惠州炼油流程MM组汇报.ppt

2008年09月 惠州炼油ERP项目蓝图汇报 MM模块 会议目的与预期效果 会议目的对惠州炼油分公司物料管理模块系统组织结构设计和蓝图设计进行研讨和审核 向海油总公司业务流程负责人 BO2 惠州炼油分公司业务主管领导汇报ERP项目工作进度 预期效果通过研讨 对物料管理系统组织结构设计和蓝图设计报告达成共识 通过介绍 与会人员了解惠州炼油分公司ERP项目工作开展情况 现阶段工作进度 目录 3 5 业务蓝图流程设计 报表开发设计 蓝图设计原则与成果 组织结构和主数据设计 关键问题及跨模块集成点方案设计 7 4 MM模块实施带来的提升和挑战 6 系统权限设计 2 1 蓝图设计原则 蓝图设计成果 子模块设计分册 设计总册 目录 3 5 2 业务蓝图流程设计 报表开发设计 1 蓝图设计原则与成果 组织架构和主数据设计 关键问题及跨模块集成点方案设计 7 4 MM模块实施带来的提升和挑战 6 系统权限设计 2 1 SAP系统物料管理组织结构 公司代码代表一个独立核算的单位 例如集团中的一个公司 每个公司代码都有自己的资产负债表和损益表 公司代码是财务管理的核心组织单元 采购组织代表了负责一个或多个单位物料和提供服务及与供应商协商价格和供货条款的组织单位 每个采购组织中均可以具有相对独立的采购基础数据和业务流程控制方法 采购组作为和供应商进行联系的媒介 可以将采购组定义为某一类物资或产品的个人购买者或集体购买者 采购组负责日常采购活动 工厂是SAP中后勤的组织单元之一 工厂可以代表实际的生产场所 也可代表物料存放的聚集地 或者是计划的单元 库存计价基于工厂层面进行 库存地点是工厂内的组织单元 是物资的实际库存位置或逻辑库存位置 惠州炼油物料管理组织结构 采办管理 惠州炼油物料管理组织结构 采购组织 定义 采购组织代表了负责一个或多个单位物料及提供服务与供应商协商价格和供货条款的组织单位 如 为公司范围内购买维持生产的用料 修理材料 运行材料的单位 每个采购组织中均可以具有相对独立的采购基础数据和业务流程控制方法 应用标准与原则采购组织对应实际业务中的采购管理部门 考虑惠州炼油对物资采办部门和油品的采办进行业务分开管理 在惠州炼油设立两个采购组织 方便业务的进行 报表的统计 惠州炼油物料管理组织结构 采购组 定义作为和供应商进行联系的媒介 可以将采购组定义为某一类物资或产品的个人购买者或集体购买者 负责日常采购活动 应用标准与原则每个采购组织可以包括一个或多个采购组 进行日常具体业务操作 物资采办部门可在同一个采购组织下按照物资类别不交叉原则 结合专业分工 组 分别设立采购组 依据对惠州炼油分公司采办业务类型的分析和整理 依照规范统一的业务类型设置采购组 惠州炼油物料管理组织结构 库存管理 公司代码 工厂 库存地点 集团 中国海油石油总公司 中海石油炼化有限责任公司惠州炼油分公司 惠州炼油物装工厂 惠州炼油生产工厂 一号库区 惠州炼油建设期物装工厂 惠州炼油零价值工厂 二号库区 料棚 零号料场 石化物流库 零价值工厂库区 建设期物装库区 原料库区 产品库区 成品库区 惠州炼油销售工厂 惠州炼油库存管理组织结构 工厂 定义通常代表产品的制造地点即生产工厂或产品的分销中心 可以表示物资供应 仓储等管理部门或物资存储逻辑上的仓储单位 应用标准与原则工厂代码在系统中的设置可以依据本单位物理库存的分布区域和财务库存计价 成本核算的要求 并考虑到物料需求计划处理 库存管理 发货处理 物料评估 主数据维护以及系统权限设置等诸多方面因素 根据上述原则以及总公司组织结构设计原则要求 在每个公司代码下根据实际业务需要设置工厂 考虑惠州炼油特有业务形式 生产工厂和销售工厂分开设置 零价值工厂用于来料加工等业务 惠州炼油库存管理组织结构 库存地点 定义通常代表产品或物资的实际存放地点 是工厂中的一个组织单位 它允许存储不同的物料 工厂库存地点中 库存的管理是基于数量进行的 应用标准与原则依据惠州炼油物理库存分布区域和实际库存管理要求进行系统库存地点的设置 主数据 设计原则 数据标准化所有使用SAP系统的单位将共享物料主数据库 一套标准的物料主数据将提高数据透明度 方便数据分析 主数据维护以及报表的生成 编码唯一性一个数据对象仅被赋予一个唯一的代码 避免出现一个数据对象多个编码的混乱情况 符合SAP系统的标准应用原则标准化的数据是SAP系统功能应用的重要基础 因此编码应当符合SAP系统功能对于数据处理的要求 以确保系统功能合理 有效地应用 可操作性标准编码体系应当符合中海油的业务特点和管理需求 既要充分考虑编码的灵活性和可扩展性 也要兼顾惠州炼油现状和具体情况 掌握好编码的力度 使其具有良好的可操作性 良好的查询功能良好的查询功能可以使用户快速 准确地查找到物料主数据记录 使用SAP系统匹配代码 matchcodes 是一种方法 即输入某字段 如物料组 的值 查询显示一系列相匹配的物料 此外 物料分类的使用可以进一步提高查询能力 目前海油的物资分类以 六十一大类 为基础 根据类别属性可迅速查询某一物料 主数据 物料主数据 集团级 物料编号 物料描述 分类属性 基本的和替代的计量单位 工厂级 采购数据 MRP数据 销售数据 财务数据 静态数据 主数据 物料主数据 定义物料主数据是各业务部门 特别是物流相关部门的重要信息媒介 物料主数据所包含的信息非常丰富 可以涵盖物资的采购信息 销售信息 生产信息 财务信息和其他相关信息 物料主数据各字段内的数据不但可以记录物料相关信息 可控制和支持物流业务流程 比如 在SAP系统中购买物料之前 必须先对物料主数据的采购视图进行维护 物料主数据会计视图的 评估类 字段也决定了对采购订单收货时所对应的会计科目 SAP中的物料主数据管理分多个层次 集团层 集团层的物料主数据字段适用于中海油内使用物料主数据的各个组织机构 此类字段包括 物料编码 物料类型 物料描述 计量单位 物料组 产品组 用于物料的税收标识和物料分类等 SITES层 SITES层的物料主数据字段适用于某特定工厂 也就是说 不同工厂可以有不同的参数 此类字段包括 评估类 采购组 利润中心等 应用原则所有用于业务分析的物料主数据均需录入到SAP系统中 新增物料的申请由统一物料主数据维护组进行集中处理 定期跟踪创建 维护主数据的状态 如果确定某类物料有问题 应由主数据维护人员及时冻结该物料的使用 物料主数据带来的价值 仓库相关物资有效期监管 避免浪费和误用物资 收 发 存 的高效和准确性采购相关支持集团范围内物资采购策略的整合实现集团内 公司内物资调拨和分享满足基层单位对采购计划的优化调整资产相关可扩展设备 工具等资产跟踪管理资产报废管理 物资慢移动的查询 供应商主数据 供应商主数据的定义及应用原则 定义供应商主数据包含的信息主要有供应商名称和地址信息 付款条件和方式信息 供方主要联系人信息和其他相关信息 供应商作为债权人 也是财务部门重要的主数据之一 供应商主数据需要包括例如应付款相关的控制科目等财务相关信息应用原则在系统中建立供应商主数据之前 需要由财务部门事先创建供应商帐户组 供应商主数据的编码方式应结合供应商帐户组的分类情况 基于系统中供应商帐户组的设置 由系统自动编码或由外部手工编码和物料主数据一样 供应商主数据的维护同样需要采用集中管理的方式进行 依据总公司采办部制定的各级供应商界定标准 对供应商主数据进行分层次的维护 总公司采办部将负责一类供应商主数据的系统维护工作 惠州炼油自行维护非一类供应商主数据 目录 3 5 2 业务蓝图流程设计 报表开发设计 1 蓝图设计原则与成果 组织架构和主数据设计 关键问题及跨模块集成点方案设计 7 4 MM模块实施带来的提升和挑战 6 系统权限设计 2 1 MM业务流程概览 油品采办 MM业务流程概览 物资采办 MM油品采办相关流程 此流程为LNG采购计划流程的业务蓝图 此流程为采购原油年度 季度 月度计划制定流程的业务蓝图 此流程为国内原油采购操作流程的业务蓝图 此流程为国外原油采购操作流程的业务蓝图 此流程为LNG长期合同签订业务的业务蓝图 此流程为LNG采购 入库及索赔操作流程的业务蓝图 MM油品采办相关流程 此流程为采购原油 包含其他油品 到货后计量入库操作流程的业务蓝图 此流程为油品在不同的库存地点间库存账面库存移动操作流程的业务蓝图 此流程为油品不符合生产计划要求的情况下的操作处理流程的业务蓝图 此流程为由于清罐操作影响油库账面库存操作流程的业务蓝图 此流程为油库盘点操作流程的业务蓝图 MM物资采办流程 主数据管理 此流程为现有供应商投诉和处理的过程 此流程为现有供应商评估的过程的未来业务蓝图 此流程为创建新供应商主数据的过程的未来业务蓝图 此流程为物料主数据维护的未来业务蓝图 此流程为服务主数据的维护的未来业务蓝图 此流程为在SAP系统中维护采购信息记录 此流程为货源清单的维护 审批的未来业务蓝图 MM物资采办流程 采购管理 I 此流程为需求计划创建 审批与采购计划的生成过程的未来业务蓝图 此流程用于手工提报的需求计划处理与采购计划的生成过程的未来业务蓝图 此流程为惠州炼油自行邀请招标采购的未来业务蓝图 此流程为委托招标机构公开招标的未来业务蓝图 此流程适用于机电产品国际公开招标采购的未来业务蓝图 此流程为报批邀请招标采购的未来业务蓝图 此流程适用于集中招标采购的未来业务蓝图 此流程为集团集中采购的未来业务蓝图 MM物资采办流程 采购管理 II 此流程为采购员依据采购计划进行询比价 产生采购合同或框架协议的未来业务蓝图 此流程为采购员依据采购计划 对长期协议物资的直接采购处理过程的未来业务蓝图 此流程为紧急采购处理过程以及系统中后补资料的未来业务蓝图 此流程为中国海油内部企业之间的关联交易处理的未来业务蓝图 此流程为委外加工业务处理过程的未来业务蓝图 此流程为采购人员创建框架协议和依据框架协议建立采购订单的未来业务蓝图 此流程为服务采购业务处理过程以及SAP系统中相应的作业处理 MM物资采办流程 采购管理 III 此流程为创建寄存物资采购协议和依据寄存物资协议建立采购订单 合同 的未来业务蓝图 此流程为采购发票校验处理未来业务蓝图 此流程在SAP系统中针对寄存物资耗用结算清单的处理方式的未来业务蓝图 此流程为MM模块SAP NOTES集成工作流审批的未来业务蓝图 MM物资采办流程 库存管理流程 I 此流程为直达料收货过程 主要包括物资的接收 入库 过帐等操作环节的未来业务蓝图 此流程为同一公司的各部门从仓库直接领用物资的未来业务蓝图 此流程是对物资的移库在时间上比较长或者距离比较远的情况下进行的两部操作的未来业务蓝图 此流程为非入库管理物资收货过程的未来业务蓝图 此流程为对供应商寄存物资的发货的未来业务蓝图 此流程为仓库管理人员实现两个工厂之间的物资调拨的未来业务蓝图 此流程是同一个工厂内的不同的仓储地点之间的物资移动的将来业务蓝图 此流程是对一般的库存物资的采购的收货处理的未来业务蓝图 MM物资采办流程 库存管理 II 此流程为对库存物资报废业务处理或积压业务处理的未来业务蓝图 此流程是没有在系统中做发票校验的物资的退货的未来业务蓝图 此流程为仓库管理部门对库存物资报废业务处理或积压业务处理的未来业务蓝图 此流程为仓库管理人员在系统上进行物料到物料的移转的未来业务蓝图 此流程是已经做过发票校验的货物退货的将来业务蓝图 此流程为定期对仓储物资的盘点 如月度 半年或年度盘点 的将来业务蓝图 此流程是实现物资的使用部门向仓库退还物资的未来业务流程 目录 3 5 2 业务蓝图流程设计 报表开发设计 1 蓝图设计原则与成果 组织架构和主数据设计 关键问题及跨模块集成点方案设计 7 4 MM模块实施带来的提升和挑战 6 系统权限设计 2 1 关键问题设计 原油入库及损耗处理 SAP系统中输入原油入库量作为采购业务入库量 定额损耗部分直接提高原油的成本核算价格 关键问题设计 来料加工业务 I 关键问题设计 来料加工业务 II 关键问题设计 原油的基本计量单位 问题 原油对于上下游不同企业使用不同的基本计量单位问题描述 原油在上游油田企业中为产品 销售 成本核算基本计量单位为桶 在下游炼油企业中 原油为生产原材料 生产统计 成本核算基本计量单位为吨 在系统中相同物料编码的原油必须有一个确定的基本计量单位 解决方案 对于相同的原油在不同企业中通过不同物料编码区分 上游油田企业使用桶作为基本计量单位 下游炼油企业使用吨作为基本计量单位 关键问题设计 SAP NOTES集成审批工作流设计 问题 SAP系统无法实现超过八级的审批以及灵活的委托授权审批问题描述 项目组对惠州炼油采购审批业务分析后 整理出惠炼审批需求的特点 1 审批层级多 灵活 2 惠炼通过南海东部通讯网络公司开发无纸化办公系统实现了CR MR 合同以及付款申请的NOTES工作流电子签名审批 具备系统集成的良好基础 解决方案 1 考虑到SAP系统上线后维护效率 灵活度以及使用成本等多方面因素 提出使用NOTES工作流审批功能与SAP系统集成开发方案 2 总公司技术组 IBM 惠炼ERP项目组三方协商后确定采用XI接口开发技术实现审批功能 MM模块的采购订单和长期协议进行SAP NOTES的集成审批 其它如采购申请 预留等不做集成审批 关键问题设计 HSE劳保用品采办业务如何实现SAP线上管理 问题 HSE劳保用品采办业务如何实现SAP线上管理问题描述 目前 惠州炼油劳保用品线下管理 包括普通劳保 特殊劳保 安技设备三类 合同采办部签署劳保用品框架采购协议 健康安全环保部 HSE部 采购劳保用品 HSE部收货验收 费用计入HSE安全管理费用 解决方案 HSE劳保用品采办业务在SAP系统中进行采购管理 不进行库存管理 HSE部人员向合同采办部推荐合格供应商及劳保用品采购需求 合同采办部采购人员依据需求在SAP系统中创建采购订单 审批通过后 HSE中心在SAP系统中对于采购订单收货 验收及供应商付款申请 MM模块与PP模块系统集成 MM模块与SD模块系统集成 SD 销售管理 创建产成品销售 订单 MM 物资管理 应收账款处 理 查看销售订 单及交货单 系统外业务 系统内操作 产品可用性检查 销售发货 开系统发票 开增值税发 FI 财务管理 SD 销售管理 创建产成品销售 订单 MM 物资管理 应收账款处 理 查看销售订 单及交货单 系统外业务 系统内操作 开具销售交货单 销售发货 开系统发票 开增值税发票 FI 财务管理 实际发货并计量 MM模块与财务模块系统集成 创建采购订单 签订采购相关 合同 协议 收货操作 FI 财务会计 发票过帐 采购相关发票 付款 查询物料凭证 会计凭证 查询采购订单 MM 采购库存管理 相关领导审批 发票校验预制 系统外业务 系统内操作 MM模块与PM 财务模块系统集成 目录 3 5 2 业务蓝图流程设计 报表开发设计 1 蓝图设计原则与成果 组织架构和主数据设计 关键问题及跨模块集成点方案设计 7 4 MM模块实施带来的提升和挑战 6 系统权限设计 2 1 SAP系统报表和查询介绍 采办业务的监控与统计 通过系统可以实时统计与监控采办业务的计划 现状以及历史记录 查询采购计划 采购订单及其状态 满足多个角度对采办业务统计与分析的需求 自动记帐与出入库统计分析 物资的出入库产生物料凭证 并自动过帐到财务 产生相关的会计凭证 无需手工作财务凭证 可以从多个纬度查询与统计出入库的数量与金额等 通过发票校验 能够自动过帐到财务模块 产生应付帐款 对库存的实时查询库存可以实时在线查询 可以通过权限控制来区分不同岗位 为采办 库存 生产 设备维护等部门提供信息支持 实现信息的共享 SAP系统主要查询报表 SAP系统报表开发原则 在系统标准报表体系中 大部分可以利用以满足惠州炼油物料管理业务需求 对于惠州炼油需要特殊格式报表或报表中需要通过公式进行统计计算的报表 需要由关键用户代表相关业务部门提出具体表样及统计计算要求 由开发人员进行开发 对于共性需求 使用频度高 业务关系紧密的报表优先开发 保证系统上线时业务正常运行 具体开发清单参照RECIF报表开发清单 目录 3 5 2 业务蓝图流程设计 报表开发设计 1 蓝图设计原则与成果 组织架构和主数据设计 关键问题及跨模块集成点方案设计 7 4 MM模块实施带来的提升和挑战 6 系统权限设计 2 1 SAP系统权限 设计思路 SAP角色设计 用户账号分配SAP角色 SAP系统与生产相关部分通用角色 采购计划制定人员采购执行人员采购部门主管采购发票处理人员生产指挥中心人员仓库管理人员主数据维护人员生产