费用支出及出差报销管理制度.doc

文件编号：SJ-G-F-06中山市 有限公司编制：版次：C费用支出及出差报销管理制度审核：页数：共4页生效日期：2014年4月1日批准：1. 0 目的为了提高公司的生产、经营管理水平，充分发挥资金的使用效率，规范财务管理制度，有效监督和控制资金支出情况，特制定本制度。2. 0适用范围本制度适用于本公司所有人员的出差审批、差旅费的借支、报销以及其他需现金支付费用开支的审批、报销的流程控制、审批事宜等。3. 0公司费用计划支出要求3.1公司各部门负责人必须在每月末对本部门下月的工作任务、业务开展情况作切实可行的计划安排，并对由此需要发生的各种资金支出作一个较准确的预估。 3.2各部门月度支出预算计划应由专人负责汇总、整理、填制，统一格式，项目尽可能详细、清楚、不允许模糊、笼统列出。4. 0 费用项目规定 4.1 公司日常支出费用可分为：材料费、生产设备、办公设备、生产工具、劳保用品、生产低值易耗品、业务招待费、船务费、报关商检费、办公用品、技术开发费、固定电话、手机、房租、水电等费用。 4.2 供应商货款：由财务部每月20日前做当月应付款计划，总经理（和）或董事长审批，财务25日至29日付款。 4.3 低值易耗品(包括劳保用品)用于生产、办公、管理方面的经常性耗费品(每份申请单总价在2000元以下)，由所需部门按月或按需填写计划，人力资源部经理审查，直属副总经理审批，2000元以上的，由总经理审批。 4.4 业务招待费：指公司经营与对外联络所发生的招待费用。4.5 办公用品：各部门应于每月25日前交次月办公用品需求计划（以旧换新类除外），交人力资源部统一报批，总经理（和）或董事长审批后购置。4.6 通讯器材：由人力资源部统一配置与管理，以公司经营需要及降低管理成本为原则。4.7 移动话费：副总级以上实报实销，其他人员参考公司薪资管理制度。4.8 固定电话、厂房租金、公司水电由财务部按月报批。4.9 差旅费：根据相应标准及要求按程序报销。4.10 医药费：因公受伤或重大疾病所发生的费用。4.11 其他临时性支出：因生产、经营，管理而发生的除以上所涉及的费用之外的其他非经常性、零星费用如临时劳务支付、小件维修等费用经总经理批准后由费用发生者按程序报销。5.0出差申请及审批权限5.1本公司所有员工因公事需要出差。出差人于出差前填写外出申请单， 注明路线、事由、计划及费用预算，经直接上级审查，隔级上级批准方可出差。经批准的外出申请单一式两份，出差人自存一份，于出差前必须交一份给人力资源部门进行相关考勤的备案记录。未交外出申请单于人力资源部门备案者，按旷工论处紧急出差者可由其职务代理人代填写外出申请单并交人力资源部门。5.2因公人员出差审批权限5.2.1员工到省外出差，出差时间超过24小时者，必须逐级审批至总经理级批准。5.2.2员工在市内出差，24小时内可返回者须逐级审批至隔级上级批准。5.2.3各级人员出差时，必须指定工作代理人，具体参见职务代理人制度。6.0 借款申请与审批 6.1.1 在市内出差，24小时可返回的，由出差者先行垫付，完成出差后再报销，不予以差旅费的借支。 6.1.2 出差人员借款，必须先填写借款单，填写好该凭证后，经总经理或总经理指定人员审批。试用期人员借支金额不得超过1000元，并由其直接上级担保。如发生资金流失，由担保人负责赔偿。 6.1.3 各部门如需要宴请招待公司贵宾而需要借款，由部门经理级人员提出申请，填写费用支出单，并需注明接待客人的详细资料及宴请原因，总经理批准宴请标准后方可借款。 6.1.4 当采购急需现金支付，费用超过公司采购备用金的限额时（原则上公司不允许现金采购），申请人必须先填写借款单，逐级审查，总经理批准后方可借款。 6.1.5 所有借款单须最后经财务经理审核后，方予借支，所有前次借款未报销者不得再借款，员工出差借款应持经批准的外出申请单和借款单到财务部申请，财务经理根据外出申请单上注明的出差时间、费用产生的大致金额来核定差旅费借款数额。7.0差旅费用标准 7.1差旅费报销范围包括出差期闻的交通费、住宿费、伙食补贴、电话补贴、订票相关杂费五项。出差期问发生的其它费用等不得合并在以下差旅费内报销。 7.2所有长途出差超过24小时的出差人员按以下标准进行报销及发放补贴。职位等级每晚住宿补贴标准每天伙食补贴标准市内交通补贴省内外交通工具票务杂费董事长/总经理不设限不设限不设限不设限不设限副总级/总经理助理级300元80元的士费飞机、软卧、的士10%总监/总工180元50元公交车费飞机、软卧10%经理/高级工程师/厂长150元40元公交车费硬卧、公交10%副总助理120元30元公交车费硬卧、公交10%课长级90元30元公交车费硬坐、公交10%课长级以下60元20元公交车费硬坐、公交10%7.2 所有出差人员选择交通工具时，价差保持在10%以内则可以选择飞机等较快的交通工具。按上述标准等级不够不能乘坐飞机，但是飞机票打折后的价格与火车卧铺相差不超过10%时，就可以申请转坐飞机，但须报经其直接上级批准后方可转交通工具。7.3 因为购票引起的相关杂费，如候车空调费、保险费、机场建设费、订票费等杂费公司准予报销，按法定有效票据实报实销，杂费总额控制在票价的10%以下，因个人原因造成的退票等费用不予报销。7. 4 出差期间（市外）公司提供公用电话，按实际通话费报销。7. 5 两名以上的同性别人员同时同地出差，尽量同住，公司按相应标准的70%进行补贴。7. 6 如出差人员有接待单位（含本公司的经销商，供应商服务商、本公司所属驻外机构）免费提供的招待项目，免费项目一律不发放补贴。7. 7因公外出误餐补贴。公司员工到广东省内执行公务当天往返者，需要在外就餐时。公司按正常就餐次数补给误餐补贴。误餐补贴标准为课长级（含）以上每人每餐15元，课长以下级人员每人每餐8元。8.0 费用报销8. 1 借款人员在借款到期之时，因公出差人员在回公司报到之时，应于三天内到财务部办理相关费用报销手续。超过三天未报销者，统一按借款金额的5%作为每日的罚金，从借款人的工资中扣除，扣完为止。借款手续没有报销之前不得再借款。未借款者在回到公司30天内不报销者，视作自动放弃报销权利。8. 2 出差人员报销时须付以下证明资料：8. 2.1 员工出差完毕须凭有效日期证明（如机票、车票等）和外出申请单， 到财务部办理费用报销，差旅补贴等手续。8. 2.2出差人员必须做到日事日清，当天必须完成发生费用的登记填写，不能回到公司上班补写，如发现当天考勤作旷工处理。8. 2.3员工长途出差者返回次日内必须写出差总结交给上级 (或代理人)审阅，于报销时附一份给财务作为报销的证明。8. 3医药费报销只限于因公受伤方能享受，由报销者提供正式医院发票及报销申请单，经其直接上级、隔级上级审查、总经理批准，财务部审查后报销。8. 4现金采购物品报销时，由报销者提供采购申请单及供货商的正式发票或盖有供贷商公章的正式收据，供贷商的单据上须有使用部门主管的物品质量验收签名，以及仓库开具的入库单(对方联)、分类粘贴后，由部门主管人员审核签字，总经理批准后交财务部报销。有借款时同时附上相关的借款单，财务部审核时同时抵消借款。8.5本公司有权对外招待的部门有人力资源部、营销中心、品质部三个部门。招待对象是公司客户、对外政府主管部门、重要来宾，招待陪同人员的级别与招待报销金额权限。如陪同过程中需要超标时必须先电话报直接上级批准。如下表：职位级别招待宴请费用标准招待宴请人数与相关费用标准董事长/总经理不设限不设限副总经理/总经理助理800元以下1-3人为600元，4-6人为800元，6人以上为950元总监/总工500元以下1-3人为400元，4-6人为500元，6人以上为600元部门经理/厂长300元以下1-3人为250元，4-6人为300元，6人以上为350元副总助理200元以下1-3人为150元，4-6人为200元，6人以上为250元课长级100元以下1-3人为80元，4-6人为100元，6人以上为120元8.6招待费用报销时，由报销者提供费用支出单，附上宴请的所有客人的姓名。再逐级审批至总经理后交财务部报销。有借款时同时附上相关的借款单，财务部审核时同时抵消借款8.7如经费开支审批人出差在外，则应由经费开支审批人的直接上级进行费用报销的审批，以免延误报销时间具体参照职务代理人制度有关规定。8.8其它要求8.8.1报销的各类票据。必须完整无缺，不得涂改。8.8.2未经批准的申购单采购部不予购买，未经批准购买的物品发生费用财务不予报销。8.8.3所有报销的单据必须先