11、档案管理制度.doc

档案管理制度第一章 总 则第一条 为了加强公司档案管理、收集和整理工作，有效地保护和利用档案，更好为企业经营活动和提高经济效益服务，特制定本规定。第二条 档案是指记述和反映本公司在旅游、销售等各项服务、销售和经营管理中形成的对社会、企业具有保存价值的各种载体和载体的历史记录。第三条 档案管理采用统一领导、分级管理的原则，实行综合档案室领导下的分级管理制。即职能部门均设兼职档案人员，统一收集本部门产生的文件资料，并负责整理、保管。每年度统一按规定时间和归档要求向综合档案室汇交。届时亦按公司档案管理的有关规定，定期向公司综合管理室移交，业务上接受综合档案室的统一领导。第四条 全公司员工都有保护档案的义务。第二章 档案管理机构和职责第五条 各部门设综合档案室，负责本公司的档案管理工作。主要任务是： 1. 根据本公司实际情况，围绕方针目标，制定档案管理制度和工作计划。2. 按有关部门形成的文件材料办理分类、编目、整理、组卷、保管及鉴定、统计、销毁业务。3. 建立必要的检索工具，编制参考资料，积极提供利用。4. 参加工程交工验收及设备仪器的开箱验收等工作。5. 向上级档案部门办理档案的移交。6. 对公司各部门的档案业务进行督促检查和指导。7. 严格执行保密制度，不失密、不泄密。第六条 各部门兼职档案员职责：1. 熟悉本部门归档范围，协助归档负责人做好本部门档案的收集、整理、立卷工作，按归档手续向档案室移交，部门档案员还要做好保管工作。2. 负责本部门档案材料的装册、登记、借阅工作。3. 严格执行保密制度，认真执行各项档案管理制度。4. 参加和办理档案管理的各项业务活动。第三章 文件材料的形成与归档内容第七条 行政管理类：1. 普通教育、中等专业教育、高等教育、职业教育、职工在职培训教育等工作中形成的文件资料。2. 防病治病、卫生监督与管理、工作中形成的文件资料。3. 公司对活动中形成的文件资料。4. 公司后勤服务性工作、职工福利等活动中形成的文件资料。5. 公司其他行政管理工作中形成的文件资料。第八条 经营管理类：1. 企业改革、经营策略等企业政策性决策工作内、中、后形成的文件资料。2. 企业发展规划、年度计划、企业全面计划管理等工作中形成的文件资料。3. 各种综合性或专业统计报表和综合性统计分析工作中形成的文件资料。4. 物资管理、定购合同协议、物资流通、仓库管理等工作中形成的文件资料。5. 客情、一楼销售、二楼销售、旅游商品销售工作中形成的文件资料。6. 市场分析预测、用户调查等工作中形成的文件资料。7. 企业管理工作（如企业升级工作、企业督察等）中形成的文件资料。8. 其他经营管理中综合事务性工作中形成的文件资料。第九条 基本建设类：项目工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优等全过程中形成的档案。第十条 设备仪器类：设备计划选型购置、安装调试、维护修理、报废和设备管理等全过程形成的文件资料。第十一条 安全保卫类：1. 法纪检查、法律诉讼、司法工作等活动中形成的文件资料。2. 政纪检查、来信来访、案件审理等工作中形成的文件资料。3. 消防、交通管理、刑事案件等工作中形成的文件资料。第十二条 财务管理类：1. 成本核算和资金流通中形成的文件资料。2. 会计凭证、会计报表、会计帐簿等升级工作中形成的文件资料。3. 财务管理规章和其他综合性文件资料。第十三条 人事劳资类：1. 机构设置、人员编制方面的资料。2. 机构设置、干部政策、干部任免、调配、奖惩、老干部管理等工作中形成的文件资料。3. 劳动定员、劳动定额、劳务就业、劳动调配、劳动工资等工作中形成的文件资料。4. 人事劳资管理工作中其他综合性工作形成的文件资料。第十四条 声像机读类：公司重大活动中形成的录音、录像、照片（底片）、磁带、光碟磁盘等资料。第十五条 综合实物类：1. 名人字画、珍贵工艺、奖品礼物等。2. 归档的文件资料要完整、准确，要能真实地反映科技、基建、经营等各项活动，归档的3. 文件资料必须层次分明，符合其形成规律。4. 各类管理性文件，由各部门按其业务范围由兼职档案员协助部门领导收集、整理后归档。 第四章 归档材料的归档第十六条 公司的管理、经营、技术管理和党、政、工、团各项工作中形成的文件资料、图纸、表格、计算资料、帐簿、凭证、报表、照片、录音（像）、磁带、磁盘等，各职能部门指定专（兼）职人员进行整理归档。第十七条 归档时间：1. 来往信件、各类记录、图表等由办公室集中分类立卷后，于次年上半年归档。2. 声像、实物档案在各项活动后随时归档。3. 会计档案由财务部立卷后保存一年，期满后归档。4. 考察人员回公司后一个月内把考察资料整理归档。5. 基建、技改、科研、产品等技术项目，待项目结束、验收、鉴定后二月内归档。6. 外购设备包括引进设备，在开箱验收时接收归档。7. 计划、统计报表在第二年三月前归档。第十八条 归档控制措施1. 档案工作要列入公司目标管理，列入行政计划管理、列入有关部门及有关人员职责范围，岗位责任制和经济责任制。2. 档案部门要参加有关技术会议。3. 档案部门参加产品试制鉴定，基建工程竣工验收，设备开箱验收，项目和技术引进的档案资料的验收，文件材料不完整，不准确、不系统，不予验收。4. 公司工作人员因公外出、参观学习、出国考察学习和参加会议带回的应归档材料，需归档后经档案部门签署意见才能履行报销手续。 第五章 档案的管理第十九条 档案的分类：1. 根据国家及上级有关部门分类编号的规定，编制公司档案分类的办法。2. 分类编号要遵循文件资料的形成规律，并且要便于提供利用。3. 按公司实际情况，具体分三级类目9大项。1) 行政管理类：包括行政事务、监察、教育、卫生、外事、档案管理、后勤福利等，编号1类。2) 经营管理类：包括营销策略、一楼销售、二楼销售、旅游商品销售、宾客资料、物资供应、采购、多种经营等资料，编号2类。3) 基本建设类：按项目分类，编号3类。4) 设备仪器类：按设备台号分类，编号4类。5) 安全保卫类：包括法律诉讼、政纪监察、治安保卫、交通、消防类，编号5类。6) 财务管理类：包括资金管理、会计业务、审计等文件资料，编号6类。7) 人事劳资类：包括人员编制、劳动保护、工资管理、以及员工个人档案（干部档案、员工档案等），编号7类。8) 声像机读类：包括重大活动的照片、录象、录音、磁带、磁盘等，编号8类。9) 综合实物类：包括名人字画珍贵工艺、奖品礼物等，编号9类。第二十条 档案的保管1. 接收档案必须验收，并办理交接的手续。2. 存放档案必须有专有柜、架、排架，方法要科学和便于查找。3. 底图除修改送晒外，不得外借，修改后入库，要认真检查修改情况。4. 库房内温湿度要适宜，保持良好的卫生环境有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等措施。5. 每半年对库藏档案校对清理一次，做到帐卡物相符，对破损和载体变质的档案要及时修补、复制，遇特殊情况应进行检查，并向领导及保卫保密部门汇报。6. 计算机磁盘档案每年重新拷贝一次，以防磁记录丢失。第二十一条 档案的统计和利用1. 建立健全统计工作，统计数字要真实、可靠。2. 档案统计主要包括基本情况统计、档案数量统计、档案利用及效果统计。3. 档案的开发利用重点服务于改善公司经营管理、提高服务质量、降低物资消耗和增加经济效益方面。4. 利用方式有阅览室、查询、外借、复印、晒图、电话通知等形式，以及电脑联网检索与汇编专题资料供参考、利用。5. 查阅必须爱护档案，保持档案的整洁。严禁划线、涂改、拆散、抽取、增添、圈画、污损、撤换和损坏档案材料，违者将追究相关责任。第六章 档案的保密第二十二条 档案密级分绝密、机密、秘密三种，由公司行政管理中心确定，每年进行一次密级调整，公司档案的开发利用必须严格执行保密制度。第二十三条 密级档案的借用，一般在档案室进行，不得复印。第二十四条 借用保密的科技档案时，必须经总经理室批准方可借阅，但不得私自外传和外借。第二十五条 借用档案要妥善保管，不得遗失，按期归还。第二十六条 档案管理人员应严肃认真地管理好档案，以防遗失和泄密。第七章 档案管理员的岗位责任第二十七条 档案管理员公司由行政助理兼任档案管理员，各部门由内勤兼档案管理员。第二十八条 岗位责任1. 认真学习公司的路线方针政策和档案法及档案建设方面