关于加强文件督办的意见.doc

关于进一步规范办公自动化公文处理工作的通知为规范办公自动化公文处理工作，发挥OA系统高效便捷的优势，以公文处理为抓手来推动全局工作效率和水平的进一步提升，以文件督办为杠杆来撬动局领导批示意见和部门（单位）工作责任的进一步落实，结合系统调试运行期间出现的问题，现就相关事项通知如下：一、进一步衔接好纸质发文和自动化系统发文省局发文实行双轨并行制度，在实际运行过程中个别部门和单位对“双轨如何有效并行”理解把握不准确，在选择发文流程、确定发文类别等环节出现操作失误，导致自动化发文程序的无效重复，造成了行政资源和工作精力的浪费。OA系统现有3个发文流程：局发文流程（包括局党组发文、局行政发文）、办公室发文流程和直属机关党委发文流程，每个发文流程对应一种或数种公文类别（如局发文包括局文、局函、传真、公告等）。每一个发文流程都有对应的拟稿、审核、签发程序，每一种发文类别都有对应的文头板式、发文字号等。一旦发文流程或类别选择错误，就会因文件编辑、盖章或签发等环节出现问题导致发文失败。因此拟稿部门（单位）如不确定发文流程和类别，可事前以纸质发文为载体商办公室确定，之后再启动自动化发文程序，即在确定发文字号和文种之前纸质发文先行一步、之后纸质发文和办公自动化发文同步推进，确保纸质发文和自动化系统发文有序衔接。同时，鉴于纸质发文过程中存在的各类发文稿纸相互替代、发文稿纸涂抹修改严重等问题影响机关制发公文的规范性和严肃性，自即日起所有发文停用原来的发文稿纸，启用印制的通用发文稿纸（在办公室领取）。 二、进一步落实公文处理责任公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的重要工具。公文拟制和办理有着严格的规范要求，省局多次编印公文处理规范并组织学习考试以期提高机关的公文处理水平，但公文处理中不规范的现象仍然时有发生。一是纸质发文步骤倒置，后一环节签注意见后再补办手续，虚化了前一环节的把关功能。二是文稿的电子版和纸质版修改不同步，定稿对于审核签发过程中对纸质文件的修改意见吸收不够，导致文件定稿电子版和纸质版存在误差，影响公文的严肃性。三是在OA系统文件横传（直接将文件跨部门、单位分发传阅），导致文件阅知超出局领导批示范围。四是对于办件，部分主要负责人在OA系统仅个人阅办而忽略了部门（单位）内部的分发学习贯彻，造成文件流转中断（内部传达学习和部署安排在系统上没有痕迹），形成影响工作协调和督办的中梗阻。五是文件公开属性确定随意，该主动公开的不公开、不该公开的乱公开，转发上级文件时未能和上级文件的公开属性保持一致，给文件后续管理带来困惑和困难。六是文稿格式不规范，字体、字号、行距等不符合党政公文基本格式，给文件审核印制增加无谓的工作量。今后发文要遵循“自下而上”的原则，必须严格遵守发文程序和公文格式规范，让发文各环节有效运转，落实各环节的工作责任，特别是拟稿人要严格按照审核签发过程中提出的修改意见同步修改电子版和纸质版文稿，切实提高发文质量。收文要遵循“自上而下”的原则，严格按照局领导批示意见办理，不得随意扩大或缩小文件阅知范围。部门、单位内部阅办要全过程留痕，便于配合和督办工作落实情况。三、进一步规范文件阅办意见填注“已办”、“已阅”是OA系统默认设置的办理意见，不是阅办意见的标准格式和硬性要求。在文件阅办过程中，不能千篇一律的填注“已办”、“已阅”，而要根据实际情况填注阅办意见，真实准确反映办理情况。对于阅知类和没有明确办理内容的阅办类文件，可以选择OA系统默认的“已办”、“已阅”意见。对于需要办理的文件，部门、单位主要负责人要提出明确的办理意见和承办人员，以便于其他部门和单位联系、配合开展工作；承办人员要根据实际办理情况填注个性化的办理意见，尽量描述清楚办理措施、结果等情况，以便于答复来文单位的问询追责和机关内部督办落实、查询归档。四、进一步加强文件办理的时效性办公自动化与传统的公文处理方式相比，文件流转速度和阅知范围大幅提高。但由于工作人员尚未完全习惯自动化办公，公文办理存在办理不及时和不规范两种情况。办公室除对紧急文件随到随传并提醒阅办外，对前1天和当天收到的常规性文件会在10:00和16:40之前分2次扫描上传，各部门、单位要提醒工作人员培养良好的办公习惯，一个工作日至少2次登陆系统处理文件，防止文件阅办不及时造成工作延误。同时要警惕文件阅办的形式主义，避免因急于完成文件处理任务而造成的“工作尚未落实、办理已经完成”的文件空转现象。要克服将办文简化为“办纸”的倾向，要认真阅读文件内容，不能为阅办而阅办。要注意保持阅办意见和具体办理状态之间的一致，在文件规定的办理时限内完成阅办即可，没有时限规定的在1个工作日内完成阅办即可（照此进度，一般文件在1周内即可办理完毕，超过此期限的文件也便于汇总和跟踪督办），要在提高文件办理时效的同时坚决杜绝“假阅办”现象。五、进一步完善办公自动化系统功能办公自动化是办公模式的转型升级，不是纸质办公的简单重复，涉及办公流程的再造。经过前期OA系统调试运行的深入推进，工作人员逐步形成了在电脑端、手机端处理公文，自动化办公逐步取代纸质办公成为公文处理的主要模式，文件流转速度明显提高、文件阅知范围大幅拓展、工作协同和落实效果显著改善。但OA系统本身一直在修改完善，经常出现各种各样的问题和故障，制约了自动化办公水平的提高。拟于近期对系统问题和故障进行一次全面的梳理和解决，本次修改后，OA系统将保持一段时间的稳定，非紧急问题不便与开发方联系解决。因为OA系统中角色不同(局长、其他局领导、办公室主任、其他主要负责人、机要、文秘、文印等)、问题不同，所以需要各个角色类别的工作人员根据前期调试运行期间使用OA系统电脑端和手机端的情况在2周内向办公室反馈问题（因无法查看他人界面，问题需附截图），以便统一协调修改完善。各部门、单位要高度重视办公自动化公文处理工作，结合“转变作风改善发展环境建设年”活动，对照公文处理相关规定和本通知要求，认真排查、纠正本部门、单位公文处理不规范的问题，以规范办公自动化公文处理为契机进一步改进工作作风、提升工作效能，保障机关高效运转、政令畅通。办公室将不定期对办公自动化公文处理情况进行通报。注：在办公自动化系统的语境下，发文指以省