会议室使用管理制度.doc

会议室使用管理制度注意事项：1、 小会议室适用人数为20人内，路演厅适用人数130人；2、 使用过程中，要保护设备设施；不要随意调动设备；3、 会议室地面为地毯，为安全起见，会议室禁止吸烟！通知值班保安锁好门窗会后整理会场，并通知管理人员检查设备完好情况申请部门/公司按管理规定使用会议室使用人与管理人员确认准备事项： 是否使用灯光、投影、话筒、音响等不同意通知值班保安打开会议室同意行政接待根据使用情况审核填写会议室使用申请表使用部门/公司提前预定1、 使用流程二、服务流程管理准备事项标准时间责任人卫生干净整洁8:30之前准备好空调保证室内温度适宜会议前30分钟准备好桌面物品摆放画册6份、草稿纸6份、激光笔2只8:40之前准备好电子设备笔记本、投影仪正常使用8:40之前准备好茶水检查咖啡、茶叶、热水是否到位8:40之前准备好三、收费标准项目费用备注小会议室150元/半天 300元/全天路演厅400元/半天 800元/全天投影仪、幕布免费使用，损坏照价赔偿音响1288元、投影机2599元、幕布1299元笔记本电脑入驻企业自备绿茶5元/杯 免费续杯咖啡10元/杯 免费续杯四、会议室使用制度 1、会议室由行政人事管理中心负责管理、使用登记与调度、设备维护等相关事宜，未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。2、 会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，集团内部门相关人员使用会议室，须提前在钉钉上提交会议室使用申请，报行政人事管理中心审批，由行政接待协调安排。3、 园区内入驻企业使用会议室，需提前在前台处填写会议室使用申请表，由光谷南科技集团行政人事管理中心协调安排。4、 临时召开的紧急会议需用会议室时，要及时向行政人事管理中心提出申请并在会后进行补办相关登记。5、 各部门/公司申请使用会议室时，需明确使用时间、参加会议人数等，如有需行政人事管理中心协办的事项请提前注明，行政人事管理中心可根据实际情况做好相关的准备工作。如需使用会议室的设备，应提前向行政人事管理中心说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。6、 使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁。用后应及时整理：检查安全（电源），关好窗、空调，锁好门。7、 开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，自觉保持卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑，尽量保持室内清洁。8、 与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿，任何部门和个人未经行政人事管理中心同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。9、 会议室钥匙由前台统一保管，前台值班人员根据行政人事管理中心相关通知，方可开放会议室。附件一：会议室使用申请表 申请日期 年 月 日 星期 申请时间段 选择会议室 出席人数 申请人 联系电话 安全责任人 使用说明会议主题 主要出席人员 需求说明：会前会议室各设备情况使用方确认签字：行政人事管理中心确认签字：会后会议室各设备情况使用方确认签字：行政人事管理中心确认签字：备注附件二： 关于会议室接待座次排列，光谷南公司人员坐进门入口处一排，宾客坐对面一排，公司领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置(具体，请参照如下简单示意图，