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行政办公管理制度 汇 编二零零七年目录第一章 前言第二章 日常办公纪律及常规事项处理第三章 办公用品、设备管理规定第四章 计算机使用管理规定第五章 车辆管理规定第六章 文件管理制度第七章 信息档案资料管理规定第八章 印信管理规定第九章 证明函管理规定第十章 保密规定第十一章 财务报销管理规定第十二章 员工奖惩管理制度第一章 前言纪律或有秩序的行为是在竞争的环境中为了圆满达到公司的目标所必需的，亦是为了公司保护其员工未来利益所必需的。公司期望员工理解并以自律的行为无条件和负责地接受纪律为工作的必需条件。员工应把实现该期望作为己任，通过提倡纪律,强调“自律”以防止成员的偏差行为。本制度将根据实施情况与公司发展变化的需要每季度做一次修订调整； 本制度法定执行责任部门为行政管理部；本制度解释权在行政管理部。公司遵循以下行政管理原则平等： 全体成员不分民族、宗教、信仰，学历、年龄、性别、伤残、资格及职务的高低，在制度面前人人平等 互尊：懂得尊重，学会尊重，处处尊重，才会有团队的激情和信心，才会有公司团结、和谐的工作氛围和永不枯竭的力量。诚信：忠诚，实在，言行一致，是员工行为的基本准则。宽容： 不求全责备他人，但严格要求自己。体谅他人的作为，也虚心接受他人对自己的批评。自律严格要求自己，从一点一滴做起，你才会有所收获。行为和品德是人生道路的航标灯。为善：员工之间友好相处，与人为善是美德和素养。公司是全体成员快乐的大家庭。第二章 日常办公纪律及常规事项处理此办公纪律针对目前公司急需改进的状况制订，并未全面包括所有相关的办公行为纪律一、出勤、请假与加班1、员工上下班需用打卡钟打卡出入，不允许代打卡，代打一次扣款20元并按奖惩条例记过处理。2、工作时间规定 8:3012:00 13:0017:30；3、迟到一次按半日工资额进行扣除，一次以上按员工奖惩条例处理。4、总监/部门经理级可自行安排上下班时间，若不能准时到公司，应提前一天将去向告知指定下属。5、请病假提供医院证明的，2天以内不扣工资；2天以上扣除基本工资50%，无医院证明的病假按事假计；请事假按基本工资的每日工资额进行全额扣除。6、加班规定：一般员工：一般员工：部门有计划的加班安排，可选择享受调休或加班补贴，加班补贴的标准为基本工资/当月额定工作日；选择调休常规要求为当月结清，因特殊原因无法调休的可推迟调休，但不得超过一个季度 ；计划外的自行加班安排，不享受调休或加班补贴；法定节假日加班按国家规定给予补贴；假日期间的出差，不享受加班待遇。总监/部门经理级加班，只享有调休，不享有加班补贴。二、上班纪律1） 上班时间不得在电脑上玩游戏、看电影，网上聊天、播放音乐、私人电话聊天午休时间不得在电脑上玩游戏、看电影，私人电话聊天；上述行为若发生一次，按50元/次进行罚款并按奖惩条例记过处理。2）除大厅、洗手间过道、会议室、总经理办公室外，其他办公场所严格禁止吸烟。若发生按20元/次进行罚款并按奖惩条例记过处理。3）办公场所保持安静，上班时间不允许大声喧哗，讨论问题应至会议室或放低声音，不允许以此为由影响别人工作。4）上班时间不允许串岗，聚众聊天、吃东西。5）到其他部门或岗位联系工作，应简短扼要，办完事应立即离开。注： 多部门同办公室的按部门管理6）上班会客外来访客需由前台行政秘书负责引见/电话通知被访人员，由被访人员决定是否接待/迎接；上班时间不允许接待私人访客。三、文明礼貌卫生须知1、应答电话要礼貌用语外线电话说：您好，天腾公司；内部电话说：您好 我是XX如是客户询问产品应请对方留言，正确记下对方的姓名和电话号码、来电日期和时间，并通知相关部门，不要只告诉对方重拨某个号码。如自己离开办公桌，要告诉秘书或同事，或在桌上留言，讲明去何处及估计何时回来。2、员工在上班时应注重着装，待人谦恭有礼，用语文明。3、工作场所清洁1）员工负责自己办公区域的清洁。2）公司清洁工负责公共场所的清洁，每天上午、下午各清洁一次。3）清洁工离开后各部门的清洁由部门负责，必须保持清洁状态。4）不随地乱丢烟蒂、果壳及随地吐痰。四、常规办公事项须知1、会议室的使用1）欲使用会议室的部门，提前在前台登记，按先登记先使用的原则处理。2）遇有同时使用情况时，双方可通过协商办理。2） 临时使用通过前台协调处理。2、办公名片管理1）公司办公名片由企划部负责设计、联系制作；2）需要印制名片的员工向部门主管提出申请经同意后交前台安排制作；3）按照办公用品管理方式领用。3、办公文印管理1）至前台复印、打印均需登记，用完后立即取走文件，不许留置；2）至办公室盖章必须部门主管批准并登记；3） 传真接受和发送文件应登记；前台收到的传真应立即递交相关人员，其他传真机收到文件同样处理。接受传真部门或人员应要求对方注明接受人。五、上下班安全、用电检查1）每天下班后员工负责检查自己工作场所，关闭使用的电器、收好工具。2）本部门经理负责检查部门办公场所的安全。3）行政秘书负责关闭所有公共场所的电器，如有员工加班，需与加班员工做交接，由加班员工负责。4）空调使用规定：夏天气象预报最高达到32摄氏度以上开启，设置温度为24度；冬天气象预报最低温 2 摄氏度以下开启， 设置温度为16度； 第三章 办公用品、设备的管理规定一、 办公用品1、办公用品由公司行政部门统筹、负责采购、保管。2、申购方式员工因工作需要常用办公用品至办公用品仓库申领；常用办公用品仓库每月申购二次，将申购单交行政办公室批准；无备货之非常用办公用品由使用部门提出申请交行政办公室批准；3、采购方式非常用的办公用品采购前应进行询价；价格变动敏感的常用办公用品每季度应询价一次调整；经批准的申购单由行政部门安排采购；每季度仓库应向行政部门报告询价调价状况。4、领用方式常用办公用品须办理领用手续；非常用办公用品办理领用手续并登记员工工具卡；在领取新的非消耗性办公用品时，必须以旧换新；仓库每月报告各部门办公用品的消耗情况。5、员工手册在册物品在员工离职时需交还公司。6、员工手册在册物品遗失的，员工需负责赔偿损失。附：办公用品分类目录（非消耗性、常用、非常用、应登卡等类） 办公用品/设备请购单二、设备1、设备由公司行政部门统筹/负责采购、登记，使用部门/公用设备由指定责任人负责保管。2、申购方式部门/员工因工作需要增添设备应向行政部门提出申请批准立项:申请理由、性能、基本价位、希望时间等信息使用的职能部门/委托相关部门询价、评估；确定资金预算进入核准程序：不核准预算：1）项目成本过高需调整项目 2）预算价格不准重新进入询价、评估；核准预算进入资金计划；由行政部门根据资金状况安排顺序；资金批准进入采购程序3、采购方式经批准的申购单由行政/委托其他部门采购；4、领用保管方式行政部门秘书负责对设备办理登记、入库、领用手续；设备由使用部门的主管/指定保管责任人领用并负责保养维护；设备更换保管责任人或存放场地要及时通知行政秘书进行变更；行政秘书每季度报告在册设备情况行政部门主管不定期抽查在册设备的使用保管状况；对不符合记录状况，设备使用保管不当的情形按奖惩条例办理。附：办公用品/设备请购单 在册设备明细帐第四章 计算机使用管理规定1、 公司计算机使用责任1） 公司的计算机设备做到专人管理、专人使用，部门公用的计算机由本部门员工使用，未经使用者许可其它员工不得使用。 2）专人使用的计算机管理责任人是使用人 3）部门公用计算机管理责任人是部门主管4）计算机使用者应保持设备及其所在环境的清洁，做好防尘、防湿、通风等，每周对电脑机箱、键盘、鼠标等做清理工作。下班时，务必关机切断计算机及外部设备的电源。5）公司分配给员工的电脑， 包括电脑上安装的系统和各种办公应用软件属于公司财产。员工因私人使用造成电脑的软件和硬件的损坏，员工应负责赔偿。6）因使用、保管不当而造成计算机损坏或经常出现故障等情况处理：损害需赔偿；多次反复因上述问题出现故障要求维护的按维护成本赔偿。2、未经网络管理员许可，下述为违纪行为：1）使用者随意拆装、移动计算机设备及外部设备（例如打印机、扫描仪等）；2）使用者擅自增加或删除计算机系统上所安装的应用软件和数据资料；3）私人的光盘、软盘在公司的计算机设备上使用；4）下载软件/程序；网络管理员定期进行硬盘清理，删除不必要的文件网管在检查电脑时发现上述现象必须立即向部门主管及行政部门主管同时提出报告。3、使用纪律1）员工不得用公司的网络浏览与工作无关的网站，以免造成公司网络的速度下降，病毒侵袭、网络瘫痪。2）不要用公司给每个员工提供的电子邮件信箱发送和接收与工作无关的信件，不要随意打开或下载文件，以减少公司网络被病毒和黑客攻击的机率以及个人电脑发生故障。3）使用者必须妥善保管好计算机的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。4）计算机内的数据资料均按照保密制度的要求进行管理。未经许可，严禁越权复制、私自复制；5） 于管理不当而造成的数据材料外泄，按照保密合同相关规定执行。6）需要交换文件数据时，应严格按照公司规定存储在网络（WORK100）上相应的位置上，并及时接受清除。网络管理员每日上午将清理一次，未做接受的不予保存。7）上班时间在网络上搜索资料注意不能同时打开多个页面以合理利用通路资源，避免堵塞，提高上网速度上述各项，如有违反，按公司奖惩制度处理。第五章 车辆管理规定一 、为了加强公司行车管理，确保行车安全，提高办事效率，节约用车成本，特制定本办法。二、车辆使用范围1、联系、办理业务需要。2、接送公司客户。3、其他紧急和特殊用车。4、个人用车。三、车辆使用程序1、车辆使用实行派车登记制度，不论是公司自有车、外租车均实行登记派车制度。2、公司自备车使用须提前填写用车申请记录单，经部门经理批准后，至前台登记，原则上按先后顺序安排，遇有同时使用情况时，双方可通过协商办理。临时使用通过前台协调处理。3、公司员工用自备车临时为公司公务驾车者事先经双方沟通再填写用车记录单同时必须至前台登记。4、因公务需外租车辆事先经双方沟通再填写用车记录单同时必须至前台登记。5、驾驶员按派车记录注明的行车路线和目的地行车并如实填写用车实际记录，经申请用车人签署后交前台。6、生产采购专用车辆由生产部负责按照上述规定原则管理：车辆使用需填写行车日志。四、 用车费用管理1、用车费用标准1）员工自备车/固定外租车报销标准：按里程计（包括汽油费，其他费用按实际）：普通桑塔纳（低档车） 市外0.8元/公里，市内1.2元/公里；其他车辆（中、高挡车）市外1.10 1.3元/公里，市内1.30-1.60元公里；按包车计（其他费用无）：市内半天150元，全天300元注：凭可入帐发票报销 2）报销必备附件 员工用自备车临时为公司驾车者按用车记录单里程报销费用；采购专用车辆费用申请报销时必须附有行车日志；公司自备车/外租车使用费用报销时必须附有用车记录单；其他按财务报销规定手续。五、车辆使用内部核算管理 凡符合公司规定用途的用车均实行有偿使用制公司自备车辆使用费中、（高挡车）按照1.8元/公里计入各部门运作成本 （低档车）： 1.3元/公里；其他租车/借车按照实际发生费用入帐；由前台做记录，按月结出用车费用；驾驶员管理1、坚持行车安全检查，行车前检查车辆，发现问题及时排除，确保车辆运行。2、安全驾驶，正确执行驾驶操作规程，听从交通管理人员的指挥，行车时集中精力驾驶。 3、出车回来后，填写行车记录，车辆用毕后，车辆停泊在指定位置，锁好方向盘、门窗等。 4、驾驶员因违反交通法规造成的罚款、伤害、损失责任由驾驶员负责；5、严禁酒后驾车。驾驶员酒后驾车按100元/次扣当月工资，酒后驾车肇事，驾驶员承担全部责任；6、驾驶员必须严格遵守车辆使用和管理办法；7、做好车辆的维护、保养工作，保持车辆常年整洁和车况良好。 8、认真填写车辆档案资料，对车辆事故、违章、损坏等异常情况及时汇报，写好情况汇报。对车辆运行里程和耗油情况进行统计分析，提出报告和降低成本的建议。 注：驾驶员包括专职与非专职的驾车人 附表： #公司派车记录单第六章 文件管理制度第一节 总则一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。二、公司文件是传达方针政策，发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为公司发展服务。三、公司全体员工都应发扬实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率。四、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。公司行文文件由行政管理部统一发放、传递、用印、保管和立卷归档；部门文件由部门统一发放、传递、用印、保管和立卷归档，第二节 文件分类一、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。二、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。三、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。四、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。五、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。六、批复。答复请示事项用“批复”。七、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。八、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 第三节 文件格式一、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。二、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。三、发文字号包括代号、年号、顺序号。四、公司发文代号分为二种： 。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。“ 用于公司的对内对外发文，由行政管理部统一编号；“#发”用于各部门的对内对外发文，文件由发文部门自行编号，行政管理部统一认定。五、文件必须盖章或签字。六、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。七、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。八、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。九、发文单位必须注明全称。十、多页文件应标明页码。十一、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。十二、文件纸一般使用A4型。十三、套红：重大决定、重要规定、人事任免、重要奖惩用套红公文。第四节 收文一、收文一律使用 。二、外单位来文均由行政管理部指定专人收文，由行政管理部统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。三、公司内部文件由收文部门登记，根据文件属性及时分送相关人员办理。第五节 办文一、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。二、公司办文由行政管理部统一安排；部门间办文由部门安排，包括文件的分送、传递和催办。三、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。四、严格按照时限要求完成。五、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。六、文件办理完毕后，公司文件统一交由行政管理部指定专人保管、立卷归档：部门文件由部门指定专人保管、立卷归档第六节 发文一、发文一律使用 公司发文稿纸。二、发文程序如下：公司发文：拟稿人部门经理核准总经理核准 行政管理部统一编号打印盖章（签字）发文备案；部门对外发文：拟稿人部门经理核准总经理核准 行政管理部统一编号打印盖章（签字）发文备案；部门对内行文：拟稿人部门经理核准部门统一编号打印盖章（签字）发文备案；第七节 其他一、时限要求：1、特急：限个工作时内完成。2、急：限个工作时内完成。3、平：限个工作时内完成。二、文件的保密要求：1、绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存。2、机密文件：阅后应立即保存文件柜内。3、秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。三、文件立卷归档按照信息档案管理制度执行。第七章 信息档案资料管理制度档案资料是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案资料管理工作。第一节 档案资料范围一、公司档案资料资料分类1、公司行政法律文档资料：1）公司设立、变更的申请、审批、以及终止、解散后清算等方面的文件材料；2）公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料；3）各种行政组织方面的文件材料；4）各种合同、制度、证件 2、公司财务文档资料1）财务、会计管理方面的政策文件资料；2）财务收支凭证、帐务凭证、帐册报表；3）内部费用管理凭证、报表；4）财务管理制度3、人力资源管理文档资料1）劳动工资/人事管理方面的政策、报表、文件；2）员工人事管理资料、证件；3）员工个人绩效管理资料；4）员工劳动管理资料；5）员工培训资料；6）人力资源管理制度。4、生产及生产管理方面的文档资料 1）产品生产、能量消耗、安全生产、质量管理方面的文件资料；2）生产技术管理方面的文件资料；3）仪器、设备方面的文件材料；4）基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料；5）物资采购、价格、储存等信息管理资料；6）物资流动凭证与帐册7）物资管理制度/生产管理制度5、科研、技术、专利管理文档资料 1）科研技术信息、资料； 2）产品研制信息资料； 3）专利申请、评估资料。 4）技术管理制度6、市场信息、情报方面的文档资料资料 1）市场资讯信息资料； 2）竞争对手的信息资料；3）市场调查信息资料；4）市场推广策划方面文案资料；5）设计类素材、参考书籍资料；6）广告资料；7）其他具有利用和保存价值的信息资料。7、营销管理文档资料 1）营销前期资料；2）营销合同； 3）合同执行过程记录； 4）合同结束过程记录； 5）售后服务记录。二、档案资料形式与载体 1、决定、条例、规章制度、重要通知等法规性文件；2、会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、各种方案；3、签定的各类合同、设计方案、标书；4、订阅的报刊、杂志、图书、光盘；5、拍摄和录音档案资料资料：原版底片、文字说明、唱片、录音带、录像带；6、管理过程中使用的各种表单、报告、记录；7、政府及各相关部门提供的政策文件；8、产品研制的技术资料、图纸、方案、说明、报告。包括文本文件、实物、光盘刻录文档资料、电子文档资料第二节 机要档案资料一、机要档案资料按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。二、划分标准：1、绝密档案资料包括：公司经营发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同、产品设计技术资料、重要物资采购信息资料。2、机密档案资料包括：1）财务资料；2）金额在100万元以上的合同；3）公司经营情况；4）薪资性档案资料、劳动合同；5）技术资料；3、秘密档案资料包括：1）重要项目资料；2）项目合同协议；3）公司重要会议纪要；4）金额在10-100万元的合同；5）重要项目信息；6）公司收集整理的素材；7）人事档案资料；8）公司登记信息第三节 档案资料整理装订编号一、档案资料编号分类原则1、 文档资料形式、载体编码（英文字母）：文本、电子（在电脑内）、光盘、实物；2、 文挡分类编码（英文字母）：财务、人事、技术、行政、营销等；3、 文挡期间编码（数字）：年份；4、 文挡顺序：月份；5、 以下由部门自行依据档案资料内容编码；6、 档案资料编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。二、文挡装订1、 以左方装订为原则，右上角标明档案资料编码；2、 文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。3、 合订文档资料封面有目录表；4、 电子文档资料应做好电子目录及重要备份；5、 光盘应做好编号标识，做好包装存放，编制好目录；6、 机要档案资料须在档案资料编号后注明：绝密、机密、秘密。第四节 保管部门及保管责任一、财务专项机要档案资料由财务会计部负责按会计制度规定整理装订存档保管。二、人事专项机要档案资料由人力资源部负责按本制度规定整理装订存档保管。三、股东会、董事会、监事会、合同资料由行政管理部按本制度规定整理装订存档保管。四、其他档案资料均由部门负责按本制度规定整理装订存档，按规定时间与要求移交行政管理部保管；五、不需移交的文档及未到移交日的文档由部门编制档案清单，每季交行政管理部备档；行政管理部定期核对文档。第五节 档案资料移交一、公司各类证照、批文在颁发之日起移交行政管理部。二、公司章程，股东会、董事会、监事会会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交行政管理部。三、合同协议应在签订之日移交行政管理部。四、财务档案资料、人事档案资料由部门自行立卷、归档、管理。五、其余档案资料每年移交一次，时间为每年的月。六、档案资料移交须填写档案资料移交清册（附表2）。七、档案资料移交清册一式三份，移交双方各一份，行政管理部留存一份。第六节 保存期限档案资料保存期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按照下列规定办理：一、永久保存：1、公司章程；2、股东名簿；3、股东会、董事会、监事会会议纪要；4、公司证照；5、各级批文；6、印鉴；7、公司年度经营计划；8、公司年度经营总结；9、年度财务报表；10、技术资料；11、不动产所有权状及其他债权凭证；12、人事资料；13、大型活动图片、音像资料；14、其他核定须永久保存的档案资料。二、十五年保存：1、会计凭证；2、其他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案资料的保存期限按国家相关规定执行)三、五年保存：1、期满或解除的合同协议；2、完结后的项目方案；3、其他经核定须保存五年的档案资料。四、一年保存：1、部门工作计划及工作总结；2、完结后的部门请求报告；3、完结后无长期保存必要文书。五、公司规章制度由行政管理部永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。第七节 档案资料调阅一、因工作需要调阅档案资料时，按以下办理手续：1、调阅部门内文档：一般资料，由资料保管人决定；部门内机要资料有部门经理批准；机密级以上资料由总经理批准2、调阅部门间文档资料：普通文档填写登记表部门经理批准调阅；机要资料填写档案资料调阅申请单（附表3），并经行政管理部核准后方可调阅；绝密级以上资料经总经理核准。3、调阅档案室文档资料：普通文档填写登记册调阅；机要资料须填写档案资料调阅申请单（附表3），并经行政管理部核准后方可调阅；绝密级以上资料经总经理核准。4、文档使用分为：调阅：阅读、查看复制：复印、电子文档拷贝外借：原件借出办事上述不同用途核准手续不同，见附件。二、调档人必须是档案资料调阅申请单里注明的查阅人。三、档案资料调阅申请单由档案资料管理人员留存备查。四、档案资料借阅时间最长不超过8个工作时。五、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。第八节 档案资料销毁一、超过保存期，且无保存价值的档案资料应销毁。二、需销毁的档案资料由保管部门填报档案资料销毁申请表（附表4），经相应核准人核准后方可销毁。三、部门内部档案资料由部门经理核准销毁；机要档案资料由总经理核准销毁；其余档案资料由行政管理部经理核准销毁。四、销毁档案资料须两人以上人员共同完成，行政管理部指定专人监督销毁，并填写档案资料销毁登记表（附表5）。五、档案资料销毁每年进行一次，即每年的月。六、档案资料销毁申请表、档案资料销毁登记表各一式二份，申请部门一份，行政管理部一份。第九节 文档资料分类、定级、保管、移交、调阅等诸事项的标准见文档管理目录及授权标准 第七章 印信管理规定 根据公司不同业务的工作需要，公司印章有不同的使用范围。为保证公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定印信管理制度。第一节 印信的种类和使用规定一、印信分类1、印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指定业务专用的公司印章。2、名章印鉴：刻有总经理签名的印章，一般为特定用途。3、部门章：刻有公司部门名称的印章。4、职衔签字章：刻有经理/总经理职衔及签名的印信（可用签名代替）。5、其他功能章：刻有特殊事项完成的印章二、印信的使用规定1、对公司经营权有重大关连、涉及政策性问题或以公司名义对政府行政、税务、金融等机构以公司名义的行文，盖总经理职衔签字章、公司印章。2、以公司名义对外核发的证明文件，及各类规章典范的核决等由总经理署名的，盖总经理职衔签字章、公司印章。不署名的盖公司印章。3、以公司名义与各方厂商、客户签定的合同、协议、意向书等盖公司印章、经办人职衔签字章。4、以部门名义于授权范围内对厂商、客户及内部规章典范的核决行文由经理署名者，盖部门章、经理职衔签字章。5、各部门于经办业务的权责范围内及对于公民营事业、民间机构、个人的行文以及收发文件时，盖部门章。6、完成特殊事项：如验收入库、图书登记、公文邮件收发等盖该项功能完成章。7、财务事项盖财务印鉴、名章印鉴。第二节 印信的监印及盖用 一、印章监印1、总经理名章印鉴由总经理核定本公司的监印人员。2、总经理职衔签字章由总经理核定监印人员。3、公司印章由行政管理部主管为监印人员。3、经理职衔签字章及部门章由经理指定监印人员。4、功能章由功能执行人为监印人员二、 印信盖用1、需用印时，经办人应先填写用印申请表，经审核职能主管核准后，连同经审核的文件文稿等交监印人用印。1、 监印人除于文件、文稿上用印外，并应于用印申请表上上加盖用印样式。第三节 印信制作与管理一、印章刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由行政管理部统一办理。印章刻好后由行政管理部办理印章登记手续，填写印章管理登记表（附表1），备案并留好印章样图。二、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权部门在行政管理部签字领取印章，指定专人保管。三、各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。四、各种印信由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。五、公司印章原则不允许携带外出，如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用申请，并经总经理批准签字后方可借走，借用时须填写印章管理登记簿，并必须两人以上一起办理借用手续，在登记部上签字。原则上借出的印章当天归还，不得延误。印章外借期间的使用由部门负责人全权负责。六、监印人对未经判行文件，不得擅自用印，违者受处。七、印信遗失时除立即向上级报备外，并应依法公告作废。八、当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写“印章管理登记簿”。九、公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见附表，附表包括以下内容：序号 印章名称 使用范围保管部门使用审批人使用规定备注第八章 证照管理制度一、公司证照由行政管理部指定专人统一管理。二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、经营许可证等等。三、证照的使用包括借用、复印等。四、证照使用必须填写证照使用申请单。五、证照借用程序：借用人申请部门负责人复核行政管理部核准办理借用手续归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。六、证照复印程序：借用人申请部门负责人复核行政管理部核准办理复印手续归还如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。七、如需使用原件，则须总经理核准。八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。 第九章 证明函管理制度一、证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书、其他证明等。二、公司证明函由行政管理部指定专人统一管理。三、使用证明函必须填写证明函使用登记表，经部门经理核准后方可。四、法定代表人证明书、授权委托书须经总经理核准。五、严禁开出空白证明函或外借证明函。六、证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还行政管理部。第十章 保密制度 为保障公司的合法权益不受到侵犯，维护公司正常经营管理秩序，特制定本制度1、公司密级设定：绝密：一旦泄密会使公司利益遭受特别严重的损害；调阅批准级别总经理机密:一旦泄密会使公司利益遭受严重的损害 调阅批准级行政管理部经理秘密：一旦泄密会使公司利益遭受较大的损害 ； 部门内调阅批准级部门经理 部门间调阅批准级行政管理部经理内部资料:一旦泄密会使公司利益遭受一般损害；调阅批准级部门经理； 公开资料:制作和保管人 2、密级设定及调阅权限说明 1）目录设定中享有调阅权限指可以直接要求调阅该信息而不需要经批准；2）未享有调阅权限但因工作需要必须获取的信息的按密级标准申请批准；3）技术部内部资料交流必须事先通过部门经理批准；4）在目录中未特别指定权限的密件制作或保管人只享有制作和保管权限。3、信息保密等级确立：1）行政管理部划分确立各类文件资料及信息、档案文件（包括电子文档）产品或材料的密级报公司领导批准；2）生产计划部划分确立各类产品或材料的密级报公司领导批准； 3）技术部划分确立各类产品或材料的密级报公司领导批准；4）后续新增资料有必要定级的，由文件产生部门提出定级标准，并报请公司领导批准，确立后在文件右上角注明；凡确立为保密材料（包括物资）的电子文档与文本文档同级别管理。3、密级变更及解密：1）因工作需要或环境变化，需要变更密级的，由原产生秘密件部门或行政主管提出申请，交公司领导批准变更，或由公司领导直接变更。2）对尚在保密期的文件事项,因工作需要或环境变化,需公开但不损害公司利益的,由原产生部门或行政部门主管提出申请,交公司领导批准解密,或由公司领导直接解密。 3）保密期满，除要求继续保密事项外，自行解密。4、保密管理1）各部门落实专人负责保管保密材料（包括物资），各岗位产生的或使用的保密材料（包括物资）本岗位即保密责任人。2）部门对自己部门的保密材料（包括物资）须专人专门登记入册，定期清查，防止丢失和错漏。3）按划定的传阅/接触保密材料（包括物资）范围保管和应用保密资料，不得自行扩大。利用公司内网传输文件应严格注意密级的控制。一旦泄密原密件保管人承担全部责任 4）保密材料（包括物资）不得私自复制，复印件视同原件管理，复制过程中的废件立即销毁。5)保密材料（包括物资）严格按指定份数打印，不得擅自多印多留。打印/试制过程中形成的废页、废件应及时销毁或破坏，重要文件必须使用碎纸机。 6)外出携带保密材料（包括物资），要经领导批准。7)利用公司内网打印文件或做其他文件处理时要严格注意保密与善后。5、保密纪律1）不该说的话，不要说；2）不该问的事，不要问； 3）不该看的文件，不要看； 4）不该记（摄、录）的事，不要记（摄、录） 5）不得擅自携带密件外出； 6）不得在公共场合谈论公司秘密； 7）不得在私人通信中涉及公司秘密； 8）不在不利于保密的地方放置密件； 9）不的随便丢弃密件，销毁密件要彻底；10）不得利用公司电话、明码电报、以及邮局办理秘密事项；11）发现泄密及时报告，采取补救措施，避免或减轻损害；12）当客人问及公司秘密，应予以婉拒、避谈。13）部门泄密部门经理为责任人。违反保密纪律而泄密不论是否立即产生损害均按照奖惩条例记过处理附件：公司密级表第十一章 财务报销管理规定一、 报销基本规定1、报销时间 公司规定每周二为审核、批准日，每周三为出纳报销日；2、报销流程报销人持预算批准报告，票据表单粘贴填写清楚后持报销单据经财务出纳审核报销人直接主管审核行政审核（营销副总审核）总经理审核签字完毕报销人持单据向财务报销3、报销单据要求所有报销原始凭据必须符合国家发票管理制度及会计管理制度原始单据填制规定填制: 1)填写完整、字迹清楚； 2)大小写完整清晰； 3)具台头落款、合法印章； 4)业务内容与发票内容一致； 5)规定复写必须复写，凡有涂改之原始凭证一律无效； 6）白条不允许报销4、所有报销凭证,必须规范粘贴填写: 1)左上角(对齐直角)粘贴在请款报销凭证之后,凭证粘死部分不要太多,以免复核不便。 2)报销凭证必须字迹清晰,各项目填写完整。 3)大小写填写完整,不许涂改，如不相符,从低报支。 4)各授权签署人签署完整。 5)本制度规定之所有附件附呈完整。不符上述要求之报销凭证,行政部、出纳均有权不予受理。二、签字职责报销人签字：确认费用支出明细财务：检查表单粘贴是否合理、合法、数据是否正确、粘贴是否规范直接主管：检查特殊支出情况行政：检查是否符合报销标准，记录财务支出（营销总监）：确认特殊支出情况（无票据、非常规项目）是否符合要求三、报销标准1、出差住宿标准副总： 300元以内总监/部门经理级： 200元以内主管级： 150元以内一般营销人员/技术人员： 120元以内一般管理人员： 100元以内施工人员： 在80元控制范围内视当地情况定业务人员：参照一般营销人员 特殊情况需要超过标准，由上一级主管批准此标准的执行按以下方式进行：1）一般出差前，由文秘进行目的地的房间预订，出差人员按文秘预订的酒店入住，并按文秘谈妥的价格支付房费，开具住宿费，费用报销时，文秘出具酒店预订价格表给财务，进行申核确认。2）特殊出差任务，无法在事先进行房间预订的，则在指定的费用控制范围内，自行由出差人入住，并开具实际票额（必须有单价、天数），进行报销。3）同性别二人出差，住宿标准则按最高职务的人员标准而定，不允许累计。4）入住宾馆市话费、上网费需另外计费的，则按实际支出进行报销，长途电话不给予报销。2、差旅补贴营销中心30元/人，或按实际的餐饮支出进行报销，但报销总额仍不得超出30元/人/天的标准；其他部门经理/主管参照营销中心；施工人员：旅途按餐车供应最低标准补贴中晚餐，最高不得超过30元；到达目的地后按实际开支列明清单报销，最高不得超过15元；其他因工程问题出差的一般员工/技术人员参照施工人员；业务员10元/天3、交通标准1）一般出差，以汽车和火车为主。火车车程在5小时内，提供普通座位票，夜间乘车（19：00以后）超出5小时，购买硬卧票，若因特殊情况不购买硬卧票，则按卧铺票的70%价格扣除硬座价格为不买卧铺补贴。2）总监/部门经理级出差，跨省可选择飞机出行，但事先应获上级主管批准。3）一般人员出差，若工作确需或飞机，营销中心由营销副总审批后执行，其他部门由总经理批准。一般不允许乘坐软卧，因出现特别情况需经总经理（营销中心由营销副总）批准。4）出差外地市内交通营销中心根据当地提供的交通工具进行报销，报销额度不得超出50元/天的标准（每张票据后应附乘座办事的目的说明）。若两位以上员工到同一地点出差，交通补贴不允许直接按人数累计，如确实分头办事的应附清单加以说明（见附件）其他部门按杭州市内交通规定处理出差事先均应获得上级主管的批准：出差计划、费用预算计划；批准书交财务审核费用标准后方可预先借支或办理报销 5）本地市内交通费因公司报销工交月票，因此市内交通只允许乘坐公交车（工交月票不够可用票据报销）。总监/部门经理级外出办事允许酌情乘坐出租车。员工因特殊情况外出办事根据需要乘坐出租车，在费用报销时需特别说明,特殊理由如下：1） 携带较重或较大体积的物品；2） 交通不便，没有公交车可以到达，或需要转车两次以上；3） 时间特别紧急，乘坐公交车确定无法完成任务；4） 身体状况不好，又确实需要外出办事。5）从 或外地回 出发和到达时间在早6：30分之前，晚9：30分之后的允许乘坐出租车（加班照此办理）。4、招待费涉及公司业务招待费用，按以下标准实行：业务招待费实行事先审批制，包括书面报批、口头报批两种形式；1）营销中心非总监级员工涉及业务招待费用，需向上级报批；单次费用在50元/人均 单次200元以下的，部门总监直接审批即可；超出50元/人单次200元以上，需再向营销副总请示后执行；2）总监级员工涉及业务招待费用，70元/人均 单次300元以下有自主决定权，70元/人均；单次300元以上向营销副总请示后执行；3）其他部门如因业务需要，需进行应酬方面费用开支经总经理批准执行，执行标准：一般业务往来之客户均应在公司用工作餐；较重要的客户可在外招待,标准掌握在3050 元/人。注：视人数多少，2-3人可偏高 特殊的重要客户如可能超标,应事先将原因在申请单上填写清楚。4）注意事项业务招待费用申请/报销应写明时间、地点、客户名称、人次等相关事项。应酬招待费用由参与员工中职位最高的人员提出报销。如遇临时决定之应酬 ，均应事先口头向上级请示, 事后报销时写明时间、地点、客户名称、人次等相关事项。5、通讯费：1）出差通信费补贴（有固定补贴除外）控制在两种办法：A、凭通话记录实报实销；B、固定在每天 8 元 ，预计出差超过100元以上的通话费用应购买当地的通话卡解决；C、工程出差通讯费用按组计算，8元/天/组。2）通讯补贴标准总监/部门经理级120200元销售经理/主管 100150元企划主管/销售人员100元营销文秘 20元业务出差所涉及的电话费不再另补；上述人员需根据实际情况申请；其他不在上述范围人员如有特别情形可申请参照；集体行为，如展会活动/大型工程等之类，可通过购买当地电话卡等方式解决高额电话费问题，所购买的电话卡等费用，经总经理（营销中心由副总）审批，可给予报销。业务特别繁忙通信费用超支时可经总经理（营销中心由副总）特别审批，给予报销。通讯补贴需提供正式票据报销，并扣除10%所得税。上述标准由行政管理部负责解释，以解释为准 第十二章 员工奖惩管理制度该制度执行中有以下说明：1)处罚的责任人是上级主管，如上级主管不加以处理，则其本身接受处理；2）一件事情的发生由多人导致或涉及部门整体，而部门主管不能加以区分处理提出办法的则处罚部门主管。3）部门主管暂时不确定的部门发生问题，则由行政管理部处理。（一） 员工激励条例1、符合以下各项之一时，经评审给予表彰遵守员工行为准则，认真履行三准则。遵纪守规，模范带头。事事以集体利益为重。遵循本人岗位职责要求，努力作好工作成绩优秀。2、 符合以下各项之一时，经评审给予物质奖励或旅游休养提出合理化建议得到采纳并取得经济效益。见义勇为，防止灾难的发生。设计开发新产品取得显著经济效益。采