论企业档案信息化建设.docx

信息化建设 摘要本文阐述了企业档案信息化建设的基本内涵，分析了档案信息化建设中出现的问题，对如何加强企业 档案信息化建设提出了几点对策。近年来，随着企业发展速度加快，规模增大，企 业中的档案数量和门类也越来越多，企业要想在纷 繁复杂的档案中寻找所需要的信息，最便捷的方式 便是实现档案信息化管理。同时，由于档案需要长 期保存，但文档纸张容易因受潮、虫蚀以及火灾等灾 害而损坏，因此每年必须投入大量的经费来保证文 档的安全性。实现档案信息资源的信息化管理，不 仅能提高档案信息的储存量，还能实现文字、图表、 声音、动画等各种形式的信息同时储存，在提高企业的要求，将电子文件与纸质文件一并归档。因为尽 管电子文件已经大量产生并在日常工作中广泛应 用，但是它的法律凭证作用仍然没有取代纸质文件 的地位，在今后较长的时期内，纸质文件和电子文件 还会继续并存。确保网络安全，首先要保证机密档 案信息的安全保密，应当设置访问权限、身份识别 等；其次要保证计算机系统运行的安全，应当采取相 应的措施，如安装防火墙和实时更新的杀毒软件，并 且对归档的电子信息进行定期备份等。论 企 业 档 案 信 息 化 建 设机械工业第六设计研究院有限公司王英档案资源存储利用效率的同时，也拓宽了企业档案 工作的服务领域。因此，加强企业档案信息化建设 不仅是企业实现现代化管理的必然选择，也是企业 在日益激烈的市场竞争中立于不败之地的必由之 路。一、企业档案信息化建设的基本内涵档案信息化建设是指利用数据库技术、数据压 缩技术、高速扫描技术等手段，将纸质文件、声像文 件等传统介质文件和已归档保存的电子档案系统组 织成具有有序结构的档案信息库。主要包括五个方 面：基础设施建设，档案信息资源建设，应用系统建 设，标准规范建设和人才队伍建设。进行档案信息化建设时，必须遵循文档一体化、 归档双轨制和确保网络安全的原则。文档一体化， 要求把档案信息化建设纳入办公自动化的框架中， 并且与办公自动化融为一体，同步进行。这是档案 信息化建设的前提。归档双轨制，按照国家档案局二、企业档案信息化建设中存在的问题目前，许多企业经过多年的努力，档案信息化建 设工作取得了不同程度的进展，成效显著，但仍不能 满足经济社会和企业发展的需求，存在许多问题和 不足，主要表现在：1.认识模糊，缺乏关注由于企业对档案信息化建设认识模糊，认为档 案信息化对企业发展作用不大，故难以引起企业的 关注和重视。如一些企业领导认为档案信息化管理 不能直接给企业带来经济效益，是一项可有可无的 工作；一些企业档案人员认为把档案信息输入电脑 中，就是实现企业档案信息化管理了；还有一些企业 由于认识不到位，不能较快接受新技术、新方法的推 广与使用。因而，在企业档案信息化建设实践过程 中，常常受到人为的抵触和影响。2.企业档案信息化建设发展不平衡由于受到各种因素的影响，有些中小企业的档48机电兵船档案2014 年第 5 期 信息化建设 案信息化建设几乎是空白，甚至一些企业把档案管 理部门作为首当其冲的减员增效重点，予以裁员和 撤销，企业档案管理部门的生存和发展受到严重影 响，档案信息化建设更无从谈起。3.缺乏统筹规划、宏观指导，盲目建设现象严重由于一些企业正处于改制进程或产业结构调整 之中，尚未形成企业自身发展的战略规划，企业领导 未掌握现代企业管理方法，加之企业主管部门的统 筹规划、宏观指导跟不上，缺乏企业信息化管理的明 确目标，从而导致企业档案信息化建设无法实施。4.企业档案管理基础条件差，缺乏人才、技术、 资金、设备支撑一些企业档案管理基础条件差，加之对档案信 息化建设的可行性研究不够，没有相应的人才、技 术、资金、设备支撑，虽已建立了档案信息化管理网 络，但可供查询的档案信息资源太少，档案信息化建 设质量良莠不齐，无法实现对企业档案信息资源的 有效开发利用。5.企业档案信息管理与其它信息管理没有实现 有效衔接一些企业的信息管理系统互不衔接，生产经营 系统、办公自动化系统、档案管理系统等由多个部门 自行设计，档案信息化管理系统建设不能与企业基 础信息资源管理系统建设同步进行，导致各信息系 统之间的数据格式不能转换，无法正常提取利用，造 成整个信息系统的低效运转，各部门的信息系统也 无法与档案管理系统实现对接，企业不能有效整合 和利用信息为经营管理服务。三、加强档案信息化建设的对策1.将企业档案信息化建设纳入到企业信息化建 设之中机电兵船档案2014 年第 5 期在企业档案信息化建设过程中，我们应该认识 到，任何一个信息系统的建设都不是哪一个部门能 够独立完成的，档案信息化建设也不是档案部门所 能独立完成的，它需要企业高层领导的协调，需要企 业各部门的配合与参与，因而必须把档案信息化建 设纳入到企业信息化建设的总体规划之中，纳入到 企业相关部门的岗位职责范围内，只有这样才能使 档案信息化建设紧密结合企业生产发展的实际，最 大限度地发挥档案信息资源在企业产品研发、生产 经营等方面的作用，创造出更多效益，得到企业的重 视和支持，体现档案的价值和档案工作的重要性。 通过把档案信息化建设纳入企业信息化建设的范畴，能够统筹解决好信息化建设过程中出现的共性 问题，如：信息化建设资金投入的统一协调，计算机 和缩微设备的统一选型，应用软件的统一开发和共 享，重要开发利用项目的协作分工和合力攻关，手工 管理与现代管理的衔接以及现代化技术人才的培养 等等。2.加强企业档案基础业务建设是实现档案信息 化的前提企业档案基础业务工作因受企业经济效益、领 导档案意识以及档案管理人员自身素质的影响，档 案管理水平参差不齐。有些企业的档案管理工作多 年来一直处于封闭式管理状态，很少接受档案行政 管理部门的指导，缺乏与同行之间的交流，档案管理 工作仅以保管为目的，以案卷不丢失为原则，存在着 制度不健全、收集不齐全、分类不科学、整理不规范 等问题，档案基础业务工作质量较差。因此，必须首 先针对本企业的档案工作现状，加强档案基础业务 建设，建立规范高效的档案管理体制，使档案的收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等工作 都做到规范化、标准化、科学化管理，从而为最终实 现档案信息化打好基础，做好准备。3.加快档案信息化标准规范的制定标准规范是档案信息化建设的基础，是不可或 缺的必要条件，是档案信息化建设的法律保障。目 前，有些标准还不明确，甚至有的方面还没有制定标 准。因此，档案行政管理部门要加快档案信息化标 准规范的制定，尽快建立健全档案信息化工作制度 和标准规范体系。数字档案信息的传输、读取依赖 于计算机等设备，因而对数字档案信息的格式、标 准、软硬件环境等都有很高的要求。不管是馆藏档 案数字化还是电子文件接收，都应该坚持规范性原 则，制定相应的标准、规范、法规，按照统一的规范标 准，使电子文件的归档，传统介质档案的数字化，数 字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标 准化和规范化，避免出现各自为政、互不兼容、重复 建设等现象，使企业档案信息化建设有法可依、有章 可循，只有保证档案信息化的高效进行，才能以约束 机制的建立促进动力机制的完善。4.提高档案管理人员的素质是实现档案信息化 的关键档案信息化是一项技术性很强的工作，人才建 设是档案信息化建设的关键。企业档案部门一方面 应适应档案信息化建设的要求，对在职档案管理人49 信息化建设 浅 谈 企 业 档 案 信 息 化 建 设 规 划深圳华侨城股份有限公司薛晔摘要本文对目前企业档案信息化建设中存在的问题进行了分析，提出了企业档案信息化建设的规划建议。随着信息技术的日益发展， 企业在各项业务系统工作流程中 产生了大量的电子文件，对电子 文档的管理要求日益迫切，档案 信息化建设在档案工作发展中的 作用也更为关键。档案信息化工作是以计算 机、网络、信息技术为手段，以现 代档案管理理念为基础，以服务 企业为宗旨的新型档案工作模 式，其目标是发展档案业务，挖掘 档案价值，提高企业档案现代化 管理水平。近年来，国家先后出台了电 子文件管理暂行办法、电子公 文归档管理暂行办法等制度、办 法，要求企业按照统一管理、全程 管理、规范标准、便于利用、安全 保密的原则 ，开 拓创新 、多 措并举，以档案管理系统为平台，打造 企业数字档案室(馆)，实现档案 存储数字化、管理现代化、利用网 络化。企业档案信息化建设任重 道远，不可能一蹴而就，需要根据 企业规模、管理模式、信息化发展 的整体规划等各种情况进行综合 分析、全面规划。一、企业档案信息化建设中 存在的问题档案信息化建设一般包括基 础设施建设、档案信息资源建设、 标准规范建设、应用系统建设和 人才队伍建设等方面。目前在档 案信息化建设中存在的问题包括 以下几个方面：(一)缺乏统一标准和规范目前，企业在档案信息化建 设过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统， 而忽视档案标准规范化建设，档 案信息资源无法在业务系统中实 现系统挂接、信息联网，虽然投入 巨额资金建成档案系统平台，却 无法在企业的生产经营中真正发 挥作用。主要表现在：第一，计算 机软件开发缺乏整体规划性，软 件在通用性、实用性等方面存在 严重不足；第二，计算机及其有关 设备型号各异，设备档次参差不 齐，没有形成统一的硬件环境；第 三，档案分类编码标准不完善、不 统一；第四，缺乏统一明确的管理 性、业务性和技术性标准。以上 这些方面都制约着档案信息交流 的范围和程度，直接影响着档案 信息化建设的进程。(二)档案管理人员知识结构员进行信息技术的培训，造就一支既精通档案业务 又掌握信息技术的复合型人才队伍；另一方面应充 分考虑到企业是以获得利润最大化为目的，人力资 源成本是企业必然要考虑的一个重要问题，因而一 味要求引进信息技术、计算机技术等