《终端商场费用审批流程及报销制度修订本 》.ppt

卢峻斌 1 终端商场费用审批流程及报销制度 修订本 一 商场开户及年度合同审批制度二 终端商场费用申请审批流程及相关要求三 终端商场费用报销制度与要求四 区域终端商场费用分摊标准五 执行情况监控及违纪处罚六 费用分类归档及数据电脑输入要求 拟定 营销总监 副总经理 总经理 修订日期 2006年12月20日执行时间 2007年1月1日 卢峻斌 2 一 商场开户及年度合同审批制度 1 商场开户要求 适合商场 需由榄菊公司支付商场合同固定费用的新开发或未在公司开户的KA卖场 A类店 B类店 准备工作 业务人员对有意向开发的商场进行资信和竞品调查 并对合同条款做一个初步了解 进行评估以决定是否进入下一阶段洽谈环节 针对进入洽谈程序的目标商场展开初步接洽和进一步洽谈 将洽谈后的合同条款提报 商场开户申请表 分经销和直营两种 进行逐级审批 业务人员按公司最终审批后的条款与商场进行洽谈 如洽谈后的条款在审批标准之内 可签订合作协议 如超出审批标准 需重新申请 批准后方可签订协议 经销商操作且需要我司分摊商场合同费用之商场必须注明我司承担标准 直营商场合同审批盖章将以审批后的 商场开户申请表 作为依据 相关商场费用报销将参考 商场开户申请表 和合同条款执行 直营商场定义 以榄菊公司名义开户且由直营办直接经营之商场或主要由我司业务人员负责跟进 经销商只负责物流配送 收取物流配送费用之商场 其它归类为区域终端商场 卢峻斌 3 一 商场开户及年度合同审批制度 2 年度合同审批制度 适合商场 需由榄菊公司支付商场合同固定费用的已合作的KA卖场 A类店 B类店 准备工作 业务人员收集本年该商场销售 回款及费用数据 分类汇总作出分析 与商场在下年度合同洽谈时做销售回顾 年度合同审批标准 在本年度合同条款比较合理的商场 下年度合同条款能整体保持本年度水平则较为理想 如下年度在没有销量较大增长的情况下 合同费用上涨太大则要重点评估考核 合同洽谈 业务人员根据本年度销售及费用情况 结合本年度合同及下年度业务发展 与商场进行合同谈判 将最后谈判的条款提报 商场年度合同审批表 经公司权限领导批准后方可签订年度合同 3 审批流程 特别说明 KA系统必须经过该系统KA经理审核确认 其它直营商场和区域终端商场无此要求 提报申请表 审核 审核 审核 审核 ok ok ok 业务人员 市场部经理 区域经理 直营办经理 终端部经理 核准 营销总监 副总经理 ok KA经理 卢峻斌 4 一 商场开户及年度合同审批制度 4 存档备案要求 营销中心行政管理科将已批准的 商场开户申请表 和 商场年度合同审批表 整理后 将原件交帐务处理科按区域 市场部 直营办 客户分别归档 以上批文将作为合同签定的前提和合同费用报销的依据之一 合同正式签订后 由行政管理科根据合同条款将我司必须承担的各项费用及合作条款输入到商场客户合作条款档案管理系统中 卢峻斌 5 二 终端商场费用申请审批流程及相关要求 1 终端商场费用范围 商场合同费用 商场促销活动费用和商场促销员费用 2 商场合同费用申请审批流程及相关要求 申请编号具体格式如下 品类代码 市场部 直营部名称 市场部 直营部区分 申请时间 申请序号 前两字首个大写字母 前两字首个大写字每 市或直首个大写字母 年月日 按本部申请顺序编写序号 注 品类代码消杀类 XS洗涤类 XD雅黛 YD举例 2006年11月15日深圳直营办申请的洗洁精堆头费 是当天本地申请单的第9张申请单编号 XD SZ Z 2006111509 适合费用范围 年度合同里规定和未规定的与合同执行相关的费用 包括商场开户费 续约费 入场费 新品条码费 新店开张费 节庆赞助费和返利等相关固定费用 合同费用申请时间及要求 公司已审批和备案的年度合同规定的固定合同费用在费用发生后5天内 以发票日期为准 提报 商场合同费用申请表 分经销和直营 提出申请 直营办经营的直营商场必须由销售会计 或助理 加签名字 并做备案留底 区域终端商场必须在申请表上注明商场收取的总费用 分摊的厂家数量及我司承担的具体费用 新品条码费用 业务人员根据市场情况需要补充新品条码 应至少提前15天提出入场及费用申请 注明入场品项及价格 价格表附后 经批准后方可办理入场手续 审批流程 卢峻斌 6 二 终端商场费用申请审批流程及相关要求 审批核决权限 3 商场促销活动费用申请流程及相关要求分常规性促销活动和大型促销活动 常规性促销活动 定义 商场一般海报特价 TG堆头及买赠等常规性促销活动 适合费用范围 DM快讯费 TG堆头费 货架陈列费 特价折扣费和赠品费用等与常规促销活动有关的其它促销费用 注 以上审批权限范围为我司需要承担之费用 卢峻斌 7 二 终端商场费用申请审批流程及相关要求 直营商场及经销商操作之KA及A类店 每月15日前 业务人员提报申请下月 商场月度促销计划 分直营与经销 经批准后方可与商场进行促销洽谈与落实 如实际洽谈的促销活动中 特价力度和费用标准在已批准的 商场月度促销计划 之内 即可签订促销协议 同时至少必须在活动开始前两天分商场提报 商场促销活动费用申请表 分直营与经销 进行审批备案 如超出月度促销计划标准 必须至少提前五天提报 商场促销活动费用申请表 重新申请 待批准后方可签订促销协议 特殊情况可先电话请示 批准后立即补办审批手续 核准后的 商场促销活动费用申请表 将直接作为该项费用报销的有效凭证之一 经销商操作之B类店及C类店 每月15日前 业务人员提报申请下月 商场月度促销计划 经批准后方可与商场进行促销洽谈与落实 如有取消或超出 商场月度促销计划 外 必须调整重新进行提报 批准后方可落实促销 经批准的 商场月度促销计划 直接作为此类商场该项费用报销有效凭证之一 常规性促销活动 如未提前申报 商场月度促销计划 而直接以促销活动申请表形式提出申请的 公司原则上不予接受 特殊情况必须提出书面说明 未提出申请或公司尚未批准就开展之活动 相关费用公司原则上不予承担 相关责任由业务人员负责 直营办与当地市场部要保持经常性的沟通 每月的促销活动计划必须相互知会 尽量保持促销产品与力度一致 尽可能降低因促销活动而带来价格等负面影响 所有DM堆头陈列费的支付必须签订相应协议 在活动或陈列正式执行时 至少必须提前3天将签订的协议或证明传真至公司销售部备案 否则当违规处理 深度分销商场陈列费用按照深分要求执行 卢峻斌 8 二 终端商场费用申请审批流程及相关要求 直营商场票扣及帐扣费用申请要求a 定义 票扣费用是指将商场的某些费用从已发货金额中提前扣除后再开具相应金额的增值税发票 此费用商场不开具发票 帐扣费用是指在回款时 从已开出增值税发票的货款中将某些费用进行扣除 并开具费用发票 b 涉及范围 票扣费用一般以年度合同规定的固定返利 特价折扣和库存补差为多 有时也有商场促销费用等其它费用 帐扣费用一般以合同规定的固定费用和商场陈列费用为多 有时也包含返利等折扣 c 相关要求 票扣费用在开票前提供票扣费用明细 如果是合同规定的固定返利 在开票前提供发货金额证明 一般以开票的发货单为准 和合同复印件 如果是特价折扣和其它商场促销费用 提供相应促销活动申请 如果是库存补差 提供库存补差的依据 其中包含商场的提供的补差证明 帐扣费用如果是合同规定的固定费用 在商场出现帐扣清单后即时申请 如果是合同外费用 必须在费用发生前进行申请 d 其它说明 直营办在要求开发票时必须提供票扣费用明细及相关凭证 由订单管理科审核后给财务部开票 票扣明细交帐务处理科按费用项目分别输入至费用管理系统 审批流程 提出申请 审核 审核 审核 审核 核准 审核 ok ok ok ok ok 业务人员 市场部经理直营办经理 区域经理终端部经理 KA经理 营销总监 副总经理 总经理 卢峻斌 9 二 终端商场费用申请审批流程及相关要求 审批核决权限 级别 权限 类别 特别说明 以上价格折扣指我司承担的价格折扣部分 价格折扣与费用同时申请时 其中任何一项超出权限人核决权限的 必须由上一级权限人核决 卢峻斌 10 二 终端商场费用申请审批流程及相关要求 大型促销活动 定义 除了常规性促销外 还增加一些诸如现场演示宣传 抽奖或路演等至少涉及3名人员专职配合 且每天投入在300元以上或一次性投入在5000元以上的场内或场外大型促销活动 业务人员在活动确定前 必须至少提前15天提报 大型促销活动申请表 详细说明活动背景 目的和内容 制定活动执行细则 分类汇总各项费用 预计活动达到的效果 经相关权限经理批准可落实活动 活动结束后5天内必须提报 促销活动效果评估表 传回公司审批备案 对未达到预期效果之促销必须进行详细分析并制定应对调整措施 审批流程与一般性促销费用审批流程一致 审批核决权限 级别 权限 类别 卢峻斌 11 二 终端商场费用申请审批流程及相关要求 4 商场促销员费用申请流程及相关要求 适合费用范围 由促销员派驻而产生的相关费用 包括促销员薪资 管理费用 工衣费 工卡费 培训费 进场费等 申请要求 在派驻促销员前至少10天提报 促销员需求表 注明派驻时限 各项费用标准 提成方法及我司承担标准 提出书面申请 已审批同意派驻的专职及兼职促销员在上岗后5天内必须将其个人档案资料 含个人简历 身份证和毕业证复印件 传真至销售办公室备案留底 促销员派驻情况或促销员联系电话发生变化时 必须在3天内作出变更申请 不是当事人电话的必须加以注明 否则当违规处理 临时促销员在工资报表上必须注明其真实有效的身份证号码 联系电话和地址 未备案或资料不齐之促销员产生的相关费用公司一概不予以承担 审批流程与常规性促销费用审批流程一致 卢峻斌 12 二 终端商场费用申请审批流程及相关要求 审批核决权限 级别 权限 类别 特别说明 a 以上各项权限为单次申请额度 第 点中所述的其它费用总额为除薪资外且由我司承担的费用 b 促销员薪资标准 含基本工资 提成和奖金 超出公司已审批的 促销员管理制度 中相应标准时 最终核决权限在公司总经理 c 派驻人员与其相应费用同时申请时 其中任何一项超出权限人核决权限的 必须由上一级权限人核决 d 促销员派驻数量 以单月单人计算 原则上必须控制在各直营办 市场部的 年度促销人员配置计划表 名额之内 超出计划必须提出书面详细申请 最终由副总经理核准生效 卢峻斌 13 二 终端商场费用申请审批流程及相关要求 5 终端商场费用申请审批时限 所有商场费用从申请 以传真时间计 到批文回传要求在3天内完成 最长不得超过5天 如遇相关经理出差 行政管理科必须与其取得联系 征得其同意 再进入下一个审批环节 公司总部各级人员审核审批最长时间 特别说明 上表时限为收到申请到批示返回的时间 6 终端商场费用申请填写及审批要求 商场费用申请必须按照各项表格要求认真如实填写 字迹整洁 信息完整 否则不予以受理 业务人员除了从提高销量和扩大影响等方面思考 还必须从节约费用和提高利润等方面综合考虑费用申请的合理性和必要性 对于浪费资源者 弄虚作假予以严厉处罚 各级审批人员必须仔细审核 严格把关 务必追求效益最大化 实际发生的商场费用低于已审批申请的费用或取消时 各市场部 直营办必须及时以书面形式进行变更 变更申请必须在发生费用前3天内完成 汇总单必须注明申请编号 申请时间 原申请时间与实际发生时间 以便于行政管理科进行档案资料统计单号 卢峻斌 14 三 终端商场费用报销制度与要求 1 商场合同费用报销 报销前提 直营商场年度合同原件必须在销售办公室备案留底 需要我司分摊商场合同费用的区域终端商场年度合同必须经过当地市场部经理审核 由其签名确认合同复印件后交行政管理科备案留底 同时该商场必须具有已核准的 商场开户申请表 否则不给予办理 报销凭证 a 涉及由榄菊公司全额承担的商场合同费用原则上必须提供有效的服务发票 特殊情况不能提供服务发票之商场必须提出书面申请 并提供商场证明及电话 在销售办公室备案 区域终端中如涉及费用分摊 我司市场部经理应对商场收取的相应费用发票进行审核 并将签名确认的发票复印件作为报销凭证之一 b 已核准的 商场合同费用申请表 原件 c 商场开户费 新店开张费 新品条码费必须提供商场首批订单复印件 新店开张之商场赞助费用还必须提供新店场景照片作为报销附件 d 年度合同未规定或超出年度合同标准之常规性合同费用必须附商场有效协议或赞助通知等证明 e 直营商场中涉及的返利 仓佣或配送费用 必须注明相应增值税发票号码或发货单号 并由直营办销售会计签名确认备案留底 报销时限 商场合同费用报销一般以月为单位进行汇总报销 直营办必须在商场合同费用支付的次月初统一汇总报销 特殊情况不能及时报销的必须提出书面申请 但最长不得超过 个月 区域终端商场费用按照帐务处理科制定的各区域每月差旅费用报销时段及时汇总进行报销 不得超期或拖延 否则不给予报销 并追究市场部相关人员责任 卢峻斌 15 三 终端商场费用报销制度与要求 2 商场促销活动费用报销 报销前提 涉及费用报销的商场资料必须在公司留底备案 报销凭证 a 凡是涉及由榄菊公司全额承担的商场促销活动费用原则上必须要有效的服务发票 特殊情况不能提供服务发票之商场必须书面申请 并提供商场相关证明及联系电话 区域终端中如涉及分摊之费用 我司市场部经理应对商场收取相应费用发票的真实性进行审核 并签名确认的发票复印件作为报销凭证之一 b 已核准的 商场促销活动费用申请表 或 大型促销活动申请表 原件 c 堆头和专架陈列费用报销的必须提供有效费用协议或商场证明 费用必须附上当期海报 堆头和专架陈列费用必须附上相应堆头或陈列照片 d 特价折扣费用 直营商场报销时必须附上商场有效差价单据或证明 区域终端商场必须填写 商场特价折扣核销表 并附上当期特价产品发货单回执复印件 必须由商场签收 或商场有效的特价折扣证明及特价产品明细表 e 大型促销活动中涉及的租赁费必须有相应租赁协议或证明 并附有效发票 促销物料购置费用必须提供有效发票 特殊情况如不能提供发票必须作出书面说明 并提供商场证明人及联系电话 临时人员费用按照临时促销员相关要求执行 区域终端特价核销 a 经销商供货特价产品给商场时 如果其榄菊产品加价率超过6 或特价利润率高于正常利润率的50 雅黛产品特价加价率超过8 或特价利润率高于正常利润率的50 不含公司合同返利 公司将不再给予特价折扣补助 b 特价折扣核销原则 特价折扣为经销商在做促销时商场正常供货价与促销供货价的差额 在核算区域终端商场特价折扣时 如促销实际供货价格高于促销申请时所提报的促销供货价 将减除其中差额后再核算特价折扣 卢峻斌 16 三 终端商场费用报销制度与要求 报销时限 a 商场 海报 堆头等促销活动费用 直营办要求在次月初统一汇总报销 个别 或 类商场费用如在货款中扣除 必须在扣除的当月及时报销 以发票日期为准 b 区域终端促销产生的商场促销费用按照帐务处理科制定的各区域每月差旅费用报销时段及时汇总进行报销 不得超期或拖延 否则不给予报销 并追究市场部相关人员责任 3 商场促销员费用报销 报销前提 专职或兼职促销员个人档案资料必须有在公司销售部留底备案 临时促销员工资报表中必须注明其真实有效的身份证号码 联系电话和地址 否则一律不予以报销 报销凭证 a 已核准的 促销员需求表 b 促销员工资报销必须按公司要求提报 促销员工资报表 并附有 促销员销售报表 c 促销员管理费 工衣费 培训费等相关费用原则上必须提供有效发票 特殊情况如不能提供发票必须作出书面说明 并提供商场证明人及电话 提前交销售办公室备案 同时上述费用报销还必须提供商场协议或其它有效的收费标准之证明 4 终端商场费用报销分类要求 商场开具费用发票时 尽量要求商场将商场合同费用 商场促销活动费用和促销员费用三大类费用分类开出几张发票 业务人员必须分开填写付款凭证 如一张发票当中同时涉及多种费用时 必须对各类费用进行分类汇总登记 制作附表 附在付款凭证后面 凡是未按分类要求操作者 审核人员将不给予受理 责任由当事人负责 卢峻斌 17 三 终端商场费用报销制度与要求 5 终端商场费用报销审批核决权限 特别说明 上表核决权限为单次报销核决权限 6 销售办和财务部商场费用报销时限 各市场部 直营办的商场费用报销一般以月为单位进行汇总报销 帐务处理科审核工作在各区域每月差旅费用报销时段必须完成 财务部收到已核准的报销单据时及时报销 报销的最长期限不得超过3天 从签收日算起 节假日顺延 如遇相关审批经理出差等紧急情况 内勤审核人员必须电话请示 征得其同意后 由其职务代理人或上一级别领导审核报销 级别 权限 类别 卢峻斌 18 四 区域终端商场费用分摊标准 卢峻斌 19 四 区域终端商场费用分摊标准 特别说明 a 以上费用的分摊一般按以上标准执行 如遇特殊情况超出以上我司承担标准 市场部必须提出书面详细申请 对经销商经营该商场作出费用投入和利润分析 经总经理批准方可按照特殊标准分摊 b 针对雅黛提成及奖金必须由我司承担个别地区 必须提供详细书面申请 对经销商经营该商场作出费用投入和利润分析 经总经理批准方可按此执行 c 涉及经销年度合同中有陈列点数约定的客户 我司全年所承担的促销陈列费用 含海报 堆头 专架等 总额不得超出合同中约定的全年陈列最高标准 如有超标 必须提报详细的书面申请 经公司总经理批准方可执行 卢峻斌 20 五 执行情况监控及违纪处罚 1 执行情况监控 监控部门及人员 终端部 品牌推广部和市场管理部相关人员 监控内容 终端部主要负责监控终端商场费用审批流程和报销制度的程序执行情况 市场管理部主要负责各项促销活动及费用落实执行情况进行监控和督促 对费用的真实性进行核查 品牌推广部对促销费用使用的合理性进行评估 并提供相应评估报告 2 违纪处罚 未提前申请 未按公司申请审批时间要求提前申请的 对责任业务人员和市场部经理 直营部经理 分别处于50元 次的罚款 先斩后奏 公司尚未批准 就先执行促销活动或支付商场费用的 所产生的费用公司原则上不予以承担 如活动或费用确实已经执行或支付 且能提供确凿证