某公司工作流程培训.ppt

流程培训 前言 统一管理工作电子文档统一使用规范的公司对外往来文件统一使用内部流程 本次培训涉及部门 管理部门 财务部 流程 将为内部作业搭建一下沟通的平台使内部各执行部门之间执行部门与财务之间进行有效的沟通与控制保障作业的顺利进行 统一管理公司电子文档 各业务部门将客户进行分类管理1 客户文件夹 规范客户文件管理2 管理文件夹 规范内部作业管理 客户文件夹管理 执行客户 以联通为例 以下为必备的文件目录 分客户合同 第三方合同 付款申请单三项文件名列明项目名时间按项目分子文件文件名列明会议时间分作废 已执行 待定三个文件夹含各种与客户往来的工作报告 传真等含客户提供 二手资料 内部资料三部分 客户文件夹管理 开发客户按客户名分子文件夹每个子项目中根据需求分类客户进行执行阶段 转入执行客户文件夹 如经跟进后停止 转入暂停客户暂停客户由开发客户转入 保留所有往来文件 并附 客户情况说明 交流程存档由于开发客户的反复性及人员流动性 暂停客户于每季季末进行评估 归档 往来文件规范 日常使用部分传真 与客户传真往来统一使用工作报告 阶段提交工作报告内部文件 内部文件往来使用客户情况说明 暂停客户情况说明 业务使用部分根据客户标书进行评估 对照 关于公司应标说明 保密协议 未签约客户提交方案时要求对方签字 AE留档服务团队 正式合作前书面提交给客户合作建议书 未签约客户前期沟通文件提案内容 正式提案会前传真或提案会开始前提交给客户 往来文件规范 传真 往来文件规范 工作报告 往来文件规范 内部文件 往来文件规范 客户情况说明 往来文件规范 保密协议 往来文件规范 服务团队 合作建议书 往来文件规范 提案内容 流程管理部分 流程管制的作用 流程的工作目标 由工作卡开始起 跟进每项工作进度 使各有关部门协力合作 保证每项工作在规定时间内顺利完成 在成本控制上掌握外发的费用及时间 确保在整个过程中达到最佳成本效益 常用基本流程 流程控管 工作完成 各部门使用工作流程表 客户部 创作部常用完稿影视公关部 项目部 媒体 市调成本管理制作物报价明细 对外使用预估成本及预签报价 对财务特别项目审批付款申请单劳务报酬签收单 客户部工作表 开工作号 客户部填写工作申请单 交由流程控管开据工作号 工作号与合同号相统一 以便财务人员考核相关项目成本同一工作号下 客户部自行将创意部工作及制作部工作按时间编号 工作号的编写例联通UP新势力某工作 工作号为UP2004001 前缀为品牌字母简写 后缀为年度 工作项 UP2004001所含工作如海报工作为UP2004001 1 DM单为UP2004001 2工作号开据后告知财务部 相关此工作号项目成本及报销支付时 均需注明此工作号工作号一式两份 由流程与客户部各留一份 客户部工作表 开工作号 客户部 会议记录 客户部 关工作 创作部常用文件 单项创意工作时 由客户部撰写创意简报 交由流程控管安排简报时间 创作部不得接受没有工作号及客户总监签字的工作客户部与创作部就工作时间进行确认后由创意部签字 工作开始进行 在工作过程中 如设计内容发生任何更改 需由客户部填写 工作补充申请 交由流程签字后 再与创作部进行沟通 以免因修改内容沟通不足而产生错误 流程与创意部需审定创意简报所附资料及签字是否齐备创意部提交设计品需通过流程控制进行召集 经内部讨论后 由流程附上 品控标贴 需由设计师及创意总监 客户总监签字方可向客户提交 创作部常用文件 创意简报 创作部常用 工作补充申请 创意部完稿阶段工作 设计稿通过后 客户部需向流程控管提交客户签字设计稿及客户确认的报价单 或合同复印件 由流程留档 以确便在确认价格的情况下进行完稿工作 由客户部开出 平面制作表 输出工作单 并提供创作部所需的客户材料明确成品尺寸及完稿后提交形式所有制作物需由客户部交由客户在打样稿上签字后 交回流程后方可开始印刷及制作 创作部完稿用 平面制作表 创作部完稿用 输出打样单 项目工程部常用 制作类项目 由客户部向项目工作部经流程提交 预估成本表 由AE填写明确的工作要求及数量等 交由项目工程部预估成本 最终预估成本一式三份 流程 项目部 客户部各执一份 客户部就项目部提供的预估成本表 对外填写 报价单 由客户首先在报价单上签字确认认可价格 再签定合同 交货时填写交货单 项目工程部常用 预估成本表 项目工程部常用 礼品制作表 为例 项目工程部常用 交货单 财务控制 内部签定合同时需要由客户部人员一并向财务部提交 预估成本及预签报价 财务人员根据预估成本表 合同 付款申请进行支款与成本控制 相关工作人员的请款 因项目发生的所有费用的报销 含车费 餐费 礼品 活动期间话费均需单独填写报销单 并注明工作号 以便例入成本 如合同执行完毕 如有预算超出 需填写 特别项目审批 说明超支原因及金额 经客户总监 总经理签字方可交由财务支款 活动类项目 客户部需根据实际情况比对 预估 例出实际发生费用的详细清单 财务控制 付款申请单 财务控制 特别项目审批 工作结束 一个合同号结束后 由客户部人员关闭工作号 流程将关于项目的文件袋交由财务部 由财务对工作进行财务评估及核算 包括相关此工作的合同原件成本清理 所有工作单内部预估成本及预签报价相关此工作号的所有报销工作及支出费用特别项目审批单工作留底有关此工作所有客户签字的创作品关于此工作的所有部门往来工作单留存流程对此工作所有制作成本进行留样 专项管理 工作进度沟通 每周六 客户部进行例会 每人向客户总监提交下周工作计划 总结当周工作进度 对未照进度完成工作作说明流程控管应参预客户部例会 汇总成流程周报 提交给部门负责人 总经理及财务总周一一早 将当周工作进度制作成工作周报 发放给总部门负责人及总经理 客户部工作周报 流程控管流程周报 流程控管岗位职责 负责将工作流程落实实施流程的工作内容 开工作卡并分发给相关人员建立每项工作档案跟催每项工作进度成本控制了解并掌握工作报价创意作品复印存档暂停客户档案存档评估并选择固定的合作方进行打样 出片 负责管理合作方及定期结帐管理物品领用 墨盒 纸张 光盘 光盘盒工作进度报告 日报 周报 流程控管 黄璀负责部门 由于流程主要推行部门为客户部 因此暂时将流程部门归为客户部 向客户总监汇报 流程控管责