文件制度123.docx

细 则名 称文件管理制度编 号秘 级第一条 目的 为使公司文件处理建立科学、合理、规范的程序，使文件处理准确、及提高文件处理的工作效率和文件的质量，特制定本办法。第二条 职责（一） 公司各部门与外界来往文件的收发由行政办统一办理。各部门文件由行政办负责文件的收发，体系文件按管理体系文件控制程序执行。（二） 行政办指定专人负责文件的核稿及收发、拆封、登记、分发、校对、监印、档案管理等事宜。（三） 各部门负责本部门文件编写、核稿、审批。第三条 文件的种类（一）公司的通用文件种类1、 请示。适用于向上级部门请求请示、批准的事项。2、 报告。适用于向上级部汇报工作、反映情况、提出建议、答复上级的询问。3、 决定。适用于对公司重要事项或重大活动做出安排、进行奖励，变更或撤销下级部门不适当的决定事项等。4、 决议。适用于经过会议讨论或议定，要求贯彻执行的事项。5、 批复。适用于上级答复下级的请示事项。6、 通告。适用于在公司范围内公布应遵守或周知的事项。7、 通知。适用于传达、批转上级、同级、不相属部门的文件；传达要求下级部门协助或需要周知或共同执行的事项；发布规章、任免聘用事项。8、 通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。9、 函。适用于对同级或不相属单位间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准。10、 会议纪要。适用于记载和表达会议重要精神及议定事项，要求与会部门共同遵守执行。（二） 公司的专用文件备忘录、意向书、协议书、合同书、契约书、各种报告、广告书、说明书、请柬、贺词、新闻稿、启事等。（三） 文件的类别1、 绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文件，财务相关报表、工艺质量标准等。2、 秘密。指次为重要并且所涉及内容不能向无关人员透露的文件，标准化管理制度、办法、岗位说明书和目标管理等。3、 机密。指不宜向公司以外人员透露内容的文件，行政管理相关制度等。4、 一般。指非机密文件。5、 传阅。指在本公司内部传阅或传达的文件。涉及国家秘密、行业秘密和企业秘密的文件应标明密级和保密期限，在公文首页左上角标明份数序号，右上角标明密级。保密期限应视文件内容而定，如“机密一年”、“绝密三个月”不等。除特殊情况外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年以上的以年计，在一年以内的以月计。涉密文件正文内容不得通过办公自动化系统流转。 第四条 文件格式要求（一） 文件格式1、 文件内容。文件格式要素应当包括：发文部门标识、发文字号、标题、主送部门、正文、附件、日期、主题词、抄送部门、印发部门、印制份数等部份。（1）眉首：由发文单位标识、秘密等级和保密期限、紧急程度组成。发文单位标识应当写单位全称或规范化简称加“文件”组成；字体应使用方正小标宋简体；联合行文，主办单位排列在前。（2） 发文号：由部门的代字、发文年度、发文顺序号组成，位于文头与界栏线上。发文字号由发文单位代字、年份和序号组成；发文单位代字用3号仿宋体字，年份和序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入,序号不编虚位；如鹿彩X字ZZZZY号，X代表部门代字，Z代表发文年度号，Y代表发文顺序号。各部门代字为：总经办总经办，人力资源部人，行政办办，生产技术中心生，营销部销，财务部财。下行文和平行文的发文字号应标识在发文机关标识之下，距红色反线上方 4mm 处居中；上行文的发文字号应居左空 1字，签发人姓名应在同一行居右空 1 字，并使用 3 号楷体字标识签发人姓名；红色反线应在发文字号之下 4 mm处，并与版心等宽；（3）收文部门：向上级的请示、报告，一般只写一个主送部门，需要同时报送另一个上级部门的用“抄报”，对同级或下级则用“抄送”。(4)标题：对文件主要内容的概括和反映，文件标题应当准确简要地概括文件的主要内容并标明公文种类，文件标题一般由事主、事由和文种三个部分组成，文件标题中除法规、规章名称或者转发文件的标题加书名号外，一般不用标点符号。公文标题应位于红色反线下空 2 行，字体使用 2 号方正小标宋简体。需回行时，应词意完整，排列对称，间距恰当。(5)正文：文件的主体部分。a主送部门指公文的主要受理部门，应当使用全称或规范化简称、统称。正文在主送部门下一行，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。b公文正文汉字应使用号仿宋-GB2312 字，阿拉伯数字和英文字母应使用 Times New Roman 字，且正文中不应有空行。c公文文字从左至右横写、横排，每页22行、每行28字。d公文如有附件，应在正文下空一行居左空 2字，并使用 3 号仿宋-GB2312 字标识“附件”，后标全角冒号和名称。有 2 个及以上附件时，应标识序号，如：“附件：1XXX”，若附件名称需多行标识，回行时应注意对齐序号后的首字；若附件名称只需一行，回行时则对齐序号。(6)发文单位：发文单位，位于正文的右下侧，应写全称或通用简称，如果使用红头文件发文，发文单位可以不署名。(7)文件日期：包括年、月、日，写在文件末尾，一般以印制日期为准，重要文件以签发日期为准。成文日期，以领导人签发的日期为准；联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。成文时间居右空 4 字，使印章上距正文 2 mm4 mm 端正压在成文时间上。(8)文件印章：加印在发文日期中间。公司文件除会议纪要以外，均应加盖公章。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。公文不应出现空白页印章，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页。 联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空 7 字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，且用同一种加盖印章方式。 两印章间互不相交或相切， 相距不超过 3 mm。当联合行文需加盖 3 个以上印章时， 应将各发文机关名称(可用简称)加盖印章顺序排列在成文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排 3 个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章下一行居右空 2字标识成文时间。(9)密级：由发文部门确定保密文件并注明密级。(10)附件：附件位于正文之后，印章之前，注明附件的序号、标题。附件名称后不加标点符号。如附件是公文，则标识为公文标题和发文字号，且公文标题不加书名号、发文字号用圆括号括入。公文所带附件应在其首页左上角第 1 行顶格用 3 号仿宋-GB2312 字标识“附件：”，有序号时标识序号。如：“附件 1：”。若附件是公文则不需标识。附件的名称和序号前后标识应一致(11)主题词：主题词由类别词+类属词+文种组成，一般不超过5个。“主题词”应使用 3 号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目应使用 3 号方正小标宋简体字；词目之间空 1 字。(12)抄送：抄送部门指除主送部门外的需要执行或知晓文件的其他部门，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位应标识在主题词下一行，左空 1 字使用 3 号仿宋-GB2312 字标识“抄送：”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送机关后标句号；若公文没有抄送，则不应标识“抄送：”。 (13)印发机关和印发时间:印发机关和印发时间应位于抄送机关之下(无抄送机关的在主题词之下)占 1 行位置，字体使用 3 号仿宋-GB2312 体。印发机关应居左空 1字，印发时间居右空 1字。印发时间应用阿拉伯数码标识。(14)打印、校对:打印和校对应置于公文最后一行，打印居左空 1字，校对居右空 1字。(15)公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，数码右左各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。(16)用纸格式：文件用纸为国际通用标准A4纸。(17)印装格式（1） 文件均采用横书横排。（2） 单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。（3） 装订可用线装、钉装、胶粘办法。（二） 文件行文原则1、 上行文原则。适用于向上级部门和各政府请示需要批准的事项、报告或汇报有关工作情况。上行文应当注明签发人，其中，“请示”应在附注中注明联系人的姓名和电话。（1） 逐级行文， 即下级行文交直接上级。（2） 多级同时行文，即下级向上级和更高上级同时行文。（3） 越级行文，遇特殊、紧急情况，或对直接上级的检举、控告。2、 下行文原则。适用于向下级部门通知有关决定事项、安排部署工作、发布有关办法和制度、通知下级部门需要落实或办理相关事项等。（1）逐级行文。（2）多级同时行文。（3）直贯到底的行文。3、 平行文原则：适用于相互没有隶属关系的平行部门之间协商或洽谈有关事项、通报有关情况。（三）注意事项1、 文件内容必须简明扼要，原则上遵循一事一文，语言措辞力求准确规范。2、 起草文件的理由包括起因以及中间交涉过程，并加以证明，附上相关资料与文件。3、 必须明确起草文件的责任者，并署上请示审批提案者姓名。4、 对请示提案文件进行修改时，修改者必须认真审阅原件。5、 可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提高行文权威性和质量。6、 减少联合行文，避免联合签审过程中时间延误和推委。7、 行文分清主次，提高行文针对性，减轻行文对象负担。8、 不轻易越级行文。第五条 文件制作流程1、 拟稿（1） 由具体承办人起草，并由部门负责人审核。（2） 对外文件一般以公司名义发红头文件。（3） 发文必须符合文件种类、格式使用规范。（a）符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合南方电网公司、云南电网公司及公司的有关规定，符合实际工作情况。如提出新的规定等，要切实可行并加以说明。 （b）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （c）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 （d）人名、地名、数字、引文正确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，用书名号括入，后引发文字号用圆括号括入。若多次引用同一公文，可在第二次及之后直接引用发文字号，且不加圆括号。发文字号中年份应用“ ”括入。（e）公文的结构层次序数， 第一层为“一、”， 第二层为“（一）”， 第三层为“1.”， 第四层为“（1）”，第五层为“”，第六层为“a”。（f）必须使用国家法定计量部门。（g）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语等必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。（h）数值范围应表示为2010-2015年、3-4月、 12日-17日、4%-6%、50万-200万人口等；有直接连接或因果关系的，应使用“”。5.6.12 拟制公文，凡涉及其他部门业务范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，经会签取得一致意见后方可行文。2、 核稿（1） 拟稿完毕后送交行政办填写“文件处理签”，送各级领导审核。（2） 审核有问题时与有关当事人沟通，统一意见后进行修改。3、 签发有关领导审核签发，明确签署意见、姓名、日期。4、 字体公司下发正式文件使用宋体四号字。各部门将需下发文件交由行政办统一编排发文字号。5、 校对（1） 急件应先行处理。（2） 保密文件由专人打印。（3） 打印后的底稿要妥善处理。（4） 校对要专人处理，以原稿为准，重要文件多人校对。6、 盖章、发文登记。在校对完毕无误、规范的文件上统一盖章后发文。7、 行政办负责文件发放并做好相关记录。第六条 发文操作流程1、 行政办根据文件性质、要求，确定阅批对象，填写“文件处理签”。2、 分发去向（1） 重要文件，由行政办主管提出初步意见，再由公司领导批示。（2） 一般文件，根据文件要求直转有关职能部门处理。（3） 参阅性文件，直接传阅。3、 发文的范围（1）凡是以行政办公室名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。（2）行政办公室下发红头文件主要用于：公布公司规章制度；转发根据公司领导精神制订的文件；公布公司体制机构变动或人事任免事项；公布公司重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关重大事项；（3）日常生产、技术、管理、工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达公司领导指示等事项，应按公司质量体系有关制度办理，经公司总经理批准后执行，除特殊情况外不使用红头文件下发。（4）各部门如会议所作的决定，一般都不应发文，不备查考，可以部门名义以会议纪要的方式进行传达。第七条 收文操作流程（一） 签收。一切外来信件、传真、文件，统一由行政办签收，填写登记在收文登记薄上，统一由行政办拆封处理。（二） 写明各部门或个人收启的分送各部门或各人，涉及公司经营事务的文件或资料，应主动送行政办登记处理。（三） 分发。需转发到各部门的文件，由行政办做好发文记录和归档。（四） 催办。分对内催办与对外催办，包括发函，派专人打电话等方式，对来文做到事事有交待，件件有着落，防止漏办、延误。（五） 结办。文件传阅完毕，已答复发文单位，有处理意见的文件，均视为结办。第八条 文件的处理（一）普通文件的处理原则1、 由部门主管负责对文件进行审阅、批办及其他必要处理，或者由其指定下属对文件进行具体处理。2、 如遇到重要或异常事项，必须及时