档案各项制度1.doc

档案设备维护使用制度为确保档案设备的安全、正常运转，最大限度地延长使用寿命，有效地保护档案，更好的开发档案信息资源，特制定本制度：1、本制度所指档案设备包括保管档案的密集架、橱具、防磁柜；保护档案的空调、去湿机、加湿器、臭氧除菌机、温湿度记录仪；开发和提供利用档案的微机、复印机等。2、档案设备要确定专人负责，操作时要严格按说明书要求进行，不得违章、违规操作。操作人员要爱护机器设备，保持机器的清洁卫生。3、要对档案设备进行定期检查、保养，注意检查电源指示、导线情况和负荷状况，确保档案设备的安全和正常运转。4、档案人员要认真学习档案保管、保护和开发利用知识，正确使用、操作档案设备，最大限度地发挥档案设备的作用。5、档案设备是保管、保护和开发利用档案的工具，档案工作人员不得因为自身工作的需要随意开机、关机和使用，要做好电子设备的使用、维护记录。6、档案人员认真学习安全消防知识，在停机、下班或库房无人时，应断开一切电源，做到人走电断，不留后患，以防发生火灾。7、不得在微机上玩游戏，不得随意拷外单位的程序，严防计算机病毒的发生，发现染有病毒要立即报告，采取措施消除。8、要做好保密工作，在使用微机贮存、检索和提供利用档案时，不得泄露操作程序，未经单位领导批准，不得向外单位人员提供机内文件、资料。档案管理现代化制度为更好地利用现代化设备开发档案信息资源，最大限度和安全地发挥档案管理现代化设备的作用，特制定本制度。1、本制度包括档案工作现代化设备的管理（如微机、打印机、扫描仪、复印机等），操作人员的管理以及利用现代化设备进行档案信息的录入、贮存、检索统计、利用、鉴定、销毁工作的管理三个方面的内容。2、档案工作现代化管理设备要确定专人负责，定期进行维护保养，确保设备的安全正常运转，微机不得随意拷取外单位的程序，严防计算机病毒的发生。3、操作人员要定期进行培训，熟悉掌握档案管理和现代化管理设备、软件使用方面的知识，充分发挥现代化管理手段作用。4、要加强档案信息的录入工作，录入的信息要全面、及时、准确、规范；录入的信息要注意备份保存，确保信息的完整安全。5、操作人员要熟练检索手段，及时快速地为利用者提供档案信息。提供利用时要做好登记，注意保密，未经本单位领导批准，不得向外单位人员提供机内文件、资料。6、要做好统计工作，定期进行档案工作统计分析，并根据利用统计的情况，主动编制一些目录和资料，为本单位的各项工作提供服务。7、要注意做好已录入档案信息的删除销毁工作，删除机内到期、无用的信息要慎重，严格按程序进行，要按照档案鉴定销毁要求认真进行鉴定，经鉴定确实无用的信息，要经本单位档案鉴定销毁领导小组批准后方可删除销毁。档案工作人员职责一、热爱本职工作，热情为利用者服务。二、负责做好档案的收集、整理、保管、鉴定和统计利用工作。三、对收集的档案材料，按规定及时编制归档文件目录、案卷目录、全引目录等检索工具。四、认真执行各项规章制度，加强对库房、设备、档案资料的管理，确保档案的完整与安全。五、对所存档案要按照档案保管期限表要求，全面地、历史地分析档案内容，研究档案保存价值，提出存舍意见。六、对确定无保存价值的档案，经登记造册后，在党组织负责人或分管领导审核签批后，由两人负责到指定地点监销。监销员要在销毁清册上签字。重大活动档案登记制度为使档案工作更好地为各项工作服务，确保档案的完整和安全，根据山东省档案条例，结合实际，制定本制度。1、重大活动档案是指本单位举办的重大的政治、经济、科学、文化、体育、外事等活动中形成的档案，主要包括本单位的建立、变更、撤消，重大建设工程，重大科研和技改项目，国家、省、市等领导在本单位的公务活动以及本单位举办的具有重大影响活动中形成的档案。2、重大活动档案登记包括两个方面：一是本单位的重大活动，有关科室和个人应在活动结束之日起三十日内到本单位档案部门办理档案登记；二既是本单位重大活动，同时又是全区具有重大影响活动的，单位应当在活动结束之日起六十日内向同级档案行政管理部门办理档案登记。3、登记的内容要详细。登记的档案不仅包括文字材料，还包括图表、照片、录音、录像、软盘、光盘等。4、已办理登记的重大活动，承办活动的科室和个人应对活动形成的档案进行认真收集，档案部门要提前介入，加强监督指导，确保档案的齐全完整和安全保管。5、对重大活动档案登记，造成档案丢失、损毁的，要根据山东省档案条例的要求，追究有关科室和个人的责任，视具体情况给予通报批评、行政处分、罚款处理等。构成犯罪的，依法追究刑事责任。档案借阅保密制度一、凡本单位查阅档案，应在档案阅办室内进行，一般不外借，特殊情况外借时，需经分管领导批准，办理借阅手续，并限期收回。重要科技档案材料一律不外借。二、外单位利用档案，须持单位介绍信或身份证，经领导批准，并办理借阅手续后，方可查阅或借阅，查阅档案要在档案阅办室内查阅。三、借阅人员应保持案卷的齐全、完整，不得涂改乱划、拆散、抽换、损坏、丢失和泄密，不准随便摘抄秘密文件、档案材料。四、档案人员不得在库房会客、闲聊或私自带人参观库房，严格遵守保密法，以高度的责任心保守党和国家的机密。五、档案管理人员对归还的案卷，必须详细检查，及时注销。如有损坏，视其情节，予以处理。档案鉴定销毁制度一、档案鉴定工作主要是考查档案的价值，根据档案的不同保管期限，以全面、历史、发展的观点确定存毁。二、鉴定销毁工作由鉴定小组负责，鉴定小组由单位负责人、办公室、综合档案室及有关业务部门负责人组成，讨论并审查销毁清册和准备销毁档案内容，并形成分析报告，作出存毁决定并报请有关领导批准。三、经鉴定确无保存价值的档案，要编造销毁清册，写出销毁报告，经单位领导人审查批准方可销毁。四、销毁档案时要指定两人负责监销，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人员要签名盖章以示负责。五、为保证党和国家机密，防止发生不心要的损失，对批准销毁的档案，必须化成纸浆或焚毁，不准出卖或做其他用。档案统计制度一、对档案接收、征集的各类档案资料的数量及文件内容及时准确的进行统计。二、依据档案目录和收进移出目录、借阅登记，对档案数量、鉴定、销毁、借阅、利用效果五项内容，每年统计一次，并据此进行一次细致的分析研究，总结经验，改进工作。三、档案清点要每半年进行一次，通过定期对档案库存的清点、核对，检查，确保档案的齐全完整，达到账物相符。四、按照上级的规定和要求，搞好各项统计工作并及时上报。五、定期统计档案利用情况，年终档案室要统计档案的借阅人次，总结档案的利用效果，并形成档案利用效果汇编。档案归档保管制度一、立卷归档。1、归档范围：凡是本单位在各项工作中形成的具有保存价值的文件材料，均属归档范围。2、归档时间：文书档案、会计档案执行公元年度，每年年底或次年第一季度未立卷归档；声像、电子、实物档案、科技档案随形成随归档；基建工程材料竣工后归档，各业务档案除有特殊要求的，一般应于次年第一季度未归档。3、归档要求：保持文件之间的有机联系和齐全完整，适当照顾文件的不同价值，分门别类，分清年度、责任者，按照不同特征进行立卷。整理完毕的，应按照一定规律和顺序进行上架排列，并编制好检索工具。二、档案要集中统一管理。凡在工作活动中形成的全部档案，由档案室集中统一保管，按照要求，排放有序，整齐