RJCW-002日常费用管理制度.doc

文件名称日常费用管理制度通用文件文件编号RJ/CW-002制定部门财 务 部签 发王 柱 江日 期2009-7-1第一章、总则第一条、为加强公司日常费用管理，规范员工日常费用报销手续，结合当前消费水平和公司实际情况，特制定本制度。第二条、本规定适用于公司全体人员。第二章、责任划分第三条、费用申请人（业务经办人）的主要责任有：1、费用票据应当是合法、完整的原始票据，记录真实，内容完整，不得有涂改痕迹。2、费用票据必须整齐、有序、正面向上的粘贴在适当的单据上，以避免票据散落、丢失。票据不得使用订书器或装订机装订。3、费用报销必须由经办人本人填写报销单或付款申请单，经部门经理审核后上报分管副总加签批准（有规定的除外）。经分管副总加签批准后的报销单或付款申请单转交财务稽核会计审核。财务稽核时间为单据到财务后1-2天内完成，费用申请人不得以任何理由强制要求稽核会计立即复核。4、费用申请人必须及时答复财务稽核会计或财务经理对有关费用的任何征询。第三条、费用审（核）批部门主要责任有：1、在符合公司各项规定、制度的前提下审（核）批费用申请人的报销请求。2、在个人权限内审（核）批费用申请人的报销请求。3、在当年公司核定的费用预算额度内审（核）批费用申请人的报销请求。4、保证费用的合理性、真实性、准确性、合法性，严格执行费用支出从简节约原则。第四条、费用管理部门（行政部）的主要责任有：1、费用支出必须控制在预算范围内。2、超预算的费用除总经理特批外不得登记。3、做好各部门费用的统计与汇总。第五条、费用复核部门（财务部）的主要责任有：1、财务部负责审核对费用支出合法性、合规性、及时性的审核和监督。2、财务部负责在符合“报销基本规范”的情况下，根据业务需要及时完成报销、付款手续。3、财务部门负责严格执行财务制度和公司的各项规章。对不完整、不准确的凭据退回报销人。报销人应给予补充、完善。对不合法、不合规的单证，财务部拒绝报销。必要时上报公司领导。第三章、费用开支标准和报销审批第六条、公司费用开支采取费用包干与额度控制相结合原则，在规定标准或额度范围内经有权领导或被授权人签批报销。第七条、通讯费用标准及报销审批要求1、部门通讯费用实行额度控制，在年度财务预算额度内，由各部门自行决定报销人员名单、标准，并将此名单、标准每季度结束前报行政部费用管理专员和财务部费用会计备案，以作为下一季度财务审核的依据。未向行政部、财务部报备的，财务部拒绝受理，不予核报。2、年度额度标准由企管部根据公司经批准后的年度预算下发部门执行，凡遇预算调整的，企管部根据调整后的指标重新编列费用标准下发部门执行。超标准的行政部不得登记，财务部不得核报。3、公司通讯费用实行实名限额报销办法，在限额内凭消费发票填写费用报销单，列明费用消费期间到行政部登记，加盖“已登记”印章后财务部核报，发票名称与在行政部、财务部备案的名称不一致的，行政部不得登记、财务部拒绝受理不予核报（考虑公司目前很多员工手机开户名与实际使用人不一致，同时其又办理了话费套餐业务，一时无法办理过户的现实，经研究同意给予半年期的过渡期，即至2009年12月31日结束）。4、原则上部门经理手机话费执行总额包干制，其费用纳入部门总费用，在包干额度内据实列报，超额度部分按超额的50%核报；总助、副总手机话费纳入公司费用，实行总额包干，在包干额度内据实列支，超额度的按超额的80%核报；总经理手机话费按实列报。部门经理（含）以上级手机话费最高额度标准如下：经理（含主持工作的副经理） 营运部门 450元/月 非营运部门 350元/月 销司经理、售后服务部经理 600元/月 总助 600元/月 副总 900元/月。5、销司市场业务员通讯费实行总额控制与核报比例相结合方式进行核报。具体标准为：初级业务员 月话费最高限度为200元/月，按实际话费的70%核报；中级业务员月话费最高限度为250元/月 按实际话费的80%核报；高级业务员 月话费最高限度为300元/月 按实际话费的90%核报；区域经理 月话费最高限度为350元/月 按实际话费核报，其话费纳入销司部门费用；销司其它人员话费必须在部门额度内进行分配，不得突破企管部核定的限额。销司部门所有须话费核销的名单、标准必须每季度结束前经销司部门重新审定后报行政部、财务部备案，以作为下季度财务核报的依据，未作备案的其费用不得核报。6、总经理通讯费用据实列报。7、额度标准内的通讯费用由本人填写“报销单”，经部门经理审核、行政部登记（加盖“已登记”印章），分管领导审批后转财务稽核会计复核。稽核会计复核后转交出纳会计办理核销手续。第八条、招待费用、礼品费等交际性费用报销审批要求1、部门招待交际性费用（以下简称招待费用）实行额度控制与申报相结合的办法。额度由企管部根据年度财务预算进行额度编列报经总经理签批后下发部门执行。在额度内使用招待费时，应事先填报“招待费申请表”报部门经理审核、分管领导审批后执行。临时性费用由部门提出专项申请报总经理批准。2、招待费开支以节简为原则，尽量安排在公司定点酒店或餐厅进行。3、在公司定点酒店或餐厅进行的招待，“招待费申请单”直接交行政部费用专员，其费用由行政部费用专员进行月结或季结；在非定点酒店或餐厅进行招待时，“招待费申请单”必须与招待发票一起粘贴，在费用发生后10日内填好“费用报销单”，报部门经理、分管领导审批后报行政部登记，加盖“已登记”印章节后到财务部核报。逾期未能及时核报的必须书面补报逾期理由经部门经理确认后报财务经理审核同意，否则财务不再受理。4、定点酒店或餐厅的招待费用由行政部报总经理签批，费用根据部门纳入部门费用管理，非定点的招待费用（含出差期间的异地招待费用），额度单次在1000元（含）以下的招待费用由分管领导签批，单次在1000元以上的招待费用一律由总经理签批。5、销司市场业务人员（初级、中级、高级）、区域经理的招待费用在个人销售提成的片区节余中列支，不得在公司核报；凡产品市场销售价格高于公司考核价的，且货款在产品出厂一个月内全部回笼的，业务员可向公司提出申请，从高于考核价的部分按一定比例申请招待业务费用，经公司总经理签批后，业务员凭此申请和相关招待费用、礼品费正式合格发票到行政部登记后财务部进行核报。除此外，市场业务人员、区域经理不得以任何理由申请招待费、礼品费的核报。销售市场业务人员的提成数据每月由销司专员在7号前报财务稽核会计备案登记，凡在财务无相应节余数据的，财务不受理片区节余数的费用支出申请。6、总助（含）以上管理层发生的招待费用纳入公司费用，其费用一律报总经理签批；总经理因业务需要发生的招待费用据实列报，总经理安排落实的招待性费用，由总经理指定的经办人负责完成，费用相关单证发票按公司费用报销规定粘贴后交总经理签字确认，纳入公司费用，据实列支。7、额度内的部门招待性费用由经办人填写“费用报销单”经部门经理审核、分管领导审批（单次1000元以上的报总经理审批），财务稽核会计复核票据合规性后转交出纳人员办理核销手续。第九条、私车公助补贴的报销审批要求1、行政部负责对公司享受“私车公助政策”的人员名单进行统计后报财务部备案；凡名单、标准发生变动的应及时书面通知财务部费用会计。2、享受私车公助政策的人员，其本人车辆使用相关的费用，在补贴标准额度内凭合格发票到行政部登记，加盖“已登记”印章后到财务核报。原则上补助额可延期使用，但不得提前使用，年度额度必须在次年元月10号前核报完毕，逾期不得使用。3、对于公司特批但未经集团审批的人员，在集团批复前，其费用不得核报，经集团批复后（以批复时间为准），其费用标准从批复时间后执行。4、超标准的费用申请，行政部不得登记，财务部不予核报。5、私车公助补贴由享受该资格的本人填写“费用报销单”，报行政部登记、财务稽核会计复核后交出纳办理核销手续。第十条、办公用品费用的报销审批要求1、办公用品采购原则上执行月度招标形式，定点采购。但对于使用量不大、金额小的无法通过招标形式解决的可通过临时采购形式进行零星采购。2、零星办公用品采购完成后须按公司规定先办理入库手续，再由使用部门办理领用手续。入库单和领用单可采用手工单据。3、零星办公用品的费用核报须凭入库单、合格发票，采购申请单，10日内由经办人填报“费用申请单”经部门经理审核，分管领导审批后交财务稽核会计复核，交出纳办理核销手续，逾期交财务的必须补报逾期原因说明（经分管领导签署意见）经财务备案，否则财务不予受理，拒绝核销。4、通过招标采购的办公用品一律执行月结形式，由送货供应商提供我司签收单、双方生效采购合同，正式增值税发票（合同特殊要求除外），经我司采购经办人员填写“费用报销单”，按财务要求正确粘贴后交部门经理审核，分管领导审批后交财务复核。如采购次数在二次以上或物品品种在五种以上，报销时还必须提供物品统计清单，清单上分行列明物品名称、规格、单价、金额以及合计等必要信息以方便财务稽核会计复核，清单必须加盖供贷单位印章。5、采购人员必须认真核对供应商的请款清单，必须确保送货单金额与发票金额一致，有合同的还必须确保送货清单符合合同要求。凡单证不一经财务复核发现的，月二次以内退单警告，三次以上该采购人员必须书面报告原因，报告必须经分管领导签署意见后交财务稽核会计备案，否则财务不予受理，拒绝核销。第十一条、工伤医疗费用的核销审批要求1、公司员工非工伤性医疗费用由社保机构负责，员工自行处理，公司不承担此费用。2、员工在工作期间因工作原因发生的工伤，在公司指定或认可的医院发生的合理性必要性医疗费用由公司承担。具体参见公司工伤性规定条款。3、员工出院后，由行政部安全负责人负责与医院进行医疗费用的结算，员工工伤期间非医疗性费用如陪护费用、伙食费、误工费等由员工的部门或分厂通过核造工资形式报人力资源部或部门、分厂自行解决，不得在本费用中列支。4、行政部安全负责人在与医院就工伤员工的医疗费用结算完毕后，将医疗发票复印，原件交人力资源部医疗保险专员签收，同时医疗保险专员在复印件空白处签字证明后，安全负责人将复印件粘贴后填报“费用报销单”，列明受伤员工的姓名、工号、所属部门以及其它必要信息，经部门经理、受伤员工部门经理签字审核，报分管领导审批后，转交财务稽核会计复核，出纳核销工伤借款。5、安全负责人必须确保每笔工伤借款专款专用，在工伤出院费用结算后，其对应的借款必须结清，不得留有尾数，否则财务取消其借款资格，同时提报安委会重新确认人选，其尾数财务通知人力资源部从安全员工资中进行扣除。第十二条、售后服务费用的报销审批要求1、售后服务人员正常的差旅费用按差旅费标准核报，由出差人员填写“差旅费报销单”，经部门经理审核，分管领导审批后转交财务稽核会计复核、出纳报销。2、售后服务人员经办的车辆维修费（指车辆因使用而产生的正常损坏，其维修属公司承诺的售后服务范内的项目），由售后服务人员提供维修报告，经售后部门经理审核确认为正常服务的，其费用凭经客户签名确认的售后服务记录单（除公司配件外的其他费用，必须凭合格发票）由经办人填报“费用报销单”，附维修说明，经部门经理审核、分管领导审批后转交财务稽核会计复核，出纳报销。3、售后服务人员经办的非正常性费用，诸如因车辆设计、装配以及配件质量等原因而导致客户或经销商质量索赔的，其费用性质由分管领导确认后，如属实则转由质控部门负责。质控部出具质量分析报告，落实责任，出具质量处罚单后，交企管部登记，加盖“已登记”印章，费用单证连同处罚单据（复印件）由经办人填报“费用报销单”，经部门经理审核、分管领导审批（费用在2000元以上的须报总经理审批）后转交财务稽核会计复核，出纳报销。4、非正常服务，如因配件质量原因应由配套单位或供应商承担责任的，处罚通知单转交财务部和采购部门。财务部在处罚通知单底联签收，同时开出罚款收据；采购部在底联签收收据后同处罚通知单一起交外协单位或供应商。5、售后服务费用支出必须取得合格发票，无合格发票财务不予核报；费用在500元以上的一律不得由经办人通过现金直接支付，必须在取得发票后由财务进行转帐或电汇，如涉及预付修理费等费用的，必须凭在修理合同中明确规定预付款要求，同时明确款项结清后的发票事项）。对于不符合此规定的请款要求，财务拒绝办理。第十三条、其他费用的核报和审批要求1、招聘费、广告费等一律凭有效合格发票，由经办人填报“费用报销单”，列明原因经部门经理审核、分管领导审批（费用在2000元以上的须报总经理审批）后转交财务稽核审核、出纳报销。2、车辆违章罚款费，非业务性书刊等一律不予报销，市内出租车票原则上不予报销，紧急业务等特殊情况除外。3、送车队（指与公司签有合同的合作单位）报销送车费用原则上本月报上月，时间间隔不得超过一个月，以送车回单日期为准，过期原则上不得给予报销。送车费用必须附送车清单，清单上列明合同号、送车地点、路程、单价、运费金额以及金额合计等必要信息。4、其它运输发票报销时必须附有有效运输合同（采购合同有约定除外），运输发票后必须附有公司收货的证明单证，且运费在物资入库时已在入库单证上注明或已到财务单独备案，否则不得核报。5、单次项目费用必须执行先预算审批，后核销的原则。单次预算应在年度预算内有统筹，在年度预算范围内的单次项目费用，财务可根据费用额度结合公司费用核销要求进行核报。年度预算内没有的，必须报经总经理特批，同时落实费用列支项目的，财务可进行核报，否则财务可拒绝受理。6、物资采购、固定资产采购业务，其报销流程执行“关于材料采购报帐的管理办法”。第四章、其它第十四