立卷归档管理规范(冀交办[2011]41号)1.doc

（冀交办201141号）现将河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档管理规范，印发给你们，请认真贯彻执行。 二一年十一月二十五日主题词：印发 档案 规范 通知河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档管理规范第一章 总 则第一条 为规范我省高速公路建设项目文件材料的立卷归档工作，确保工程建设项目档案的质量，根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T282002）、科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）、公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交办发2010382号）、交通档案管理办法（交办发2005431号）和公路工程竣（交）工验收办法实施细则（交公路发201065号）等有关规定， 结合我省实际制定本规范。第二条 本规范适用于全省新建、改建和扩建高速公路、一级公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。其它公路建设项目，大、中修工程可参照执行。第三条 高速公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，对建设过程控制管理、各项建设目标实现状况及建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的文字、图表、声像、电子等各种形式和载体的文件材料的总称。第四条 本规范所称高速公路建设项目档案，是指按照档案组卷要求，经系统化整理并归档的高速公路建设项目文件材料。本办法所称项目法人单位，指负责管理高速公路建设项目的省高速公路管理局（集团）和各设区市（县）交通运输局有关单位。项目管理执行机构，是指代表项目法人单位实施高速公路项目建设的管理部门。第二章 组织及职责第五条 各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内高速公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受省级以上档案行政管理部门的监督和指导。第六条 高速公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。省交通运输厅负责高速公路建设项目档案管理的统一部署和组织领导。项目法人单位对所辖项目管理执行机构和各参建单位的建设项目档案进行监督、指导、咨询和检查，具有领导、监督职能。将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。项目管理执行机构负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作；负责组织、协调和指导各参建单位的项目文件材料的收集、整理、归档工作。第七条 项目文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责。项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。第八条 各项目管理执行机构和各参建单位应在项目建设一开始就建立项目档案工作管理网络，确定档案工作分管领导，明确管理部门，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。第九条 各参建单位特别是项目管理执行机构需配备必要的计算机等设备，建立和完善适合高速公路建设项目档案管理工作的档案管理软件和项目档案登记系统，以实现高速公路建设项目档案管理和登记手段的现代化。已使用电子文件系统操作的单位，电子文件和纸质文件要同步归档；如无条件形成电子文件的，可采取图像扫描方式，形成数字化档案。第十条 项目管理执行机构和各参建单位应设置与工作相适应的档案库房，配置必要的档案装具和设备，特别是重点和珍贵档案必须采取有效措施加以保护。纸质档案和其它载体档案编制数量一般不少于二套。项目法人单位、项目接管（养）单位各一套。 第三章 文件材料的收集第十一条 高速公路建设项目文件材料具体收集范围按照高速公路建设项目文件材料归档范围分类表（附件1）执行。第十二条 各有关单位要按照收集归档责任分工，建立健全建设项目文件材料平时收集归档制度和预立卷制度。第十三条 各有关单位按照高速公路建设项目不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。其中，合同段应按施工准备、单位（分部、分项）工程施工工序及交、竣工验收文件材料的自然形成过程，分门别类，做好同步收集归档和预立卷工作。第十四条 高速公路建设项目文件材料收集要求。（一）原始性。收集归档的高速公路建设项目文件材料是一套完整的反映工程建设过程的原始记录文件，应为原件。其中，项目立项审批等文件材料，原件保存在项目主管单位的，项目法人单位可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件材料为复印件的，复印件上须加盖销售单位公章且清晰。（二）完整性。收集归档的高速公路建设项目文件材料要能全面、准确地反映工程建设的实际过程。收集齐全，记录全面。 （三）真实性。档案资料的积累应与工程进展同步进行，档案资料应根据工程实际情况，如实记载实际过程状况及结果。（四）规范性。文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改规范，纸张优良，规格基本统一，禁止使用不耐久字迹材料（如圆珠笔和铅笔等）书写、签批。第十五条 数码照片在刻录光盘保存的同时，还应冲印出纸质照片，填写详细说明一并归档。电子文件和数字化档案应使用不可擦写光盘保存。第四章 文件材料的整理第十六条 建设项目文件材料归档前，应由文件材料收集归档单位在文件材料预立卷的基础上，按照项目档案整理有关规范要求，遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，编目规范，便于保管和查找利用。第十七条 对预立卷中相关文件，进行系统化整理，以保持该类目中相关文件的有机联系。收集归档的文件材料应能够全面、准确地反映工程建设的实际过程。第十八条 隐蔽工程及重要施工活动，应同时形成声像材料。第十九条 附属设施形成的文件材料进行收集整理后统一归档。第二十条 公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到分类科学，便于保管和利用。合同段未完成项目档案整理的，项目法人单位不得组织交工验收。（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分别整理组卷。（三）招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内容分别整理组卷。（四）工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。（五）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。（六）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表（见附件2）。（七）计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合时间分别整理组卷。（八）施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。（九）施工文件材料1原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程，分别集中整理组卷。除此之外，可以合同段为单位分别集中整理组卷。2施工原始文件，包括就工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整改报告等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序，归入相应部分，分别整理组卷。3竣工图按照专业、图号分别整理组卷。（十）监理文件1监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等，分别整理组卷。2平行试验及独立抽检的文件材料按照单位工程分别整理组卷。3旁站监理记录按施工合同段整理组卷。4监理日志按照监理工程师和形成时间整理组卷。（十一）工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。第二十一条 卷内文件材料系统化排列（一）立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。（二）设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。（三）工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。（四）项目法人单位及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。（五）施工文件材料1原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。2变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。3各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。4按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料，依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。5合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。6竣工图按照专业结合图号依次进行排列。7设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。（六）监理文件1监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。2旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。3监理日志按照监理工程师和日志形成时间依次进行排列。（七）计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，按时间依次进行排列。（八）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程序，依次进行排列。第二十二条 案卷页号的编写经系统化排列的卷内文件材料，以有效内容的页面为一页，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号；已装订成册的文件材料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，将该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号，可在备注中注明总页数。卷内目录、卷内备考表不需编写页号。第五章 案卷的构成第二十三条 案卷，指由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保管单位。案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材料、卷内备考表组成。文件材料幅面原则为A4(210mm297mm)。打印文字材料的字体、字号由项目执行单位统一规定。（一）内封面由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号组成（样式见附件3）。案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件内容。主要包括建设项目的名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。项目名称以初步设计的批复为准。立卷单位指案卷的组卷单位或部门。起止日期填写本卷卷内文件形成的最早和最晚的时间。如2009年1月1日2010年1月1日。保管期限文件材料的保管期限分为永久、30年、10年三种。应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限。密级依据国家及部有关保密规定确定并填写。档号由项目代码、档案分类号及案卷顺序号组成。案卷内封面宜采用与卷内文件材料相同尺寸，150g以上牛皮纸打印。（二）卷内目录由档号、序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注组成（样式见附件5）。档号指独立成册、可不装订的文件材料组成一卷的，须注明本案卷档号。序号按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注。文件编号填写文件材料的原始编号或图号。责任者填写文件材料的形成单位或主要形成单位。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位或监理单位。文件题名填写卷内文件材料标题的全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题并加 符号。案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题。日期填写文件材料形成最终日期。用8位阿拉伯数字填写。如：2009年1月1日，写成20090101。页次填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号；属已装订成册的文件材料，在卷内目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。备注填写需要注明的情况。（三）卷内备考表由档号、互见号、立卷说明、立卷人及检查人签名、立卷时间组成（样式见附件5）。档号指独立成册、可不装订的文件材料组成一卷的，须注明本案卷档号。互见号填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。立卷说明填写本案卷组卷情况和包含文件件数、说明复印件归档原因和原件存放地以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人和日期由责任立卷人签名，即谁立卷谁签名，并填写完成案卷日期。检查人和日期由案卷形成单位负责人签名，并填写案卷审核日期。（四）案卷的装订除蓝图及成册文件材料外，建设项目档案均采用三孔一线进行整卷装订。装订成卷的顺序为：内封面、卷内目录、文件材料、卷内备考表。装订前，应去除塑胶、塑封、塑膜、胶圈、金属物等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料，用白色档案专用线左侧装订，孔距80，装订线距左纸边10。每卷装订厚度一般为20mm、30mm、40mm、50mm为宜，如同类文件数量较多，将每卷控制在50mm以下，可分卷装订，但每卷要有各自的卷内目录和备考表，以卷为单位编写页码，并在卷盒的案卷题名中揭示具体内容。装订时靠装订边和下边取齐，不得使用浆糊、普通胶水和金属丝等其它方式。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件材料应适当粘贴或折叠。不装订的图纸及成册的文件材料，每份需加盖档号章。档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷中所在页次（档号章样式见附件7）。没有与文件材料装订成卷的卷内目录和卷内备考表，均须填写档号或加盖档号章。外文资料应附在译文之后，随译文资料进行组卷。（五）卷盒卷盒是案卷的装具。按照科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2008）规范执行（样式见附件10）。卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单位。档号需使用红色印泥，使用印章盖在卷盒档号位置。卷脊的档号分两行填写，第二行只填写案卷顺序号。第二十四条 案卷的编制单位应按工程进展的自然过程，对已经整理好的案卷进行系统化排列。施工单位应对本合同段形成的案卷，按照施工准备阶段、施工阶段及交工验收阶段顺序，进行系统化排列，其中，施工阶段的案卷依路线进行方向，按照单位工程排列顺序依次进行排列；监理单位按照监理工作程序，以合同段为单位，对形成的案卷进行系统化排列。第二十五条 编制案卷目录（样式见附件6）。经系统化排列和编号的案卷须编制案卷目录，装订成册。每册目录装订顺序为封面、目录内容和封底。封面内容要能全面揭示本册目录情况。第二十六条 案卷目录、卷内目录、卷内备考表宜采用70g以上白色书写纸，使用激光打印机打印。第二十七条 档号编制方法项目管理执行机构统一按项目档案的分类方法进行排序，编制案卷流水号。档号要求简单明了，查询方便。示例：档号编制顺序为：项目代号、分类号、案卷流水号。示例：AZ：项目名称代码；A：一级分类号（本办法第四十四条的分类号）；Z：案卷流水号。其中，施工文件部分的档号根据工程部位，编制二级分类号。顺序为：项目代号、分类号、二级分类号、案卷流水号（如工程路线较长，参建单位较多，可由项目执行机构统一编制三级分类号）。示例：4Y Z：项目名称代码；4：本办法第四十四条的分类号；Y：二级分类号（如路基、路面和附属设施等）；Z：案卷流水号。第六章 竣工图的编制第二十八条 竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可。第二十九条 竣工图规格为A3纸(420mm297mm)。 图纸允许加长，但不准加宽；模湖不清的图纸应重新绘制，全部合格后再装订，竣工图封面加盖编制单位公章（竣工图封面样式和竣工图样式见附件8和附件9）。图纸不允许折叠，装在A3档案盒内。第三十条 竣工图应全面、准确、清晰地反映工程竣工时的实际情况。竣工图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和完工时的实际情况。第三十一条 竣工图在设计文件的基础上编制。施工图没有变更的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；施工图有变更的，须重新绘制竣工图并加盖竣工图章。第三十二条 有变更的竣工图，须填写设计变更文件与竣工图档号对照一览表，排列在竣工图表的前面。一张更改通知单涉及多张图纸的，或图纸不在同一卷内的，应在备考表加以说明。第三十三条 竣工图章的使用(一)竣工图章尺寸为80mm60mm，内容有：编制单位、编制人、技术负责人、编制日期和监理单位、监理人组成（竣工图章样式见附件7）。(二)竣工图章签字要求本人手写签名，填写齐全，不得代签。(三)竣工图应逐张加盖竣工图章。竣工图章应使用不褪色红印泥，盖在标题栏附近空白处。如竣工图正面无空白处，可盖在图的背面左下角。第七章 其它载体档案的编制第三十四条 反映高速公路工程建设初期到竣工验收全过程的声像材料和其它与该工程建设有密切联系的声像材料均应收集归档。第三十五条 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。第三十六条 照片档案要求冲印6寸照片装册，与定期刻录的光盘一一对应一并保存。冲印的照片档案以张为单位保管，每张须填写文字说明，对事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等内容进行著录。第三十七条 录音、录像、电子光盘档案每盒（盘）的外套上要有文字说明，对事由、主要人物、形成日期、片长、编号、型号和保管期限等内容进行著录。第三十八条 对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明。第三十九条 管理过程照片档案按照事由的时间顺序或重要程度排列。施工过程中的照片按单位工程结合路线走向、施工工序顺序排列，反映同一事由的一