综合档案室归档制度.doc

综合档案室归档制度一、文书档案：归档范围：按照文件材料基本归档范围和保管期限表中所规定的文件材料，以及本单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种纸质文件材料。归档时间：即时行文即时归档；凡没有形成电子文件的材料（如会议记录等）在年底归档。归档份数：一般文件归一份原件；重要的文件归两份原件，一份作档案保存，一份作文件汇编。归档要求：1归档的文件材料要齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。2凡文件尺寸大于A4纸规格的，可进行折叠，但注意减少折叠次数，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；小于16开纸规格的要托裱。3、根据文件材料基本归档范围和保管期限表的规定，准确地划定档案材料的保管期限。4、归档文件整理遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。5、归档文件按件装订（永久、长期保管的要有档案行政管理部门指定使用的装订，包括棉线、不锈钢钉等，短期保管的装订材料不作统一要求），各种编号规范标准，题名准确，打印书写清晰工整。 二、基建档案：归档范围1基建项目类：每一项基建工程分成前期准备、设计、施工、竣工、使用维护等五个阶段文件进行立卷归档。归档时间：1 项目完工3个月内移交全部档案资料，最迟不能超过6个月。 2跨年度的大项目，可分阶段归档。归档份数：一套完整的原件（如要移交相关业务部门的需要多套）。归档要求：1凡是归档的基建文件材料都必须完整、准确、系统，按工程项目分别组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按297210的规格折叠成统一的幅面。2归档单位必须填写移交清单一式两份，移交方和综合档案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存一份备查。三、设备档案：归档范围：本单位外购设备。（电视机、电脑、电话交换机、打印机、复印机、汽车及音像器材等）1购置文件：申请报告、批复、合同、协议；2随机文件：使用说明书、维修手册、装箱单、合格证；3使用维修文件：安装调试记录、检验记录、保养、维修记录；归档时间：即时归档（维修、年审后归档）。归档份数：一套完整的原件（一机多台中相同材料留一份）。归档要求：为了保证归档质量和文件材料的安全完整，档案员应参加设备、仪器的开箱验收工作，清点随设备、仪器的文件材料。四、会计档案：归档范围：按照文件材料基本归档范围和保管期限表的范围，结合本单位财务工作中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资册以及会计核算专业材料、会计档案移交、保管、销毁清册情况进行归档。归档时间：当年会计档案，在会计机构保管一年后，交综合档案室。归档份数：会计档案移交一份，会计档案移交清册一式两份，由会计部门和档案部门各存一份。归档要求：每年形成的会计档案完整齐全，应由会计机构按照会计档案立卷要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管、移交清册（移交清册应列明会计档案名称、档号、册数、起止年度、保管期限等内容），保管一年。期满后，由会计机构将会计档案和移交清册，移交综合档案室统一保管。五、人员档案：归档范围：本单位人事档案。归档时间：由单位人事部门立卷，保存一年后移交综合档案室。归档份数：一套完整原件。归档要求：由人事部门按照人事档案整理办法进行整理立卷，保管三年后，交综合档案室并办理移交手续。六、声像档案：归档范围：见文件材料基本归档范围和保管期限表。凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、磁盘等材料，应当作为声像档案归档保存。归档时间：一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。归档份数：一份完整反映事项或活动的原件。归档要求：1归档材料必须是原版、原件、图像清晰、准确、系统，重点突出，具有代表性，并附有文字说明。照片档案：底片、照片、说明齐全，底片与照片的影像相符。磁性材料：与相同的纸质材料一同归档；形成部门要定期向档案室移交；上网接收网上文件定期接收归档；磁性材料要可读、无病毒，能在机上演示。录音、录像带：归档时要注明录制日期，主要内容，播放时间等，同时，要求画面清晰、主要被援物的构图合理、突出。2明确声像档案形成部门和整理人员：实行“谁主办，谁负责”收集整理的原则。七、实物档