公司办公设备管理制度.doc

编 号：ZHGL001 办公设备管理制度原 稿： 杨丹版 本 号：第1版审核修订：页 数：共12页签 发：1、总则1.1、为了更有效地管理和使用公司的计算机、传真机等办公设备，使现代办公设备在本公司生产和管理中充分发挥作用，提高办公设备的使用效率和使用寿命，确保办公设备安全、可靠、稳定的运行，特制定本制度。1.2、计算机等办公设备，包括计算机及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、打印机、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的资讯设备。2、职责2.1、 综合管理部是公司办公设备统一归口管理部门。2.1.1、负责公司办公设备配置计划及调整方案的制定。2.1.2、负责公司办公设备采购审核工作。2.1.3、负责公司办公设备报修、网络故障排除及统一对外联系工作。2.1.4、负责公司办公设备相关耗材，如纸张、墨盒、硒鼓等采购工作。2.1.5、负责公司办公设备登记造册和日常检查工作。2.2、 财务部负责公司办公设备进帐、折旧及报废工作，做到帐物相符，同时负责闲置办公设备的保管工作。2.3、 资财部负责根据经审核批准的办公设备非生产物料采购申请单对外比价采购。2.4、 办公设备定点使用部门负责设备的日常维护，并按本规定的要求正确使用。2.5、 办公设备（主要指计算机、电话）使用人负责该设备的日常维护与保养，按本规定的要求正确使用。工作变动要及时向综合管理部报告并服从综合管理部的统一安排。2.6、 公司部门副经理及以上负责签核，每月初综合管理部将统计出各部门上月复印、打印等纸张的消耗量上报至财务部作为该部门管理费用的凭据（详见附表）。3、管理规定3.1、复印机使用管理规定 3.1.1、 复印机作为公司内部办公设备，不得对外开放，更不允许复印与工作无关的资料、文件。3.1.2、 复印机的使用和保养，公司将指定专人进行管理（详见附表）。3.1.3、 复印机的复印权限：复印页数10页以上的，需所属部门负责人（副经理及以上）签字批准；50页以上的，需所属部门经理及以上签字批准(申请单详见附表)。3.1.4、 复印文件、资料时，必须在指定管理员处登记、签名，并注明所在部门、所用纸张数和复印内容等（登记表详见附表）；若发现复印与工作无关的文件、资料，管理员应及时把信息反馈给其部门负责人，并做好记录。各管理员需在每月第一周的第一天把上月的登记内容整理成报表报至综合管理部。3.1.5、 复印机故障报修或其相关耗材的更换，由指定管理员负责上报综合管理部；若因管理员管理不当出现故障、报修不及时或者登记管理不严格，导致纸张及耗材消耗过大，将承担相应的责任。3.1.6、 全体员工应遵守规定，厉行节约，对违反规定的不合理要求，管理人员有权拒绝。3.2、 打印机使用管理规定3.2.1、 打印机作为内部办公设备，不得对外开放，更不允许打印与工作无关的资料、文件。3.2.2、 与打印机直接相连的电脑使用者为该打印机管理员，负责该打印机的管理（详见附表）。3.2.3、 打印机的打印权限：打印页数10页以上的，需所属部门负责人（副经理及以上）签字批准；50页以上的，需所属部门经理及以上签字批准(申请单详见附表)。3.2.4、打印文件、资料时，必须在管理员处登记、签名，并注明所在部门、所用纸张数和打印内容等（登记表详见附表）；若发现打印与工作无关的文件、资料，管理员应及时把信息反馈给其部门负责人，并做好记录。各管理员需在每月第一周的第一天把上月的登记内容整理成报表报至综合管理部。3.2.5、打印机故障报修或其相关耗材的更换，由其管理员负责上报综合管理部；若因管理员管理不当出现故障、报修不及时或者登记管理不严格，导致纸张及耗材消耗过大，将承担相应的责任。3.2.6、 全体员工应遵守规定，厉行节约，对违反规定的不合理要求，管理人员有权拒绝。3.3、计算机管理规定 3.3.1、计算机使用人员必须掌握计算机操作技能，严格遵守计算机操作规程，注意安全操作，以防设备损坏，严禁私自拆卸其配置。3.3.2、计算机使用人员要爱护机器设备，发生故障及时报修。3.3.3、 网络管理员建立公司计算机档案，对计算机的相关软硬件设备的配置、使用及维护等进行统计和登记。3.3.4、 注意防止计算机病毒感染，定期用病毒杀毒软件进行检测，一旦发现病毒要马上进行清理，若不能达到清理效果，应及时向网络管理员报告。3.3.5、 凡涉秘材料的存贮和计算机操作系统中的有关密码均应采取相应的保密措施，任何人员不得窃取和泄露有关密码、涉秘材料等。3.3.6、 机房管理人员要注意维持机房整洁，机房内严禁堆放杂物和吸烟，经常对机房、机器进行必要的整理清扫，做好防尘、防湿、防高温工作。3.3.7、 下班或者外出不回公司者，必须关掉电脑主机和显示器。 3.4、传真机管理规定 3.4.1、 公司传真机的使用和保养，公司将指定专人进行管理（详见附表）。具体的管理细则请参见综合管理部下发的关于公司传真机统一管理的通知。3.4.2、 外单位人员，未经许可，不得使用本公司传真机设备。3.4.3、 发传真时必须在管理员处登记，不准发与工作无关的文件、资料。若发现传真与工作无关的文件、资料，管理员应及时把信息反馈给其部门负责人，并做好记录。管理员需在每月第一周的第一天把上月的登记内容整理成报表报至综合管理部。3.4.4、 全体员工应遵守规定，厉行节约，对违反规定的不合理要求，管理人员有权拒绝。3.5、办公电话管理规定 3.5.1、 办公室电话是为方便工作，处理公务之用，私事一律不得使用。3.5.2、 外单位人员，未经许可，不得使用本公司电话。3.5.3、 凡使用办公电话者，必须爱护通讯设备，不准随意拆卸和移位通讯设备，因拆卸和移位造成损坏或线路故障，应照价赔偿。3.6、扫描仪、优盘、数码相机、数码摄像机、投影仪等管理规定 3.6.1、 扫描仪由公司指定人员进行管理，不得扫描与工作无关的文件、资料。 3.6.2、 投影仪由公司网络管理员负责管理。 3.6.3、 数码相机、数码摄像机由公司综合管理部统一管理。 3.6.4、 优盘、移动硬盘、笔记本电脑由领用者保管，应爱惜公司财物，如果丢失或者损毁，自行承担责任。 本制度由公司综合管理部负责解释，本制度自公布之日起执行。附表、公司指定的打印机、复印机、传真机、扫描仪管理人员名单序号种类品牌型号主要用途放置部门公司指定管理人员1打印机HT StarAR-970财务开票专用财务部雷建全2打印机HP1020打印财务凭证专用丛晓娟3打印机BrotherFax-2820财务专用潘群4打印机EPSON1600K111H财务打印票据和报表专用、关务开具发票薛利娟5扫描仪明基7650公用营销部王宏霞6传真机SamsungSF-560公用杨婷婷7打印机CANONip1000二楼公用王成华8打印机SamsungML-2010清水亭厂区公用清水亭办公室林华9打印机EPSONEPL 6100L一楼公用 人事行政部杨春丽10打印机CANON2900三楼公用综合办许小裙11打印机SamsungML-2010点面公用点面资财部包苗苗12一体机HPPSC-750技术部专用点面技术部王丽13复印机SharpAR-1818公用前台余荣14一体机理光MP1610L董事会、综合管理部专用综合管理部杨丹附表、复印文件、资料申请表复印内容复印总页数申请人部门审批备注：该申请表适用于复印文件、资料总页数超过10页以上人员打印文件、资料申请表打印内容打印总页数申请人部门审批备注：该申请表适用于打印文件、资料总页数超过10页以上人员复印文件、资料登记表序号公司部门姓名复印内容复印页数审批人备注附表、打印文件、资料登记表序号公司部门姓名打印内容打印页数审批人备注发送传真登记表序