印章管理制度的规定.doc

印章管理规定编制部门：人事行政部编制日期：2011年3月9日执行日期：自下发之日起制度审批人：目 录目 录 第2页第一章 总则 第3页第二章 分则 第3页第三章 附则 第5页第一章 总 则第一条 目 的 为了加强公章和其它业务章的有效管理，特制订本管理制度。 第二条 管理原则 审批使用原则 印章使用备案记录原则 专岗管理原则第三条 适用范围 公司各职能部门第四条 管理部门 人事行政部、财务管理部第五条 岗位职责 负责制度的制定与管理 负责制度监督与执行第二章 分 则第六条 印章的定义与分类印章，包括：公章和业务章两类。公章是代表企业的印章；业务章是根据业务的需要而刻制的、具有专门业务用途的印章。第七条 印章的备案 印章的管理上必须实行备案制度。第八条 印章的类型 本管理制度所涉及的印章使用主要是指公章、合同章以及行政办公室、人事管理部门等所保管的业务印章，财务部门所使用的“财务专用章”和财务部门所使用的“法人章”不在本范围之内。但财务部门的“财务专用章”和“法人章”用于本部门之外的业务时则必须按本管理制度执行。其它业务部门的业务章，应根据本管理制度所规定的原则制定相应的管理规定，做好相应的使用记录，同时，各业务部门印章使用记录以业务档案的进行处理。第九条 公章的审批使用公章必须实行公章使用申请审批制度，各业务部门因业务需要，需要加盖公章时，首先要填写公章使用申请单（附表1），并根据加盖公章的文件级别由相关负责人签字批准。一般文件审流程：业务部门申请申请部门负责人审批系统副总/总（副总）经理审批。特殊文件审批流程：业务部门申请申请部门负责人审批系统副总/总（副总）经理审批集团业务部门系统负责人审批集团总经理审批。第十条 公章的使用任何加盖公章的文件必须有相关部门的审核，如采购合同、工程合同等必须有相关部门和集团公司法律事务部进行审核，填置“合同审批表”（附表3）【集团公司发生变动时，参照集团公司表单执行】，并取得上述相关部门的审核无误时方可加盖公章。第十一条 公章使用流程 公章使用申请审批后印章管理部门进行使用登记，填写印章使用台账（附表2）加盖印章根据盖章类型，进行存档备案管理印章管理部门进行资料整理存档。第十二条 印章使用特殊规定公章保管部门应详细审查公章申请审批业务程序和业务批准手续，必须以集团公司规定的权限标准处理公章使用业务。包括：企业合作协议、合同；企业担保协议、合同等，必须经集团公司董事长、总裁的批准方可实施。制式文件需要加盖公章时，由公章保管部门按原始的制式文件进行审核，并在审核无误时方可加盖公章。如果加盖公章的制式文件有变动、有改动，必须再予经过相关部门、集团公司法律事务部进行审定。否则，公章保管部门有权不允盖章。公章不得随意带出企业，更不得随意交给其它部门、其它人外出实施盖章业务。如果确有业务需要，其公章保管部门、保管人必须亲随执行盖章。需要加盖公章的文件数量较大，可由使用印章的人员自行盖章，但使用公章的人员不得离开公章保管人员的视线，必须在公章保管人员的指定的地点进行加盖公章。否则，发现有此类现象，公司将对公章保管人进行行政处分和经济处罚。严禁在空白文件上加盖公章，严禁在公司以外的业务文件上加盖公章。特殊情况，以集团公司总裁或董事长批准为准。公章必须进行妥善保管，保管的柜、屉必须符合规定和标准，不得在无锁的柜、屉中存放公章，更不允许散乱丢放。第十三条 业务章的使用。 业务章是指财务部门和其它业务部门的专用印章，包括：财务专用章、合同章、业务章和办公室印章以及人事部门印章等。公章、业务章由集团公司统一管理，业务部门需要刻制业务章由业务部门直接向集团公司提出申请，经单位负责人审批报集团公司企管部，经集团公司总裁批准后方可实施。 第十四条 业务印章使用特殊规定业务章管理部门根据本管理制度制定相应的管理规定，建立相应的管理台帐，在业务章每次使用时都必须有本部门负责人的批准签字。财务部门的财务专用章和法人章按财务管理制度执行。业务章在执行本部门以外的业务时，也必须实施印章申请制度，同时，必须经本系统负责人签字后方可加盖业务章。业务章管理同企业公章管理，并执行公章管理规定。第十五条 印章交接。 印章保管人员发生变动，必须执行交接制度，包括：印章的交接、印章管理台帐的交接等。业务章的交接由本部门负责，由本部门的负责人担任监交人。公章的交接，除由部门选定接交人外，由直线上级领导出专人担任监交人。凡印章保管人发生变动，变动部门必须在三天之内向集团公司企管部办理重新变更备案手续。第十六条 档案处理。 印章管理台帐（附表2）是印章管理的重要档案，不得随意毁坏，更不得随意擅自销毁。每年年终，印章保管部门必须将印章管理台帐、印章申请单等整理齐全、整齐装订送交集团公司档案室。第三章 附 则第十七条 本规定自下