工程合同管理制度.doc

工程合同管理制度第一条 总则为明确各单位和部门的合同管理的职责和要求，切实推进全集团项目合同管理工作，有效控制成本和规避法律风险，维护企业利益，促进企业稳步、健康的发展，制订本管理制度。第二条 分则a) 职责一、 集团工程管理部集团成本管理部(一) 组织工程类标准合同文本的编制、修订及使用管理；(二) 按权责对合同进行审核、定稿和备案；(三) 合同履行过程的管理和检查。二、集团工程管理部(一)参与工程类标准合同文本的编制、修订及使用管理；（二）按权责对合同进行审核；（三）合同履行过程的管理和检查二、 地产公司成控部按标准合同文本拟定及审核；按权责上报及跟进合同审批；合同签订、存档及分放管理； 合同履行全过程的执行、检查、处理和反馈等管理。按标准合同文本拟定和上传合同以及上传合同所需的附件，跟踪合同的审批进程，对领导提出的问题及时的沟通并进行完善；组织合同交底工作，并严格按签订的合同履约，对履约过程中存在的问题及时提出，特别是对增加合同价款的相关函件（含会议纪要）及时报批。三、 地产公司工程部1. 审核工程合同； 2. 合同履行全过程的执行、检查、处理和反馈等管理。四、 地产公司工程分管领导(一) 合同核心条款的审核；(二) 组织、推动合同履行全过程的风险防范；五、 审计监察部(一) 合同签订、执行全过程的监督；(二) 受理群众的举报、投诉，纠正工程合同执行中的违规行为。b) 术语零星派工单：估算金额在伍仟元（含）以下的零星少量且无法计算工程量的工程用工和机械台班使用零星派工单。收方签证：凡需要通过甲乙双方共同在现场测量，才能明确工程量（或工作量、材料量、人工量、机械量等，下同）的工程内容，包括工程变更、零星派工及零星机械台班的确定等工程内容的确认及实施核查。第三条 细则机制1. 标准合同文本制定和使用管理机制：为了规范合同管理、减少风险、提高效率由集团工程管理部定期对主要工程合同制定并下发标准文本提高效率由集团成本管理部定期对主要工程合同制定并下发标准文本，地产公司严格执行不得擅自修改。工程类合同必须签订完毕后施工单位才能进场施工。2. 合同拟定及报批管理机制：地产成控部按标准合同文本根据招标文件及相关资料及时拟定合同，最迟于中标通知书（或直接定标报告）审批完毕后5日内按权责上报审批。合同上报前必须与中标单位沟通。3. 合同审核及签署管理机制：(一) 合同各级审核负责人严格按权责规定时间进行审核。(二) 合同审批过程中做出的修订，成控部必须及时与中标单位沟通。(三) 合同审批完毕后，必须先交施工单位签章，再由地产公司签章。4. 合同核心条款地产公司领导审核负责机制：地产公司成控部、工程部经理、工程分管领导对合同中的计价条款、付款、工期、技术要求、承包范围及内容等核心条款必须认真审核。五、总价包干合同管理地产公司成控部对战略费率发包的工程，在收到完善的施工图后34个月内必须与施工单位形成总价包干补充协议。5. 报建备案合同管理机制：为了保障公司融资计划工作的需要，满足政府相关职能部门的要求，由区域公司落实区域固化文本，报建的备案合同必须同时满足两个条件，其一是报建合同中落款时间必须前置于实施合同签定的时间，其二报建合同中约定的总金额必须低于实施合同签定的总金额。6. 合同的交底管理机制：为使合同各方充分了解、熟悉合同条款实质，所有工程开工进场后一个月内，地产公司成控部必须组织工程部和施工单位进行交底形成合同交底纪要，并留下声像资料备案。7. 收方签证及经济类备忘录管理机制：收方签证及经济类备忘录必须及时、完整、有效，不允许对超期的进行后补。8. 合同风险管控机制：地产公司合同履行部门在合同履行全过程中必须对我方违约事项及时处理、合理规避；对合作单位提出的索赔要求及违约事项及时收集资料、回复处理。地产公司合同履行部门在合同履行全过程中必须主动、及时查证合作单位违约事项，收集资料、及时处理。对形成的处理意见形成正式资料。地产公司工程部、成控部各以项目为单位每月必须查证施工单位违约事项两项以上作出处理后报工程分管领导备案。9. 合同变更管理机制：合同签订后若要改变已签订合同的主要条款（含材料供应方式变更），必须按变更后的合同总金额上报补充协议并附申请报告。变更合同计价条件，必须签定补充协议。其中双方在合同履行过程中以会议纪要的形式改变合同条款，此会议纪要必须按原合同报批的流程进行报批后盖章发出方可生效。10. 合同后评估机制：地产公司每年对当年竣工的主要工程合同履行情况进行评估。条文说明标准合同文本制定和使用管理集团工程管理部根据合同履行情况，结合政府法规政策调整、案例分析、地产公司改进建议、审计管理意见书等，对合同文本持续改进。定期组织对地产公司是否使用标准范本进行检查。对地产公司擅自修改标准合同的主要条款的，一经发现需对相关人员进行处罚。合同拟定及报批管理成控部经办人必须严格、认真根据招标文件、相关答疑补遗资料及合同谈判会议纪要按照招标文件所附的合同范本进行拟订，特别要核对合同的重要条款：承包范围、内容、工期、计价条款、付款方式、材料价格、品牌、规格型号、履约保证金约3%5%等。保证合同条款完整、准确，正确选择流程并跟踪审批进程。成控部经办人最迟于工程中标通知书（或直接定标报告）审批完毕后5日内上报审批。合同报批时必须将合同约定的附件上传，包括：标准合同文本要求的固定附件、综合单价分析表、包干价预算书、施工范围图、土石方平基原则，包干价工程的施工图除外。合同审核及签署管理合同各级审核负责人严格按权责规定时间2个工作日内进行审核，对合同的重要条款进行重点把控，对出现明显错误或未履行审核职责的将进行处罚。印章管理员或合同专管员根据最终审批意见整理出最终的合同文本定稿。合同审批完毕后，由经办人将合同约定的附件（其中包干价预算书必须每页经经办的专业工程师签字后方可作附件附上）完善后与合同一并交施工单位进行签章，只有在施工单位签章后地产公司才能签章。土石方工程必须将平基原则、原始地貌方格网图、平基施工范围图作为附件。 搭售物业的工程合同，另行签订补充协议，明确具体搭售物业的具体形式、位置，附上施工单位出具的承诺书等。合同审批完毕后必须在10个工作日内完成双方签订，其中三方合同必须在20个工作日内完成签订工作。地产公司人事行政部印章管理员负责合同的打印和下发，合同一式二至八份，合同从合作单位处返回后由负责合同经办的部门按印章管理的规定，办理签章手续。公司合同签章若合同内容在一页以上的，应加盖骑缝章。合同双方盖章完毕后原件存放在所属公司人事行政部档案管理员存档。合同签署后由公司人事行政部和经办部门人员各自在合同管理台帐内登记。成控部经办人员将人事行政部扫描的合同存档资料及时发相关专业部门。合同的交底管理施工单位开工进场后一个月内由成控部专业人员组织工程部、监理机构、施工单位及相关人员进行合同交底和学习，形成合同交底纪要，并留下声像资料备案。交底内容必须仔细，重点介绍公司有关制度（收方签证、工程变更、进度款支付管理办法）、流程，讲解合同主要条款（合同的计价条款、材料的供应方式及核价方式、违约责任），明确配合事宜、澄清合同疑问等。合同履行过程中对容易出现争议的内容，根据实际情况组织多次交底学习。合同履行合同订立之后，成控部、工程部负责对合同的履行进行管理。集团工程管理部及成本管理部对各部门合同执行情况进行抽查。对合同履行中发生或可能发生的违约事项及争议，履行部门须及时处理，涉及重大事项的必须及时上报集团工程管理部和相关领导。工程部、监理机构在审核形象进度时必须集中表述并签署明确意见，成控部按其意见及合同约定进行进度款审核。收方签证管理详收方签证管理办法、经济类备忘录管理详土建合同范本附后变更、经济类备忘录、方案及签证管理办法。合同变更管理变更合同计价条件，必须签定补充协议。材料供应方式由乙供改甲供的办理：由施工单位向地产公司发委托代购函。地产公司经办人员拟定申请报告将委托代购函做为附件一并按合同原审批流程上报审批。审批通过，地产公司向施工单位回函明确是否同意代购，并明确代购事宜按合同约定处理。材料供应方式由甲供改乙供的办理：地产公司经办人员拟定申请报告，按合同原审批流程上报审批。审批通过，地产公司向施工单位发函明确更改内容。施工单位回函确认同意改更。已签订合同主要条款变更的办理：地产公司经办人员拟定申请报告和补充协议，按变更后的合同总金额上报审批。合同后评估地产公司每年7月结合合同违约事项月检查的备案资料，选取一个近期已竣工或已结算的土建合同进行总结后评估，形成书面资料上报集团工程管理部备案形成书面资料上报集团成本管理部、集团工程管理部备案。评估内容主要包括合同履行情况、风险防范、合同管理改进措施、合同标准文本修改建议。报建备案合同管理：因各地区政策差异，现对报建备案合同主要核心点作如下要求：对已确定施工单位的报建备案合同：1. 尽量满足我司的补充协议同政府要求的合同版本一起备案。如果不能满足上述条件，尽量将我司的补充协议条款等值或低于转化为政府要求的合同版本。对未确定施工单位，为了满足融资、拿证等需要，而做的虚拟报建备案合同：虚拟报建备案合同单位必须从我司优秀合作单位中选取。虚拟报建备案合同中我司的补充协议金额原则应低于今后实际签定合同金额15%。虚拟报建备案合同签定同时必须签定解除合同协议，虚拟报建备案合同及解除合同协议均不得提供给对方单位（包括复印件）。地产公司成控部根据区域特点，拟定符合当地政府要求的报建合同固定文本上报审批后由集团工程管理部制作拟定符合当地政府要求的报建合同固定文本上报审批后由集团成本管理部制作、固化标准文本。当地方政策发生变动时，成控部必须及时对标准文本进行调整并重新上报、固化。第四章 罚则对违反合同管理制度的，采取通报、批评、警告及经济处罚相结合的方式处理。对情节严重、涉及廉政、违返法律法规的，移交司法机关处理。擅自修改固化标准合同文本，移交审计部处理。合同履行过程中涉及调整合同主要条款（特别是增加费用，含会议纪要），必须按原合同合同变更审批的流程打报告给经相关领导审批同意后签订补充协议，若发现未按要求报批的，每出现一次，按合同变更金额对地产公司工程分管领导进行经济处罚并通报，并按制度规定进行及时完善。合同审批完毕尚未签定前需修改合同的必须按原合同审批流程进行报批后方可修改，未经审批擅自修