公文管理规定-深圳南方中集集装箱制造有限公司红头文件.docx

集字 2004 19 号公文管理规定第一章 总则第一条 为使公文的编、审、批、发、改、废各环节有效受控，提高公文质量以及公文处理的工作质量和效率，特制订本规定。第二条 本规定适用于本公司使用的内部公文和外来公文。第三条 定义：1、公文：具有管理效力和规范格式的公务文书，包括规章制度、决定、决议、通知、通报、报告、公告等。2、外来公文：仅指书面形式的行政公文，包括但不限于集团总部、政府部门、客户及其它与公司业务相关的外来信函及传真。3、红头文件：用于发布规章制度、决定、决议、通知、任命等重要公文的一种特定形式。4、规章制度：特指除了ISO9000文件以外的各类成文规定。第二章 职责第四条 行政事务部：负责红头文件和外来公文的管理。第五条 总经理办公室:负责规章制度的管理，包括制度体系的策划、维护与优化；接收和评审新编、修改制度的建议；新编和修改制度的初审；组织进行制度评审；暂行类制度的转正跟进；制度执行情况的日常监控和内审。第六条 各部门：负责与职能相关的文的编制。其中，制度的编制包括：新编和修改的前期调研；制度的新编和修改工作；以宣讲、咨询、消息、文章等适当的方式进行制度宣导；暂行类制度运行情况的跟进，并提出修改建议。第七条 制度评审小组：负责对新编和修改的制度的有效性及可操作性进行评审。第三章 红头文件的管理第八条 结构：文头名称为“深圳南方中集集装箱制造有限公司”；密级、发文字号“集字【年】号”，置于文头名称之下，横线之上。行文包括公文标题、主发对象、正文、附件、发文者落款、印章、发文日期（以总经理审批日期为准）等项；文尾部分为抄送对象、抄报对象。第九条 根据保密的重要程度，密级分为四级：1、公开：向全体员工公开发布；2、秘密：按有阅文资格的人数印发，由阅文人保管；3、机密：按有阅文资格的人数印发，阅后收回；4、绝密：只印1份，送有阅文资格的人传阅，阅后收回。第十条 Word文档和网页页面的格式均为：标题为二号、黑体；正文为小四号、宋体；正文行距为1.5倍。第十一条 拟稿要求文字准确、精练，条理清楚，层次分明，结构严谨，用语规范。第十二条 拟稿人填写红头文件发文单，由所在部门经理负责一次审核，行政事务部经理负责二次审核。审核内容为是否需要行文；以什么名义行文；文稿内容与以前文件是否一致；要求、措施是否明确具体，切实可行；处理程序是否完备；行文关系、公文格式是否符合规定；文字叙述是否符合文法和逻辑；涉及其它部门职权范围的问题是否协商一致并经过会签等。审核时如发现不妥之处，必须进行修改，必要时退由拟稿部门修改。第十三条 审批：由总经理审批，重要的或涉及面广的应经高层领导集体讨论后签发。签发后的公文不得再作任何修改；若需修改，必须重新送签。第十四条 发布：由行政事务部在企业管理系统发布，并印发3份纸质文件用于上报集团、看板张贴和存档。第十五条 立卷：按照发文先后顺序立卷，立卷时须将红头文件发文单、正本、底稿、评审意见收集齐全，以保持文件的完整性。第十六条 归档：次年三月，行政事务部将上年度文件送档案室归档。第四章 外来公文的管理第十七条 登记：按分发对象在外来公文登记表分类、登记，其中，质量管理方面的公文按质量管理体系文件控制程序执行。登记项目：收文序号、日期、文件名称、密级、来文单位、份数，传递（处理）情况记录（外出人员开会带回的文件、资料应及时送行政事务部登记）。第十八条 拟办：填写外来公文处理单，由行政事务部经理根据文件内容和性质提出拟办意见：一般阅知性公文直接分转相关领导及部门；重要、紧急的公文，应提出初步处理意见，及时送主管领导批办。第十九条 批办：重要文件由总经理做出批示，明确是否按公文要求办理、办理的原则和方法、承办的部门或人员、承办的要求和期限。批办后，行政事务部按批示意见及时分送有关领导或承办部门。第二十条 承办：承办部门或人员根据批办要求，研究、理解来文内容及需办理的事项，及时办理。需要两个以上部门承办的文件，由主承办部门牵头、会同有关部部门协商处理。第二十一条 催办：行政事务部负责催办、督促和检查承办情况，并建立催办登记，就需办理事项的进展情况进行记录并及时沟通。第二十二条 立卷、归档：阅办完毕，行政事务部负责收回文件，记录办理情况并归档。第五章 制度的管理第二十三条 分类与编号:共分16类，二位代码分别为：技术管理（TE）、采购物料管理（SM）、销售管理（SE）、生产管理（PR）、运输管理（TR）、计量管理（CO）、人力资源管理（HR）、行政管理（AD）、环境管理（EN） 、基础设施管理（SA）、财务管理（FI）、目标计划管理（OB）、信息管理（IN）、客户关系管理（CU）、集团文件（GR）、暂行规定（TA）。制度编号为“二位代码+二位流水号”，如HR-08。第二十四条 结构：根据需要分标题、总则、职责、内容、附则、表单等。1、标题：明确概括该制度的主要内容，一般以“制度、办法、条例、规定、规范、规则、准则、细则、守则”等结尾。2、总则：明确该制度的目的、适用范围、定义。3、职责：明确编、审、批、发、改、废各环节的责任部门或人。4、内容：为规章制度的主体，明确活动、行为的规范。5、附则：主要说明解释权、生效日期。6、表单：本制度所用的表单，以附件形式发布。第二十五条 内容序号：可视情况分为章、条、款，如“第一章”、“第一条”、“1、（1）、”等。其中，“条”在全文中为连续号。第二十六条 新编与修改：一般由某制度的主责部门根据必要性提出该制度的新编和修改需求，或由总经理办公室、公司领导下达新编和修改指令，并以新建文件审批表、文件修改审批表办理审批手续，并进行评审记录。第二十七条 评审:由总经理办公室进行新编和修改制度的初审，重点是与法律法规、集团制度要求的符合性，与公司其它制度的相关性，新编和修改该制度的必要性等；初审后，根据制度的内容、涉及范围、重要程度等因素， 委托相关人员（即制度评审小组）进行评审。评审人员一般包括熟悉该制度内容的专业人员、制度涉及部门的经理和公司主管领导。评审意见由总经理办公室汇总，并转交制度的新编和修改部门进行修改。第二十八条 格式（字号、字体、行距）、审批、发布、立卷、归档，与红头文件相同。第二十九条 暂行:经评审需以“暂行规定”形式进行试运行时，应明确试行期的时长、跟进的责任部门和跟进办法。试行到期时，应根据需要进行作废、修改或转正。第三十条 宣导：制度的主责部门和解释部门应根据需要，以宣讲、咨询、消息、文章等适当的方式进行制度宣导，以保证让执法者、守法者知法。同时，总经理办公室在企业管理系统中设立“管理制度”网页。第三十一条 监控：由总经理办公室负责各类制度执行情况的日常监控和内审。一般情况下，应每年对重要制度的执行情况审核一次。第六章 附则第