出版社工作流程.ppt

出版社工作流程 2 目录 第一部分 流程管理第二部分 文件管理第三部分 记录管理第四部分 出版社工作流程 3 第一部分 流程管理 流程管理是由粗放式管理 走向精细化管理的重要标志和必经之路 4 第一部分 流程管理 管理的切入点企业战略 从宏观到微观 根据企业战略制定整个管理规划 再逐步落实管理细节 信息技术 以信息系统为基础 引入并带动各方面管理要素的改善 经营目标 以阶段经营目标为关注点 制定保证目标实现的管理体系 质量 关注质量 以重视质量 分析质量 保证质量来实现对企业的有效管理 流程 关注持续改进的流程 通过为顾客创造价值的流程 形成企业管理体系的核心 5 第一部分 流程管理 什么是流程管理是从流程角度看企业运行的管理体系是一种从流程层面切入 关注流程是否增值 形成从认识流程 建立流程 优化流程到运行流程的完整体系 是建立以关键流程为中心 强调持续改进的管理体系 是阶段性重组BPR和持续改进BPI相结合并强调流程运行的体系 6 第一部分 流程管理 什么是流程迈克尔 哈默 流程是把一个或多个输入转化为顾客价值的输出的活动 ISO9000 流程是一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动 一个或一系列有规律的行动 这些行动以确定的方式和顺序发生 导致特定结果的出现 单个或一系列连续的操作 即 将输入转化成输出的一系列活动称为流程 7 第一部分 流程管理 流程管理的好处有利于持续改进关注企业的健康度提高IT化的价值从对人负责转向对流程负责 有利于企业法治建设提高人员的可置换性有利于建设学习性组织 8 第一部分 流程管理 流程管理的关注要点在产生信息的实际活动中实施信息处理分散资源的共享使用使决策点位于工作执行的地方组织结构适应流程运行环节流程多样化 9 第一部分 流程管理 宗旨流程健康协同工作运营高效全员有责 10 第一部分 流程管理 目标顾客满意度大于85 公司的运营效率逐年提高 11 第二部分 文件管理 1 文件的价值文件能够沟通意图 统一行动 其使用有助于 满足顾客要求和质量改进 提供事宜的培训 重复性和可追溯性 提供客观证据 评价质量管理体系的有效性和持续适宜性 12 第二部分 文件管理 2 文件资料的变更 换版和批准文件需要变更时 应由文件变更提出者填写 文件资料变更申请单 说明变更原因 对重要的变更应附有充分的证据 文件变更的审核 批准应由原审批人进行 当原审批人未在职时应由其接替者审批 接替者须获得原审批所依据的相关资料 文件变更批准后 应由原文件制定人员负责实施变更 若原文件制定人员未在职时 则由管理者代表指定其他人员负责实施变更 文件变更后应作变更记录 由各部门指定人员负责在相应的文件 变更记录栏 里及时填写 对于非受控文件 不做变更控制 文件经过多次变更或文件需进行大幅度的修改时 由企管部填写 文件资料变更申请单 提出换版申请 文件资料的换版 应再次批准 所有被变更的原文件必须由企管部收回 以确保有效文件的唯一性 13 第二部分 文件管理 3 预防和纠正措施状况公司以 纠正措施报告表 的方式解决运行中出现的问题 经过相关部门讨论 并确定采取的纠正措施 以文件的形式发放执行 经过一段时间的运行 如此纠正措施是有效的 可编制到工作流程中 14 第三部分 记录管理 1 总则各部门负责填写本部门质量活动的相关记录 填写记录的要求 按表格规定的内容及时填写 字迹清晰 数据真实 填写时使用签字笔 钢笔 不允许使用铅笔 圆珠笔 不准涂改 如该项条款不存在应用 划去 记录的填写人对记录的准确性 真实性负责 15 第三部分 记录管理 2 记录的形式记录的形式可以是卡片 表格 图表 报告 也可以是作为介质的硬盘 软盘 光盘 磁带和胶片 16 第三部分 记录管理 3 记录的收集 标识和归档部门质量管理员负责按月收集 汇总和标识各类记录 记录的编号按照 文件资料控制程序 要求执行 部门质量管理员按记录产生的年份 月份分类归档 产品开发项目按项目归档 应保持页码的连续 便于查阅和检索 部门质量管理员填写 记录登记表 按月交企管部备案 企管部负责按月编制公司的 记录登记表 17 第三部分 记录管理 4 记录的贮存及保存期限记录要保存在安全 干燥的地方 便于检索并注意做好防火 防蛀 防潮等工作 对于保存在磁带 软盘中的记录还要做好防压 防磁 防晒和防病毒等工作 并及时备份 防止存储内容丢失 比较重要的记录应做双备份 异地存放 记录的保存期限对于国家有规定要求的 按国家规定要求执行 对于国家没有规定要求的 保存期限不低于四年 技术文档和资料保存期为二十年 18 第三部分 记录管理 5 记录格式的更改 批准及发放相关部门可根据工作需要提出记录格式变更要求 执行 文件资料控制程序 有关文件变更的规定 企管部负责跟踪记录格式的变更情况 及时更新版本 保证公司内部网上提供的记录格式为有效版本 19 第四部分 出版社工作流程 1 出版社流程建设新策划5个程序文件 二级文件 4个支持性文件 三级文件 引用希望支持性文件 三级文件 1个目前程序文件 二级文件 5个支持性文件 三级文件 5个 20 第四部分 出版社工作流程 2 受控文件清单 21 第四部分 出版社工作流程 3 准备实施5月实施 22 费用管理工作流程 目的加强费用的内部控制 促进费用的合理使用 提高公司经营业绩 适用范围适用于北京希望电子出版社 北京中科希望软件股份有限公司图书发行分公司对费用的内部控制 费用类别日常运营费用 详见 费用管理工作流程 生产费用 详见 生产费用结算工作流程 稿费 详见 稿酬管理工作流程 23 费用管理工作流程 总原则 出版社总编 副总编 发行分公司副总经理以及办公室主任负责审核 主管财务的副社长 发行分公司副总经理 审核 主管财务的副社长 发行分公司副总经理 批准 24 费用报销标准 目的加强费用的内部控制 促进费用的合理使用 提高公司经营业绩 适用范围适用于北京希望电子出版社 北京中科希望软件股份有限公司图书发行分公司对费用的内部控制 制定原则满足工作需要 提倡厉行节约 类别办公用车相关费用报销标准移动电话通讯费用报销标准差旅费报销标准外派人员费用报销标准 25 生产费用结算工作流程 目的规范各种生产费用的支付计划 结算工作 提高资金利用效率 保障北京希望电子出版社图书出版工作的正常开展 适用范围适用于北京希望电子出版社各种生产费用的结算 生产费用分类印刷费光盘制作费印刷用纸费胶片费录排费合作开发 26 生产费用结算工作流程 生产费用支付计划的编制 审核和批准 财务的副社长批准 总裁批准 27 稿酬管理工作流程 稿酬支付 目的规范稿酬的登记 计提和支付工作 保证北京希望电子出版社核算准确 及时 保障作者合法权益 适用范围适用于北京希望电子出版社稿酬的登记 计提和支付工作 稿酬管理工作流程 28 稿酬管理工作流程 稿酬支付计划的编制 审核和批准 社长批准 29 加盖印章审批工作流程 目的保证北京希望电子出版社 北京中科希望软件股份有限公司图书发行分公司加盖印章的严肃性 适用范围适用于北京希望电子出版社以及发行分公司加盖印章工作控制 印章分类公章合同章业务章职责各部门负责填写 签章专用纸 办公室主任负责保管印章 确认加盖印章的类型 加盖印章 保留有关记录 审批权限详见 北京希望电子出版社以及发行分公司加盖印章审批表 30 固定资产管理规定 目的加强公司固定资产的管理 规范固定资产管理工作程序 合理使用公司的固定资产 适用范围本规定所称固定资产包括房产 公司自有房产 设备 服务器 网络设备 计算机 复印机 传真机 维修维护工具等 通讯设施 电话交换机 交通运输设备 车辆 等 固定资产的定义固定资产是指同时具有以下特征的有形资产 为生产商品 提供劳务 出租或经营管理而持有的 使用年限超过一年 单位价值较高 内容固定资产的配置固定资产的验收固定资产的维护维修固定资产的变更固定资产的清查盘点固定资产的封存固定资产的报废 31 图书 含电子出版物 选题策划工作流程 目的衡量出版社业绩的标志之一是出版满足读者需要 适销的图书的品种和数量的多少 多出好书的根本是加强选题策划 优化选题和对选题进行规范化管理 本程序旨在加强选题策划和管理 以达到多出好书的目的 适用范围适用于北京希望电子出版社图书和电子出版物的选题策划 优化和对选题的管理 选题来源策划编辑组稿 作者投稿和项目合作 如专项教材等 32 图书 含电子出版物 选题策划工作流程 年度选题计划的编制 审核和批准 社长批准 33 图书 含电子出版物 选题策划工作流程 列选选题的实施程序 签署出版合同 34 图书 含电子出版物 编辑 出版工作流程 目的规范图书编辑 出版工作 提高图书编辑质量 加快出版工作 适用范围适用于北京希望电子出版社图书及电子出版物的编辑 出版工作 35 图书 含电子出版物 编辑 出版工作流程 工作流程 36 光盘测试工作流程 目的规范图书编辑 出版工作 提高图书及电子出版物的编辑质量 加快出版工作 适用范围适用于北京希望电子出版社光盘测试工作 职责技术部负责光盘测试 内容检测要求测试流程 37 图书 含电子出版物 印制工作流程 目的规范图书编辑 出版工作 提高图书编辑质量 加快出版工作 适用范围适用于北京希望电子出版社图书及电子出版物的编辑 出版工作 印制类型第一次印制加印再版 38 图书 含电子出版物 印制工作流程 第一次印制工作流程 安排印刷厂 光盘厂 印制 电子出版物复制委托书 的管理 39 图书 含电子出版物 印制工作流程 加印工作流程 印制部加印 40 出版 印制情况统计 出版统计情况由总编室负责对出版情况进行统计 印制情况统计印制部负责对印制情况进行统计 每周对新书和加印书的印刷成本进行预算统计 填写 印书采购表 将每种完成图书所产生的费用分厂进行统计 填