企业大型活动档案的规范化管理.doc

企业大型活动档案的规范化管理福建省泉州市公路局德化分局 江文红摘要：企业大型活动档案是企业档案资源的重要组成部分，这部分档案的收集、整理和管理工作水平，对今后档案信息资源的利用，起着举足轻重的作用。明确企业大型活动项目档案管理责任制；制定大型活动项目文件的归档范围；大型活动项目文件的标准化整理，能够促进企业大型活动档案的规范化管理 。关键词：企业 大型活动档案 规范管理随着企业改革的深入发展和市场经营业务的拓展，企业在经营服务、企业文化建设、对外商务交往等方面举办的大型活动越来越多。企业大型活动档案是企业档案资源的重要组成部分，这部分档案的收集、整理和管理工作水平，对今后档案信息资源的利用，起着举足轻重的作用。因此，必须从思想上高度重视这一类档案的规范化管理。一、企业大型活动项目档案的内涵大型活动是指精心计划和举办的某个特定的仪式、演讲、表演或庆典，大型活动标志着某个特殊场合或要达到的特定的娱乐、社会、文化和社团目标或目的。随着企业之间公关活动及交流活动的进一步开展，大型活动项目越来越普及。如企业与政府机构及兄弟单位的重要合作活动，举办的大型会议或学术活动，召开的各类大型会议和举办的大型纪念活动，大型项目开工、奠基、竣工典礼、揭牌仪式等都属于大型活动项目的范畴。企业大型活动档案具有以下特点：一是活动价值大型、特色明显。目前，许多大型活动都是由当地政府主办，实行政府搭台，企业唱戏，国家和省市有关领导出席开、闭幕式，活动规格高、具有较大的社会影响，其地方特色明显。二是大型活动档案资料形成单位多。参与大型活动的既有主办单位，又有承办单位、协办单位和不同类型的参加单位。在大型活动组织机构方面，既有政府与企业的相关机构，又有为大型活动而组建的临时机构，例如，活动领导小组、活动办公室等。三是大型活动形成的档案形式多样，致使其活动中形成的文件有纸质载体，也包括大量特殊载体的声像与数字档案资料。企业大型活动项目档案是各单位在开展大型活动过程中直接形成的具有保存价值的不同形式的历史记录。大型活动项目产生的文档资料，在内容上，有宣传推广方案、活动策划、报告、纪要、工作简报、参会及参展名单、工作计划、总结等；在载体形式上，有文件、图片、声像带、光盘、实物等多种多样。大型活动项目文件除了具有原始记录性、信息性等档案的本质属性外，对一个企业而言，更具有参考作用及宣传作用。一方面，大型活动项目都涉及一些特殊内容，如：广告宣传、活动营销、赞助、活动演出、会展等，而且大型项目活动不管成功还是失败，其结果不可挽回，不管是一次成功的大型活动还是失败的大型活动，其完整的文档资料对今后类似的活动有重要的借鉴意义；另一方面,上级主管部门对组织进行综合评价或单项评价时,常常直接查看相关的大型活动记录,原始且完整的活动档案是开展了某项工作的有力证明。二、企业大型活动项目文件收集存在的问题企业举办的大型活动往往是一项系统工程,通常需若干工作小组协作方能顺利完成，但各小组的工作又相对独立。在整个活动过程中，人们的注意力往往集中在活动的结果上，很少顾及文件资料的收集、整理和及时归档。一是缺乏大型活动文件资料前端控制观念。有些大型活动涉及的部门有跨系统、跨行业的主办单位、承办单位、协作单位等数个部门，为大型活动而成立的工作机构是临时性的, 其档案材料应该如何收集、整理和利用,并没有特别的规定，没有采取有效的措施保障文件资料的完整性，等到活动结束工作机构被撤销,工作人员分散回各自的工作岗位,此时才来收集整理与活动相关的各种材料，其完整性显然无法保证，有些重要的文件资料散失在个人手中，给企业档案工作带来不可弥补的损失。二是大型活动的内容繁复易变，其过程并非完全由工作人员掌控，因而，参与大型活动工作人员对大型活动项目文件的真实性和完整性很难保障。三是有些参与大型活动的工作人员归档意识淡薄，认为文件归档是档案部门的职责，没有认真做好文件资料的收集与移交工作。三、明确企业大型活动项目档案管理责任制为了保证企业大型活动项目档案的齐全完整，便于保管与利用，企业各级领导和专兼职档案员应充分认识做好大型活动文件资料的重要性。企业必须制定大型活动档案管理规章制度，在筹办布置大型活动工作时，要把档案资料的收集工作摆在仪事日程，提供档案工作必要的办公设施、设备和保管档案的专门场所和装具，要有保证档案安全的措施。首先，企业档案部门负责监督、指导大型活动的文件资料的收集、整理和归档工作，对单位开展的大型活动信息密切关注，并在各项大型活动开展之前提前介入，积极与大型活动项目组织机构取得联系，及时掌握活动和事件的总体情况。其次，对于大型活动工作筹备时间较长的项目主办单位应配备专职档案管理人员，对承办单位或组建的临时机构大型活动工作中所形成的档案资料收集与整理工作进行指导，以保证企业大型活动档案的收集、整理、归档工作的顺利展开。第三，在企业大型活动项目结束后，临时机构撤销之前，主办单位应完成大型活动项目文件资料的整理工作，并在活动结束后1个月之内移交给单位档案部门。项目主办单位、承办单位应及时在档案部门的指导下，或会同档案部门，依据本次活动确定的文件资料归档范围，立卷整理，分类编目。四、 制定大型活动项目文件的归档范围企业举办的各种大型活动项目文件是应按大型活动项目专题，专门立卷、专题编目，按所属类别归档。凡是在大型活动过程中形成的、有保持价值及日后有参考价值的文件、照片、影像及实物都应归入整理的范围。企业大型活动的范畴基本上有招商引资、产品市场推销、庆典活动等，企业档案管理部门应根据本单位大型活动的范畴，制定切实可行的大型活动项目的归档范围，主要包括以下几个方面的文件资料：1.在筹备和实施大型活动过程中产生的计划、方案、请示、批复、通知、总结、领导意见和指示、信函、请柬、贺电、名册、通讯录、会议纪要、文件汇编、宣传材料、纪念册，以及其他与筹备、实施大型活动有关等各种纸质文件资料及其电子文件。2.录音带、录像带、照片、磁盘、光盘、胶片等材料；3.有纪念意义的凭证性和标志性实物，包括活动标志、证件、证书、奖杯、奖状、奖章、锦旗等；4.对外投资，对外合作，国际友好往来等重要丈件材料以及重要对外交往活动中接受赠送的具有保存价值的纪念品和实物。5.其他具有保存利用价值的材料。有些企业通过举办大型的庆典活动宣传自身的品牌价值，以企业举办的大型庆典活动为例，需要整理归档的文件资料包括：1.成立筹备机构的背景资料。如主办单位、协办单位、参与单位及人员及分工等。2.庆典活动准备资料。如大型庆典活动背景简介、活动目标、活动策划方案、任务分配、活动进展报告、宣传材料、通知、庆典活动场地布局、代表名单、外事活动中的函件、新闻发布等。3.庆典活动举行资料。如议程、重要来宾签到册、大会报告、重要领导讲话、活动记录、发言稿、领导讲话、活动中形成的声像、图（照）片资料、实物赠品等。4.庆典活动后期资料。如新闻报道、会议简报、庆典活动总结等。五、大型活动项目文件的整理企业举办的大型活动项目其社会影响一般比较大，是社会关注的热点和新闻媒体报道的焦点。专项大型活动工作所形成的档案资料反映了某个时期，一个企业所在的地域文化与经济建设发展的轨迹，是企业档案资源的重要组成部分，也是对青少年进行爱国主义教育的生动素材，大型活动文件收集后的整理工作质量关系到今后档案的有效利用。参照DA/T2000归档文件整理规则，企业档案管理部门应对大型活动中形成的各种不同类型的归档文件资料，如文字、图像、音像、实物等不同载体的档案进行科学分类，合理组卷。1.企业的大型活动项目文件资料组卷方法一是项目组卷法。即将企业举办的一个大型活动项目的所有文件及照片、声像等材料组成一个案卷。这种组卷方法适合资料比较少的活动项目。二是阶段组卷法。即按大型活动的不同阶段，如：策划阶段、筹备阶段、举办阶段、总结阶段组卷。阶段组卷法适合项目组织由某一承办单位负责，且文档资料较多的活动项目。三是类型组卷法。根据大型活动档案资料相对分散和记录载体多的特点，即将大型活动的归档材料，分别按文件、声像、照片、实物分类组卷。如果是同一内容的资料，不同载体之间分别填写互见号。四是机构组卷法。即按大型项目活动主办单位、承办单位和协办单位形成的项目文件资料分别组卷。大型项目活动有主办单位、承办单位及协办单位的，由主办单位的档案部门负责指导承办单位和协办单位专兼职档案人员归档文件的整理，承办单位和协办单位应当及时整理本单位在大型活动中形成的文件资料，并在活动结束后向主办单位档案部门移交档案。企业档案管理部门要用新的理念指导大型活动档案管理工作，档案部门要充分发挥在企业档案工作管理的主导地位，不要唱独角戏，用新观念、新的监督方式及措施开展工作。充分调动相关部门与工作人员参与大型活动档案的收集、整理的积极性，形成企业