保密管理制度(XZ)c.doc

宁波艺国集团有限公司管理文件文 件 号XZ-004版 号A/0生效日期2012年03月10日文件名保密管理制度（试行）页 码第 8 页 共8页修 改 明 细 表修改日期版本/修改次数修 改 主 要 内 容修改人批准人生效日期起 草审 核批 准部 门行政管理中心制度委员会总裁室姓 名日 期1目的为推动公司商业拓展、技术进步和可持续发展，保护公司的商业秘密，维护公司的合法权益，根据国家有关法律、法规，结合公司实际，特制定本制度。2 范围宁波艺国集团有限公司任何员工在劳动合同期内及离职后，均应严格遵守有关保密协议，不得泄露、非法使用或非法允许他人使用未经解密的商业秘密。3 职责集团公司各部门人员各司其职，各负其责，密切配合，做好各项保密工作。泄露、非法使用或非法允许他人使用公司商业秘密情节严重的，将移交司法机关处理。4 公司秘密的范围和等级4.1商业秘密定义指不为大众所知悉，能为企业带来经济利益，具有实用性并经本公司采取保密措施的经营和技术等信息，载体具体表现为以文字、符号、图象、声像等形式记载的文件、资料、数据、图象、声像制品和其他物品（以下简称为文件、资料、物品）。4.2商业秘密具体范围，包括但不限于：4.2.1集团董事会、总裁办公会会议记录、决议；4.2.2集团各公司的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；4.2.3采购、销售渠道和客户名单资料；4.2.4财务安排、财务预决算报告及各类财务报表、统计报表、凭证、帐簿（册）； 4.2.5投资、收购、兼并企业活动；4.2.6公司的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录、规章制度；4.2.7诉讼资料和情况，各类法律文书；4.2.8投标、招标资料和情况；4.2.9产品成本核算表、发票、单据、业务函电；4.2.10设计图纸（含草图）、产品质量、计算机软件及数据；4.2.11计算机及网络服务器储存的业务数据；4.2.21人事任免（未公告前）、公司职员人事档案、培训教材；4.2.13使企业在商业竞争中处于被动或不利地位、影响企业对外交流和商业谈判顺利进行、影响企业稳定和安全、影响企业对外承担保密义务的事项，国家秘密，和其他应保密的事项。以上内容不论是否形成文件、资料和物品均属保密范围。4.3按商业秘密的重要程度、技术水平及失密后的危害程度，公司商业秘密保密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。4.3.1“绝密”是最重要的公司商业秘密，是公司商业秘密中的核心部分，一旦泄密会使公司利益遭受或可能遭受特别严重的损害，严重影响公司的发展，仅限于个别人知悉。4.3.2“机密”是公司商业秘密中比较重要的部分，一旦泄密会使公司利益遭受或可能遭受严重的损害。4.3.3 “秘密”是一般的公司商业秘密，一旦泄密会使公司利益遭受或可能遭受损害。除了“绝密”、“机密”以外的都是“秘密”。4.3.4涉及商业秘密的文件、资料和物品一经产生，应当及时标明相应的识别标志。4.4保密等级与期限。4.4.1属密级公文分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明保密期限，密级与保密期限之间用“”隔开，如“机密一年”；属企业商业密级公文则标明“商密”，参照国家密级公文等级分为商密AAA、商密AA、商密A，并标明保密期限，密级与保密期限之间用“”隔开，如“商密AA一年”。密级程度通常标于公文右上角第1行。4.4.2商业秘密的密级和保密期限按照定性和定量相结合的原则来确定，具体由集团领导视实际情况决定。4.4.3规定有保密期限的，到期自动解除。如未标明保密期限，则该商业秘密一直处于保密状态，除非明确告知已解密。5保密原则不该说的商业秘密，绝对不说；不该问的商业秘密，绝对不问；不该看的商业秘密，绝对不看；不该记录的商业秘密，绝对不记录；不在非保密本上记录商业秘密；不在私人通讯中涉及商业秘密；不在公开场所或家属、亲友等面前谈论商业秘密；不在不利于保密的地方存放商业秘密文件、资料和物品。6 保密基本措施6.1公司在与每一位员工签订劳动合同的同时签订保密合同，或在劳动合同中约定保密事项。6.2对外进行商业交易涉及公司商业秘密的，在合同中应有保密条款或签订保密协议。6.3对在涉及商业秘密的岗位工作和接触商业秘密的人员，通过各种途径和方法，严格审查后具有良好的职业道德及无不良和违法记录等情况方可录用、上岗。对已在岗的员工也要严格审查，一发现有不良和违法等情况，立即予以辞退或调动岗位。6.4由人力资源中心负责对新进员工进行保密教育。7 文件、资料、物品的保密7.1对涉及公司商业秘密的文件、资料和物品应准确标明密级，在拟稿、打字、 印刷、复制、收发、承办、借阅、清退、归档、移交、销毁等过程中，均应严格履行登记和签收手续。销毁的，要有第三人在场监督，并销毁人一同签名；7.2涉及公司商业秘密的草稿、修改稿和清样应妥善保管和及时归档，对书写有涉密内容废弃的稿子等应及时销毁。7.3凡传阅、借阅公司商业秘密的，应当天退回，借阅的只限在办公室阅读、阅办，未经领导批准不得私自扩大传阅范围。绝密级的，不许带出指定范围；7.4员工离开办公地点时应将所有涉及商业秘密的文件、资料和物品存放在符合保密要求的地方锁好，不得随便放在台面或在不保密的地方。接触商业秘密时，应请不相关的人员避开，或立即采取必要的保密措施。7.5出差不能携带涉及公司商业秘密的文件、资料和物品，确因工作需要的，应报领导批准。严禁携带涉及公司商业秘密的文件、资料和物品旅游去参观、探亲访友、到公共场所或住所以及出入境。7.6凡涉及公司商业秘密的文件、资料和物品一般不予复印、复制、摘抄，确因工作需要的，应严格履行审批、登记手续，并视同原件管理。除经公司领导批准外，绝密级的一律不准复印、复制、摘抄。复印、复制后的废品要立即销毁。7.7复印文件、资料等时，应仔细查看其属于何种性质，并如实登记。8.通讯、计算机的保密8.1在电话、手机和传真等通讯工具中一般不得谈论、传送涉及商业秘密的内容，一律禁止涉及绝密级的。严禁通过邮寄方式传递绝密级的。8.2存有涉密内容的计算机网络、外存储设备、移动硬盘等应按秘密文件资料管理，并采取相应加密措施。8.3不得在接通互连网的计算机上处理密件。8.4计算机网络使用按有关规定管理。9.新闻的保密9.1对外发放有关公司的新闻稿件要注意保密和其他有关规定，凡涉密和违反规定的内容不得投稿报道。9.2需向上级和外界（包括新闻媒体）提供有关公司非公开的资料，须经集团公司主要领导批准。9.3未经集团公司主要领导批准，不得擅自接受境内外新闻媒体记者等的采访。9.4公司媒体宣传不得涉及公司商业秘密，如对某一具体事项不能确定是否需要保密，应请示集团公司领导。10会议的保密10.1召开秘密性会议，要严格控制会场，会议内容要记在保密本上（需要的，会后收回），如需参阅，另办借阅手续。10.2严格遵守会议保密规定，加强会议文件资料的管理。参加集团董事会会议、经营班子等重要会议讨论研究事项所发的文件资料，要做好登记、分发和保密等工作。与会人员在会议结束后应将有关秘密文件和资料及时退回或按规定处理。10.3会议纪要和会议决定的事项，在尚未形成文件和公开前，与会人员不得外传。11.办公场所的保密11.1非本部门的办公室不得随意进入。11.2财务部门、档案室等重要场所进入处的显著位置上张贴或悬挂“保密重地，未经许可，不得入内”字样，不得随意进入。11.3在存放文件、资料等的资料柜等的显著位置上张贴或悬挂“重要资料，未经许可，不得翻阅”字样。11.4要经常检查门窗的完好、坚固，柜子等要结实，各种钥匙不得随意扩散到无关人员，否则应及时更换相应的锁把。12.外来人员的保密12.1所有密件一律不准外单位人员借阅，本公司人员也不得代为转阅。12.2外来人员到公司参观、考察、学习，应指定专人陪同；接待来访者，应在专门的接待处接洽。不准外单位人员随意进入涉密区域，不准外单位人员随意翻阅、动用公司的文件、资料和物品。12.3对外交往中一旦发现失密、泄密问题，须立即报告公司领导，及时采取补救措施。13其他保密13.1涉及公司商业秘密的文件、资料和物品的制作、收发、传递、呈批、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由专人执行。13.2涉及公司商业秘密的设备使用、保存、维修和销毁，由公司指定专门部门负责执行，并采取相应的保密措施。13.3在对外交往与合作中需要提供公司商业秘密事项的，应事先经公司领导批准。13.4举办包含有公司商业秘密内容的活动的，主办部门应事先采取相应的保密措施。13.5调动工作岗位、调整工作职责或离职的，应及时办理移交手续，严禁截留相关文件、资料和物品。13.6公司工作人员发现公司商业秘密已泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告公司领导和相关部门。14责任追究14.1出现下列行为之一者，根据人力资源管理制度相关规定给予相应处罚，并赔偿公司相应损失：14.11丢失公司商业秘密文件、资料、物品的；14.12在保密工作方面失职，致使发生失密、泄密事故，造成或可能造成较大损失的；14.13经教育三次仍拒交公司商业秘密的；14.14未履行正常手续，擅自从公司带出作为公司的商业秘密的文件、资料、物品的，或者复制后带出的；14.15泄露公司商业秘密，尚未造成较严重后果或经济损失的；14.16有违反本办法有关保密措施的其他行为的；14.17利用职权强制他人违反保密规定的；14.18其他应受处罚的行为。14.2出现下列情形之一者，对责任人立即解除劳动合同，并赔偿公司相应损失。 14.