采购管理制度(原料、零部件).doc

淮北阳光塑业有限公司原材料采购管理制度为确保关系到公司产品成本、利润率与产品安全等各项关键性指标在可控范围之内，以保证公司原材料采购、供应、使用乃至生产、销售环节的稳定运作，特制定如下原材料管理制度。一、 原材料的管理部门原材料的供应管理部门为公司原料部，保管部门为仓库，原材料的使用安全性由配方管理员负责监督。二、 原材料的采购管理规定（一） 新原材料的采购1、 新原材料的信息收集1) 新原材料信息收集的主要负责部门：原材料信息组；2) 新原材料信息收集的辅助部门：日化/食用香精研发部门。（日化/食用香精研发部门因研发需要，也经常需要收集与研发相关的新原材料信息，故日化/食用香精研发部门也有义务收集新原材料的相关信息,并将新原材料信息提供给原料部信息组。）3) 新原材料的样品收集统一由原料部信息组负责。2、 新原材料的采购申请原材料的采购申请分为研发需要申请和原材料新增申请两类：1) 研发需要申请由调香师填写新原材料使用申请表，经部门总监审核，经部门总监审核通过后，进入新原材料的评定与审批流程：2) 原材料新增申请由原料部总监填写新原材料使用申请表，经与研发部门总监讨论通过后，进入新原材料的评定与审批流程。3、 新原材料的评定与审批1) 原材料的评定：A. 研发申请的原材料评定：由相对应的日化/研发部门总监会同原料部总监进行质量评定；B. 原材料新增的评定：由技术副总经理组织相对应的日化/食用香精研发部门人员和原料部总监进行评定。C. 新原材料评定的内容：原料的质量、产地、安全性、规格以及价格等D. 评定要求：评定小组至少应对二至三家供应商的原材料进行对比，以确保原材料的质量与价格的合理性；E. 评定需填写的表格：评定小组成员应在新原材料质量评定表上写明评定意见，并签名确认后，方可将新原材料使用申请表和新原材料质量评定表一同呈交上级审批。2) 新原材料料使用申请的审批新原材料使用申请和新原材料的质量评定由技术副总经理审批，经技术副总经理审批通过后的新原材料方可进入公司技术或研发部门使用。3) 新原料采购申请的审批：A. 新原材料经评定小组确认可以使用，并由技术副总经理审批通过可引进的新原材料，品种在五种以内或总采购价值在五千元以内的新原材料采购，由原料部总监直接向财务请款购买；B. 新原材料品种在五种以上或总采购价值在五千元以上的采购，由原料部总监呈报总经理批准。4、 新原材料的档案管理1) 研发部门存档：日化/研发部门在进行原材料的评定时，应建立详细的原材料评定档案，以便于日后使用；2) 原料部将原材料样品分成两份送质量管理部门存档：A. 原料部总监交一份新原材料的样品及技术指标转交给质检部门作为检测的标准依据；B. 原料部总监交一份新原料样品给色质谱分析室建立原材料谱库。5、 原材料新增的后续处理：原料部将新增的原材料名称、质量参数、规格、产地、使用要求等相关内容发给相对应的日化/食用香精研发部门总监，由相对应的日化/食用香精研发部门总监通知调香师适时使用。（二） 现有原材料的采购1、 现有原材料的采购申请现有原材料在库存不足常态库存的情况下，仓库主管应根据该原材料的历史使用情况填写原材料采购申请表向生产品控部总监提出采购申请，由生产品控部总监向原料部总监提出采购意向。2、 现有原材料的采购审批1. 原料部总监由到生产品控部送来的采购申请后，应及时核对原材料库存量，经确认需采购后，应及时组织本部门人员落料采购；2. 如原材料的价格及产地发生变化，原料部总监应按“原材料产地及价格变动”的相关规定处理。（三） 原材料产地及价格发生变动时的处理1. 配方所确定的原材料的价格与产地，研发人员、配方管理员及生产技术人员应严格遵照执行，因市场变化而导致的价格或产地的变更，需要修改配方中的原料产地时，由原料部总监填写原材料价格/产地变动申请表并按新原材采购管理规定的相关流程处理。2. 原材料价格及产地变动的后续工作：原料部总监将总经理审批的原材料价格变动申请表交给财务中心调整原材料价格，财务中心将该原材料价格调整登帐后，应及时通知配方管理员，由配方管理员重新核定产品的成本价格，并及时转交财务中心重新核算产品出厂价。三、 原材料的库存管理规定（一） 原材料的常态库管理1、常态库存定额的形成和制定方法（1）物资常态库存的形成：企业生产经营活动所需的物资，是分批进货陆续消耗使用的。因此，企业仓库中应经常保持一定合理的物资储备，称为库存物资。确定合理的库存量标准，应该以先进合理为原则。因为，过多的储备会造成物资积压，影响资金周转，而储备量过少，则会造成停工待料。2、常态库存储备定额的制定：企业的库存物资总是经常在最大和最小之间变动，从而形成了库存的经常储备，其制订方法如下：1) 日期定量法：即先确定物资的供应间隔天数(即物资的储备天数)，然后，据以确定物资的经常储备。2) 日期定量法计算公式：库存经常储备定额平均每天需要量经常储备合理天数 （二） 原材料的库存管理1. 原材料入库后，仓库管理员应按相关的原材料产品的保管要求进行分类存放；2. 任何出入库原材料均应列入仓库台帐，不得虚报冒领；3. 严格执行原材料、产品出入库管理制度，当天出入库的原材料（包括进口香精）仓库管理员要认真校对产地、型号、数量；验收入库后的原材料的名称、型号标识字迹应清晰明显，发出的货物要与货物出库单相一致，并及时登帐，做到帐物相符，不短斤缺两；4. 仓库应保持干净整洁，确保原材料保存的环境干燥、阴凉、通风；5. 仓库管理员对于库存货物应做到“六清”、“七防”、“四无”即“数量清、生产与保质期清、保存要求清、生产批次清、产地清、质量清”,“防串香、防渗透、防变味、防变质、防破损、防盗窃、防空帐”及“无鼠咬虫蛀、无霉烂变质、无包装破损、无超限或不符要求保存”；6. 库存物品应遵循“发旧存新”、“发零存整”的原则进行管理，不得新货新发，整货拆发，应按到货先后，做到先到先用，防止久放变质；7. 仓库管理员要严格执行收发管理制度，杜绝无单据交接货物（因特殊情况未能及时提供凭证者，仓库管理员随后要负责跟踪并将手续补办完整），不得无手续出入库；8. 仓库管理员要经常检查仓库货物，发现有盛装物破损，要及时给予更换，防止因泄漏造成公司财产损失；9. 除财务中心因业务需要外，未经总经理批准同意，其它任何部门和个人均不得查看仓库帐薄及相关数据；10. 仓库主管应于次月10日前将上一月的有关报表、单据交给财务中心，不得拖延而影响财务核算工作。四、 原材料的出入库管理规定（一） 原材料入库1. 原材料进厂后，应放置在材料待检区，由仓库管理员及原料采购员共同依据订单对原材料进行核对，查看品名（中英文），数量是否一致，确定无误后，由仓库管理员通知品控部门取样检验，符合质量标准的由品控部门开具合格证，仓库方可凭品控部门开具的合格证将货物验收入库；2. 经品控部门检验不合格的原材料，由品控部门开具不合格证，仓库管理员接到不合格通知后,应及时通知原料部门落实处理，原料部门接到通知后应及时通知供货商,办理退货或补货手续,如有特殊原因无法采购到与标样一致的原料，而生产确需使用时，原料部门可按照按新原材料采购的相关规定执行；3. 仓库管理人员应严格按照技术中心规定的原料储存条件、要求，做到分类合理、摆放规范有序；4. 未经检验和检验不合格原材料，仓库不能入库，车间不能使用，否则造成的质量事故和经济损失，由仓库主管、车间主任及相关批准使用的人员负责。（二） 原材料出库1、 研发部门申请领用由调香助理填写领料单，向部门总监提出申请，少量原材料由部门总监批准后，仓库可凭研发部门总监签批的领料单中所列明的原材料名称、领用数量、规格等发放给调香师。批量原材料领用申请由技术副总经理批准。）2、 生产部门申请领用由日化/食用香精生产车间主任凭销售服务部的下达的生产计划单向仓库领用原材料。3、 特殊原材料的申请领用特殊原材料的申请按“特殊原材料使用管理规定”执行。4、 任何人无上述所要求的签批手续，仓库管理员一律不得发放原材料；5、 原材料出库后，仓库管理员必须及时销帐，确保库存物资的帐物相符。五、 特殊原材料使用管理规定（一）调香师、技术人员调配食用香精时（包括牙膏、唇膏、洗洁精）必须执行国家公布的食品添加剂使用卫生标准GB27602007和食用香精轻工行业标准QB/T15052007所列明的相关规定；（二）调香师、技术人员调配日用香精时必须执行日用香精轻工行业标准QB/T15072006所列明的相关规定；（三）要参照国际相关的法律法规：1、国际食品香精工业组织（IOFI）；2、世界卫生组织食品添加剂联合专家委员会（JECFA）；3、美国香味和萃取物制造者协会（FEMA）；4、国际日用香精组织（IFRA）。（