购职能的调整也是培训的内容之一。集团采购中成员采购部职能的定位与传统采购模式不同。在传统的采购模式里，采购员扮演着一个十分重要且多重化的角色，如发有供货商、谈判和维持供货合同、进行询价、下订单、催货、识别可替代货源。在集团采购的模式中，集团应通过培训和宣传，调整酒店的采购部职能和定位。作为集团采购的一个环节，酒店采购部的主要职能如下 ：1、 向集团采购联盟管理、运营机构反映意见、要求和建议，对集团采购工作提出意见。2、 参与确定所需产品的价值分析，以最低成本满足功能需求。3、 编制及审定采购预算和权限。4、 确认合理的购进指及库存量。5、 研究缩短采购周期的措施。6、 改进集团采购产品的性能及质量。7、 根据提供的供应商业绩报告，筛选供应商。8、 跟踪订单进度，协调运输，保证供应。（二） 在采购办法上实行“各自订单，统一洽谈”“各自订单”就是成员酒店根据各自采购需求编制采购物料清