公司文件编码规则_格式_清单.xls

文文件件管管理理程程序序 编编号号 版版本本 页页码码 姓名时间签字 编制 审核 批准 更改指数更改原因描述时间签字 00创建 01 02 03 04 05 发发放放部部门门 起起草草人人填填写写 总经理 常务副总 总工 市场部 项目技术开发部 工艺部 品质部 采购部 财务部 企管办 行政部 后勤保障部 人力资源部 模具部 原料部 塑胶部 未未经经本本公公司司书书面面许许可可 不不得得将将文文件件全全部部或或部部分分内内容容于于无无权权阅阅读读本本文文件件的的机机构构或或个个人人 thisthis confidentialconfidential informatianinformatian mustmust notnot bedisclosedbedisclosed toto othersothers withoutwithout priorprior writtenwritten consentconsent ofof 文文件件管管理理程程序序 编编号号 版版本本 页页码码 1 1 目目的的 建立文件的制定 审核 批准 发布 控制 更改和废止程序 确保在公司内部文件使用部门和人 员得到适当的有效的文件 2 2 适适用用范范围围 本程序适用于公司所有的文件控制 3 3 定定义义 无 4 4 流流程程 流流程程步步骤骤接接口口实实施施原原则则负负责责人人确确认认人人相相关关文文件件 步步骤骤1 1 需求部门 人提出文件需求 如涉及外来文件则转 外来 文件管理程序 需求人 需求人 N 1 文件创建 更改申请表 步步骤骤2 2 评审文件的必要性和合理性 以及与其它现有文件的一 致性 文员行政部 文件创建 更改申请表 步步骤骤3 3 文件的归类见 文件创建 更改申请表 文员行政部 文件创建 更改申请表 步步骤骤4 4 编号规则详见注释5 1文员行政部 文件创建 更改评审表 步步骤骤5 5 原则上 源发部门起草或修 改文件 所有的文件必须按照相应的 模板进行编写 需求人 需求人 N 1 文件模板 步步骤骤6 6 不同类别的文件的审批授权 详见注释5 3 原则上原文件批准人批准更 改文件 需求人 N 1 总经理 步步骤骤7 7源发部门保存文件的原件 发放盖 受控 章的复印件 给相关部门和 或 人员 同 时各部门更新本部门的 受 控文件清单 失效的文件按 文件资料存 档程序 作为记录存档 文员行政部 文件资料存档程序 受控文件清单 未未经经本本公公司司书书面面许许可可 不不得得将将文文件件全全部部或或部部分分内内容容于于无无权权阅阅读读本本文文件件的的机机构构或或个个人人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 文文件件管管理理程程序序 编编号号 提出文件需求 文件起草或修改 文件归类 评审文件需求 赋予文件编号 文件批准 文件发放 收回失效文件 文文件件管管理理程程序序 版版本本 页页码码 步步骤骤8 8 综合办保存文件的原件 同 时更新 文件管理表 文员行政部 文件管理表 步步骤骤9 9 随时更新 文件管理表 文员行政部 文件管理表 5 5 注注释释 5 15 1 类类别别码码文文件件类类型型编编号号规规则则备备注注 M1质量管理手册 QLW QM XX XX M2公司运作程序 C XX XX XX XX 部门编码见注释5 2 M3管理规定 制度 G XX XX XX XX M4操作指南 工具方法类 Z XX XX XX XX 工序编码见注释5 3 M5表单 B XX XX XX XX 未经本公司书面许可 不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 文文件件管管理理程程序序 编编号号 文件归档 文件维护 保持更新 修订版次 版本号 组织手册英文速写 公司拼音简写 修订版次 版本号 文件流水号 程序中文首字母 部门编码 管理中文首字母 部门编码 文件流水号 版本号 修订版次 表单中文首字母 部门编码 表单流水号 版本号 修订版次 作业中文首字母 部门编码 产品图号 工序号 版本号 修订版次 文文件件管管理理程程序序 版版本本 页页码码 5 25 2部部门门编编码码 部部门门名名称称编编码码部部门门名名称称编编码码部部门门名名称称编编码码 市场部SC人力资源部RL原料部YL 采购部CG品质部PZ塑胶部SJ 后勤保卫部BW工艺部GY企管办QG 行政部XZ项目技术开发部JS 财务部 CW模具部MJ 5 3工序编码 5 45 4 类类别别码码文文件件类类型型编编制制人人批批准准人人 M1质量管理手册行政部负责人总经理 M2程序过程负责人总经理 M3管理规定 制度 操作指南过程负责人总经理 M4表格 未经本公司书面许可 不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 文文件件管管理理程程序序 未经本公司书面许可 不得将文件全部或部分内容于无权阅读本文件的机构或个人 this confidential informatian must not bedisclosed to others without prior written consent of 公公司司文文件件编编码码规规则则 DocumentDocument NumberingNumbering SystemSystem 1 公司品质手册 SK QM xx Quality Manual版本号 Revision No 2 公司运作程序 SK COP XX xx xx Company Operation版本号 Revision No Procedure流水号 Serial No 公司运作程序 Company Operation Procedure 盛康公司 Suncome 3 公司作业指导书 SK GWI XX XXX xx Group Work 版本号 Revision No Instruction流水号 Serial No 公司各部门编号 Group Dept No 公司作业指导书 Group Work Instruction 盛康公司 Suncome 公司各部门编号 总裁办00President Office Group Department No 人力资源部01Human Resource 行政部02Aadministration 品质中心03Quality Center 供应链中心04Supply Chain Center 财务部05Finance 市场部06Sales Marketing IT部07Information Technology 实验中心08Reliability Lab 张张家家港港工工厂厂1010ZhangJiagang Factory 江江阴阴工工厂厂2020Jiangyin Factory 九九江江工工厂厂3030JiuJiang Factory 4 公司表格 SK GFORM XX XXX xx Group Form版本号 Revision No 流水号 Serial No 公司各部门编号 Group Dept No 公司作业指导书 Group Work Instruction 盛康公司 Suncome 5 工厂作业指导书 SK WI XXXX XXX xx Factory Work版本号 Revision No Instruction流水号 Serial No 工厂各部门编号 Factory department No 工厂各部门编号 Factory department No 工厂作业指导书 Factory Work Instruction 盛康公司 Suncome XXXX说明 前面两个XX参照各工厂编号 First 2 XX refer to factory No 后面两个XX Final 2 XX 工厂通用文件 00Factory general document 工程部01Engineering department 生产部02Production department 品质部03Quality department 供应链04Supply Chain 财务部05Finance 人力资源06Human resource 行政07Administration 实验室08Reliability Lab 6 工厂操作指导书 SK XXX XXXX XXX xx Factory Operation版本号 Revision No Instruction流水号 Serial No 工厂各部门编号 Factory Department No 工厂编号 Factory No 工厂操作指导书 Factory Operation Instruction 盛康公司 Suncome 工厂操作指导书类型 示例 Type of factoryIIPIncoming Inspection Plan Operation Instruction PIPProcess Inspection Plan Example FIPFinal Inspection Plan QCPQuality Control Plan The types decided by factory department 工厂表格 SK FORM XXXX XXX xx版本号 Revision No Factory form流水号 Serial No 工厂各部门编号 Factory department No 工厂编号 Factory No 工厂表格 Factory No 盛康公司 Suncome 内内部部文文件件及及档档案案管管理理的的制制度度 一 目的 有效管理公司内部文件及档案资料 做到规范统一 有效控制 达到信息资料可追溯性 可延伸性 二 适用范围 适用于公司内部所有文件 资料及表单 记录文件和档案的管理 三 文件管理 1 文件编号要素 编号要素编码对照表 公司代码部门代码文件代码文件编号文件版本 XLF总经办Z1 991 0 2 0 行政人事 部 R1 99 工程部G1 99 财务部C1 99 经营部J1 99 二 文件的编写管理流程 1 文件的起草 编制 各类文件的草案由相关需要部门起草 编制 2 文件的审批 2 1文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责 做到文件内容简练 准确 完整 统一 并可 请预期的使用者对文件的可使用性进行评定 最后经董事长对文件进行审批 2 2技术文件落实技术责任制 由设计 核对 审核 工艺 标准化和审定等责任人签字 由总经理批 准 3 由行政人事部负责统一编号 印制 下发 4 发放 4 1各种文件应由董事长批准签发 4 2按发放范围发放文件 文件领用人在 文件发放登记表 上签名领取注有分发号的文件 当需使用 文件的人员未领到文件时 不得随意借用他人的文件复印 应填写文件领用申请表 经总经理批准 到文件管理部门办理领用手续 4 3当文件破损严重 影响使用时 应到文件管理部门办理更换手续 交回破损文件 补发新文件 新 文件的发放号仍沿用原文件分发号 文件管理员应申请将破损文件销毁 5 文件的更改 5 1文件的更改由文件使用部门提出 主管领导协调 授权主管机构编制 处理更改时 采用与编制时 同样的评审和批准过程 5 2文件更改的审批应由原审批人进行 当原审批人不在职时 可由接替其岗位的人员审批 5 3文件换版和作废 5 4文件经多次修改而污损不能使用时 或文件需进行大幅度修改时 应做换版处理 原版次文件作废 换发新版本 5 5作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录 作废文件加盖 作废 印章 经总经理批 准后进行定期销毁 如需作资料保留 应经总经理批准 并加盖 保留 印章 方可留用 6 文件的管理 6 1文件拟制审批后 原版文件交由文件管理员存档 并列入 文件登记表 中 6 2需借阅文件 资料的人员 需填写 借阅申请单 经部门经理或者总经理批准方可借阅 借出的 文件由文件管理员在 文件借阅表 上登记 借阅者应在一周内归还 确需延长 应办理续借手续 重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅 7 文件的保管 7 1存放条件 文件的存放地必须保证防火 防风 雨 防潮 有效地保障文件及资料的完好性 7 2存放方式 文件可以以卷宗 纸张 软盘等各种形式保存 必要时可以双份归档或安全复制备份 7 3文件的保存地点及职责 凡公司所有各级重要文件 需存档或备案的 应统一存放于档案柜 由行政人事部或者相关部门归口 保管 7 4文件的保存期限 各类文件的保存期限以 文件归档清单 的规定为准 7 5文件的归档 文件归档前须附文件清单 所有存档的文件 图纸必须有明确的编号 7 6人员离职时 应整理好手头文件及图纸 统一归还档案室 下一人员到任时由部门经理代领 7 7文件的发放与回收 7 8任何文件发放时标明发放编号 7 9更改的文件发放时 应立即收回原文件 并填写 文件收回登记表 进行留用或作废或销毁等处 理 二 档案管理 8 1行政人事部为档案管理室 办公室设专职档案员 档案员应履行职责 做到 保存有帐 发放登记 借阅审批 月底盘点 8 2档案员将月底盘点的电子档报表及时更新 将更新后的电子档发至总经理 人事负责人各一份 8 3各部门向内 外所发通知 函件 文件等必须交一份至档案管理员签收保存 同时将电子档传给档 案员统一保管 8 4所有人员均应配合档案员的工作 严格执行档案管理制度 任何人不得干扰档案员的工作 8 5每月各职员对电脑内的文档进行整理 分类 方便查找 保存的所有文件必须具有有效性和时效性 对过期的重复的文件 资料进行整理 8 6档案编号 示例 XLF R 1 2011 1 0 其中 1 X 企业标准代码 2 XLF 江西省降龙水利水电建设工程有限公司成都分公司的简称 3 R 部门代码 4 1 代表文件编号 用1 99表示 5 2011 文件发行年 6 1 0 代表文件版本 用1 0 2 0表示 1 0最初版本 2 0最终版本 六 奖罚 1 违反档案管理制度 按照每次至少10元处罚 2 文件遗失 损毁 按照资料的重要程度给于10 1000元的处罚 3 资料泄密按照保密制度处理 严重者给予辞退并追究刑事责任 4 每月资料盘点准确无误 给予保管人50元奖励 本制度经呈总经理签批后颁布实施 修改时亦同 本制度自签发之日起生效 解释部门为人事行政部 有效管理公司内部文件及档案资料 做到规范统一 有效控制 达到信息资料可追溯性 可延伸性 二 适用范围 适用于公司内部所有文件 资料及表单 记录文件和档案的管理 三 文件管理 1 文件编号要素 编号要素编码对照表 二 文件的编写管理流程 1 文件的起草 编制 各类文件的草案由相关需要部门起草 编制 2 文件的审批 2 1文件的审核由总经理或授权的相当职位的人员负责 做到文件内容简练 准确 完整 统一 并可 请预期的使用者对文件的可使用性进行评定 最后经董事长对文件进行审批 2 2技术文件落实技术责任制 由设计 核对 审核 工艺 标准化和审定等责任人签字 由总经理批 准 3 由行政人事部负责统一编号 印制 下发 4 发放 4 1各种文件应由董事长批准签发 4 2按发放范围发放文件 文件领用人在 文件发放登记表 上签名领取注有分发号的文件 当需使用 文件的人员未领到文件时 不得随意借用他人的文件复印 应填写文件领用申请表 经总经理批准 到文件管理部门办理领用手续 4 3当文件破损严重 影响使用时 应到文件管理部门办理更换手续 交回破损文件 补发新文件 新 文件的发放号仍沿用原文件分发号 文件管理员应申请将破损文件销毁 5 文件的更改 5 1文件的更改由文件使用部门提出 主管领导协调 授权主管机构编制 处理更改时 采用与编制时 同样的评审和批准过程 5 2文件更改的审批应由原审批人进行 当原审批人不在职时 可由接替其岗位的人员审批 5 3文件换版和作废 5 4文件经多次修改而污损不能使用时 或文件需进行大幅度修改时 应做换版处理 原版次文件作废 换发新版本 5 5作废的文件由文件管理员按文件发放登记表收回并记录 作废文件加盖 作废 印章 经总经理批 准后进行定期销毁 如需作资料保留 应经总经理批准 并加盖 保留 印章 方可留用 6 文件的管理 6 1文件拟制审批后 原版文件交由文件管理员存档 并列入 文件登记表 中 6 2需借阅文件 资料的人员 需填写 借阅申请单 经部门经理或者总经理批准方可借阅 借出的 文件由文件管理员在 文件借阅表 上登记 借阅者应在一周内归还 确需延长 应办理续借手续 重要机密的技术资料应由董事长批准后方可借阅 7 文件的保管 7 1存放条件 文件的存放地必须保证防火 防风 雨 防潮 有效地保障文件及资料的完好性 7 2存放方式 文件可以以卷宗 纸张 软盘等各种形式保存 必要时可以双份归档或安全复制备份 7 3文件的保存地点及职责 凡公司所有各级重要文件 需存档或备案的 应统一存放于档案柜 由行政人事部或者相关部门归口 保管 7 4文件的保存期限 各类文件的保存期限以 文件归档清单 的规定为准 7 5文件的归档 文件归档前须附文件清单 所有存档的文件 图纸必须有明确的编号 7 6人员离职时 应整理好手头文件及图纸 统一归还档案室 下一人员到任时由部门经理代领 7 7文件的发放与回收 7 8任何文件发放时标明发放编号 7 9更改的文件发放时 应立即收回原文件 并填写 文件收回登记表 进行留用或作废或销毁等处 理 二 档案管理 8 1行政人事部为档案管理室 办公室设专职档案员 档案员应履行职责 做到 保存有帐 发放登记 借阅审批 月底盘点 8 2档案员将月底盘点的电子档报表及时更新 将更新后的电子档发至总经理 人事负责人各一份 8 3各部门向内 外所发通知 函件 文件等必须交一份至档案管理员签收保存 同时将电子档传给档 案员统一保管 8 4所有人员均应配合档案员的工作 严格执行档案管理制度 任何人不得干扰档案员的工作 8 5每月各职员对电脑内的文档进行整理 分类 方便查找 保存的所有文件必须具有有效性和时效性 对过期的重复的文件 资料进行整理 8 6档案编号 示例 XLF R 1 2011 1 0 其中 1 X 企业标准代码 2 XLF 江西省降龙水利水电建设工程有限公司成都分公司的简称 3 R 部门代码 4 1 代表文件编号 用1 99表示 5 2011 文件发行年 公公司司运运作作程程序序清清单单 序号编号程序名称版本号附件 0 公司运作程序格式 1JW COP 00 01公司程序文件清单01 2JW COP 01 01 3JW COP 02 01 4JW COP 03 01 5JW COP 04 01 6JW COP 05 01 7JW COP 06 01 8JW COP 07 01 9JW COP 08 01 10JW COP 09 01 11JW COP 10 01 12JW COP 11 01 13JW COP 12 01 14JW COP 13 01 15JW COP 14 01 16JW COP 15 01 17JW COP 16 01 18JW COP 17 01 19JW COP 18 01 20JW COP 19 01 21JW COP 20 01 22JW COP 21 01 文档 公公司司作作业业指指导导书书清清单单 部门序号编号程序名称版本号附件 0 公司作业指导书格式 00 1JW GWI 00 000 01公司作业指导书清单 2JW GWI 00 001 01 3JW GWI 00 002 01 4JW GWI 00 003 01 01 1JW GWI 01 001 01 2JW GWI 01 002 01 3JW GWI 01 003 01 02 1JW GWI 02 001 01集团组件NPI流程01 2JW GWI 02 002 01 3JW GWI 02 003 01 03 1JW GWI 03 001 01 2JW GWI 03 002 01 3JW GWI 03 003 01 04 1JW GWI 04 001 01 2JW GWI 04 002 01 3JW GWI 04 003 01 05 1JW GWI 05 001 01 2JW GWI 05 002 01 3JW GWI 05 003 01 06 1JW GWI 06 001 01 2JW GWI 06 002 01 3JW GWI 06 003 01 07 1JW GWI 07 001 01 2JW GWI 07 002 01 3JW GWI 07 003 01 文档 填写日期 申请人 文件名 文件编号 如属创建新文件则简明扼要地填写文件主题 如属更改现有文件则填写现有文件名和编号 拟替代和 取消的文 件及编号 创建 更改目的 申请人填写 文件创建或更改概要 申请人填写 评审栏 相关部门 签字 日期 签字 日