内部审核培训讲义-内部审核培训术语与概念内部审核的流程(ppt 127) .ppt

2020 1 6 1 OHSAS18001内部审核培训 2020 1 6 2 术语与概念 OH S内部审核的流程 OH S内部审核的实施 要点 2020 1 6 3 审核概述 审核用来获取审核证据并对它做出客观评估以确定审核准则满足程度的系统的 独立的和文件化的过程 注 独立并不是指来自组织的外部 在许多情况下 特别在小型组织中 独立性可用与被审核的活动无责任关系的方式展示 2020 1 6 4 审核准则 ISO9000 用作依据的一组方针 程序或要求审核证据 ISO9000 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息注 审核证据可以是定性的或定量的 2020 1 6 5 审核发现将收集到的审核证据对照审核准则进行评价的结果注 审核发现能表明是否符合审核准则或改进的机会 审核结论审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结果 2020 1 6 6 相关方关注组织OH S绩效 3 15 或受其影响的工作场所 3 18 之内或之外的个人或团体 2020 1 6 7 审核方案针对特定时间段所策划 并具有特定目的的一组 一次或多次 审核 注 审核方案包括策划 组织和实施审核的所有必要的所有活动 审核计划对一次审核活动和安排的描述 2020 1 6 8 审核范围审核的内容和界限 注 审核范围通常包括对实际位置 组织单元 活动和过程以及所覆盖的时期的描述 1 审核应覆盖安全管理体系的全部要素 2 在管理上审核应覆盖安全管理体系内的所有部门和职能 3 在场所上审核应覆盖到安全管理体系所辖范围 4 审核应覆盖组织安全管理体系所涉及的活动 产品及服务 2020 1 6 9 审核 第一方审核 又称内部审核 用于内部目的 由组织自己或以组织的名义进行 可作为组织自我合格声明的基础 第二方审核 由组织的相关方 如顾客 或由其他人员以相关方的名义对审核进行的组织 是外部审核的一种 第三方审核 由外部独立的组织进行 这类组织提供符合要求的认证或注册 联合审核 当两个或两个以上审核组织合作 共同审核同一受审核方的情况 2020 1 6 10 简单的说 内部审核 称第一方审核 以组织的名义组织有资格的人员对组织管理体系进行的审核 外部审核 第二方审核 即由顾客或相关方以顾客的名义对组织进行的审核 第三方审核 即由独立于组织之外的第三方资质机构进行的认证或注册审核 2020 1 6 11 管理体系审核一般分为四个阶段 a 审核策划 准备 b 审核实施c 审核报告 d 纠正措施与跟踪验证 2020 1 6 12 审核的作用 组织定期地进行审核 以证明组织管理体系运行适宜 充分 有效 符合 内审是组织管理体系自我完善的一个非常有力的工具 通过内审检查来保证文件化的管理体系有效运行 通过对审核中发现的不合格 制定纠正措施来确保消除不合格和防止类似事件再次发生 达到持续改进的目的 内审是在外部发现体系不合格之前 组织内部率先发现并加以改正的最好办法 2020 1 6 13 管理体系审核的目的 通过审核确定受审核方管理体系与审核准则的符合性判断受审核方的管理体系是否得到了实施与保持发现受审核方管理体系中可予改进的领域评估内部管理评审是否能够确保管理体系持续适用和有效 2020 1 6 14 第三方审核的作用 向外界展示组织安全管理体系是符合要求的组织的实施 保持和改进管理体系满足相关方的要求 2020 1 6 15 审核的准则 OHSAS18001标准职业健康安全管理体系文件有关职业健康安全法律法规及相关方要求 2020 1 6 16 内部审核的作用 管理体系正常运行和持续改进的需要为第三方审核做准备组织的一种管理手段 2020 1 6 17 审核的特点 a 正规性 系统性 独立性 客观性 b 审核方法是一个抽样的过程 c 审核是一个形成文件的过程 2020 1 6 18 审核的正规性 a 审核依据正式特定的要求进行 b 审核只能由具有资格的人员进行 c 审核必须按正式程序进行 d 审核必须依据客观证据作出判断 e 审核结果必须有正式报告和记录 2020 1 6 19 审核的系统性 审核过程是一个系统的过程 是正式的和有序的 正式的外部审核按合同进行 内部审核由领导者授权 有序的审核必须有组织 按计划进行 2020 1 6 20 审核的独立性 a 审核员不能审核自己所承担的工作 即审核员必须与被审核的工作无直接责任 b 在进行第三方认证时 不能对受审核机构既提供咨询又进行认证审核 2020 1 6 21 审核的客观性 a 尊重客观事实 以客观证据为判断的依据 b 不屈服于任何一方的利益 2020 1 6 22 审核是一个形成文件的过程 编制审核计划 编写审核检查表 现场审核形成记录 编写不合格报告 编写审核报告 2020 1 6 23 审核条件 1 在实施审核前 应明确界定管理体系的责任方并形成文件 2 审核组长认为已具备下述条件后才能实施内审 a 组织关于管理体系的资料准备充足 b 开展内审活动所需的资源充足 2020 1 6 24 工作流程 审核启动与准备 制定审核计划编制工作文件 实施审核 审核所见召开终审会 编写审核报告 文件分发与保存 纠正措施与跟踪与保存 结束 召开初审会 文件预审 确定审核范围 确定报告内容 报告编写与分工 收集审核证据 2020 1 6 25 审核启动与准备 审核准备是实施审核的基础 准备越充分 审核实施越有效 当组织的体系运行2 3个月后 即可启动审核 并作审核准备 2020 1 6 26 审核频次和时机 1 常规审核按预先编制的年度计划进行 在编制年度计划时应合理策划审核时机一般情况下一年应安排二次内部审核 2 特殊情况下 适当追加审核 发生了严重的职业健康安全管理问题或相关方有严重投诉 领导层 隶属关系或内部机构发生调整 方针 目标发生较大改变 产品 安全技术及装备 生产场所发生较大改变 2020 1 6 27 审核目的一般从以下几方面考虑 a 申请第三方认证 b 调查重大的不合格的原因 c 为外部审核作准备 d 检查管理体系适宜性 充分性和有效性 寻找改进的机会 e 定期的审核 例行审核 2020 1 6 28 审核范围的内容一般从以下几方面考虑a 全公司范围 b 某一个或几个部门 c 标准的全部或部分条款的要求 d 公司全部或部分产品范围 2020 1 6 29 成立审核组 总经理或管理者代表任命当次审核的审核组长及审核组成员 并配备一定的资源 审核组的任务有 准备审核工作及工作文件 审核组成员在审核组长的带领下 收集与分析有关的审核证据 将个人审核发现形成文件 作出关于体系的审核结论 编写审核报告 负责不符合纠正措施的验证 2020 1 6 30 审核组长的职责 制定审核计划 明确审核目的及范围 进行审核组任务分配 组织审核组审阅文件及资料 组织审核实施工作 确定不符合项 编制审核报告 组织对不符合项的纠正及验证工作 预先审查审核组成员编制的检查表及其它工作文件 2020 1 6 31 审核组长的选定a 具备审核员资格 b 熟悉审核范围的业务 c 具有一定的工作经验 d 具有较强的组织能力 2020 1 6 32 审核员的职责 a 应遵守相应的审核要求 b 能传达和阐明审核要求 c 按计划分工编制审核检查表 d 收集客观证据并将观察结果形成文件 e 报告审核结果 f 验证所采取的纠正措施的有效性 g 配合并支持审核组长的工作 2020 1 6 33 审核员任务分配 由审核组组长和审核组成员共同商定 原则应根据受审核组织的性质 受审核的对象与范围 审核员的专业知识及其素质来确定 尽可能做到人尽其才 把他们放到最能发挥才能的岗位上 2020 1 6 34 审核员的选定a 具备审核员资格 b 熟悉审核范围的业务 c 具备一定的专业知识 d 具备一定的工作协调能力 e 为受审核部门所接受 2020 1 6 35 制定审核计划 审核计划是指对审核的目的 要求 对象 内容 范围 现场审核的人员 责任 进度所进行的安排 它应由审核组长完成 审核计划应是动态的 但又必须相对稳定 这就是说 在制定计划之后 允许根据审核过程中的变化情况作适当的调整或修改补充 以使计划更完善 工作更顺利 2020 1 6 36 年度滚动审核计划的编制 年度滚动审核计划的总体安排 包括年内各次审核说明和总体安排 审核实施计划 2020 1 6 37 年度内部审核滚动计划 a 按分散式进行审核需制定 年度审核滚动计划 一年内进行二次完整的审核 国家认监委建议 b 年度审核滚动计划 的内容包括 受审核部门 预计审核月份 滚动修改状态 2020 1 6 38 年度滚动审核计划案例 200 年度内部审核滚动计划月份123456789101112备注部门管理层销售部采购部技术部生产部品质部仓库行政部审核已计划审核已进行纠正措施已计划纠正措施已完成纠正措施已验证 2020 1 6 39 内部审核的种类 例行审核 集中式 在较短的时间内完成一次完整的审核 滚动式 在一段时间内逐一完成所有部门或全部要素的审核 临时审核 有如下情况时进行的审核 公司的管理模式 组织架构 方针发生重大变更时 体系本身存在重大缺陷 如 投诉情况严重 重大的问题等影响体系 公司的产品 生产工艺 技术出现重大变动 最高管理者认为有必要时 2020 1 6 40 审核实施计划 审核实施计划 由审核组长制定 经管理者代表审核批准 通过发放审核计划的方式提前通知受审核部门 2020 1 6 41 计划内容 计划应包括 审核目的与范围审核准则受审部门对其OHSMS有直接重大责任的人员 确定受审部门OHSMS中应予重点审核的要素 引用的文件 审核活动的预定日期和持续时间 进行审核的日期 地点 审核组成员名单 首 末次会议的时间 地点 2020 1 6 42 审核实施计划案例 内部审核实施计划一 审核目的通过对管理体系运行情况的审查 验证管理体系的充分性 适宜性 有效性及满足要求的能力 同时寻找改进的机会 为申请认证做准备 二 审核范围公司管理层 人事部 销售部 生产部 工程部 采购部 仓库 品质部等与管理体系有关的部门的活动过程 三 审核依据公司管理体系文件 标准 相关法律 法规 相关方要求 四 审核组成员组长 A组 B组 五 审核日期200 年 月 日共 天 六 审核日程安排 2020 1 6 43 时间受审核部门内容审核组09 00 09 30首次会议09 30 12 00管理层4 1 4 2 4 3 1 4 3 2 4 3 3 4 5 2 4 64 5 4 B组品管部4 3 1 4 3 3 4 4 1 4 4 24 4 3 4 4 54 4 6 4 4 7 A组12 00 13 30午间休息13 30 16 30人事部4 3 1 4 3 2 4 3 3 4 4 1 4 4 2 4 4 3A组4 4 4 4 4 5 4 4 7 4 5 1 4 5 2 4 5 3 4 5 4市场部4 3 1 4 3 3 4 4 1 4 4 3 4 4 5 4 4 6 4 5 4B组仓库4 3 1 4 4 3 4 4 1 4 4 2 4 4 3 4 4 7 4 5 4 A组生产部4 3 1 4 3 3 4 4 1 4 4 2 4 4 5 4 4 6 4 4 7 4 54B组采购部4 3 1 4 3 3 4 4 1 4 4 2 4 4 3 4 4 5 4 4 6 4 5 3A组工程部4 3 1 4 3 3 4 4 1 4 4 2 4 4 3 4 4 5 4 5 1 4 5 4B组16 30 17 00审核组内部会议17 00 17 30末次会议注 此次审核未能对标准4 5 5 4 6条款进行审核 将由B组在月日对该条款进行补充审核 编制 日期 审批 日期 2020 1 6 44 审核的方法 按过程或标准条款进行审核 考虑涉及的部门 优点是审核全面 不会出现漏项 缺点审核线路复杂 费时 按部门进行审核考虑涉及的主要活动以及涉及标准的相关条款 优点是减少了时间浪费 效率高 缺点是易出现漏项 2020 1 6 45 审核的技巧 顺向追踪 逻辑性 系统性强 可查证接口 但费时 逆向追溯 针对性强 切实具体 问题复杂时不易理清 2020 1 6 46 逆向和顺向审核方法 从过程的始端查到终端或从过程的终端查到始端 适用第二方审核 自上而下和自下而上的审核方法 如 文件控制适用自上而下 检验测量和试验适用自下而上 按标准条款审核和按部门审核 一般应采用按部门审核为宜 比较小公司 部门较少时可采用按标准审核的方法 2020 1 6 47 文件审核 是指审核组对职业安全卫生方针 目标指标 实施方案 管理手册 程序文件 作业指导书等OHSMS文件及其他相关背景资料所进行的预先审阅 它在现场审核开始前进行 2020 1 6 48 文审目的 1 了解组织的职业健康安全管理体系文件能否满足OHSAS18001标准的要求 2 了解组织的职业健康安全管理体系及其运行情况 为制定审核计划和下一步审核作准备 2020 1 6 49 文审要求 1 文件内容是否覆盖OHSAS18001标准的所有要求 2 文件内容是否准确无误 切实可行 是否符合逻辑性 连贯性 3 文件是否现行有效和符合要求 4 名词术语是否与OHSAS18001相一致 5 文件是否有更改 是否按文控的要求进行 2020 1 6 50 文审结果 作为文审 通常应在审核组长领导下 由若干审核组成员来进行 通过文件的审核 应提供一份文审报告书 它即可用文字描述 也可用表格形式表达 2020 1 6 51 审核的文件 组织的管理手册 组织的程序文件 需要时也可包括作业指导文件和规定 2020 1 6 52 工作文件的编制 是指内审员在审核过程中所采用的 并作为原始资料保存的各种规范化文件 表格和清单记录 2020 1 6 53 工作文件种类 根据OHSAS18001标准的规定 所需提供的工作文件可包括如下 记录审核证据和审核发现的表格文件 如 文件审阅报告表 审核检查记录表 不符合或不符合报告表 用于评价OHSMS要素的程序和检查清单 如 测量结果或验证结果报告表 程序文件 重要危险源清单表 2020 1 6 54 检查表 为方便审核 审核员可事先编写职业安全健康管理体系审核检查表 表格的形式 取决于审核的内容 设计检查表时应注意以下几个要点 以职业安全健康管理体系标准及受审核部门职业安全卫生管理体系文件为依据 以部门审核为主 部门审核时应列出有关要素的审核项目和方法 也可进行要素审核 但必须说明到哪些部门去查 如何查 注意逻辑顺序 明确审核步骤 抓住重点 抽样应具有代表性 2020 1 6 55 在设计检查表中常见的问题 将OHSAS18001中的肯定句原封不动地加上疑问词变为疑问句 即作为检查表 只列出审核项目 忽视审核方法和抽样量的设计 按照OHSAS18001来编制检查表 对受审部门文件了解的不够 没有结合实际来编制 2020 1 6 56 编制检查表的要求 a 编写之前 应掌握各部门的职能分配情况 b 以管理体系文件为重要依据进行编写 c 选择典型 关键的安全问题 抽样应具有代表性 d 突出审核区域的主要职能 照顾一般 详略得当 e 注意逻辑顺序 明确审核步骤 具有可操作性 f 不应只用YES NO的问答模式 g 时间上应留有余地 2020 1 6 57 运用检查表的注意事项 检查表是审核员的工作文件 没有必要披露给受审部门 更不能事前通知受审部门使其有针对性作好准备 检查表最好由审核员默记脑中 并以自然而巧妙的方式提高 审核员虽持有检查表 但主要起备忘录作用 2020 1 6 58 职业安全卫生体系审核检查表 受审部门 液化石油气站体系标准 文件 OHSAS18001审核员 XXX编制日期 年月日序号要素审核项目审核方式结果判定4 4 1液化石油气站站长职责是什么与液化石油气站站长面谈4 3 1液化石油气站有哪些危险源查危险源清单4 3 2哪些法律 法规与液化石油气站与液化石油气站员工面谈 有关查法规登记台帐4 3 3与液化石油气站相关的目标 询问 查阅部门目标 指标记录指标有哪些 执行情况如何 4 4 2液化石油气站员工对本岗位的询问员工 查档案重要性是否了解 是否持证上岗4 4 3对重要的有关液化石油气站的查询信息沟通记录信息如何处理4 4 5液化石油气站的有关控制文件查阅文件的有效版本保管情况如何4 4 6现场操作运行控制执行的如何 现场观察并提问是否有效4 4 7是否有应急准备及响应程序 询问故障如何处理人员是否受过应急培训4 5 1液化石油气站采用哪些监测测量方法查询记录及询问 监测与测量的频次是多少 执行法律情况如何 4 5 3对出现的不符合采取了哪些措施 查纠正措施单效果如何 2020 1 6 59 检查表的作用 a 是指导审核员进行审核的路线图 是进行审核的提纲和工具 b 明确审核的要点和方法 保持审核目标清晰和明确 c 保持审核内容的周密和完整 确保审核的覆盖面 d 保持审核的方向和节奏 确保审核时间的控制 e 减少审核员的偏见和随意性 体现审核的正规化和专业性 f 减少审核员之间不必要的重复性工作 g 作为审核的记录档案 2020 1 6 60 检查表的内容 a 完整的审核项目和要点 明确查什么b 明确审核的步骤 方法和抽样量 明确如何查 2020 1 6 61 不符合报告 审核中最重要的工作就是编写不符合报告 审核中一旦发现不符合 就要编写不符合报告 2020 1 6 62 2020 1 6 63 2020 1 6 64 2020 1 6 65 不合格项分布表 2020 1 6 66 不符合的定义 不符合是不满足要求 或者可理解为 没有满足某个规定的要求 这里的规定可理解为审核准则 2020 1 6 67 不符合报告的编写 不符合报告应有如下内容 受审部门及负责人姓名 审核员姓名不符合类型审核准则不符合事实的描述原因分析纠正措施及完成时间纠正措施完成情况及验证预防措施及验证 2020 1 6 68 审核组内部沟通会议 a 确认审核准备情况 b 讨论疑难问题 明确审核重点 c 提出注意事项 2020 1 6 69 审核结果的汇总分析 有了若干不符合报告 还不能对审核发表结论性意见 还应对审核的结果作一次汇总分析 汇总分析可以在全体审核组成员会议上进行 以便对受审部门的职业安全卫生管理工作作一次总体评价 2020 1 6 70 汇总分析可以考虑以下几个方面 1 从发现的不符合项入手 如不符合项的总数 其中严重不符合 轻微不符合各有多少项 如果审核是按部门进行的 则列出其不符合项目涉及哪些要不比 其中哪个要素最多或最严重 有了这些数据 大致可以说明这个部门的薄弱环节是什么 2 从发展的历史和趋势来入手 将上次审核发现的不符合项的总数及其构成与这次相比较来看体系是否在持续改进 对上次纠正措施完成的情况及时性有效性的分析也可看出安全管理进步和不足的情况 这些汇总分析的基础上可以总结成整个体系的建立 实施上有哪些薄弱环节及其严重程度从而得出整体性的结论性的意见 2020 1 6 71 审核方法与技巧 5W1H法作为审核员 除必须具有符合或适应18000要求的逻辑思维方式外 常可采用这样一个备受推崇的方法即5W1H法 5W1H法 无论对科学研究还是对制订计划 抑或是对文件编制 特别是调查访问 都具有广泛的使用价值 5W1H法的基本内容是 What即做什么 Who即谁来做 Where即哪里做 When即何时做 Why即为何做 How即怎么做 2020 1 6 72 审核应遵循如下基本原则 防急诫躁 证据不足时 不轻易发表未得出明确结论的言论 不轻易作出未经证明的解释 不急于作出判断 更不应轻易作出结论 善疑多思 取于放弃原有推断 保持必要怀疑 注意搜寻或追踪值得追踪的新线索 发挥灵感 善于抓信与环境因素与环境影响有关的问题 保持中立 即不为组织护短 也不为标准辩解 而要尊重事实 轻松自主 提高访问艺术 创造轻松气氛 少责问 多倾听 命题清楚 避免误解 减少被访问者的异议 处事慎重 忠实记录所得的结果 谨慎地提出对结论的解释 严格区分事实与解释 确保处事安全 2020 1 6 73 审核引导 先文件审核 再现场考察审核 并把两者结合起来 自上而下逐层级审核掌握提问要点 即重要的 关键的问题要提问 对不明确的 不合适的 遗漏的 重复的 失效的问题也要提问 必要的现场复审 2020 1 6 74 审核中的言行与技术细节 瞻前顾后 上下沟通 看读结合 内外结合 态度认真 和蔼友善 表现轻松 尊重他人 2020 1 6 75 巧用善用5WIH法 多谈开放性问题 为什么 怎么样 如何等 不提封闭性问题 是不是 要不要 行不行 不拐弯抹角 不含糊不清 不施压力 不抓辫子 公开讨论 激发兴趣 多用 除此之外 还有 和 你可以再扩展一下 等用语来挖掘信息 以我为主 集中于自已所问 不被对方所驳倒 作面谈总结 使人确认 尊重对方 不要随便发言 告知目的 并表示感谢 现场检查 抓信关键 注意观察 仔细认真 以判断是认真准备 还是临时应付必要的抽样调查 巧用追踪方法 利用职业安全卫生管理体系运行图 注意前后左右 上下四周 采用诱导法 时刻考虑职业健康安全管理体系的符合性 持续适用性 充分性和有效性 敢于承担责任 在审核中有不妥或伤害受审核方的事 要及时改正 这样有利于缓和与对方的关系 取得信任 2020 1 6 76 审核报告的编写 审核报告是审核过程的主要成果 它可供没有参加审核和需要得到审核信息的其他人员阅读和使用 审核报告应在审核组长指导下进行编写 审核组长不但要签名确认 注明签发日期 而且要对审核报告的准确性与完备性负责 2020 1 6 77 确定审核报告内容 根据OHSAS18001要求 审核报告应包含审核发现及其概要 并辅之以支持证据 审核报告应包括审核结论 a OHSMS对审核准则的符合情况 b OHSMS是否得到了正确的实施与保持 2020 1 6 78 审核报告的格式 作为审核报告的格式 没有明确规定 即可以是书面的文字式 也可是表格形式 作为书面格式 2020 1 6 79 内部审核报告格式 审核报告名称编号审核日期上次审核日期审核组组长组员审核范围审核目的审核依据审核中发现的问题 摘要 审核结论审核组长 审核 批准 2020 1 6 80 内审报告 2020 1 6 81 首次会议注意事项 a 首次会议的时间 大约15 30分钟 b 首次由管理者代表组织 审核组组长主持 c 受审核方主要领导参加 d 如有需要 审核计划可进行适当调整 e 审核组做到守时 坦诚 务实 并营造有效 融洽气氛 2020 1 6 82 首次会议的议程 a 与会者签到 b 确认审核目的和范围 c 说明审核的依据 d 确认审核计划 工作时间 末次会议的时间和地点 e 介绍审核过程的主要方法和程序 f 介绍不合格判定及最终结论判定的方法 g 说明审核结果的报告方式 h 审核过程公正性 客观性说明 j 保密承诺 k 其他有关问题的说明 限制条件 l 澄清问题 备注 进行内部审核时 以上步骤可适当简化 2020 1 6 83 调查的方法 a 查阅文件和记录 b 现场观察 c 询问与交谈 d 实际测定 2020 1 6 84 调查方法的运用 a 善于提问 自然 和谐 耐心 礼貌 b 注意倾听 认真和感兴趣 适当地引导 c 仔细观察 环境 设备 产品 标记和记录 d 作好记录 时间 地点 任务 事实 证明材料文件 不符合情况 e 追踪验证 善于全面比较 获取客观证据 2020 1 6 85 提问技巧和方式 选择合适的面谈对象 受审核区域 部门的负责人 直接责任人 操作者 以及采用正确的提问方式 提出恰当的问题 开放式提问 a 答案需要解释或表达 b 能获取较多的信息 c 需要控制好时间 如 请谈谈对不不符合处理的方法和要求 2020 1 6 86 封闭式提问 a 采用 是 或 否 回答问题 b 可获取专门的信息 节约时间 c 信息量小 如 这份文件是你的吗 引导式提问 a 对已获取的信息进行确认 b 带主观导向 不能常用 如 这份文件是否指导你的工作 是否属于管理体系文件 是否需要控制 是否按照文件控制的要求进行了控制 2020 1 6 87 问的技巧举例 坦诚 友善的态度少说多听 适时 恰当提问 因人因事适当选择提问方式选择恰当面谈场所 2020 1 6 88 听的技巧举例 坦诚 友善的态度敢于沉默 少说多听 并专注 认真地听及时 适当 明确进行肯定与回馈 避免打断 干扰 反驳对方说话 2020 1 6 89 其它应注意的问题 1 不要只听受审核人员讲 还应仔细观察2 一次只谈一个问题 且问题搞清楚后再进行下一个项目3 对容易误解的问题应注意进一步澄清 确认4 谈话时注意观察对方的表情与态度 2020 1 6 90 观察的技巧 a 审核现场的环境 b 审核现场人员的工作状态 c 审核现场设备的工作状态 d 审核现场物料 产品的标识 e 过程控制的记录 f 面谈人员的神态 2020 1 6 91 抽样方法和技巧 a 随机抽样 不是随便抽样 b 抽取一定数量的样本 样本应具有代表性 c 审核员亲自抽取样本 并相信样本 备注 1 审核员寻找的是客观证据而不是不合格项 不应不断扩大样本的品种和数量直到发现不合格为止 2 在内部审核过程中 只要时间允许 可以扩大抽样的范围和抽样量 2020 1 6 92 审核的具体做法 a 进入受审核部门或审核区域 首先请有关人员介绍部门情况和职责 b 以审核检查表为路线图 询问执行人员是如何工作的 是否有文件规定或记录 c 检查并观察按照文件规定执行情况 发现特殊情况应进行跟踪追查 d 验证文件规定形成的记录 e 利用审核依据评价收集的客观证据 并判定是否存在不合格项 客观证据 支持事物存在或真实性的数据 备注 客观证据可通过观察 测量 试验或其他手段获得 2020 1 6 93 查阅 查阅文件和记录以获得客观证据常用在对已经过去的事实的证实 因记录都是已发生的事件 有助于审核员对以往事实的调查和了解 应注意 1 记录的真实性与可信度 不真实的记录不能作为客观证据 如 明显涂改 明显编造和事后补做的记录 2 进行连续性检查以发现接口问题 如 查到不符合的检验报告 接着查核该批不符合的评审报告的处置记录及其复检记录 有无投诉记录 2020 1 6 94 观察 通过观察获得客观证据最适用于检查有关人员是否按文件规定进行操作 应注意 1 首先要清楚文件的要求 然后再观察操作者操作 2 可通过同一岗位不同操作者的操作观察来评价文件的充分性与培训的有效性 3 观察时应不易为人察觉较好 否则易引起观察对象的紧张造成误操作或引起观察对象的警觉而发现不了问题 2020 1 6 95 观察 通过对活动及结果的验证获得客观证据 常用来证实有疑问的活动及结果 也可作为一种正常的验证手段 应注意 1 对被验证的活动及结果应有一定的了解 对验证的方法有所了解 2 采用验证手法时 被验证活动的责任人往往有不被信任的感觉 应使对方确信审核员只是想看看工作是如何做的 3 即使对某项活动及其结果没有疑问之处 按抽样计划和检查表规定 也应做抽查验证 2020 1 6 96 内审问题深度跟踪 1 执行人对流程不了解2 不同作业员做法不一致人 需要跟踪问题的根源 没有培训 自我理解问题 上司的培训方式问题 等 事 没有控制措施 2020 1 6 97 审核记录 审核员应随时记录审核过程中的情况 记录的信息包括 a 时间 地点 b 访问 调查的对象 c 见证人 d 观察到的事实 审核记录为实施追溯和开出不合格项提供证据 2020 1 6 98 审核记录 清楚 简明 易懂对所要描述的客观事实应叙述清楚 表达准确 并简单扼要和易为审核组其他成员及受审核区域的人员所读懂 可追溯和再现性当需要复核时 可以找到原提供的证据 因此 审核记录应将客观证据的特征记录下来 如 场所 岗位 职位工号 文件 记录 设备编号 产品 材料的批号等 2020 1 6 99 审核验证 a 根据审核依据对审核发现的客观证据进行验证 b 面谈所得到的信息应再次验证 c 责任人的谈话可作为客观证据 d 非责任人的信息只能作为线索 不确定问题的处理 a 立即跟踪检查 寻找客观证据 记录客观事实作出正确判断 b 记录下来 稍后跟踪处理 c 忽略 不作考虑 2020 1 6 100 审核过程控制 审核过程控制由审核组长负责 审核计划的控制 审核活动的控制 审核结果的控制 对审核员的控制 2020 1 6 101 2020 1 6 102 不合格的类型 体系性不合格 规定性不合格 质量管理体系文件与标准要求 合同 法律 法规不符 实施性不合格实际操作与质量管理体系文件不符 有效性不合格按规定要求实施 但效果未达到规定 预期 的要求 2020 1 6 103 按不合格性质进行分类 严重不合格 a 管理体系与约定的标准要求不符 b 体系运行造成系统性或区域性失效 c 体系或产品的运行产生严重后果 轻微不合格 一般不合格 a 孤立的人为错误 b 文件偶尔未被遵守 造成的后果不严重 c 对系统或区域不会产生严重的影响 观察项有不合格的可能 但没有充分的证据证实 2020 1 6 104 不合格的判定 a 是否是孤立 次要的问题 b 该项不合格是否频繁发生 c 是否有足够的客观证据支持审核发现 d 针对发现的不合格需要采取什么样的纠正措施 e 提出的问题对受审核方是否有帮助 2020 1 6 105 不合格报告的内容 由审核员编写的内容 a 受审核部门 审核员 审核日期 不合格报告编号 b 不合格事实描述 c 不合格类型 d 提出建议的纠正措施要求 必要时 及完成期限 e 纠正措施完成情况的验证结果 由受审核部门编写的内容 a 对不合格事实的确认 b 不合格项的原因分析 c 纠正措施计划及纠正措施的实施 2020 1 6 106 不符合报告内容 受审核方 部门或地点 审核员 时间 不符合事实的描述 不符合的审核准则 标准 文件等 受审核方确认 2020 1 6 107 不合格事实描述 a 准确描述观察到的客观事实 包括时间 地点 人物 客观事实 b 语言精练 但不遗漏 c 描述事实 自然带出结论 d 必须具有可重查性和可追溯性 e 尽可能使用行业或受审核方的术语 2020 1 6 108 不符合判定原则 基于事实原则 文件 记录 谈话内容 实物 由表及里原则 给出事实和原因 按原因判定 严格区分容易混淆条款 销售合同需评审 而采购合同需审批 就近原则 合理不合法 以法为准则 2020 1 6 109 不符合关闭 1 提出纠正措施与预防措施的要求 2 制定纠正与预防措施及其实施计划并实施 3 验证纠正与预防措施的有效性并记录 2020 1 6 110 审核组会议 a 现场审核结束后 末次会议之前 或审核过程中定期 每天结束 召开 b 审核组成员参加 c 讨论审核结果 d 沟通审核信息 线索 协调审核方向 e 审核组长为审核总结做准备 审核结果的汇总分析 在末次会议之前的审核组会议中 审核组长对审核的结果作一次汇总分析 a 从发现的不符合项分析 发生的部门 要素 性质 类型 b 从发展的趋势分析 上次与本次的比较 c 从体系运行状况的影响情况分析 d 总结管理体系的优点 2020 1 6 111 不合格项的汇总整理 a 审核组应坚持原来的审核结果 b 同一性质的 偶然性的一般不符合可适当合并 c 对轻微的 尚未构成不合格的可以观察项的形式给出 d 一般不合格已整改 仍然应开出不合格报告 2020 1 6 112 审核报告的内容 a 审核目的和范围 b 审核依据的文件 审核准则 c 审核组成员及审核时间 d 审核综述 文件评审 删减合理性 过程识别的充分性 审核不合格项的分布情况 管理体系运行的适宜性 有效性 充分性的结论 e 审核结论 2020 1 6 113 审核综述 文件审查情况 标准删减的合理性 审核计划执行情况 审核过程概要描述 审核发现及分析 不合格项统计与分布 特定领域的优点 缺点 特定要素的优点 缺点 审核范围内是否存在没有覆盖的区域 是否有未解决的分歧意见 方针 目标及指标分解 量化 适宜 可实现 2020 1 6 114 遵守法律 法规和其他合规性要求的情况 人力资源 基础设施 工作环境满足要求的能力 主要过程和关键过程活动达到预期结果的情况 数据收集 分析与利用 持续改进措施的有效性 内审 管理评审 预防 纠正措施等自我改善机制的有效性 相关方满意信息及其评价 国家 行业 地方监督检查结果 改进的建议及后续的活动 如验证的要求与安排 审核的结论 2020 1 6 115 审核结论 定义 审核员考虑了审核目的和所有审核发现后所作出的审核结果 审核结论考虑的内容 a 根据审核的目的给出审核的结论 b 审核的结论有 待审核发现的不合格项关闭后可申请认证审